Il est correct de parler si vous pensez que quelque chose pourrait nuire à l'entreprise, à un collègue ou à vous-même. Si une telle situation se produit, il est essentiel que vous preniez des mesures. Ne détournez jamais le regard, même si vous n'êtes pas sûr.

Il existe plusieurs façons et niveaux pour faire part de votre préoccupation. Choisissez la solution qui vous convient le mieux notamment en fonction du type de préoccupation que vous avez.

• De préférence, faite part de votre préoccupation à la personne concernée. Les questions mineures sont souvent mieux traitées de cette manière.
• Pensez-vous que la situation ne peut pas être résolue de cette manière ou que vous êtes confronté à un problème plus grave ? Allez voir votre responsable ou le supérieur hiérarchique. Vous pouvez également vous adresser à votre responsable RH ou au responsable Conformité*. Ils sont là pour écouter et prendre les mesures appropriées.
  *Selon votre pays, il peut également y avoir d'autres options, comme un conseiller confidentiel. En plus de faire un rapport interne, le droit local peut également permettre de faire un rapport aux autorités locales spécialisées.
• Vous soupçonnez un non respect de vos conditions de travail, des politiques ou de la loi ? Est-ce difficile d'en parler à votre collègues, à vos managers, à votre responsable RH ou Compliance ? Si tel est le cas, vous devriez alors utiliser le service SHV Speak Up.

Le service SHV Speak Up est à votre disposition. C'est l'endroit où vous pouvez exprimer vos inquiétudes concernant une éventuelle violation :

• de toute politique et directive de SHV, de groupe ou d'entreprise ;
• de tout code de conduite applicable ;
• des lois, règles ou règlements locaux.

Il s'agit par exemple de cas de corruption, de harcèlement, de fraude ou d'abus d'alcool. Sachez que nous recevons favorablement toutes les préoccupations soulevées de bonne foi, même si le rapport s'avère infondé ou résolu d'une autre manière. Nous sommes convaincus que vous utiliserez ce service de manière équitable et responsable.

Toute personne qui estime ou suspecte que quelque chose n’est pas correct peut faire part de sa préoccupation en utilisant le service Speak Up. Ceci inclut les employés, les fournisseurs, les anciens employés, les partenaires commerciaux et les clients.

Votre avis nous intéresse. C'est pourquoi SHV propose différents canaux pour les préoccupations qui ne relèvent pas du service Speak Up.

• Si vous êtes en désaccord avec des décisions de gestion, telles que des promotions, des réorganisations et des négociations salariales → Contactez votre responsable ou le service des ressources humaines. Si ces décisions sont contraires à nos politiques ou à la loi, utilisez le service Speak Up.
• En cas de menace immédiate → Veuillez contacter vos services publics d'urgence, tels que l'ambulance ou la police.

Vous pouvez joindre le service Speak Up de deux façons :

• Appelez la ligne téléphonique de Speak Up
  • Lorsque vous appelez la ligne téléphonique Speak Up, vous pouvez sélectionner votre langue et parler à l'opérateur (via un interprète). Ils vous écouteront et pourront vous poser des questions supplémentaires.
  • Cliquez sur le bouton « Partager une préoccupation par téléphone » sur la page d'accueil de SHV Speak Up pour trouver le numéro de téléphone de votre pays. L'appel est gratuit et les lignes fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, tout au long de l'année.
• Soumettre un rapport sur le site web de Speak Up
  • Faites part de votre préoccupation en cliquant sur le bouton « Partager une préoccupation en ligne » de la page d'accueil du site de SHV Speak Up. Plusieurs questions vous seront posées avant que vous ne puissiez soumettre le formulaire.

Veuillez faire part de votre préoccupation sur le site web de Speak Up. Mentionnez dans le rapport que le numéro de téléphone n'était pas attribué pas ou que votre emplacement n'était pas référencé, afin que nous puissions y remédier.

