Oświadczenie o ochronie informacji poufnych:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych i informacji, zgodnie z Oświadczeniem o ochronie informacji poufnych.
Po wypełnieniu zgłoszenia osoba zgłaszająca otrzyma unikalny kod, nazywany „kluczem zgłoszenia". Taki klucz zgłoszenia oraz hasło należy zapisać i przechowywać je w bezpiecznym miejscu. Po upływie kilku dni roboczych można skorzystać z klucza zgłoszenia i hasła, aby sprawdzić, czy wpłynęły pytania lub odpowiedź na zgłoszenie.
Własnością hotline Grupy Raben, infolinii służącej do zgłaszania nieprawidłowości, jest Raben Management Services Spółka z o.o. z siedzibą w Robakowie koło Poznania w Polsce. Strony internetowe oraz hotline, za pomocą których można zgłaszać raporty, a także: baza danych, w której są przechowywane dane osobowe, oraz treść raportów są przechowywane w Wielkiej Brytanii, a wersja zapasowa w Holandii.
Dane osobowe i treść raportów są przetwarzane przez NAVEX z siedzibą w Dublinie w Irlandii.
Strony internetowe oraz hotline Grupy Raben są skierowane do pracowników, dostawców, klientów i partnerów biznesowych. Służą do zgłaszania nieetycznych zachowań pracowników, dostawców, klientów i partnerów biznesowych Grupy Raben.
Korzystanie z infolinii Grupy Raben służącej do zgłaszania nieprawidłowości i przekazywanie danych osobowych jest dobrowolne. Należy jednak pamiętać, że raport może zostać zapisany i przetwarzany dopiero wtedy, kiedy zgłaszający potwierdzi, że zapoznał się z zapisami o ochronie danych osobowych i wyrazi zgodę na przetwarzanie ww. danych. Uprzejmie prosimy o zaznaczenie „Wyrażam zgodę” w odpowiednim polu. Jeśli użytkownik nie wyrazi zgody na przetwarzanie raportu, a w szczególności swoich danych osobowych, system nie pozwoli mu złożyć raportu.
W takiej sytuacji, można skontaktować się z Compliance Officerem. Należy pamiętać, że podane przez użytkownika informacje o samym sobie, a także o pracownikach, dostawcach, klientach i partnerach biznesowych Grupy Raben lub informacje w jakikolwiek sposób związane z Grupą Raben mogą doprowadzić do decyzji, które będą miały wpływ na pracowników Grupy Raben oraz na inne osoby trzecie uczestniczące w danym zdarzeniu.
Dlatego prosimy o przedstawianie tylko tych informacji, które według najlepszej wiedzy użytkownika, są zgodne ze stanem faktycznym i kompletne. Skargi złożone według najlepszej wiedzy użytkownika, na czyny popełnione nieumyślnie lub nie wskutek rażącego niedbalstwa, nie narażą użytkownika na ewentualne konsekwencje ze strony Grupy Raben. Gwarantujemy, że ujawnione przez użytkownika informacje będą traktowane jako poufne. Gorąco zachęcamy ujawnienia swojej tożsamości. Wiele spraw może być przeprowadzonych szybciej i skuteczniej, kiedy osoba zgłaszająca ujawni swoją tożsamość, ponieważ pozwala Grupie Raben dalej prowadzić sprawę bezpośrednio z tą osobą.
Jeśli użytkownik zgłosi incydent o nieprawidłowościach dzwoniąc na infolinię Grupy Raben, zostanie poproszony o pozostawienie następujących informacji:
Administratorem Twoich danych osobowych jest Raben Management Services Sp. z o.o. z siedzibą w Robakowie, ul. Zbożowa 1, 62- 023 Robakowo.
Powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym możesz się kontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych
dostępne są na stronie internetowej: https://polska.raben-group.com/nasza-odpowiedzialnosc/bezpieczenstwo-informacji/.
Będziemy przetwarzać Twoje dane w celu kontaktu z Tobą, analizowania raportu, wykonania audytu, Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest Twoja zgoda. (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać do czasy zamknięcia postępowania wyjaśniającego i rozwiązania wskazanego przez Ciebie problemu, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody. Zgoda może być odwołana w każdym czasie. Ponadto Twoje dane osobowe możemy przechowywać dla celów ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem whistleblowing przez okres przedawnienia roszczeń.
Wszelkie udostępnione dane osobowe oraz informacje podane w raporcie będą przechowywane w bazie danych obsługiwanej przez firmę NAVEX. Zapoznamy się z informacjami przekazanymi za pomocą infolinii hotline Grupy Raben, następnie zostaną przeprowadzone wstępne postępowania wyjaśniające, a potem dalsze postępowania wyjaśniające przeprowadzone przez dział Audytu Wewnętrznego Grupy Raben bądź inne działy. Do celów przetwarzania raportu, dane osobowe oraz informacje mogą być udostępnione, przetwarzane i wykorzystywane przez odpowiednich pracowników spółek Grupy Raben, w tym działów personalnego, audytu, prawnego, bezpieczeństwa lub zarząd, doradców zewnętrznych (np. radców prawnych) albo przez personel techniczny firmy NAVEX.
Dane osobowe i informacje mogą być także udostępnione policji i innym organom.
Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a. prawo dostępu do Twoich danych osobowych,
b. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych,
c. prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych,
d. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,
e. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu,
f. prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce