Es adecuado hablar si siente que algo puede dañar a la empresa, a un compañero o a usted mismo. Si ocurre una de estas situaciones, es vital que tome medidas. Nunca mire para otro lado, incluso si no está seguro.

Existen varias formas y niveles para plantear sus preocupaciones. Elija la forma, dependiendo del tipo de preocupación que tenga y de lo cómodo que se sienta diciéndola.

• Preferiblemente, proporcione su opinión a la persona involucrada. Los asuntos menores casi siempre se tratan mejor de esta forma.
• ¿Cree que la situación no se puede resolver de esta forma o se trata de un problema más grave? Diríjase a su gerente o al que esté más arriba. También puede comunicarse con su gerente de Recursos Humanos o el oficial de Ética y Cumplimiento*. Su trabajo es escuchar y tomar las medidas adecuadas.
  *Su situación local también puede ofrecer otras opciones como un consejero confidencial. Además de realizar un informe interno, la ley local puede ofrecer la opción de informar a las autoridades locales especializadas.
• ¿Sospecha de un posible incumplimiento de nuestro entorno laboral seguro, justo y fiable, de las políticas o de la ley? ¿Se siente incómodo al tomar algunas de las medidas anteriores? Si este es el caso, entonces debería usar el Servicio SHV Speak Up.

El Servicio SHV Speak Up está aquí para usted. Es el lugar para plantear inquietudes sobre el incumplimiento potencial de:

• Cualquier política o directriz de SHV, el grupo o la empresa.
• Cualquier código de conducta aplicable.
• Las leyes, normativas o regulaciones locales.

Algunos ejemplos son soborno, acoso, fraude o abuso de alcohol. Sepa que damos la bienvenida a todas las solicitudes presentadas de buena fe, incluso si el informe resulta ser infundado o resuelto de manera distinta. Confiamos en que utilice este servicio de manera justa y responsable.

Cualquier persona que sienta o sospeche que algo no está bien puede plantear una preocupación mediante el Servicio Speak Up. Esto incluye empleados, contratistas, exempleados, socios comerciales y clientes.

Valoramos su opinión. Por tanto, SHV ofrece varios canales de presentación, no aptos para el Servicio Speak Up.

• Si no está de acuerdo con las decisiones de gestión, como las promociones, reorganizaciones y las negociaciones salariales → Contacte con su gerente o el departamento de RR. HH. Si dichas decisiones infringen nuestras políticas o la ley, utilice el Servicio Speak Up.
• En caso de una amenaza inmediata → Contacte con los servicios públicos de emergencias, como la ambulancia o la policía.

Puede comunicarse con el Servicio Speak Up de dos formas:

• Llamar a la línea telefónica de Speak Up
  • Cuando llama a la línea de Speak Up, puede seleccionar el idioma y hablar con el operador (mediante un intérprete). El operador lo escuchará y le permitirá hacer preguntas adicionales.
  • Haga clic en el botón “Compartir una preocupación por teléfono” en la página de inicio de SHV Speak Up para encontrar el teléfono de su país. Las líneas son gratuitas y funcionan 24 horas al día, los 7 días de la semana durante todo el año.
• Presentar un informe en el sitio web de Speak Up
  • Comunique su preocupación mediante el botón “Compartir una preocupación en línea” en la página de inicio de SHV Speak Up. Tendrá que responder varias preguntas antes de enviar el formulario.

Comparta su preocupación en la página web de Speak Up. Mencione en el informe que el teléfono no funcionaba o que su localización no estaba en la lista, para que podamos solucionarlo.

Todas las llamadas son contestadas por operadores externos independientes de NAVEX, la compañía que proporciona la línea telefónica y el sitio web de Speak Up, en nombre de SHV Holdings. Le enviarán un resumen de la llamada al equipo de SHV Speak Up.

Todos los informes que se suben en línea primero son revisados por NAVEX y luego enviados al equipo de SHV Speak Up.

Cuando presenta su informe, nos debe dar toda la información posible. Sea lo más concreto posible. Es de gran ayuda si puede responder a estas preguntas:

• ¿Qué pasó?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Cuándo tuvo lugar?
• ¿Sigue sucediendo?
• ¿Quién está involucrado?
• ¿Hubo testigos?
• ¿Hay pruebas?

