Vanliga frågor

• Rapportering – Allmänt
• Säkerhet och sekretess vid rapportering
• Tips och bästa praxis

Vad är EthicsPoint?

Rapportering – Allmänt

Kan jag rapportera via antingen internet eller telefon?

Ja. Med EthicsPoint kan du lämna en konfidentiell, anonym rapport via antingen telefon eller internet.

Vilka typer av situationer bör jag rapportera?

EthicsPoint-systemet är utformat för att anställda ska kunna rapportera eventuella överträdelser mot vår uppförandekod och andra tänkbara angelägenheter rörande rimliga uppfattningar om att en överträdelse har begåtts, eller sannolikt kommer att begås.

Om jag ser en överträdelse, ska jag inte bara rapportera den till min närmaste chef, säkerhets- eller personalavdelningen och låta dem ta hand om allt?

Om du observerar ett beteende som du tror är en överträdelse mot vår uppförandekod förväntar vi oss att du rapporterar detta. Helst bör du framföra eventuella bekymmer till din närmaste chef, personalansvarig eller någon annan i ledningen. Vi förstår dock att det under vissa omständigheter kanske inte känns bra att rapportera problem på detta sätt.

Det är för sådana omständigheter som vi inför vår Speak Up-tjänst. Vi vill vara säkra på att du har alla möjligheter att ta upp angelägenheter rörande rimliga uppfattningar om oegentligheter genom en mängd olika kanaler. Denna policy ersätter inte våra regelbundna rapporteringslinjer eller klagomålsförfaranden, men om ni rimligen anser att ett fel har begåtts eller sannolikt kommer att begås, uppmuntrar vi dig att använda denna tjänst, så att frågan kan hanteras på lämpligt sätt.

Varför bör jag rapportera problem som jag har fått kännedom om? Hur gynnar det mig?

Vi har alla rätten att arbeta i en god arbetsmiljö, och med den rättigheten följer ansvaret att agera på ett etiskt sätt samt att informera rätt personer om någon handlar på ett felaktigt sätt. Genom att samarbeta kan vi upprätthålla en hälsosam och produktiv miljö. Företagens förseelser kan hota försörjningen för ett helt företag och alla som arbetar för det.

Vill ledningen verkligen att jag rapporterar?

Ja, det vill vi verkligen. Vi behöver faktiskt dina rapporter. Du vet vad som pågår inom vårt företag – både vad som är bra och vad som är dåligt. Du har kanske viss kännedom om en aktivitet som kan vara orsak till oro. Din rapportering kan minimera en potentiellt negativ påverkan på företaget och våra medarbetare. Positiva förslag kan dessutom bidra till att frågor som kan förbättra företagets kultur och produktivitet identifieras.

Vart tar rapporterna vägen? Vem får tillgång till dem?

Rapporterna går direkt till EthicsPoints säkra server (ett oberoende företag som ansvarar för Speak Up-tjänsten) för att förhindra eventuella säkerhetsproblem. EthicsPoint vidarebefordrar dessa rapporter enbart till specifika personer inom företaget som ansvarar för att utvärdera rapporteringen, baserat på typen av överträdelse och var den inträffade. Var och en av dessa rapportmottagare har utbildats för att kunna hantera rapporterna strikt konfidentiellt.

Är det här systemet inte bara ett exempel på att någon övervakar mig?

Nej, vi tror att Speak Up-tjänsten istället fungerar som någon som tar hand om dig, våra andra anställda och själva koncernen. Det är en frivillig och konfidentiell tjänst som gör det möjligt för människor på alla nivåer i organisationen att bidra till att skapa en stödjande arbetsmiljö, vilket gör det möjligt för oss att bedriva vår verksamhet med rättvisa, integritet och respekt för lagen och våra värderingar.

Speak Up-tjänsten fokuserar på att vara en positiv aspekt av vår övergripande filosofi för göra det möjligt att erbjuda en trygg, säker och etisk arbetsplats. Du uppmuntras att söka råd i etiska dilemman, lämna in positiva förslag och förmedla sådant som är viktigt för dig. Detta är ett perfekt verktyg för att förbättra kommunikationen, och en effektiv kommunikation är mycket viktig på dagens arbetsplats.

Vi har noga valt ut det bästa rapporteringsverktyget för att kunna följa våra efterlevnadsregler, samtidigt som vi upprätthåller en positiv rapporteringsmiljö.

Säkerhet och sekretess vid rapportering

Vad jag kan förstå skapar varje rapport som jag skickar från min företagsdator en serverlogg som visar alla webbsidor som besöks via min dator. Innebär inte detta att jag kan identifieras som rapportör?

Speak Up skapar eller underhåller inte några interna anslutningsloggar med IP-adresser, så det finns ingen information som länkar din dator till Speak Up. Speak Up-tjänsten är i själva verket kontraktsbunden till att inte ta reda på en rapporterares identitet.

