Po wypełnieniu zgłoszenia osoba zgłaszająca otrzyma unikalny kod, nazywany „kluczem zgłoszenia". Taki klucz zgłoszenia oraz hasło należy zapisać i przechowywać je w bezpiecznym miejscu. Po upływie kilku dni roboczych można skorzystać z klucza zgłoszenia i hasła, aby sprawdzić, czy wpłynęły pytania lub odpowiedź na zgłoszenie.
Spółki z Grupy Raben – działając jako odpowiedzialni pracodawcy oraz partnerzy biznesowi, przykładają szczególną wagę do prowadzenia działalności w sposób zgodny z prawem i etyczny.
W naszej codziennej działalności kierujemy się nie tylko powszechnie obowiązującymi przepisami, ale również przyjętymi przez nas regulacjami wewnętrznymi i standardami etycznymi.
Istotnym elementem budowania systemu zgodności prawnej, jest umożliwienie osobom, które w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych, uzyskają informację o naruszeniu prawa lub działaniu niezgodnym z przyjętymi przez nas procedurami lub Kodeksem etycznym, zgłoszenia nam tego faktu.
W tym celu spółki z Grupy Raben udostępniają Wam - Sygnalistom w pełni poufny kanał dokonywania zgłoszeń wewnętrznych – platformę oraz infolinię, oparte o narzędzia dostarczane przez zaufanego, zewnętrznego dostawcę, NAVEX.
Za ich pośrednictwem macie możliwość zgłoszenia naruszenia prawa, naszego Kodeksu etycznego, procedur z obszaru ochrony konkurencji, ochrony praw człowieka, przeciwdziałania korupcji lub zgodności z sankcjami, a także wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy.
Zgłoszenia mogą być dokonywane zarówno anonimowo, jak i ze wskazaniem tożsamości osoby zgłaszającej. W przypadku zgłoszeń anonimowych, powinniście powstrzymać się od podawania swoich danych identyfikacyjnych, w szczególności obejmujących imię i nazwisko oraz jakichkolwiek innych danych, które bezpośrednio lub pośrednio mogą prowadzić do Waszej identyfikacji. W odniesieniu do zgłoszeń wewnętrznych anonimowych nie będą podejmowane żadne działania mające na celu ustalenie tożsamości Sygnalisty.
Niezależnie od powyższego, przez wzgląd na zapewnienie najwyższej jakości prowadzonych działań wyjaśniających, każdorazowo zachęcamy do dokonywania zgłoszeń ze wskazaniem swojej tożsamości.
Gwarantujemy, że wszelkie podane przez Was informacje będą traktowane z zachowaniem najwyższej poufności, a jeśli podacie swoją tożsamość, nie zostanie ona ujawniona bez Waszej zgody.
Postępowanie wyjaśniające odbywać się będzie zgodnie z procedurami, które zostały przyjęte przez poszczególne spółki Grupy Raben, w oparciu o grupowe Standardy Whistleblowing.
Należy pamiętać, że podane przez Was informacje o samym sobie, a także o pracownikach, dostawcach, klientach lub partnerach biznesowych spółek z Grupy Raben mogą doprowadzić do decyzji, które będą miały bezpośredni wpływ na te osoby. Z tego względu prosimy o przedstawianie tylko tych informacji, które według Waszej najlepszej wiedzy, są prawdziwe.
Gwarantujemy, że Wasze uwagi zostaną wysłuchane. Sygnaliści otrzymają od nas informacje o postępach i wyniku prowadzonych działań wyjaśniających, w zakresie dopuszczalnym przez zasady poufności i powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
Zgłoszenia dokonywane za pośrednictwem infolinii lub platformy będą rozpatrywane przy wykorzystaniu naszego grupowego mechanizmu obsługi zgłoszeń wewnętrznych, prowadzonego przez Raben Management Services sp. z o.o., która jest profesjonalnym podmiotem, specjalizującym się m.in. w obszarze prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
Więcej informacji w sekcji Często zadawane pytania dot. EthicsPoint.
Oświadczenie o ochronie informacji poufnych:
Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku (dalej: RODO), chcielibyśmy poinformować Cię, że administratorem Twoich danych osobowych jest spółka z Grupy Raben, której dotyczy dokonane przez Ciebie zgłoszenie.
W odniesieniu do działań administracyjno-technicznych (w szczególności związanych z zapewnieniem cyberbezpieczeństwa czy obsługi prawnej procesów wewnątrz organizacji) spółki z Grupy Raben współadministrują danymi osobowymi, tj. wspólnie ustalają cele i sposoby ich przetwarzania oraz dbają o bezpieczeństwo przetwarzania tych danych.
Więcej informacji na temat współadministrowania, w tym aktualną listę spółek Grupy Raben objętych umową o współadministrowaniu oraz cele przetwarzania ww. danych w ramach współadministracji, znajdziesz w Polityce Prywatności Grupy Raben (punkt V) na stronie https://polska.raben-group.com/polityka-prywatnosci.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w ramach postępowania wyjaśniającego, prowadzonego w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia wewnętrznego.
W związku z przetwarzaniem Twoich danych, masz następujące prawa: (1) wycofania (w dowolnym momencie) udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych (2) dostępu do swoich danych osobowych (3) sprostowania danych osobowych (4) usunięcia danych osobowych (5) ograniczenia przetwarzania danych osobowych (6) przenoszenia swoich danych (7) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (8) wniesienia skargi do właściwego organu nadzoru.
Więcej informacji na temat przetwarzania Twoich danych osobowych w związku ze zgłoszeniem znajdziesz w procedurze dokonywania zgłoszeń właściwej dla spółki, do której dokonujesz zgłoszenia oraz zawartej w jej treści klauzuli informacyjnej (przycisk „Procedury Whistleblowing oraz inne źródła”).