Agradecemos cuando da su nombre y datos de contacto. Este hecho hace que la investigación sea más sencilla. Si no está cómodo al identificarse, puede informar acerca de su preocupación de manera anónima. Los informes anónimos se tratan con la misma seriedad. Sin embargo, en ocasiones los informes anónimos son más difíciles de investigar debido al anonimato. Por ejemplo, si no tenemos información suficiente y necesitamos contactarlo para más información.

Le mantenemos a salvo de diferentes formas:

Anonimato

Le garantizamos que su informe se tratará de forma anónima:

• NAVEX le asegura que la llamada telefónica no es localizable.
• NAVEX le garantiza que ninguna información de la dirección IP se dirige a usted.
• Los informes Speak Up de su ordenador llegan a través de un puerto seguro de Internet y no rastrean o muestran los nombres de usuario.
• NAVEX no usará la información para ningún propósito que no sea proporcionárselo a SHV para este propósito.

Confidencialidad

SHV solo comparte información con aquellas personas que tienen una necesidad de saber.

Las investigaciones se centran en los hechos. El equipo de SHV Speak Up comprueba 1. si una denuncia es correcta y 2. si nuestro entorno de trabajo seguro, justo y de confianza, la ley o las regulaciones se han infringido. Llevamos a cabo nuestras investigaciones de forma independiente, justa e imparcial. Respetamos a todas las partes involucradas.

Sin represalias

Si alguien intenta herirle o hacerle daño tras compartir una preocupación, está lidiando con represalias. Puede ser muy sutil, e incluso involuntario.

Tenemos una política de no represalia. Por tanto, toda persona que plantee una preocupación se debe tratar como si no hubiera presentado ningún informe. No importa si una preocupación luego es infundada, errónea o equivocada.

Si cree que se ha enfrentado a algún tipo de represalia, informe directamente a dirección. Cumplimente un nuevo formulario o añada un mensaje de seguimiento al informe ya existente.

Por desgracia, en ocasiones recibimos un informe que no es solo falso, sino deliberadamente falso. Tenga en cuenta que respondemos de forma estricta al abuso en Speak Up.

Si ha presentado una preocupación mediante el Servicio Speak Up, puede esperar uno de los siguientes pasos:

1. Procesamiento y transferencia: su informe será procesado de forma independiente por un miembro del equipo de NAVEX y enviado de forma segura al equipo de SHV Speak Up.
2. Revisión inicial: el equipo SHV Speak Up es completamente independiente y sabe cómo evaluar su informe.
3. Asignación de un encargado del caso: el equipo SHV Speak Up le asigna su informe a la persona más adecuada para manejarlo. El departamento de Ética y Cumplimiento monitorizará para asegurarse de que se trata de forma justa y adecuada.
4. Investigación y acciones: el encargado del caso investiga su informe y hace todo lo posible para entender los hechos de lo que ha sucedido. Si fuera necesario, llevaremos a cabo las acciones apropiadas, como dar consejo, mejorar la situación, aumentar las medidas de seguridad o dar un aviso oficial.
5. Comentarios para usted como informante: le daremos actualizaciones regulares durante la investigación. Y le informaremos cuando la investigación haya finalizado. Llame a la línea de teléfono o inicie sesión en la página de Speak Up con la clave de informe para estar informado.

Su empresa investigará sus preocupaciones con un encargado de casos independiente. Este podría ser alguien de dentro de la organización, una persona independiente o una agencia fuera de la empresa. El caso será manejado, al menos, por un nivel de gestión superior al de la preocupación comunicada.

Una vez que complete el informe de Speak Up por teléfono o en línea, también le pediremos que siga el progreso. Haremos todo lo posible para mantenerle informado, aunque puede que no siempre proporcionemos detalles debido a las regulaciones de privacidad.

Recibirá un código único llamado clave de informe. También necesitará crear una contraseña. Puede usar la clave de informe y la contraseña para volver a la línea telefónica o a la página web de Speak Up para comprobar el estado de su informe o para proporcionar información adicional.

Recibirá una clave de informe tras presentar el informe y se le pedirá que cree una contraseña.

Si pierde u olvida la clave de informe o la contraseña: presente un nuevo informe y mencione que está relacionado con un informe previo que ya ha presentado previamente. Porque no tenemos una copia de las contraseñas y las claves de informe para proteger la privacidad de todos.

SHV ha contratado a NAVEX. Es una empresa internacional de operaciones que proporciona teléfono y sistemas basados en la web seguros y confidenciales.

NAVEX hace posible informar de forma sencilla de los incumplimientos de nuestro entorno laboral seguro, justo y fiable, de la ley o las regulaciones.

La línea de teléfono Speak Up y la página web de informes de NAVEX está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana. Proporciona servicios de interpretación para la presentación de informes por teléfono y en la web en diferentes idiomas.

Las responsabilidades de NAVEX son:

• Proporcionar opciones telefónicas y basadas en la web a través de las cuales las personas puedan denunciar los incumplimientos de nuestro entorno de trabajo seguro, justo y fiable, la ley o los reglamentos.
• Proteger la identidad de las personas que informan que desean mantenerse en el anonimato.
• Proporcionar servicios de interpretación para aquellas personas que quieran informar en un idioma diferente al inglés.
• Pasar todas las preocupaciones recogidas al equipo SHV Speak Up para la investigación y un tratamiento posterior.
• Permitir al equipo SHV Speak Up comunicarse con la persona que desea permanecer en el anonimato, actuando como intermediario.

NO es el papel de NAVEX tomar medidas para abordar la preocupación. Tratar una preocupación es responsabilidad del equipo SHV Speak Up.

Lo primero y más importante, Speak Up es parte de nuestra cultura. Con Speak Up creamos un ambiente de trabajo seguro, justo y fiable. Juntos. Nos ayudará a abordar de forma rápida cualquier problema potencial. Como gerente, tiene el papel primordial de estimular la cultura Speak Up en su equipo.

Si quiere saber cómo, estos consejos pueden guiarlo en el camino:

Hable sobre ello.

• Debe estar disponible, hable con los empleados de forma habitual para que se acostumbren.
• Hable en términos de “nosotros”.
• De comentarios honestos.

Preocúpese y actúe.

• Escuche (con mente abierta).
• Actúe de forma justa y segura.
• Explique sus decisiones.
• Pregunte a la gente por sus ideas y opiniones.

Dé el ejemplo.

• Aborde los disturbios, las situaciones incómodas o inadecuadas. De lo contrario, solo empeorarán.
• Reflexione sobre su propio comportamiento y cómo su lenguaje o comportamiento podría afectar a los demás.
• Tenga responsabilidad, sea abierto a los errores que comete.

Si un empleado muestra una preocupación, es probable que la tenga en el pensamiento desde hace tiempo. Anime y alabe este paso. Speak Up se trata tanto de hablar como de escuchar.

Deje que le guíen los siguientes consejos:

• Tómese su tiempo o planee una reunión si fuese necesario.
• Escuche con atención y demuéstrelo.
• Haga un resumen para comprobar que ha entendido la preocupación.
• Asegúrese de que tiene toda la información que necesita y utilice la siguiente lista de verificación para hacerlo.
• De las gracias al empleado por compartirlo.
• Explique cuáles serán sus próximos pasos y cuándo volverá a contactar con él.
• Lleve la conversación con respeto y manténgala en confidencialidad.

Lista de verificación: Asegúrese de que tiene toda la información relevante.

• ¿Qué pasó?
• ¿Dónde ocurrió?
• ¿Cuándo tuvo lugar?
• ¿Sigue sucediendo?
• ¿Quién está involucrado?
• ¿Hubo testigos?
• ¿Hay pruebas?

Compruebe también la Guía de gerentes para ver qué pasos seguir.

Si alguien comparte una preocupación, muestre que está tomando medidas y que lo maneja de forma confidencial y con respeto. Explique qué información va a compartir y con quién. Asegúrese de que el empleado entiende las posibles implicaciones.

La confidencialidad debe tenerse en cuenta en todas las etapas. Asegúrese de informar solo a aquellas personas que necesiten saberlo. En la medida de lo posible, mantenga el nombre y la identidad de la persona que ha compartido la preocupación en confidencialidad. Comparta los nombres solo si es una necesidad absoluta para las acciones de seguimiento.

Si entiende de forma completa la preocupación compartida, puede evaluar si puede tratar el informe usted mismo. Si tiene dudas, pida ayuda.

Lista de verificación: Preguntas para considerar elevar la preocupación a un nivel superior

• ¿Hay algún funcionario superior de la compañía involucrado?
• ¿Está relacionado con fraude o con asuntos de cuentas?
• ¿Están en riesgo la reputación, integridad, operaciones o finanzas de la compañía?
• ¿Está en riesgo un ambiente de trabajo justo, seguro y fiable?
• ¿Se han evitado deliberadamente los procedimientos o controles habituales?