Tous les appels sont pris en charge par des opérateurs externes indépendants de NAVEX, la société qui fournit la ligne téléphonique et le site web de Speak Up, au nom de SHV Holdings. Ils enverront un historique de vos appels téléphoniques à l'équipe SHV Speak Up.

Tous les rapports soumis en ligne sont d’abord vérifiés par NAVEX, puis envoyés à l'équipe SHV Speak Up.

Lorsque vous soumettez votre rapport, donnez-nous le plus d’informations possible. Soyez aussi précis que possible. Il est très utile que vous puissiez répondre à ces questions :

• Que s'est-il passé ?
• Où cela s'est-il passé ?
• Quand cela s'est-il passé ?
• S'agit-il d'un problème continu ?
• Qui est impliqué ?
• Cela s'est-il passé en présence de témoins ?
• Quelles sont les preuves disponibles ?

Nous apprécierions si vous pouviez communiquer votre nom et vos coordonnées. Ceci facilite l'enquête. Si vous êtes mal à l’aise à l'idée de vous identifier, vous pouvez faire part de votre préoccupation de manière anonyme. Les rapports anonymes sont traités avec le même sérieux. Cependant, cet anonymat complique parfois la réalisation de l'enquête. Par exemple, si nous n'avons pas assez d'informations et que nous devons vous contacter pour obtenir des informations complémentaires.

Nous assurons votre sécurité de différentes manières :

Anonymat

Nous vous garantissons que votre rapport est traité de manière anonyme :

• NAVEX s'assure que votre appel téléphonique est non traçable.
• NAVEX garantit qu'aucune information relative à l’adresse IP ne permet de vous identifier.
• Les rapports de Speak Up provenant de votre ordinateur passent par un port Internet sécurisé et ne tracent pas ou n'affichent pas les noms des utilisateurs.
• NAVEX n'utilisera pas les informations à d'autres fins qu'une communication à SHV.

Confidentialité

SHV ne partage les informations seulement avec les personnes qui en ont strictement besoin.

Les enquêtes sont axées sur les faits. L'équipe SHV Speak Up vérifie 1. si une allégation est correcte et 2. si une violation a eu lieu en ce qui concerne vos conditions de travail qui doivent être sûres, équitables et fiables, la loi ou les règlements. Nous menons nos enquêtes de manière indépendante, équitable et impartiale. Nous respectons toutes les parties impliquées.

Absence de représailles

Vous êtes confronté à des représailles si quelqu'un tente de vous faire du mal ou de vous nuire une fois que vous avez fait part de vos préoccupations. Cela peut être très subtil, et même involontaire.

Nous avons une politique de non-représailles. Par conséquent, toute personne soulevant une préoccupation doit être traitée comme si aucun rapport n'avait été déposé. Peu importe qu'une préoccupation s’avère plus tard non fondée, erronée ou malavisée.

Si vous pensez avoir subi des représailles de quelque nature que ce soit, par le biais du service Speak Up. Remplissez un nouveau formulaire ou ajoutez un message de suivi au rapport déjà existant.

Malheureusement, il nous arrive parfois de recevoir un rapport qui est non seulement faux, mais délibérément faux. Sachez que notre réaction aux abus de Speak Up est stricte.

Si vous avez fait part de votre préoccupation par le biais du service Speak Up, attendez-vous aux étapes suivantes :

1. Traitement et transfert : Votre rapport sera traité de manière indépendante par un membre de l'équipe NAVEX, et envoyé en toute sécurité à l'équipe Speak Up de SHV.
2. Examen initial : L'équipe Speak Up de SHV opère en totale indépendance et sait comment analyser votre rapport.
3. Affectation d'un gestionnaire de dossier : L'équipe Speak Up de SHV adresse votre rapport à la personne la mieux placée pour s'en occuper. Le département Éthique & Conformité s'assurera que votre rapport est traité de manière équitable et dans les délais voulus.
4. Enquêtes et actions : Le gestionnaire de dossier enquête sur votre rapport et fait de son mieux pour comprendre tous les faits de ce qui s'est passé. Si nécessaire, nous prendrons des mesures appropriées : nous donnons des conseils, améliorons une situation, renforçons les mesures de sécurité ou émettons un avertissement officiel.
5. Vos Commentaires en qualité de rapporteur : Nous vous transmettrons régulièrement des mises à jour au cours de l'enquête. Et nous vous tiendrons informés une fois que l'enquête sera clôturée. Appelez la ligne téléphonique ou connectez-vous au site web Speak Up avec votre clé de rapport pour vous tenir informé.

