Ofte stillede spørgsmål

Om EthicsPoint

Hvad er EthicsPoint?

EthicsPoint er et omfattende og fortroligt rapporteringsredskab, der er skabt af NAVEX til at hjælpe ledelse og medarbejdere med at samarbejde om at håndtere bedrageri, misbrug og anden forkert adfærd på arbejdspladsen, mens man opretholder og fremmer et positivt arbejdsmiljø.

Hvorfor har vi brug for et system som EthicsPoint?

  • Smurfit Kappa sætter stor pris på medarbejdere, der taler ud om eventuelle bekymringer, der kan have brug for at blive løst i organisationen. Vi er forpligtet til at sikre, at alle medarbejdere har mulighed for at indberette forseelser eller potentielle forseelser, og når det sker, kunne gøre det på en måde, hvor de føler, at de får støtte og ikke frygter gengældelse eller repressalier. Ved at skabe åbne kommunikationskanaler fremmer vi et støttende arbejdsmiljø, som gør det muligt for os at drive vores forretning på en fair måde med integritet og respekt for loven og vores værdier.
  • I tillæg til vores egne værdier, loyalitet, integritet, og respekt skal børsnoterede selskaber følge loven om at have et anonymt rapporteringssystem til videregivelse af regnskabs- og revisionsbedragerirapporter direkte til revisionskomitéen.
  • Et effektivt indrapporteringssystem vil øge vores bestræbelser på at fremme en kultur præget af integritet og etisk beslutningstagning.

Rapportering – Generelt

Kan jeg foretage indrapportering via enten internettet eller telefonen?

Ja. Med EthicsPoint har du mulighed for at indgive en fortrolig, anonym rapport enten per telefon eller via internettet.

Hvilke typer situationer skal jeg indberette?

EthicsPoint-systemet er designet til, at medarbejderne kan rapportere overtrædelser af vores bestemte etiske regler eller andre anliggender, du måtte have om rimelige indicier om, at der er blevet, bliver eller vil blive handlet på en forkert måde.

Hvis jeg ser en overtrædelse, skal jeg så ikke bare anmelde det til min leder, sikkerhedsafdelingen eller personaleafdelingen, så vedkommende kan håndtere det?

Når du observerer en adfærd, som du mener, overtræder vores etiske regler, forventer vi, at du rapporterer det. Du skal fortrinsvis forelægge sagen for din direkte leder, HR-repræsentant eller et andet medlem af vores ledelsesteam. Vi anerkender dog, at der kan være situationer, hvor du ikke er tryg ved at indberette problemet på denne måde.

Det er under sådanne omstændigheder, at vi introducerer vores Speak Up-tjeneste. Vi ønsker at være sikre på, at du har alle muligheder for at give udtryk for bekymring over rimelige indicier om forseelser gennem en række forskellige kanaler. Denne politik erstatter ikke vores regelmæssige rapporteringslinjer eller klageprocedurer, men hvis du med rimelighed mener, at der er sket, er eller sandsynligvis vil blive begået en forseelse, opfordrer vi dig til at bruge denne tjeneste, så problemet kan løses korrekt.

Hvorfor skal jeg indberette min viden? Hvad får jeg ud af det?

Vi har alle ret til at arbejde i et positivt miljø, og med den ret følger ansvaret for at handle etisk og fortælle det til de relevante personer, hvis nogen ikke opfører sig hensigtsmæssigt. Ved at arbejde sammen kan vi bevare et sundt og produktivt arbejdsmiljø. Forseelser i erhvervslivet kan udgøre en reel trussel for et helt selskab og alle, der arbejder for det.

Ønsker ledelsen virkelig, at jeg indberetter?

Det gør vi bestemt. Vi har faktisk behov for, at du indberetter. Du ved, hvad der sker i vores virksomhed – på både godt og ondt. Du er måske den første, der kender til en bestemt aktivitet, der kan være årsag til bekymring. Din indrapportering kan minimere den potentielle negative indvirkning på virksomheden og vores folk. Desuden kan positive bidrag hjælpe dig med at identificere områder, hvor virksomhedskulturen og resultaterne kan forbedres.