Si responde con “sí” a una o más de estas preguntas, le aconsejamos que pida ayuda. Por ejemplo, puede dirigirse a RR. HH., Ética y Cumplimiento, al Departamento Legal o a la Dirección.

Si se siente seguro de que no es necesario elevarlo a un nivel superior, puede ocuparse usted mismo.

1. Utilice las comunicaciones abiertas de todos los asuntos, pero tenga en cuenta la confidencialidad.
   
   Esto significa que es transparente sobre con quién habla y sobre qué. Sobre qué pasos va a tomar y por qué. Si quiere mejorar, cambiar o abordar algo, siempre empieza por la comunicación. Esto sucede con cualquier asunto, sea grande o pequeño. Esta es la base de sus acciones.

2. Asegúrese de informar al empleado sobre los pasos que tiene planeados tomar, pero tenga en cuenta la privacidad que envuelven.
   
   Cuando haga algo, informe al empleado del resultado. Muestra que ha hecho algo y que está en contacto. Si considera medidas disciplinarias, involucre a RR. HH.

3. Si se lidia con todo, informe al empleado sobre ello en una conversación confidencial.
   
   Dele las gracias por compartir. Indíquele que espera que la solución proporcionada sea satisfactoria. O explíquele de forma clara el resultado. Evalúe el proceso con todas las partes involucradas. De esta forma, seguimos mejorando la cultura y los procesos de Speak Up. Asegúrese de que no vuelva a suceder, que no haya represalias* y que el empleado reciba la atención que necesita. La monitorización mantiene a todo el mundo seguro y a salvo.
   
   * Se trata de una represalia si alguien trata al empleado peor por compartir una preocupación.

Compruebe también la Guía de gerentes para ver qué pasos seguir.

Si considerado las preguntas descritas en la pregunta 4 y necesita ayuda de sus compañeros, primero informe al empleado.

Elija, según la naturaleza del asunto, a la persona más adecuada a quien acudir. Vaya con temas relacionados con:

• Asuntos de RR. HH. (como mediación, coaching/formación, medidas disciplinarias) > RR. HH.
• Incumplimientos de la ley o de las políticas (como soborno, corrupción, cuestiones contractuales) > Ética y Conformidad o Departamento Legal
• Asuntos de contabilidad o uso indebido de fondos (como fraude, malversación de fondos, robo) > Auditoría interna
• Otros asuntos > Dirección

Si eleva la preocupación a un nivel superior, consulte con este departamento sobre los próximos pasos a seguir. Divida las tareas e informe al empleado.

Si puede cerrar el informe, comuníqueselo al empleado en una conversación confidencial. Dele las gracias por compartir. Indíquele que espera que la solución proporcionada sea satisfactoria. O explíquele de forma clara el resultado esperado. Pregunte al empleado si necesita atención después.

Asegúrese de que todo el mundo hable con seguridad, tenemos una política de no represalias. La mejor prevención es mantener la identidad del informador de forma confidencial. De lo contrario, podría haber represalias.

Si alguien trata al empleado de forma inferior porque ha compartido una preocupación, se trata de una represalia. Puede ser muy sutil, e incluso involuntario. Esta lista de verificación le puede ayudar a identificar las represalias:

• ¿Se ha excluido o dejado fuera al empleado?
• ¿Se cambia al empleado a un turno peor?
• ¿No se tiene en cuenta al empleado en una promoción o proyecto?
• ¿Hay ajustes salariales, por ejemplo, se le niega una bonificación?
• ¿Está el empleado sujeto a bromas o acoso?
• ¿Se ha despedido al empleado?

Cualquiera que plantee una preocupación debe ser tratado como si no se hubiera presentado ningún informe. Como gerente, tiene el papel principal de evitar las represalias teniendo muy en cuenta la privacidad.

Si cree que su empleado se ha enfrentado a una represalia de cualquier índole, tome medidas de forma justa y respetuosa. Hable con la(s) persona(s) que participa(n) en represalias. Explique que es importante hablar sobre las preocupaciones, ya que ayuda a mantener el entorno de trabajo seguro, justo y fiable.

Si necesita ayuda, no se preocupe y pídala. Su propio gerente, RR. HH. o funcionarios de Ética y Cumplimiento están ahí para guiarle o ayudarle. Si necesita ayuda experta, puede preguntar sobre cualquier función experta aplicable, por ejemplo, Departamento legal, Auditoría interna, TI o Prevención de pérdidas. Si no tiene a nadie a quien recurrir, puede compartir su preocupación utilizando el Speak Up Service usted mismo.