Votre entreprise examinera vos préoccupations avec un gestionnaire de dossier indépendant. Il peut s'agir d'un membre de l'entreprise, ou d'une personne ou d'une agence indépendante. Le dossier sera traité au moins à un niveau hièrarchique supérieur à celui où se trouve la personne à l'origine du signalement.

Une fois que vous avez rempli votre rapport Speak Up par téléphone ou en ligne, nous vous demandons d'en suivre également l'avancement. Nous ferons de notre mieux pour vous tenir informé, mais nous ne pouvons pas toujours fournir des informations détaillées en raison de la réglementation relative à la protection de la vie privée.

Vous recevrez un code unique appelé clé de rapport. Il vous sera également demandé de créer un mot de passe. Vous pouvez utiliser cette clé de rapport et ce mot de passe pour retourner à la ligne téléphonique Speak Up ou au site web pour vérifier le statut de votre rapport ou fournir des informations supplémentaires.

Vous recevrez une clé de rapport après avoir soumis votre rapport et il vous sera demandé de créer un mot de passe.

Si vous perdez ou oubliez votre clé de rapport ou votre mot de passe : veuillez remplir un nouveau rapport, et mentionner qu'il est lié à un rapport que vous avez rempli précédemment, étant donné que nous ne conservons pas de trace des mots de passe et des clés de rapport pour protéger la vie privée de chacun.

SHV a passé un accord avec NAVEX. Il s'agit d'une entreprise internationale qui fournit des systèmes téléphoniques et web sécurisés et confidentiels.

NAVEX permet de signaler facilement le non-respect des conditions de travail sûres, équitables et fiables, de la loi ou des règlements.

La ligne téléphonique Speak Up et le site web de reporting de NAVEX sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il fournit des services d’interprétation en différentes langues pour des reports effectués par téléphone et sur le web.

Les responsabilités de NAVEX sont les suivantes :

• Fournir des services par téléphone et sur le web qui permettent aux personnes de signaler des violations potentielles de nos conditions de travail, de la loi ou des règlements.
• Protéger l'identité des personnes qui souhaitent rester anonymes.
• Fournir des services d'interprétation aux personnes qui souhaitent faire un signalement dans une langue autre que l'anglais.
• Transmettre toutes les préoccupations signalées à l'équipe SHV Speak Up en vue d'une enquête et d'un traitement ultérieur.
• Permettre à l'équipe de SHV Speak Up de communiquer avec un rapporteur qui souhaite rester anonyme, en agissant comme intermédiaire.

Il n’incombe PAS à NAVEX de prendre des mesures pour traiter cette préoccupation. Le traitement d'un problème relève de la responsabilité de l'équipe SHV Speak Up.

Speak Up fait partie de notre culture avant toute chose. Avec Speak Up, nous créons un environnement de travail sûr, équitable et fiable. Ensemble. Elle nous aide à résoudre rapidement des problèmes potentiels. En tant que responsable, vous avez un rôle essentiel à jouer pour stimuler une culture Speak Up dans votre équipe.

