Często zadawane pytania

• Zgłaszanie: informacje ogólne
• Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
• Wskazówki i najlepsze praktyki

Czym jest system EthicsPoint?

Zgłaszanie: informacje ogólne

Czy mogę dokonać zgłoszenia przez Internet lub telefon?

Tak. Dzięki EthicsPoint możesz złożyć poufne, anonimowe zgłoszenie przez telefon lub Internet.

Jakie sytuacje należy zgłaszać?

System EthicsPoint został opracowany do zgłaszania wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania oraz innych wątpliwości dotyczących uzasadnionych podejrzeń na temat przeszłych, teraźniejszych lub przyszłych nieprawidłowych zachowań.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?

Jeśli zauważasz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania, masz obowiązek to zgłosić. Idealnym rozwiązaniem jest omówienie sprawy z bezpośrednim przełożonym, pracownikiem działu HR lub innym członkiem kadry zarządzającej. Rozumiemy jednak, że w pewnych okolicznościach możesz czuć się niekomfortowo, zgłaszając sprawę w taki sposób.

Właśnie na wypadek takich okoliczności wprowadzamy usługę Speak Up. Chcemy mieć pewność, że pracownicy będą mieli wszelkie możliwości zgłaszania za pośrednictwem różnych kanałów swoich obaw związanych z uzasadnionymi podejrzeniami dotyczącymi nieprawidłowych zachowań. Niniejsza polityka nie zastępuje naszych dotychczasowych ścieżek służbowych zgłaszania problemów ani procedur składania skarg. Natomiast jeśli masz uzasadnione obawy, że ktoś postępował lub postępuje niewłaściwie, zachęcamy Cię do skorzystania z tej usługi, abyśmy mogli odpowiednio rozwiązać ten problem.

Dlaczego należy zgłosić coś, o czym wiem? Co będę z tego mieć?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Współpracując ze sobą, możemy dbać o zdrową atmosferę sprzyjającą wysokiej produktywności. Niewłaściwe postępowanie w korporacji może zagrozić istnieniu całej firmy oraz każdemu, kto dla niej pracuje.

Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?

Oczywiście, że tak. Bardzo nam na tym zależy. Wiesz, co dzieje się w firmie – i dobrego, i złego. Możesz mieć wiedzę o początkowych etapach niepokojących działań. Zgłoszenie może zminimalizować potencjalne negatywne skutki, które odbiłyby się na firmie i jej pracownikach. A konstruktywne opinie pomogą zidentyfikować obszary, które pozwolą ulepszyć kulturę korporacyjną i wydajność.

Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?

Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint (niezależnej firmy hostującej usługę Speak Up), co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko konkretnym osobom z firmy, do których należy ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Wszystkie osoby otrzymujące zgłoszenia zostały przeszkolone w zakresie zachowania najwyższej poufności zgłoszeń.

Czy ten system nie jest po prostu narzędziem nadzoru i kontroli?

Nie, wierzymy, że usługa Speak Up pomaga chronić Ciebie, innych pracowników oraz całą grupę. Jest to dobrowolna i poufna usługa, która pozwala pracownikom na każdym szczeblu organizacji przyczyniać się do tworzenia przyjaznych warunków pracy oraz pozwala nam prowadzić naszą działalność uczciwie, sprawiedliwie oraz z poszanowaniem prawa i naszych wartości.

Usługa Speak Up jest skoncentrowana na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do szukania wytycznych w razie dylematów etycznych, przedstawiania pozytywnych sugestii i dzielenia się wszelkimi wątpliwościami. Skuteczna komunikacja ma obecnie w firmach kluczowe znaczenie, a system ten jest wspaniałym narzędziem jej usprawniania.

Rozważnie wybraliśmy najlepsze narzędzie, które pozwoli nam zapewnić zgodność z przepisami oraz tworzyć atmosferę sprzyjającą zgłaszaniu problemów.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis na serwerze, pokazując wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?

Usługa Speak Up nie generuje i nie utrzymuje żadnych dzienników wewnętrznych połączeń z adresami IP, nie są więc dostępne żadne informacje łączące twój komputer z tą usługą. Usługa Speak Up jest objęta zobowiązaniem umownym, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.

Jeśli nie czujesz się wystarczająco pewnie, aby dokonać zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza biurem (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych itp.) i złożyć je przez bezpieczną stronę internetową Speak Up. Wiele osób korzysta z tej możliwości. Dane ogólne wykazują, że nie więcej niż 12% zgłoszeń dokonywanych jest w godzinach pracy.

Czy mogę wysłać zgłoszenie z domu i jednocześnie zachować anonimowość?

Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do Internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portale internetowe nigdy nie identyfikują odwiedzających po nazwie użytkownika, a system Speak Up usuwa adresy internetowe, dzięki czemu zachowana jest całkowita anonimowość. Ponadto usługa Speak Up jest objęta zobowiązaniem umownym, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.

Boję się, że informacje, które podam w usłudze Speak Up umożliwią odkrycie mojej tożsamości. Jak możecie mnie zapewnić, że do tego nie dojdzie?

System Speak Up zaprojektowaliśmy tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jeśli chcesz jednak zachować anonimowość, musisz, jako strona zgłaszająca, zwrócić uwagę na to, aby informacje podane w treści zgłoszenia nie zdradziły przypadkowo Twojej tożsamości. Unikaj sformułowań typu „Z mojego biurka, które stoi tuż obok Jana Kowalskiego...” albo „W ciągu 33 lat pracy...”.

Informacje o Twoich obawach będą udostępniane ograniczonej liczbie osób wyłącznie w razie ściśle uzasadnionej potrzeby. Informacje będą ujawniane poza tą małą grupą odbiorców, jeśli będziemy do tego zobowiązani przez obowiązujące prawo, organ lub agencję rządową, kodeks postępowania regulacyjnego albo przez sąd lub trybunał. W niektórych przypadkach sąd lub trybunał może wezwać Cię do złożenia zeznań dotyczących przedmiotu zgłoszenia.

Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?

Tak. Zgłaszający zostanie poproszony o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi na witrynie internetowej Speak Up. Do rejestrowania tych zgłoszeń stosuje się takie same środki bezpieczeństwa i zachowania poufności.

A jeśli chcę podać swoją tożsamość?

W zgłoszeniu jest część, w której - jeśli sobie tego życzysz - możesz podać swoją tożsamość.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Wiem o nieetycznych zachowaniach pewnych osób, jednak nie dotyczą one mnie w żaden sposób. Dlaczego mam to zgłaszać?

Nasza firma chce promować etyczne zachowania. Każde nieetyczne postępowanie na każdym poziomie może w ostatecznym rozrachunku dotknąć firmę i wszystkich pracowników, w tym także Ciebie. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o incydentach związanych z niewłaściwym postępowaniem lub naruszeniem zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i współpracowników.

Nie wiem na pewno, czy to, co udało mi się zauważyć, jest naruszeniem polityki firmy ani czy wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale wydaje mi się niewłaściwe. Co należy zrobić?

Zgłoś sprawę lub zadaj pytanie online albo telefonicznie. System Speak Up pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało właściwie zrozumiane. Wolimy zgłoszenie sytuacji, która okaże się nieszkodliwa, niż pozostawienie bez sprawdzenia potencjalnie nieetycznego zachowania tylko dlatego, że nie masz pewności.

Co dzieje się, gdy w sprawę naruszenia zasad zamieszany jest mój szef lub inne osoby z kierownictwa? Czy nie otrzymają zgłoszenia i nie zaczną zacierać śladów?

System Speak Up i proces dystrybucji wszelkich zgłoszeń są skonstruowane tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.

Co zrobić, jeśli po złożeniu zgłoszenia przypomni mi się coś ważnego związanego ze zdarzeniem? Lub co zrobić, jeśli firma będzie miała do mnie dalsze pytania odnośnie do mojego zgłoszenia?

Składając zgłoszenie przez witrynę internetową Speak Up lub telefonicznie, otrzymasz unikatową nazwę użytkownika oraz ustalisz własne hasło. Dzięki nim możesz wrócić do systemu Speak Up (przez Internet lub telefon), przejść do swojego zgłoszenia i uzupełnić szczegóły lub odpowiedzieć na dodatkowe pytania, jakie może mieć firma, aby ułatwić rozstrzygnięcie otwartych kwestii.

Dlatego zdecydowanie zachęcamy, aby po złożeniu anonimowego zgłoszenia wracać na stronę internetową w podanym czasie w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania od firmy. Prowadzisz bowiem od teraz „anonimowy dialog”, w którym nie tylko wskazuje się na sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak są skomplikowane.

Czy takie uzupełniające zgłoszenia są równie bezpieczne jak pierwsze zgłoszenie?

Gdy jest to możliwe, wszelkie kontakty z infolinią Speak Up traktowane są tak samo poufnie i z taką samą anonimowością, co samo zgłoszenie.

Czy mogę złożyć zgłoszenie, mimo że nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie Speak Up możesz złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Zgłoszenia można składać z domu. Wiele miejsc publicznych, włączywszy biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli nie masz dostępu do Internetu lub niechętnie korzystasz z komputera, możesz zadzwonić na bezpłatną infolinię Speak Up, która jest czynna przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku.