FAQ

• Signalement – Généralités
• Sécurité et confidentialité des signalements
• Conseils et bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

Signalement – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?

Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone soit par Internet.

Quel genre de situations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint est conçu pour que les employés signalent toutes les violations de notre Code de conduite officiel ou toute autre préoccupation que vous pourriez avoir au sujet des croyances raisonnablement fondées selon lesquelles un acte répréhensible a été, est ou est susceptible d’être commis.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct, à un représentant des relations humaines ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte.

C’est pour de telles circonstances que nous vous présentons notre service Speak Up. Nous voulons être sûrs que vous avez toutes chances possibles de faire part de vos préoccupations concernant les croyances raisonnablement fondées en matière d’actes répréhensibles par l’entremise de divers canaux. Cette politique ne remplace pas nos lignes de signalement régulières ou nos procédures de plainte, mais si vous pensez raisonnablement qu’un acte répréhensible a été, est ou est susceptible d’être commis, nous vous encourageons à utiliser ce service, afin que le problème puisse être résolu de manière appropriée.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les actes répréhensibles de l’entreprise peuvent menacer les moyens de subsistance de toute une entreprise et de tous ceux qui travaillent pour elle.

La direction souhaite-t-elle réellement que je signale mes préoccupations ?

Tout à fait. En réalité, nous avons besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur l’entreprise et sur nos employés. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de l’entreprise.

Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint (une société indépendante qui héberge le service Speak Up) afin d’empêcher toute faille de sécurité possible. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition d’un nombre spécifique de personnes au sein de l’entreprise qui sont chargées d’évaluer le signalement d’après le type et le lieu de la violation. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Non, nous pensons que le service Speak Up est en fait quelqu’un qui veille sur vous, nos autres employés et le Groupe lui-même. Il s’agit d’un service volontaire et confidentiel, qui permet aux personnes à tous les niveaux de l’organisation de contribuer à la création d’un environnement de travail favorable, nous permettant de mener nos activités avec équité, intégrité et respect de la loi et de nos valeurs.

Le service Speak Up s’efforce d’être un aspect positif de notre philosophie globale en nous permettant de garantir un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement positif.

Sécurité et confidentialité des signalements

Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de la société générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?

Speak Up ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à Speak Up. En fait, Speak Up s’est engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalements.

Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) via le site web sécurisé de Speak Up. De nombreuses personnes choisissent cette solution : les statistiques indiquent en effet que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.

Puis-je soumettre un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système Speak Up efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total. Par ailleurs, Speak Up s’est engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalements.

Je crains que les informations que je fournis à Speak Up ne finissent par dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système Speak Up est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupond » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »

Les informations relatives à vos préoccupations ne seront partagées qu’avec un nombre limité de personnes dans le strict besoin de savoir. Les informations ne seront divulguées en dehors de ce petit groupe que si nous sommes tenus de le faire par la loi, un organisme ou une agence gouvernemental, un code de conduite réglementaire ou par une cour ou un tribunal. Dans certains cas, une cour ou un autre tribunal peut vous demander de témoigner sur l’objet du signalement.

Le numéro vert du service d’assistance téléphonique assure-t-il également la confidentialité et l’anonymat ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Internet de Speak Up. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.

Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?

Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de les signaler ?

Notre entreprise a choisi de promouvoir un comportement éthique. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements répréhensibles ou de violations de la déontologie, il est de votre devoir, envers vos collaborateurs et envers vous-même, de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que faire ?

Faites un rapport ou posez votre question en ligne ou par téléphone. Speak Up peut vous aider à préparer et à déposer votre signalement, de façon à ce qu’il soit parfaitement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.

Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements de Speak Up sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux rapports citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant ce dernier ?

Lorsque vous déposez un signalement sur le site Internet de Speak Up ou par téléphone, une clé unique de signalement vous est attribuée et vous devez également choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système Speak Up par Internet ou par téléphone, et accéder à votre signalement d’origine pour ajouter des détails supplémentaires et répondre aux questions que l’entreprise peut avoir pour l’aider à résoudre les problèmes en cours.

Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de l’entreprise. L’entreprise et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations ne seront pas seulement identifiées, mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance de Speak Up est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

Je n’ai pas accès à Internet. Est-il quand même possible de signaler une préoccupation ?

Vous pouvez déposer un signalement auprès de Speak Up depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet. Vous pouvez déposer votre signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique de Speak Up, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.