Om du känner dig illa till mods med att rapportera från din egen dator kan du alltid använda en dator utanför arbetsmiljön (t.ex. en dator på ett internetkafé, hos en vän osv.) via Speak Ups säkra webbsida. Många väljer uppenbarligen detta alternativ, eftersom allmän data visar att färre än 12 % av rapporterna skapas under arbetstid.

Kan jag skicka in en rapport hemifrån och fortfarande vara anonym?

En rapport hemifrån, från en grannes dator eller från vilken internetportal som helst kommer att förbli säker och anonym. En internetportal identifierar aldrig en besökare genom skärmnamn och Speak Up-systemet raderar internetadresser så att anonymiteten bevaras. Speak Up-tjänsten är dessutom kontraktsbunden till att inte ta reda på en rapporterares identitet.

Jag oroar mig för att informationen som jag uppger till Speak Up slutligen kommer att avslöja min identitet. Hur kan jag vara säker på att det inte inträffar?

Speak Up-systemet är utformat för att skydda din anonymitet. Om du vill förbli anonym måste du – som den rapporterande parten – se till att innehållet i rapporten inte avslöjar din identitet av misstag. Exempel: ”Från min arbetsplats bredvid Jan Smith …” eller ”Under mina 33 år …”.

Informationen om dina angelägenheter kommer endast att delas med ett begränsat antal personer i strikt behov av att dess kännedom. Information kommer endast att lämnas ut utanför denna lilla grupp om vi är skyldiga att göra det enligt lag, ett statligt organ, en reglerande uppförandekod eller av en domstol eller tribunal. I vissa fall kan du uppmanas av en domstol eller annan tribunal att vittna om föremålet för rapporten.

Är rapporteringen via kostnadsfri jourtelefon också konfidentiell och anonym?

Ja. Du kommer att ombes att uppge samma information som du skulle uppge i en internetbaserad rapport och en intervjuare kommer att skriva ner dina svar på Speak Ups webbplats. Samma säkerhets- och sekretessåtgärder tillämpas för dessa rapporter när de tillhandahålls.

Men om jag vill kunna bli identifierad i min rapport?

Det finns en sektion i rapporten där du kan identifiera dig, om du så önskar.

Tips och bästa praxis

Jag känner till några personer som beter sig oetiskt, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bekymra mig om att rapportera?

Vårt företag väljer att främja etiskt uppförande. Allt oetiskt agerande, oavsett på vilken nivå det förekommer, skadar i slutändan företaget och alla anställda – inklusive dig själv. Du behöver bara tänka på vad som hänt under de nyligen inträffade bolagsskandalerna för att se de katastrofala effekter som ett skenbart oskyldigt etiskt felsteg kan ha i ett för övrigt sunt företag. Så om du känner till några oegentligheter eller etiska kränkningar, se det som din plikt gentemot dig själv och dina medarbetare att rapportera det.

Jag är inte säker på om det jag har sett eller hört är ett brott mot företagspolicyn eller om beteendet är oetiskt, men det verkar inte helt rätt enligt min mening. Vad ska jag göra?

Lämna in en rapport eller ställ din fråga online eller via telefon. Speak Up kan hjälpa dig att utforma och lämna in rapporten så att den blir tolkad på rätt sätt. Vi ser hellre att du rapporterar en situation som visar sig vara oförarglig än att du låter ett potentiellt oetiskt beteende fortgå utan att kontrolleras för att du är osäker.

Men tänk om min chef eller andra i ledningen är inblandade i en överträdelse? Kommer de inte att få tillgång till rapporten och börja sopa igen spåren?

Speak Up-systemet och distributionen av samtliga rapporter från det är utformade så att innefattade parter inte underrättas eller får tillgång till rapporter där deras namn har uppgetts.

Tänk om jag drar mig till minnes något viktigt om händelsen efter att jag har skickat in rapporten? Eller om företaget skulle ha fler frågor till mig angående min rapport?

När du skickar in en rapport online på hemsidan för Speak Up eller via telefon får du ett unikt användarnamn och ombes att välja ett lösenord. Du kan återvända till Speak Up-systemet igen, antingen via Internet eller telefon, och öppna originalrapporten för att lägga till ytterligare detaljer eller besvara frågor som företaget kan ha för att hjälpa till att lösa öppna ärenden.

Vi rekommenderar starkt att du återvänder till sidan inom den specificerade tiden och besvarar eventuella frågor från företaget. Du och företaget har nu inlett en ”anonym dialog” där situationer inte bara identifieras utan även kan lösas, oavsett hur komplexa de är.

Är dessa uppföljningsrapporter lika säkra som den första rapporten?

All Speak Up-korrespondens hålls under samma strikta sekretess som den ursprungliga rapporten, och fortsätter att vara anonym där detta är möjligt.

Kan jag lämna in en rapport även om jag saknar tillgång till internet?

Du kan skicka in din Speak Up-rapport från valfri dator med internetuppkoppling. Du kan rapportera hemifrån. Bibliotek och många andra platser som är öppna för allmänheten har internetanslutning. Om du inte har tillgång till en dator, eller om du känner dig obekväm med att använda en dator, kan du ringa Speak Ups kostnadsfria journummer, som är öppet dygnet runt, året om.