За EthicsPoint

Какво е EthicsPoint?

EthicsPoint е цялостно и конфиденциално решение за подаване на сигнали, създадено от NAVEX, за да помага на мениджмънта и служителите да работят заедно срещу измамите, тормоза и другите форми на неприемливо поведение на работното място, като в същото време създават благоприятна работна среда.

Защо се нуждеам от EthicsPoint?

Вярваме, че нашите служители са най-ценният ни актив. Изграждайки отворени канали за комуникация, ние създаваме благоприятна работна среда и увеличаваме производителността.
Една ефективна система за подаване на сигнали би допълнила другите ни усилия за изграждане на култура на почтеност и насърчаване на етичното вземане на решения.

Подаване на сигнал - общи положения

Мога ли да докладвам онлайн или по телефона?

Да, в EthicsPoint можете да подадете конфиденциален и анонимен сигнал по телефона или онлайн.

Какви ситуации следва да докладвам?

Системата EthicsPoint позволява на служителите да докладват всички нарушения на нашия Етичен кодекс, или други проблеми, които ги притесняват.

Ако стана свидетел на нарушение, не трябва ли просто да докладвам на моя началник, охраната, или отдел човешки ресурси и да ги оставя да се справят с него?

Ако станате свидетл но поведение, за което сматате, че нарушава нашия Етичен кодекс, ние очакваме от Вас да го докладвате. В идеалния случай би трябвало да споделите съмненията си с прекия си ръководител. В същото време ние сме наясно, че има обстоятелства, които могат да ви попречат да докладвате проблема по този начин. Нашето партньорство с EthicsPoint е създадено точно за такива случаи. Предпочитаме да докладвате анонимно, отколкото да запазите информацията за себе си.

Защо да докладвам това, което знам? Какво ме засяга?

Всички имаме право да работим в благоприятна работна среда, а с това право идва и отговорността да постъпваме в съответствие с етичните норми и да докладваме до съответните отговорници, ако някой не спазва тези норми. Само с общи усилия можем да поддържаме здравословна и пордуктивна работна среда. Корпоративните злоупотреби могат да застрашат съществуването на цялата компания.

Наистина ли управителите искат от мен да докладвам?

Със сигурност искаме! Всъщност се нуждаем от Вашите сигнали. Вие знаете какво са случва в компанията - както добрите, така и лошите неща. Вие може да притежавате първоначална информация за потенциално тревожна дейност. Вашият сигнал може да минимизира евентуалния негативен ефект върху компанията и персонала. Също така, споделянето на положителна информация може да ни помогне да намерим начини да подобрим корпоративната си култура и представяне.

Къде отиват сигналите? Кой има достъп до тях?

Сигналите се съхраняват директно на защитения сървър на EthicsPoint, за да се избегне компрометиране на сигурността. EthicsPoint предоставя тези сигнали само на специфични лица във фирмата, които имат за задача да ги категоризират в зависимост от вида нарушение и локацията му. Всеки от тези получатели е обучен да пази получената информация като строго конфиденциална.

Не е ли тази система просто още един начин да бъда следен?

Системата EthicsPoint се фокусира върху положителните аспекти на нашата философия и ни позволява да гарантираме сигурна, безопасна и етична работна среда. Препоръчваме Ви да търсите подкрепа в случай на етични противоречия, да давате положителни предложения и да докладвате съмненията си. Ефективната комуникация е от ключово значение за съвременната работна среда и това е един чудесен начин да я подобрим.

Внимателно сме подбрали най-доброто приложение за докладване, което отговаря на нашите задължения за съответствие, като в същото време осигурява благоприятна среда за осъществяване на това докладване.

Защита и конфиденциалност на сигналите

Да разбирам ли, че всеки сигнал, който изпратя от служебен компютър генерира регистрация в сървъра, която показва всяка уеб-страница, която съм посетил и няма ли тази регистрация да ме идентифицира като източник на сигнала?

