Chaque action compte. Exprimez-vous !
Questions et réponses
Hitachi s’engage à mener ses activités avec équité, intégrité, respect de la loi et de sa mission, de ses valeurs et de sa vision.
Malgré cet engagement, il peut arriver que vous observiez une conduite qui vous paraît problématique ou semble enfreindre le Code d’éthique et de déontologie du groupe Hitachi ou nos politiques, réglementations et protocoles. Si vous observez ou suspectez un comportement répréhensible, nous vous encourageons à en parler. Vous permettrez ainsi à Hitachi de mener l’enquête et de résoudre le problème. Garder le silence à propos d’un éventuel comportement répréhensible pourrait aggraver la situation et altérer la réputation et la confiance d’Hitachi.
Hitachi attache de l’importance à l’aide apportée par les employés qui identifient et signalent des problèmes potentiels. La prise de parole est encouragée, et les employés qui s’expriment sont protégés contre les représailles lorsqu’ils signalent leurs problèmes de bonne foi.
PRÉSENTATION DU SERVICE D’ASSISTANCE MONDIAL EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ D’HITACHI
Qu’est-ce que le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi ?
Ce service d’assistance, notamment la saisie en ligne ou par téléphone, est l’un de nos canaux de prise de parole pour signaler des problèmes éthiques et des comportements répréhensibles présumés. Hitachi propose ce service aux employés, dirigeants, clients, fournisseurs et autres parties prenantes, actuels ou anciens.
Qui gère le service d'assistance ?
NAVEX, un tiers indépendant, gère le service d’assistance.
Pourquoi avons-nous mis en place le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi ?
Hitachi s’engage à créer et à maintenir un environnement au sein duquel chacun peut signaler des problèmes éthiques et des comportements répréhensibles présumés sans craindre de représailles. À l’instar de nombreuses entreprises internationales, Hitachi fournit le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi comme un service facultatif permettant aux employés de s’exprimer.
Évoquez vos questions et problèmes avec votre responsable. Si ce n’est pas possible, le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi fournit un moyen supplémentaire de trouver de l’aide si vous n’êtes pas à l’aise avec l’idée de poser des questions ou de communiquer vos problèmes à votre direction.
Quand dois-je utiliser le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi ?
Utilisez ce service d’assistance si vous suspectez l’existence de problèmes éthiques et de comportements répréhensibles. Vous pouvez également faire part de vos problèmes par l’intermédiaire de votre direction, votre service des RH ou votre service juridique. L'utilisation du service d'assistance est une initiative personnelle.
PROBLÈMES DE CONDUITE ÉTHIQUE
Qu’est-ce qu’un problème éthique ?
Un problème éthique désigne toute violation avérée ou présumée du Code d’éthique et de déontologie du groupe Hitachi et tout autre comportement inapproprié ou illégal. Cela inclut également toute violation du Code d’éthique et de déontologie du groupe Hitachi par nos tiers qui se sont engagés à le respecter.
Le service d’assistance ne concerne pas les griefs des employés, les plaintes relatives aux performances professionnelles ou les conditions de travail. Ces questions ne sont pas des plaintes liées à une faute professionnelle présumée ou à un comportement répréhensible conséquent.
Quelle catégorie ou quels types de problème dois-je signaler ?
Le tableau ci-dessous présente des exemples de problèmes éthiques.
