Es ist in Ordnung, dich zu Wort zu melden, wenn du der Meinung bist, dass etwas dem Unternehmen, einem Mitarbeiter oder dir selbst schaden könnte. Wenn eine solche Situation eintritt, ist es unerlässlich, dass du aktiv wirst. Schau niemals weg, auch wenn du nicht ganz sicher bist.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Ebenen, dein Anliegen vorzubringen. Wähle den Weg, der für dein Anliegen vorgesehen ist, und mit dem du dich am wohlsten fühlst.

• Vorzugsweise, gib der entsprechenden Person ein Feedback. Kleinere Probleme lassen sich in der Regel am besten auf diese Weise lösen.
• Bist du der Meinung, dass sich die Situation auf diese Weise nicht klären lässt oder dass es sich um ein schwerwiegenderes Problem handelt? Wende dich an deinen Vorgesetzten oder den nächsthöheren Vorgesetzten. Du kannst auch mit deinem HR-Manager oder dem Ethik- und Compliance-Beauftragten* sprechen. Sie sind da, um zuzuhören und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
  *Möglicherweise stehen dir vor Ort auch andere Möglichkeiten zur Verfügung, z.B. ein|e Vertrauensmann|frau. Zusätzlich zu der Möglichkeit interner Meldungen bietet die lokale Gesetzgebung möglicherweise eine Option, Probleme bei speziellen Behörden zu melden.
• Vermutest du einen potenziellen Verstoß gegen unsere sichere, faire und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung, unsere Richtlinien oder das Gesetz? Ist es dir unangenehm, eine der oben genannten Maßnahmen zu ergreifen? Wenn ja, dann solltest du auf den SHV Speak Up-Service zurückgreifen.

Der SHV Speak Up Service ist für dich da. Dies ist die richtige Stelle, um Bedenken über folgende mögliche Verstöße vorzubringen:

• gegen jegliche Richtlinien und Vorgaben von SHV, der Gruppe oder dem Geschäftsbereich,
• gegen jeglichen geltenden Verhaltenskodex,
• gegen lokale Gesetze, Regeln oder Bestimmungen.

Einige Beispiele sind: Bestechung, Belästigung, Betrug oder Alkoholmissbrauch Wir begrüßen alle Bedenken, die in gutem Glauben vorgebracht werden, auch wenn sich ein Verdacht als unbegründet erweist oder auf andere Weise geklärt wurde. Wir vertrauen darauf, dass du diesen Dienst fair und verantwortungsbewusst nutzt.

Jeder, der das Gefühl oder den Verdacht hat, dass etwas nicht in Ordnung ist, kann über den Speak Up-Service ein Anliegen vorbringen Dazu gehören Mitarbeiter, Auftragnehmer, ehemalige Mitarbeiter, Geschäftspartner und Kunden.

Wir schätzen deine Meinung Deshalb bietet der SHV verschiedene Kanäle für Anliegen an, für den der Speak Up-Service nicht geeignet ist.

• Wenn du mit Managemententscheidungen, wie Beförderungen, Reorganisationen und Gehaltsverhandlungen, nicht einverstanden bist → Wende dich an deinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung. Wenn diese Entscheidungen gegen unsere Richtlinien oder das Gesetz verstoßen, nutze den Speak Up-Service.
• Im Falle einer unmittelbaren Bedrohung → Wende dich bitte an die öffentlichen Notfalldienste und rufe gegebenenfalls eine Ambulanz oder die Polizei.

