Não tem problema se manifestar se você sentir que algo pode prejudicar a empresa, um colega de trabalho ou a si mesmo. Se ocorrer uma situação dessas, é vital que você tome medidas. Nunca desvie o olhar, mesmo se não tiver certeza.

Há várias maneiras e níveis para levantar sua preocupação. Escolha seu caminho, dependendo do tipo de preocupação que tiver e o quanto você se sente à vontade para levantá-la.

• Preferencialmente, converse com a pessoa envolvida. Essa é a melhor forma de lidar com problemas menores.
• Você acha que a situação não pode ser resolvida dessa forma ou é algo mais grave? Procure seu gerente, ou o gerente imediatamente acima no nível hierárquico. Você também pode falar com o Gerente de RH ou com o Diretor de Ética e Compliance*. É a função deles ouvir e tomar as medidas apropriadas.
  *Seu contato local também pode oferecer outras opções, como um conselheiro confidencial. Além de criar um relatório interno, a legislação local pode oferecer ao comunicador a opção de fazer seu relato às autoridades locais apropriadas.
• Você suspeita de uma possível violação do nosso ambiente de trabalho seguro, justo e confiável, das políticas ou da legislação? Você se sente desconfortável em tomar qualquer uma das medidas acima? Se esse for o caso, então você deverá usar o serviço Speak Up da SHV.

O serviço Speak Up da SHV está à sua disposição. É o lugar certo para levantar preocupações sobre uma possível violação de:

• políticas e diretrizes da SHV, do Grupo ou da unidade de negócios;
• qualquer código de conduta aplicável;
• leis, regras ou regulamentos locais.

Alguns exemplos são: suborno, assédio, fraude ou abuso de álcool. Recebemos todas as preocupações apresentadas de boa-fé, mesmo se o relatório se mostrar infundado ou for resolvido de forma diferente. Confiamos que você utilizará este serviço de forma justa e responsável.

Qualquer um que sinta ou suspeite que algo não está certo pode levantar uma preocupação utilizando o serviço Speak Up. Isto inclui funcionários, prestadores, ex-funcionários, parceiros de negócios e clientes.

Valorizamos a sua opinião. Por isso, a SHV oferece vários canais para preocupações não adequadas para o serviço Speak Up.

• Se você não concorda com as decisões da gerência, tais como promoções, reorganizações e negociações de salário → Contate seu gerente ou Departamento de RH. Se essas decisões violam nossas políticas ou a legislação, use o serviço Speak Up.
• Em caso de ameaça imediata → entre em contato com serviços de emergência pública, como ambulância ou polícia.

Você pode acessar o serviço Speak Up de duas formas:

• Ligar para a linha telefônica Speak Up
  • Ao ligar para a linha telefônica Speak Up, você pode selecionar seu idioma e falar com o operador (com a ajuda de um intérprete). Eles ouvirão e poderão fazer perguntas adicionais.
  • Clique em “Compartilhar uma preocupação por telefone” na página inicial do Speak Up da SHV para encontrar o número de telefone de seu país. As ligações são gratuitas e disponíveis 24 h todos os dias, durante todo o ano.
• Enviar um relatório no site do Speak Up
  • Relate a sua preocupação por meio do botão "Compartilhar uma preocupação on-line" na página inicial do Speak Up da SHV. Você receberá várias perguntas antes de poder enviar o formulário.

Compartilhe as suas preocupações por meio do site do Speak Up. Mencione no relatório que o número de telefone não funcionou ou sua localização não foi listada, assim tomaremos as devidas providências.

Todas as chamadas são atendidas por operadores externos independentes da NAVEX, a empresa que oferece a linha telefônica e site do Speak Up, em nome da SHV Holdings. Eles enviarão um resumo da sua ligação telefônica para a equipe do Speak Up da SHV.

Todos os relatórios enviados on-line são primeiro verificados pela NAVEX e depois enviados para a equipe do Speak Up da SHV.

Ao enviar seu relatório, dê-nos o máximo de informações possíveis. Seja o mais factual possível. Será de grande ajuda se você puder responder estas perguntas:

• O que aconteceu?
• Onde aconteceu?
• Quando aconteceu?
• É um problema recorrente?
• Quem está envolvido?
• Houve testemunhas?
• Que evidências estão disponíveis?

Agradecemos se você nos der seu nome e dados de contato. Isso facilita a investigação. Caso se sinta desconfortável em se identificar, você pode relatar sua preocupação de forma anônima. As denúncias anônimas são tratadas com a mesma seriedade. Entretanto, em alguns casos, as denúncias anônimas são mais difíceis de serem investigadas em virtude do anonimato. Por exemplo, se não houver informações suficientes e precisarmos entrar em contato com você para obter mais informações.