| Corruption et abus de pouvoir | Offre illégale ou inappropriée de paiements et blanchiment d’argent |
| Conflit d’intérêts | Allégations de conflits d’intérêts entre un employé et des membres de sa famille |
| Violations de la politique d’entreprise | Violation du Code d’éthique et de déontologie du groupe Hitachi et de politiques ou protocoles |
| Violation en matière de protection des données | Cyberfraude (usurpation d’identité, hameçonnage ou piratage), violation de la confidentialité des données, divulgation ou utilisation abusive de données personnelles |
| Divulgation d’informations confidentielles | Divulgation d’informations confidentielles de la société ou divulgation d’informations confidentielles de tiers |
| Paiements de facilitation | Offre d’une somme d’argent ou d’un avantage à un agent public afin d’accélérer ou d’obtenir une action gouvernementale de routine |
| Concurrence loyale | Truquage d’offres, collusion de marché ou fixation de prix |
| Fraude | Contrefaçon, achats ou fournisseurs fictifs ou transactions sur la base d’informations privilégiées |
| Harcèlement et discrimination | Violation du droit du travail, harcèlement sexuel, discrimination sur le lieu de travail ou harcèlement au travail |
| Santé, sécurité et environnement | Violation environnementale, sûreté nucléaire ou sécurité opérationnelle |
| Violation des droits de l’homme | Violations des pratiques commerciales équitables, problèmes relatifs aux droits de l’homme ou à l’esclavage moderne |
| Problèmes juridiques ou contractuels | Allégations de rupture d’accords juridiques |
| Détournement ou vol de biens d’Hitachi | Utilisation inappropriée des systèmes d’information d’Hitachi et utilisation abusive des ressources d’Hitachi |
| Intégrité des partenaires | Violation de conditions contractuelles ou fausse déclaration |
| Problèmes de qualité des produits ou services | Configuration abusive ou services inutiles, problèmes de qualité des produits ou services |
| Sécurité | Possession d’articles prohibés, incident terroriste, vol ou cambriolage |
| Conformité des transactions | Problèmes d’exportation ou de conformité des transactions |
| Falsification de documents ou de résultats financiers | Falsification de documents financiers, problèmes de comptabilité de gestion et problèmes de comptabilisation des résultats |
Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes en cas de comportement inapproprié. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de la société tout entière.
La direction souhaite-t-elle que je signale mes problèmes ?
Oui. Hitachi exige des employés qu’ils signalent les problèmes dès qu’ils prennent connaissance d’un comportement répréhensible présumé. Signaler un problème peut minimiser l’effet négatif possible sur Hitachi et ses employés en termes de risques financiers, juridiques ou pour la réputation et de menaces pour la santé et la sécurité.
Dois-je d’abord signaler mon problème à mon responsable, mon service des RH ou mon service juridique ?
Si vous n’êtes pas sûr que le problème est fondé et que vous vous sentez à l’aise à l’idée de contacter votre direction, votre service des RH ou votre service juridique, n’hésitez pas. Contactez le service d’assistance si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée de signaler le problème à votre responsable ou à votre direction, et si le service des RH ou le service juridique confirme que votre problème est susceptible de constituer un problème d’éthique ou un comportement répréhensible.
Que faire si mon responsable ou d'autres responsables sont impliqués dans un problème ?
Seul un certain nombre de membres de l’équipe de conformité d’entreprise du groupe Hitachi en charge de l’enquête ont accès aux signalements. Le système et les protocoles de distribution d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les personnes désignées dans le signalement ne soient pas informées de l’existence des signalements dans lesquels elles sont citées et qu’elles n’y aient pas accès.
Pourrai-je faire l’objet de représailles si j’utilise le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi ?
Non. Hitachi fournit ce service d’assistance pour votre utilisation et votre protection. Tout acte de représailles à l’encontre d’une personne qui signale un problème éthique en toute bonne foi est inacceptable. Si l’auteur d'un signalement informe Hitachi de l’existence de représailles, Hitachi prendra cela au sérieux et mènera une enquête. Hitachi prendra des mesures disciplinaires à l’encontre de toute personne qui se livre à des activités de représailles.
CONFIDENTIALITÉ
D’après ce que je sais, n’importe quel signalement que j’envoie depuis un ordinateur de la société génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. EthicsPoint s’est contractuellement engagé à préserver l’anonymat des auteurs des signalements. Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (au domicile d’un ami, dans une bibliothèque publique ou un cybercafé) via le site Web sécurisé d’EthicsPoint.
Le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi est-il sécurisé ?