Der Speak Up Service ist auf zwei Wegen erreichbar:

• Ruf die Speak Up-Hotline an.
  • Bei einem Anruf auf die Speak Up-Hotline kannst du deine Sprache wählen und (über einen Dolmetscher) mit einem Sachbearbeiter sprechen. Sie werden dir zuhören und evtl. zusätzliche Fragen stellen.
  • Klicke auf der SHV Speak Up-Startseite auf die Schaltfläche „Ein Anliegen telefonisch mitteilen“, um die Telefonnummer für dein Land zu suchen. Die Anrufe sind gebührenfrei und die Hotline ist das ganze Jahr über rund um die Uhr erreichbar.
• Einen Bericht online auf der Speak Up-Website einreichen
  • Melde dein Anliegen über die Schaltfläche „Ein Anliegen online mitteilen“ auf der SHV Speak Up Startseite. Dort musst du mehrere Fragen beantworten, bevor du das Formular abschicken kannst.

Bitte teile dein Anliegen über die Speak Up-Website mit. Erwähne in dem Bericht, dass die Telefonnummer nicht funktioniert hat oder für deinen Standort keine Telefonnummer aufgeführt ist, damit wir das Problem beheben können.

Alle Anrufe werden von unabhängigen externen Betreibern von NAVEX beantwortet, dem Unternehmen, das im Auftrag von SHV Holdings die Speak Up-Hotline und die Website bereitstellt. Sie werden eine Zusammenfassung deines Telefongesprächs an das SHV Speak Up-Team senden.

Alle online eingereichten Berichte werden zunächst von NAVEX geprüft und anschließend an das SHV Speak Up-Team geschickt.

Dein Bericht an uns sollte so ausführlich wie möglich sein. Sei so sachlich wie möglich. Es ist eine große Hilfe, wenn du folgende Fragen beantworten kannst:

• Was ist passiert?
• Wo ist es passiert?
• Wann ist es passiert?
• Ist dies ein andauerndes Problem?
• Wer ist beteiligt?
• Gab es Zeugen?
• Welche Beweise sind vorhanden?

Wir begrüßen es, wenn du deinen Namen und deine Kontaktdaten angibst. Dies erleichtert die Untersuchung. Wenn es dir unangenehm ist, dich zu identifizieren, kannst du dein Anliegen anonym melden. Anonyme Berichte werden mit dem gleichen Ernst untersucht. Allerdings sind anonyme Meldungen aufgrund eben dieser Anonymität manchmal schwieriger zu untersuchen. Zum Beispiel, wenn unsere Informationen nicht ausreichen und wir dich für weitere Angaben kontaktieren müssen.

Wir sorgen auf verschiedene Weise für deine Sicherheit:

Anonymität

Wir garantieren, dass deine Meldung anonym behandelt wird:

• NAVEX stellt sicher, dass dein Anruf nicht zurückverfolgt werden kann.
• NAVEX garantiert, dass keine IP-Adressinformationen auf dich zurückverweisen.
• Speak Up-Berichte von deinem Computer werden über einen verschlüsselten Internet-Port übertragen und enthalten keine Benutzerangaben.
• NAVEX wird die Informationen zu keinem anderen Zweck verwenden, als sie SHV zur Verfügung zu stellen.

Vertraulichkeit

SHV gibt Informationen nur an Personen weiter, die im Rahmen der Untersuchung davon erfahren müssen.

Die Ermittlungen konzentrieren sich auf Fakten. Das SHV Speak Up-Team prüft 1. ob eine Behauptung den Tatsachen entspricht und 2. ob unser sicheres, faires und vertrauenswürdiges Arbeitsumfeld, unsere Richtlinien oder das Gesetz verletzt wurden. Wir führen unsere Untersuchungen in unabhängiger, fairer und unvoreingenommener Weise durch. Wir respektieren alle beteiligten Parteien.

Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen

Wenn jemand versucht, dich zu verletzen oder dir zu schaden, nachdem du ein Bedenken gemeldet hast, handelt es sich um Vergeltungsmaßnahmen. Dies kann sehr subtil und sogar unbeabsichtigt sein.

Wir verbieten Vergeltungsmaßnahmen. Daher muss jeder, der ein Anliegen vorbringt, so behandelt werden, als ob kein Bericht eingereicht worden wäre. Es spielt keine Rolle, ob sich ein Bedenken später als unbegründet, falsch oder fehlgeleitet herausstellt.