Si vous voulez savoir comment, ces conseils peuvent vous guider :

Parlez-en

• Soyez disponible, parlez régulièrement avec les employés pour qu'ils s'y habituent
• Parlez en employant le « nous »
• Donner un retour d'information honnête

Prendre soin et agir

• Écouter (avec un esprit ouvert)
• Agir de manière équitable et fiable
• Expliquez vos décisions
• Demandez aux personnes leurs idées et leurs opinions

Guider à l'aide d'exemple

• Traitez les conflits et les situations inconfortables ou inappropriées. Sinon, ils ne feront qu'empirer
• Réfléchissez à votre propre comportement et à la manière dont votre langage ou votre comportement pourrait affecter les autres.
• Prenez vos responsabilités, soyez franc sur les erreurs que vous faites.

Si un employé partage une préoccupation, c'est probablement qu'il y pense depuis longtemps déjà. Encouragez et louez cette démarche. Speak Up revient autant à parler qu'à écouter.

Laissez-vous guider par les conseils suivants :

• Prenez votre temps, ou planifiez une réunion si nécessaire.
• Écoutez attentivement et montrez que vous le faites.
• Résumez pour vérifier que vous avez bien compris la préoccupation.
• Assurez-vous que vous disposez de toutes les informations nécessaires et utilisez la liste de contrôle ci-dessous.
• Remerciez l'employé pour son partage.
• Expliquez quelles seront vos prochaines étapes et quand vous le recontacterez.
• Traitez votre conversation avec respect et gardez la confidentielle

Liste de contrôle : Assurez-vous d'obtenir toutes les informations pertinentes

• Que s'est-il passé ?
• Où cela s'est-il passé ?
• Quand cela s'est-il passé ?
• S'agit-il d'un problème continu ?
• Qui est impliqué ?
• Cela s'est-il passé en présence de témoins ?
• Quelles sont les preuves disponibles ?

Consultez également le Guide destiné aux responsables pour connaître les mesures à prendre.

Si quelqu'un partage une préoccupation, montrez que vous agissez et traitez-le de manière confidentielle et avec respect. Expliquez quelles informations vous allez partager et avec qui. Assurez-vous que l'employé comprend les implications possibles.

La confidentialité doit être prise en compte à chaque étape. Veillez à n'informer que les personnes qui doivent être au courant. Dans la mesure du possible, gardez confidentiels le nom et l'identité de la personne qui a partagé la préoccupation. Ne partagez les noms que s'il s'agit d'une nécessité absolue pour les actions de suivi.

Si vous avez une compréhension complète de la préoccupation partagée, vous pouvez évaluer si vous pouvez traiter vous-même le rapport. Si vous avez des doutes, demandez un soutien.

Liste de contrôle : Questions à considérer pour l'escalade

• Des responsables de l'entreprise sont-ils impliqués ?
• S'agit-il d'une affaire liée à la fraude ou à des questions de comptabilité ?
• La réputation, l'intégrité, les opérations ou les finances de l'entreprise sont-elles sérieusement menacées ?
• L’environnement de travail équitable, sûr et fiable est-il sérieusement menacé ?
• Les procédures ou contrôles normaux sont-ils délibérément contournés ?

Si vous pouvez répondre « oui » à une ou plusieurs de ces questions, nous vous conseillons de demander de l'aide. Vous pouvez par exemple vous adresser aux services des ressources humaines, de l'éthique et de la conformité, juridique ou à la direction générale.

Si vous êtes convaincu qu'aucune escalade n'est nécessaire, vous pouvez régler le problème vous-même.

1. Parlez librement sur tous les sujets, mais tenez compte de la confidentialité.
   
   Cela signifie que vous êtes transparent avec la personne avec qui vous parlez et sur le sujet abordé. À propos des mesures que vous allez prendre et pourquoi. Si vous souhaitez améliorer, modifier ou aborder un sujet, cela commence toujours par la communication. Cela vaut pour tous les sujets, grands ou petits. C'est la base de vos actions.

2. Assurez-vous d'informer l'employé des mesures que vous envisagez de prendre, mais gardez à l'esprit le respect de la vie privée des personnes concernées.
   
   Lorsque vous avez pris des mesures, informez l'employé du résultat. Vous montrez que vous avez pris des mesures et vous restez en contact. Si vous envisagez des mesures disciplinaires, veuillez impliquer les ressources humaines.