Mantemos a sua segurança de várias formas:

Anonimato

Garantimos que seu relatório seja tratado de forma anônima:

• A NAVEX garante que sua ligação telefônica não seja rastreável.
• A NAVEX garante que nenhuma informação de endereço IP conduzirá até você.
• Os relatórios de Speak Up de seu computador chegam através de uma porta segura da Internet e não rastreiam nem mostram nomes de usuário.
• A NAVEX não utilizará informações para nenhum outro fim que não seja fornecê-las à SHV para esse propósito.

Confidencialidade

A SHV só compartilha informações com aquelas pessoas que têm uma necessidade de conhecê-las.

As investigações se baseiam em fatos. A equipe do Speak Up da SHV verifica: 1. se uma alegação está correta e 2. se nosso ambiente de trabalho seguro, justo e confiável, a lei ou os regulamentos foram violados. Conduzimos nossas investigações de uma maneira independente, justa e imparcial. Respeitamos todas as partes envolvidas.

Não retaliação

Se alguém tentar feri-lo ou prejudicá-lo após compartilhar uma preocupação, você estará lidando com retaliação. Pode ser algo sutil e até não intencional.

Temos uma política de não retaliação. Portanto, qualquer um que levantar uma preocupação precisa ser tratado como se nenhum relatório tivesse sido apresentado. Não importa se uma preocupação se mostrar infundada, errada ou mal orientada.

Se você acredita que enfrentou retaliação de qualquer tipo, comunique diretamente à gestão ou por meio do Speak Up. Preencha um novo formulário ou adicione uma mensagem de acompanhamento ao relatório já existente.

Infelizmente, às vezes recebemos um relatório que não só é falso, mas deliberadamente falso. Saiba que nós respondemos severamente ao abuso do Speak Up.

Se você levantou alguma preocupação usando o serviço Speak Up, pode esperar as seguintes etapas:

1. Processamento e transferência: seu relatório será processado de forma independente por um membro da equipe da NAVEX e enviado de forma segura para a equipe do Speak Up da SHV.
2. Revisão inicial: a equipe do Speak Up da SHV é completamente independente e sabe como avaliar o seu relatório.
3. Atribuição de um responsável pelo caso: a equipe do Speak Up da SHV designa o relatório à melhor pessoa para lidar com ele. O departamento de Ética e Compliance irá monitorar e assegurar que ele será resolvido de uma forma justa e oportuna.
4. Investigação e medidas: o responsável pelo caso investiga seu relatório e faz o melhor para compreender todos os fatos acerca do ocorrido. Se necessário, tomaremos as medidas apropriadas, como aconselhar, melhorar uma situação, aumentar as medidas de segurança ou dar um aviso oficial.
5. Feedback a você como relator: o informaremos regularmente durante a investigação. E o avisaremos quando a investigação tiver sido concluída. Ligue para a linha telefônica ou entre no site do Speak Up com sua chave de relatório para manter-se informado.

Sua empresa investigará suas preocupações com um responsável pelos casos independente. Pode ser alguém da empresa ou uma pessoa ou agência independente, de fora da empresa. O caso será conduzido por pelo menos um nível de gestão acima de onde existe a preocupação relatada.

Após completar seu relatório do Speak Up por telefone ou on-line, pediremos que você monitore o progresso também. Faremos o melhor para mantê-lo informado, mas nem sempre poderemos fornecer informações devido a leis de privacidade.

Você receberá um código específico denominado chave de relatório. Você também será solicitado a criar uma senha. Você pode usar essa chave de relatório e senha para retornar à linha telefônica ou ao website do Speak Up, para verificar o status do seu relatório ou oferecer informações adicionais.

Você receberá uma chave de relatório após submeter seu relatório e também será solicitado a criar uma senha.

Em caso de perda da chave de relatório ou senha: preencha um novo relatório e mencione que ele está relacionado com um relatório que você preencheu anteriormente. Nós não mantemos um registro de senhas e chaves de relatório, para proteger a privacidade de todos.

A SHV contratou a NAVEX. Essa é uma empresa com atuação internacional que oferece segurança, telefone confidencial e sistemas baseados na web.

A NAVEX torna possível relatar facilmente a violação do nosso ambiente de trabalho seguro, justo e confiável, das políticas ou da legislação.

A linha telefônica do Speak Up e o site de relatórios da NAVEX estão disponíveis 24 horas por dia, sete dias na semana. Ela fornece serviços de interpretação para relatórios telefônicos e relatórios na web em diferentes idiomas.

As responsabilidades da NAVEX são:

• Oferecer opções por telefone e baseadas na web onde as pessoas possam relatar possíveis violações do ambiente de trabalho seguro, justo e confiável, das políticas ou da legislação.
• Proteger a identidade dos relatores que desejam permanecer anônimos.
• Oferecer serviços de interpretação para relatores que desejam relatar em um idioma diferente do inglês.
• Transmitir todas as preocupações reportadas à equipe de Speak Up da SHV para investigação e outras medidas.
• Permitir que a equipe de Speak Up da SHV se comunique com um relator que deseja permanecer anônimo, atuando como intermediária.

NÃO é papel da NAVEX tomar medidas para abordar a preocupação. O tratamento de uma preocupação é responsabilidade da equipe do Speak Up da SHV.

Em primeiro lugar e acima de tudo, Speak Up faz parte de nossa cultura. Com o Speak Up, criamos um ambiente de trabalho seguro, justo e confiável. Juntos. Ele nos ajuda a resolver problemas potenciais rapidamente. Como gestor, você tem um papel fundamental em incentivar a cultura de Speak Up na sua equipe.

Se você quiser saber como, estas dicas podem lhe indicar o caminho:

Falar sobre o serviço

• Estar disponível, conversar com os funcionários regularmente para acostumá-los a isso
• Falar em termos de “nós”
• Dar feedback honesto

Importar-se e agir

• Ouvir (com a mente aberta)
• Agir de forma justa e confiável
• Explicar as suas decisões
• Perguntar sobre as ideias e opiniões das pessoas

Liderar pelo exemplo

• Resolver situações de conflito, desconforto ou inadequação. Caso contrário, elas irão só piorar.
• Refletir sobre seu próprio comportamento e como sua linguagem ou comportamento pode afetar outros.
• Assumir responsabilidades, ser aberto com os erros que comete.

Se um funcionário compartilha uma preocupação, ela provavelmente já está em sua mente há mais tempo. Encoraje-o e parabenize-o por essa etapa. O Speak Up é tanto sobre falar como sobre escutar.

Siga as seguintes dicas para orientá-lo:

• Aja no seu tempo, ou planeje uma reunião, se necessário.
• Escute atentamente e demonstre isso.
• Faça um resumo para verificar se você entendeu a preocupação.
• Certifique-se de ter todas as informações necessárias e use o checklist abaixo para tanto.
• Agradeça ao funcionário por compartilhar.
• Explique os próximos passos e quando vocês estarão em contato novamente.
• Trate a conversa com respeito e mantenha a confidencialidade.

Checklist: Assegure-se de que você tem todas as informações relevantes

• O que aconteceu?
• Onde aconteceu?
• Quando aconteceu?
• É um problema recorrente?
• Quem está envolvido?
• Houve testemunhas?
• Que evidências estão disponíveis?

Verifique também as Diretrizes para gerentes para ver quais passos devem ser tomados.

Se alguém compartilhar uma preocupação, mostre que você está agindo e tratando-a com confidencialidade e respeito. Explique quais informações você vai compartilhar e com quem. Tenha certeza de que o funcionário entendeu as possíveis implicações.

A confidencialidade tem que ser considerada em todas as etapas. Certifique-se de informar somente aquelas pessoas que têm uma necessidade de conhecimento. Mantenha confidencial o nome e a identidade da pessoa que compartilhou a preocupação, sempre que for possível. Somente compartilhe os nomes se isso for estritamente necessário para as medidas de acompanhamento.

Se você tiver uma compreensão plena da preocupação compartilhada, você poderá avaliar a possibilidade de lidar com o relatório por conta própria. Em caso de dúvida, peça apoio.

Checklist: Perguntas para considerar escalar

• Há funcionários sênior da empresa envolvidos?
• É algo relacionado com fraude ou questões contábeis?
• A reputação, integridade, operações ou finanças da empresa estão em sério risco?
• O ambiente de trabalho justo, seguro e confiável está em sério risco?
• Os procedimentos ou controles normais estão sendo deliberadamente ignorados?

Se você puder responder “sim” a uma ou mais dessas perguntas, aconselhamos que você peça apoio. Por exemplo, você pode procurar a gestão de RH, Ética e Compliance, Jurídica ou Diretoria Sênior.

Se você se sente confiante de que não é necessário um encaminhamento, você mesmo pode lidar com o assunto.