Wenn gegen dich Vergeltungsmaßnahmen jedweder Art ergriffen wurden, dann melde dies bitte direkt der Geschäftsleitung. Fülle dazu ein neues Formular aus oder füge dem bereits vorhandenen Bericht eine Folgemeldung hinzu.

Leider erhalten wir manchmal Berichte, die nicht nur unzutreffend, sondern vorsätzlich falsch sind. Du solltest wissen, dass wir streng auf den Missbrauch von Speak Up reagieren.

Wenn Du über den Speak Up-Service ein Anliegen vorgebracht hast, kannst du mit den nächsten Folgeschritten rechnen:

1. Bearbeitung und Weiterleitung: Dein Bericht wird unabhängig von einem Mitglied des NAVEX-Teams bearbeitet und sicher an das SHV Speak Up-Team gesendet.
2. Erste Überprüfung: Das SHV Speak Up-Team arbeitet völlig unabhängig und weiß, wie dein Bericht zu bewerten ist.
3. Zuordnung eines Sachbearbeiters: Das SHV Speak Up-Team weist deinen Bericht der Person zu, die ihn am besten bearbeiten kann. Die Abteilung für Ethik & Compliance wird den Vorgang überwachen, um sicherzustellen, dass die Angelegenheit gerecht und zeitnah behandelt wird.
4. Untersuchung und Maßnahmen: Der Sachbearbeiter untersucht deinen Bericht und tut sein Bestes, um alle Fakten der Geschehnisse zu verstehen. Falls erforderlich, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, wie z.B. Beratung, Verbesserung einer Situation, Erhöhung der Sicherheitsmaßnahmen oder eine offizielle Warnung.
5. Feedback an dich als Meldender: Wir werden dich während der Untersuchung regelmäßig auf dem Laufenden halten. Wir werden dir mitteilen, sobald die Untersuchung abgeschlossen ist. Ruf die Hotline an oder melde dich mit deinem Berichtsschlüssel auf der Speak Up-Website an, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Dein Unternehmen wird deine Bedenken durch einen unabhängigen Sachbearbeiter untersuchen lassen. Dabei kann es sich um jemanden innerhalb der Organisation oder um eine unabhängige Person oder Stelle außerhalb des Unternehmens handeln. Der Fall wird mindestens eine Managementstufe über der Ebene behandelt, von das Anliegen ausging.

Nachdem du deinen Speak Up-Bericht telefonisch oder online eingereicht hast, bitten wir dich, auch den Fortgang zu verfolgen. Wir werden unser Bestes tun, um dich auf dem Laufenden zu halten, jedoch können wir aufgrund von Datenschutzbestimmungen nicht immer alle Einzelheiten mitteilen.

Du erhältst eine eindeutige Vorgangsnummer, den sogenannten Berichtsschlüssel. Du wirst auch aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Mit dem Berichtsschlüssel und dem Passwort kannst du zur Speak Up-Hotline bzw. zur Website zurückkehren, um den Stand deines Berichts zu prüfen oder zusätzliche Informationen bereitzustellen.

Du erhältst nach dem Absenden deines Berichts einen Berichtsschlüssel und wirst aufgefordert, ein Passwort zu erstellen.

Wenn du deinen Berichtsschlüssel oder dein Passwort verloren oder vergessen hast: Reiche bitte einen neuen Bericht ein und teile darin mit, dass sich der neue Bericht auf eine von dir zuvor eingereichte Meldung bezieht. Dies ist erforderlich, da wir zum Schutz der Privatsphäre aller Beteiligten keine Aufzeichnungen über Passwörter und Berichtsschlüssel führen.

SHV hat NAVEX unter Vertrag genommen. Dabei handelt es sich um ein international tätiges Unternehmen, das sichere und vertrauliche telefon- und webbasierte Systeme anbietet.