3. Si tout est réglé, informez en l'employé de manière confidentielle.
   
   Remerciez-le encore une fois d'avoir partagé sa préoccupation. Montrez que la solution fournie est satisfaisante. Ou bien expliquez clairement le résultat. Évaluez le processus avec toutes les personnes concernées. C’est ainsi que nous continuons à améliorer notre culture et nos procédures Speak Up. Assurez-vous que le problème ne se représente pas, que des représailles* n'aient lieu, et que l'employé reçoive les attentions dont il a besoin. Cette surveillance permet à chacun de rester en sécurité et en bonne santé.
   
   * Vous êtes confronté à des représailles si quelqu'un traite le salarié de façon moins favorable en raison du partage d'une préoccupation.

Consultez également le Guide destiné aux responsables pour connaître les mesures à prendre.

Si vous avez étudié les questions décrites à la question 4 et que vous avez besoin du soutien de vos collègues, pensez à en informer l'employé en premier lieu.

Choisissez la personne à contacter la plus appropriée en fonction de la nature de la préoccupation. Transmettez vos questions liées :

• à des sujets relatifs aux RH (tels que la médiation, le coaching/la formation, les mesures disciplinaires) > RH
• à des violations de la loi ou des politiques (telles que la corruption, les pots-de-vin, les questions contractuelles) > Services éthique & conformité et/ou juridique
• à des questions comptables ou de détournement de fonds (tels que la fraude, le détournement, le vol) > Audit interne
• à d'autres sujets > Direction supérieure

Si vous escaladez le problème, consultez ce service pour connaître les prochaines étapes à suivre. Répartissez les tâches et informez l'employé à ce sujet.

Si vous pouvez clore le rapport, informez en l'employé de manière confidentielle. Remerciez-le encore une fois pour le partage. Montrez que la solution fournie est satisfaisante. Ou bien expliquez clairement le résultat attendu. Demandez à l'employé si un suivi est nécessaire.

Pour s'assurer que chacun puisse utiliser Speak Up en toute sécurité, nous avons une politique de non-représailles. La meilleure prévention est de garder confidentielle l'identité de la personne ayant rapporté la préoccupation. Dans le cas contraire, vous pourriez voir des représailles.

Si quelqu'un traite l'employé d'une façon moins favorable parce qu'il partage une préoccupation, vous êtes face à des représailles. Cela peut être très subtil, et même involontaire. Cette liste de contrôle peut vous aider à identifier les représailles :

• L'employé est-il exclu ou marginalisé ?
• L'employé est-il réaffecté à un poste moins favorable ?
• L'employé n'est-il pas pris en considération pour une promotion ou un projet ?
• Y a-t-il des ajustements de salaire, comme par exemple une prime refusée ?
• L'employé fait-il l'objet de plaisanteries ou de harcèlement ?
• L'employé est-il renvoyé ?

Toute personne soulevant une préoccupation doit être traitée comme si aucun rapport n'avait été rempli. En prenant la confidentialité très au sérieux, vous avez, en tant que responsable, un rôle essentiel à jouer pour éviter des représailles.

Si vous pensez que vous ou votre employé avez subi des représailles de quelque nature que ce soit, veuillez les traiter de manière équitable et respectueuse. Parlez à la personne ou aux personnes qui exercent des représailles. Expliquez qu'il est important de parler des préoccupations car cela contribue à maintenir un environnement de travail sûr, équitable et fiable.

Si vous avez besoin d'aide, demandez de l'aide. Votre responsable, les services ressources humaines ou le responsable éthique & conformité sont là pour vous guider et/ou vous aider. Si vous avez besoin de l'avis d'un expert, vous pouvez consulter n'importe quelle fonction experte applicable, par exemple le service juridique, l'audit interne, l'informatique. Si vous n'avez personne vers qui vous tourner, vous pouvez vous-même faire part de votre préoccupation en utilisant le service Speak Up.