1. Use comunicações abertas sobre todos os assuntos, mas considere a confidencialidade.
   
   Isso significa que você é transparente sobre com quem fala e sobre o quê. Sobre as medidas que você tomará e por qual razão. Se você quiser melhorar, mudar ou resolver algo, sempre se começa com a comunicação. Isso vale para qualquer assunto, simples ou complexo. Essa é a base de suas ações.

2. Certifique-se de que o funcionário foi informado das medidas que você vai tomar, mas tenha em mente a privacidade dos envolvidos.
   
   Quando tiver tomado medidas, informe o funcionário sobre o resultado. Você demonstrará que agiu e manterá o contato. Se você considerar medidas disciplinares, inclua o RH.

3. Se tudo for resolvido, informe o funcionário sobre isso em uma conversa confidencial.
   
   Agradeça-lhe novamente por compartilhar. Manifeste sua esperança de que a solução oferecida seja satisfatória. Ou explique detalhadamente os resultados. Avalie o processo e o resultado com todas as partes envolvidas. Dessa forma, continuaremos aperfeiçoando a cultura de Speak Up e os procedimentos. Certifique-se de que essa questão não ocorrerá novamente, bem como nenhuma retaliação* ocorrerá e o funcionário terá toda a atenção que precisar. Esse monitoramento proporciona segurança e saúde de todos.
   
   * A retaliação ocorre quando alguém tentar ferir ou prejudicar um funcionário em posição menos favorável pelo fato de ele ter compartilhado uma preocupação.

Verifique também as Diretrizes para gerentes para ver quais passos devem ser tomados.

Se você refletiu sobre as perguntas conforme descritas na questão 4 e precisar de apoio de seus colegas, considere informar ao funcionário primeiramente.

Escolha a pessoa mais adequada, dependendo da natureza da preocupação. Vá com assuntos referentes a:

• Assuntos de RH (como mediação, coaching/treinamento, medidas disciplinares) > RH
• Violações da lei ou políticas (tais como suborno, corrupção, questões contratuais) > Ética e Compliance e/ou Jurídico
• Assuntos contábeis ou mau uso de fundos (tais como fraude, desvio de fundos, roubo) > Auditoria Interna
• Outros assuntos > Diretoria Sênior

Se você encaminhar a preocupação, consulte esse departamento sobre os próximos passos a serem tomados. Divida as tarefas e informe o funcionário sobre isso.

Se você puder encerrar o relatório, informe o funcionário sobre isso em uma conversa confidencial. Agradeça-lhe novamente por compartilhar. Manifeste sua esperança de que a solução oferecida seja satisfatória. Ou explique claramente o resultado esperado. Pergunte ao funcionário se há necessidade de cuidados posteriores.

Para assegurar que cada um pode usar o Speak Up de maneira segura, temos uma política de não retaliação. A melhor prevenção é manter a identidade do relator confidencial. Caso contrário, você poderá observar retaliação.

Se alguém tentar ferir ou prejudicar o funcionário após compartilhar uma preocupação, você estará lidando com retaliação. Pode ser algo sutil e até não intencional. Esse checklist pode ajudá-lo a identificar a retaliação:

• O funcionário foi excluído ou deixado de lado?
• O funcionário foi realocado para um turno menos favorável?
• O funcionário não foi considerado para uma promoção ou projeto?
• Houve ajustes salariais, por exemplo, um bônus foi negado?
• O funcionário é alvo de piadas ou assédio?
• O funcionário foi demitido?

Qualquer um que levantar uma preocupação precisa ser tratado como se nenhum relatório tivesse sido apresentado. Como gestor, você tem um papel fundamental em prevenir a retaliação, levando a confidencialidade a sério.

Caso acredite que você ou seu funcionário tenham sofrido retaliação de qualquer espécie, lide com a situação de forma justa e respeitosa. Fale com as pessoas envolvidas na retaliação. Explique que é importante falar sobre preocupações, pois elas ajudam a manter um ambiente de trabalho, seguro, justo e confiável.

Se você precisar de ajuda, não resista, peça ajuda. O seu próprio gerente, RH ou responsáveis por Ética e Compliance estão disponíveis para auxiliar e/ou ajudar. Se precisar de conselho de especialistas, você pode perguntar a qualquer função especialista aplicável, por exemplo, o Departamento Jurídico, a Auditoria Interna, o departamento de TI ou Departamento de Prevenção de Perdas. Se você não tiver a quem recorrer, poderá compartilhar a sua preocupação usando o serviço Speak Up.