NAVEX ermöglicht es, Verstöße gegen unsere sichere, faire und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung, gegen unsere Richtlinien oder gegen das Gesetz problemlos zu melden.

Die Speak Up-Hotline und die Meldewebsite von NAVEX sind 24 Stunden am Tag, sieben Tagen in der Woche verfügbar. Sie bietet Dolmetscherdienste für Telefon- und Webberichte in verschiedenen Sprachen an.

Die Aufgaben von NAVEX sind:

• Bereitstellung von telefonischen und webbasierten Optionen, über die Menschen potenzielle Verstöße gegen unsere sichere, faire und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung, unsere Richtlinien oder das Gesetz melden können.
• Schutz der Identität von Meldenden, die anonym bleiben wollen.
• Bereitstellung von Dolmetscherdiensten für Meldende, die in einer anderen Sprache als Englisch berichten möchten.
• Weiterleitung aller gemeldeten Anliegen an das SHV Speak Up-Team zur Untersuchung und weiteren Bearbeitung.
• Einstellung des SHV Speak Up-Teams als Mittelsmann für die Kommunikation mit Meldenden, die anonym bleiben möchten.

Es ist NICHT Aufgabe von NAVEX, Maßnahmen zur Lösung des Problems zu ergreifen. Die Bearbeitung eines Anliegens ist Aufgabe des SHV Speak Up-Teams.

Speak Up ist in der Hauptsache ein Teil unserer Kultur. Mit Speak Up schaffen wir ein sicheres, faires und vertrauenswürdiges Arbeitsumfeld. Gemeinsam. Es hilft uns, potenzielle Probleme schnell anzugehen. Als Führungskraft hast du eine wichtige Rolle bei der Förderung einer Speak Up-Kultur in deinem Team.

Wenn du wissen möchtest, wie, können dir diese Tipps weiterhelfen:

Sprich darüber.

• Sei verfügbar und sprich mit deinen Mitarbeitern, damit sie sich daran gewöhnen.
• Verwende Begriffe wie „wir“.
• Gib ehrliches Feedback.

Zeige Engagement und handle.

• Höre unvoreingenommen zu.
• Handle gerecht und zuverlässig.
• Erkläre deine Entscheidungen.
• Frage deine Mitarbeiter nach ihren Ideen und Meinungen.

Gehe mit gutem Beispiel voran.

• Sprich deine Mitarbeiter auf Unruhe, unbequeme oder unangemessene Situationen an. Sonst werden sie nur noch schlimmer.
• Denke über dein eigenes Verhalten nach und darüber, wie dein Sprachgebrauch oder dein Verhalten andere beeinflussen könnte.
• Übernimm Verantwortung, sprich offen über die Fehler, die du machst.

Wenn ein Mitarbeiter ein Anliegen teilt, belastet es ihn wahrscheinlich schon längere Zeit. Ermutige ihn zu diesem Schritt und lobe ihn dafür. Bei Speak Up ist Reden genauso wichtig wie Zuhören.

Lass dich von den folgenden Tipps leiten:

• Nimm dir Zeit, oder plane gegebenenfalls ein persönliches Gespräch.
• Höre gut zu und zeige dies auch.
• Fasse das Gesagte zusammen, um zu überprüfen, ob du das Anliegen verstanden hast.
• Vergewissere dich, dass du alle benötigten Informationen hast. Verwende dazu die nachstehende Checkliste.
• Danke dem Mitarbeiter für die Mitteilung.
• Erkläre, welche Schritte du nun unternehmen und wann du wieder in Kontakt treten wirst.
• Führe das Gespräch respektvoll und halte es vertraulich.

Checkliste: Stelle sicher, dass du alle relevanten Informationen erhalten hast.

• Was ist passiert?
• Wo ist es passiert?
• Wann ist es passiert?
• Ist dies ein andauerndes Problem?
• Wer ist beteiligt?
• Gab es Zeugen?
• Welche Beweise sind vorhanden?