Hvor ender disse rapporter henne? Hvem kan få adgang til dem?

Rapporterne indtastes direkte på EthicsPoints sikre server (en uafhængig virksomhed, der hoster Speak Up-tjenesten) for at undgå mulige sikkerhedsbrud. EthicsPoint gør kun disse rapporter tilgængelige for nogle enkelte, specifikke ansatte i virksomheden, der har til ansvar at evaluere overtrædelsen og stedet for hændelsen. Hver af disse rapportmodtagere er uddannet i at behandle disse rapporter med den allerstørste fortrolighed.

Er dette system ikke blot et eksempel på, at nogen holder øje med mig?

Nej, vi mener, at Speak Up-tjenesten faktisk er en, der passer på dig, vores andre medarbejdere og koncernen selv. Det er en frivillig og fortrolig tjeneste, som giver folk på alle niveauer i organisationen mulighed for at bidrage til at skabe et støttende arbejdsmiljø, som gør det muligt for os at drive vores forretning på en fair måde, med integritet og respekt for loven og vores værdier.

The Speak Up-tjenesten fokuserer på at være et positivt aspekt af vores overordnede filosofi og gør det muligt for os at sikre en sikker, tryg og etisk arbejdsplads. Du opfordres til at søge vejledning om etiske dilemmaer, stille positive forslag samt til at videregive bekymringer. Effektiv kommunikation er vigtig på nutidens arbejdspladser, og dette er et rigtigt godt redskab til at øge den kommunikation.

Vi har omhyggeligt udvalgt det bedste rapporteringsredskab til at imødekomme vores overensstemmelsesforpligtelser, mens vi opretholder et positivt rapporteringsmiljø.

Rapportering, Sikkerhed og fortrolighed

Det er min opfattelse, at enhver rapport, som jeg sender fra en virksomhedscomputer, genererer en serverlog, der viser alle websider, som min pc opretter forbindelse til. Vil denne log ikke identificere mig som ophavsmand?

Speak Up genererer ikke og fastholder ingen interne forbindelseslogbøger med IP-adresser, og derfor er der ingen tilgængelige informationer, der forbinder din computer med Speak Up. Speak Up-tjenesten er faktisk kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en anmelders identitet.

Hvis du føler dig utryg ved at foretage en rapportering fra din arbejdscomputer, har du mulighed for at anvende en computer uden for vores arbejdsmiljø (eksempelvis på en internetcafé, hos en ven osv.) via Speak Ups sikre internetsted. Mange vælger denne mulighed, da generelle data viser, at mindre end 12 % af alle rapporter genereres i arbejdstiden.

Kan jeg indsende en rapport fra hjemmet og stadig være anonym?

En rapport fra hjemmet, en nabos computer eller en internetportal vil stadig være sikker og anonym. En internetportal identificerer aldrig en besøgende med brugernavn, og Speak Up fjerner internetadresser, så anonymiteten bevares fuldstændigt. Derudover er Speak Up-tjenesten kontraktligt forpligtet til ikke at opspore en anmelders identitet.

Jeg er bekymret for, om de oplysninger, jeg videregiver til Speak Up, i sidste ende vil afsløre min identitet. Hvordan kan jeg sikre mig, at det ikke sker?

Speak Up-systemet er designet til at beskytte din anonymitet. Men hvis du ønsker at forblive anonym, skal du som anmelder sikre dig, at selve teksten i anmeldelsen ikke utilsigtet afslører din identitet. F.eks. "Fra min plads ved siden af Jan Smith ..." eller "I mine 33 år ...".

Oplysningerne om dine bekymringer vil kun blive delt med et begrænset antal personer på en streng need-to-know basis. Oplysninger vil kun blive videregivet uden for denne lille gruppe, eller hvis vi er forpligtet til at gøre det ved lov, et statsligt organ eller agentur, et lovkodeks eller af en domstol eller domstol. I nogle tilfælde kan du af en domstol eller en anden domstol blive opfordret til at afgive forklaring vedrørende rapportens genstand.