Oui. Votre problème ou question est saisi directement sur le serveur EthicsPoint via une connexion sécurisée. Les serveurs d’EthicsPoint ne se connectent pas aux systèmes informatiques d’Hitachi. Seuls certains départements mondiaux au sein de votre société du groupe Hitachi en charge de la gestion et du suivi de votre signalement ont accès à ces informations.
Puis-je conserver l’anonymat ?
Vous pouvez conserver l'anonymat dans tous les pays, sauf dans ceux qui interdisent le signalement anonyme. Bien qu’il soit dans de nombreux cas plus simple de résoudre votre problème en connaissant votre identité, vous n’êtes pas obligé de la dévoiler. Si vous restez anonyme, ni EthicsPoint ni Hitachi ne tentera de vous identifier.
Puis-je communiquer avec les enquêteurs tout en restant anonyme ?
Oui. Lorsque vous signalez un problème via le service d’assistance, le système vous fournit une clé de signalement et vous invite à sélectionner un mot de passe.
Conservez la clé de signalement et le mots de passe en lieu sûr. Cette clé permettra aux enquêteurs de maintenir la communication avec vous. Ils, ou vous, pouvez ainsi demander de plus amples informations et communiquer des observations si nécessaire.
EXPRIMEZ-VOUS : EN LIGNE OU PAR TÉLÉPHONE
Comment utiliser le Service d’assistance mondial en matière de conformité d’Hitachi ?
Le service d’assistance peut être utilisé de deux manières. Avec EthicsPoint, vous pouvez signaler un problème en toute confiance par saisie en ligne ou par téléphone. Choisissez un canal, ne dupliquez pas le signalement en utilisant les deux canaux.
Portail de saisie en ligne
Le premier canal est le portail de saisie. Le formulaire de saisie comporte des questions visant à identifier les détails pertinents de votre problème ou de votre question et à savoir :
- ce qu’il s’est passé,
- qui est impliqué,
- où et quand cela s’est produit et
- comment cela s’est produit.
Le portail de saisie par en ligne est accessible toute l’année, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.
Si vous avez des documents, des photos, des enregistrements ou des vidéos, vous pouvez les charger sur le portail de saisie en ligne.
Numéro de téléphone gratuit par pays
Le deuxième canal est un numéro de téléphone gratuit par pays. Ce service est accessible toute l’année, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Un opérateur EthicsPoint qualifié vous guidera à l'aide d'une série de questions visant à identifier les détails pertinents de votre problème ou de votre question et à savoir :
- ce qu’il s’est passé,
- qui est impliqué,
- où et quand cela s’est produit et
- comment cela s’est produit.
L’opérateur vous demandera également de fournir des pièces justificatives, le cas échéant. Si vous avez des documents, des photos, des enregistrements ou des vidéos, vous pouvez les charger sur EthicsPoint à l’issue du signalement, et le système génère alors la clé de chiffrement.
À la fin de l’appel, l’opérateur résumera les informations que vous lui avez transmises et apportera les modifications nécessaires afin de garantir que vous êtes satisfait(e) de l’exactitude de votre question ou problème.
Le service d’assistance propose des numéros gratuits dans les pays d’intervention d’Hitachi et est disponible dans plus de 50 langues. Des opérateurs multilingues sont à la disposition des personnes qui souhaitent poser des questions ou signaler des problèmes dans leur langue natale ou privilégiée.
Puis-je commencer à remplir le formulaire et le terminer ultérieurement ?
Non. Si vous fermez votre navigateur Internet pendant que vous remplissez le formulaire, le portail de saisie en ligne EthicsPoint n’enregistrera pas les informations que vous avez saisies. Choisissez donc une heure et un lieu adéquats pour utiliser le système et remplir le formulaire.
Quelles informations dois-je transmettre ?
Fournissez autant de détails que possible. Les détails doivent répondre aux questions qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment concernant la ou les allégations formulées. Si possible, vous pouvez joindre des éléments probants telles que des documents ou des e-mails qui contribuent à étayer votre ou vos réclamation(s). Les signalements qui ne remplissent pas raisonnablement les conditions d’exhaustivité ne pourront pas être examinés ni faire l’objet d’une enquête plus approfondie.
Que dois-je faire si le système ne répertorie pas le lieu concerné ?
Sélectionnez un pays proche et intégrez le lieu réel dans la description du cas.
QUESTIONS SUR LA CONDUITE ÉTHIQUE ET PROCESSUS D’ENQUÊTE
Que se passe-t-il lorsque je pose une question ?
Lorsque vous posez une question, le système la transmet à l’équipe de conformité de la société du groupe Hitachi concernée, qui vous répondra via le service d’assistance.
Que se passe-t-il lorsque je signale un problème ?
Qu’ils soient signalés en ligne ou par téléphone, tous les problèmes sont rapidement étudiés par un spécialiste EthicsPoint qualifié. Le spécialiste EthicsPoint enverra un rapport au service mondial désigné au sein de votre société du groupe Hitachi concernée en charge de la gestion et du suivi de votre signalement.
Les membres de l’équipe désignés commenceront l’enquête si vous fournissez suffisamment de détails.
Si nécessaire, Hitachi prendra des mesures correctives appropriées pendant le déroulement de l’enquête. Les personnes chargées du suivi de votre signalement sont des professionnels qualifiés qui traitent ce type de problème avec discrétion.
Tous les signalements, en ligne ou par téléphone, sont saisis dans une base de données à des fins d’archivage et de gestion des cas. Seuls les représentants au sein de votre société du groupe Hitachi concernée ont accès à ces informations.
Est-ce que je reçois un accusé de réception de mon signalement ? Quel est le délai de confirmation de la réception ?
Oui. Vous recevez un accusé de réception de votre signalement, généralement dans un délai de un à sept jours ouvrables. Après la conclusion de l’enquête, vous recevrez un message vous informant de la clôture de l’enquête. Cet e-mail indiquera que toutes les mesures appropriées, si nécessaire, ont été prises. Vous ne recevez pas de précisions concernant l’enquête pour des raisons de confidentialité.
SUIVRE LE SIGNALEMENT D’UN PROBLÈME
Que faire si je me souviens d’un élément important concernant l’incident après avoir rempli le formulaire de saisie ?
Lorsque vous signaler un problème, en ligne ou par téléphone, le système vous fournit une clé de signalement et vous invite à sélectionner un mot de passe.
Votre clé de signalement et votre mot de passe vous permettent de réintégrer le système EthicsPoint en ligne ou par téléphone et d’accéder au signalement initial. Vous pourrez alors ajouter des détails supplémentaires.
De quelle manière recevrai-je des informations sur l’état d’avancement de mon dossier ?
Le système vous communiquera une clé de signalement et vous invitera à sélectionner un mot de passe. Notez la clé de signalement ainsi que le mot de passe et conservez-les en lieu sûr. Utilisez votre clé de signalement et votre mot de passe pour recontacter EthicsPoint afin de consulter l’état d’avancement de votre dossier, de fournir des informations complémentaires ou de répondre aux questions de suivi posées par les enquêteurs.
Si je conserve l’anonymat, comment les enquêteurs me contacteront-ils pour assurer un suivi ?
Lorsque vous recevez votre clé de signalement et votre mot de passe, vous pouvez effectuer le suivi de votre dossier auprès d’EthicsPoint par téléphone ou en ligne, même si votre signalement est anonyme. Si un enquêteur souhaite vous contacter au sujet de votre problème, il peut vous laisser un message ou vous poser une question via EthicsPoint.
Que dois-je faire si je perds ma clé de signalement ou mon mot de passe ?
En raison du niveau de confidentialité assuré pour les signalements, le processus vous impose d’effectuer un nouveau signalement si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe. Vous pouvez indiquer dans le dernier signalement que ce problème correspond au signalement que vous avez préalablement soumis.