Lies auch den Leitfaden für Führungskräfte, um herauszufinden, welche Schritte zu unternehmen sind.

Lass demjenigen, der ein Anliegen mitteilt, erkennen, dass du etwas unternehmen wirst, und behandle das Anliegen vertraulich und mit Respekt. Erkläre, welche Informationen du mit wem teilen wirst. Stelle sicher, dass der Mitarbeiter die möglichen Auswirkungen versteht.

Die Vertraulichkeit muss in jeder Phase berücksichtigt werden. Stelle sicher, dass nur die Personen Informationen erhalten, die zur Lösung des Problems benötigt werden. Halte den Namen und die Identität der Person, die das Anliegen geteilt hat, nach Möglichkeit geheim. Gib Namen nur dann bekannt, wenn dies für die Folgemaßnahmen unbedingt erforderlich ist.

Wenn du das geteilte Anliegen vollständig verstanden hast, kannst du beurteilen, ob du den Bericht selbst bearbeiten kannst. Bitte im Zweifelsfall um Unterstützung.

Checkliste: Fragen zur Eskalation

• Sind leitende Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt?
• Hat das Anliegen mit Betrug oder mit Buchführungsfragen zu tun?
• Sind der Ruf, die Integrität, der Betrieb oder die Finanzen des Unternehmens ernsthaft gefährdet?
• Ist die faire, sichere und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung ernsthaft gefährdet?
• Werden normale Verfahren oder Kontrollen absichtlich umgangen?

Wenn du eine oder mehrere dieser Fragen mit „ja“ beantworten kannst, raten wir dir, um Unterstützung zu bitten. Du kannst dich zum Beispiel an die Personalabteilung, den Ethik & Compliance-Beauftragten, die Rechtsabteilung oder das leitende Management wenden.

Wenn du davon überzeugt bist, dass keine Eskalation erforderlich ist, kannst du dich selbst um das Problem kümmern.

1. Kommuniziere zu allen Themen offen, aber unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit.
   
   Das bedeutet Transparenz darüber, mit wem du worüber sprichst, welche Schritte du unternehmen wirst und warum. Kommuniziere zuerst, wenn du etwas verbessern, ändern oder ein Problem lösen willst. Dies gilt für alle Themen, groß oder klein. Mach dies zur Grundlage deines Handelns.

2. Informiere den betreffenden Mitarbeiter über die von dir geplanten Schritte, aber denke dabei immer an die Wahrung der Privatsphäre aller Beteiligten.
   
   Informiere den Mitarbeiter über die Maßnahmen, die du ergriffen hast, und über ihr Ergebnis. Damit zeigst du, dass du etwas unternommen hast und du bleibst in Kontakt. Wenn du Disziplinarmaßnahmen in Betracht ziehst, wende dich bitte an die Personalabteilung.

3. Nachdem alles geregelt ist, informiere den Mitarbeiter darüber in einem vertraulichen Gespräch.
   
   Danke ihm/ihr nochmals für seine/ihre Mitteilung. Bringe deine Hoffnung zum Ausdruck, dass die angebotene Lösung zufriedenstellend ist. Oder erkläre das Ergebnis klar und deutlich. Bewerte den Prozess mit allen beteiligten Parteien. Auf diese Weise verbessern wir unsere Speak Up-Kultur und unsere Verfahren. Stelle sicher, dass das Problem nicht wieder auftritt, dass keine Vergeltungsmaßnahmen* ergriffen werden und dass der Mitarbeiter die nötige Aufmerksamkeit erhält. Diese Nachkontrolle sorgt für die Sicherheit und Gesundheit aller.
   
   * Du hast es mit Vergeltungsmaßnahmen zu tun, wenn jemand den Mitarbeiter wegen eines vorgebrachten Anliegens nachteilig behandelt.