Er den gratis telefonlinje også fortrolig og anonym?

Ja. Du vil blive bedt om at levere de samme informationer, som du ville give ved en internetbaseret rapport, og en interviewer vil indtaste dine svar på Speak Ups internetsted. Disse rapporter indebærer samme sikkerheds- og fortrolighedsforanstaltninger under leveringen.

Hvad hvis jeg gerne vil identificeres med min rapport?

Der er et afsnit i rapporten, hvor du kan identificere dig, hvis du ønsker det.

Råd og bedste praksis

Jeg er bekendt med nogle personer, der handler uetisk, men det påvirker ikke mig. Hvorfor skulle jeg besvære mig med at indrapportere det?

Vores virksomhed er forpligtet til at fremme etisk adfærd. Alle uetiske handlinger på ethvert niveau skader i sidste ende virksomheden og alle dens medarbejdere, herunder dig selv. Du kan blot tænke på, hvad der er sket i de seneste virksomhedsskandaler, for at se de katastrofale følger, som en tilsyneladende harmløs forsømmelse af etik kan have for en ellers sund virksomhed. Hvis du derfor kender til nogen former for forkert adfærd eller brud på etik, skal du se det som din pligt over for dig selv og dine kollegaer at indberette det.

Jeg er ikke sikker på, om det, jeg har observeret eller hørt, er en overtrædelse af virksomhedens politik, eller om det involverer en uetisk handling, men det virkede bare forkert på mig. Hvad skal jeg gøre?

Indsend en rapport, eller stil dit spørgsmål online eller telefonisk. Speak Up kan hjælpe dig med at indsende din rapport, så den kan blive forstået korrekt. Vi ser hellere, at du indrapporterer en situation, der viser sig at være harmløs, frem for at en mulig uetisk hændelse ikke imødekommes, fordi du ikke var sikker.

Hvad hvis min chef eller en anden leder er involveret i en overtrædelse? Vil vedkommende ikke få rapporten og begynde at dække over den?

Speak Up-systemet og rapportdistributionen er designet således, at involverede parter ikke får oplysning om eller adgang til rapporter, hvor de selv er nævnt.

Hvad hvis jeg kommer i tanke om noget vigtigt ved hændelsen, efter jeg har indsendt rapporten? Eller hvad hvis virksomheden har yderligere spørgsmål til mig i forbindelse med min rapport?

Når du indsender en rapport på Speak Up-websiden eller via telefon, vil du modtage et unikt brugernavn og blive bedt om at vælge en adgangskode. Du kan vende tilbage til Speak Up-systemet igen, enten via internettet eller telefonen og få adgang til den oprindelige rapport, så du kan tilføje yderligere oplysninger eller besvare yderligere spørgsmål, der kan være med at løse uløste problemer.

Vi anbefaler kraftigt, at du vender tilbage til websiden inden for det angivne tidsrum for at besvare virksomhedens spørgsmål. Du og virksomheden er nu indgået i en "anonym dialog", hvor situationer ikke alene bliver identificeret, men de kan løses, ligegyldigt hvor komplekse de er.

Er disse opfølgninger på rapporten lige så sikre som den første?

Al Speak Up-korrespondance er underlagt den samme strenge fortrolighed som den oprindelige rapport og fortsætter under anonymitetsparaplyen, når som helst det er muligt.

Kan jeg stadig indgive en rapport, hvis jeg ikke har adgang til internettet?

Du kan indsende en Speak Up-rapport fra enhver computer med adgang til internettet. Du kan sende den hjemmefra. Mange offentlige steder, herunder offentlige biblioteker, har computere med internetadgang. Hvis du ikke har adgang til, eller ikke føler dig tryg ved at bruge en computer, kan du ringe til den gratis Speak Up-hotline, som er tilgængelig 24 timer i døgnet, 365 dage om året.