Lies auch den Leitfaden für Führungskräfte, um herauszufinden, welche Schritte zu unternehmen sind.

Wenn du die Punkte unter Frage 4 geprüft hast und Unterstützung von deinen Kollegen benötigst, solltest du in Erwägung ziehen, zuerst den Mitarbeiter zu informieren.

Wähle je nach Art des Anliegens, die am besten geeignete Ansprechperson. Beginne mit Fragen im Zusammenhang mit:

• HR-Themen (wie Mediation, Coaching/Ausbildung, Disziplinarmaßnahmen) > HR
• Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien (wie z.B. Bestechung, Korruption, Vertragsfragen) > Ethik & Compliance und/oder Recht
• Buchhaltungsangelegenheiten oder Missbrauch von Geldern (wie Betrug, Veruntreuung, Diebstahl) > Interne Revision
• Sonstige Themen > Leitendes Management

Wenn du den Vorgang eskalieren möchtest, berate dich mit diesen Abteilungen über die nächsten Schritte, die zu unternehmen sind. Teile die Aufgaben auf und informiere den Mitarbeiter darüber.

Wenn du den Vorgang abschließen kannst, informiere den Mitarbeiter darüber in einem vertraulichen Gespräch. Danke ihm/ihr nochmals für seine/ihre Meldung. Bringe deine Hoffnung zum Ausdruck, dass die angebotene Lösung zufriedenstellend ist. Oder erkläre klar und deutlich das zu erwartende Ergebnis. Frage den Arbeitnehmer, ob eine Nachkontrolle erforderlich ist.

Um sicherzustellen, dass sich jeder sicher äußern kann, vertreten wir eine Politik des Verzichts auf Vergeltungsmaßnahmen. Die beste Vorbeugung ist, die Identität des Meldenden vertraulich zu behandeln. Andernfalls könnte es zu Vergeltungsmaßnahmen kommen.

Wenn jemand den Mitarbeiter wegen eines gemeldeten Anliegens nachteilig behandelt, handelt es sich um Vergeltungsmaßnahmen. Dies kann sehr subtil und sogar unbeabsichtigt sein. Diese Checkliste hilft dir, Vergeltungsmaßnahmen zu identifizieren:

• Wird der Arbeitnehmer ausgeschlossen oder ausgelassen?
• Wird der Mitarbeiter in eine ungünstigere Schicht versetzt?
• Wird der Mitarbeiter nicht für eine Beförderung oder ein Projekt in Betracht gezogen?
• Gibt es Gehaltsanpassungen, wird z.B. ein Bonus verweigert?
• Ist der Mitarbeiter Ziel von Scherzen oder Belästigungen?
• Wird der Mitarbeiter entlassen?

Jeder, der ein Anliegen vorbringt, muss so behandelt werden, als sei kein Bericht eingereicht worden. Als Manager hast du die Pflicht, Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern, indem du unter allen Umständen die Vertraulichkeit wahrst.

Wenn du glaubst, dass du oder dein Mitarbeiter mit Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art konfrontiert wurdest, dann handle fair und respektvoll. Sprich mit der/den Person(en), die Vergeltung üben. Erkläre, dass es wichtig ist, über Bedenken zu sprechen, da dies dazu beiträgt, ein sicheres, faires und vertrauenswürdiges Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten.

Wenn du Hilfe brauchst, dann wehre dich nicht, sondern bitte um Hilfe. Dein eigener Vorgesetzter, HR- oder Ethik- und Compliance-Beauftragter steht dir mit Rat bzw. Unterstützung zur Seite. Wenn du fachkundigen Rat benötigst, kannst du dich an jede zuständige Expertenfunktion wenden, z. B. an die Rechtsabteilung, die Interne Revision, die IT oder die Schadenverhütung. Wenn du niemanden hast, an den du dich wenden kannst, kannst du dein Anliegen über den Speak Up-Service selbst vorbringen.