EthicsPoint не генерира и не поддържа вътрешни регистри с IP адреси, така че не съществува информация, която да свързва Вашия компютър с EthicsPoint. Всъщност, компанията EthicsPoint е задължена с договор да не проследява самоличността на докладващите.

Ако се притеснявате да използвате служебен компютър за подаване на сигнал, може да използвате машина извън работната среда (напр. интернет кафе, машина на приятел и др.), като посетите защитената уеб-страница на EthicsPoint. Много хора избират този вариант, тъй като статистиката показва, че по-малко от 12% от сигналите се подават през работно време.

Мога ли да подам сигнал от вкъщи и да запазя анонимността си?

Сигнал, подаден от вкъщи, от компютъра на съседа, и от всеки друг итернет портал ще остане защитен и анонимен. Интернет порталът никога не идентифицира посетителя по име, а ситемата на EthicsPoint елиминира интернет адресите, така че анонимността е гарантирана. В допълнение, компанията EthicsPoint е задължена с договор да не проследява самоличността на докладващите.

Притеснявам се, че информацията, която предоставям на EthicsPoint в крайна сметка ще доведе до разкриване на самоличността ми. Как ще ми гарантирате, че това няма да се случи?

Системата EthicsPoint е създадена, за да пази Вашата анонимност. Въпреки това, ако държите да запазите самоличнастта си в тайна, Вие, като подател на сигнала, трябва да се уверите, че текстът на сигнала не разкрива самоличността Ви случайно. Например, " от мястото ми до Жан Смит ..." или "за целия си 33-годишен живот ...".

Безплатната гореща телефонна линия също ли е конфиданциална и анонимна?

Да. От Вас се очаква да подадете същата информация, която бихте подали при он-лайн сигнал и оператор ще въведе отговорите Ви в сайта на EthicsPoint. Към тези сигнали се прилагат същите мерки за сигурност и конфиденциалност.

А ако искам да разкрия самоличността си?

Има поле във формуляра, в което можете да се идентифицирате, ако желаете.

Съвети и добри практики

Имам информация за неетично поведение на определени лица, но това не ме засяга лично. Защо да се занимавам да подавам сигнали?

Нашата компания насърчава етичното поведение. Всяко неетично поведение, на всички нива, в крайна сметка вреди на компанията, включително на Вас. Замислете се за скорошни корпоративни скандали и ще се уверите до какви катастрофални последствия за една иначе стабилна компания може да доведе наглед невинно нарушаване на етичните принципи. Ето защо, ако имате информация за нарушения на етичните принципи, считайте за свой дълг към себе си и към колегите си да ги докладвате.

Не съм сигурен дали това, което съм видял или чул представлява нарушение на фирмената политика, или неетично поведение, но просто не ми изглежда правилно. Какво да правя?

Подайте сигнал. EthicsPoint ще Ви помогне да структурирате доклад, който да бъде правилно разбран. Предпочитаме да докладвате ситуация, която да се окаже безобидна, отколкото да оставите неетично поведение непроверено, защото не сте стигурни.

Ами ако моят шеф и други членове на управата са въвлечени в нарушението? Няма ли да получат сигнала и да прикрият следите си?

Системата EthicsPoint е структурирана така, че засегнатите лица не получават информация и достъп до сигнали, в които са упоменати.

Какво става в случай на подаден умишлено или неумишлено фалшив сигнал?

Всички подадени сигнали се разследват внимателно, за да се установи дали са верни. Действия се предприемат само ако се установи, че за дадено твърдение има доказателства. Подаването на умишлено фалшив сигнал се квалифицира като нарушение на съответствието и се санкционера като такова. Моля да имате предвид, че добросъвестен подател на сигнал няма да бъде санкциониран, дори ако в последствие се окаже, че сигналът не е подкрепен с доказателства, т.е. не е верен, или е резултат на недоразумение. Сигналът се разглежда като добросъвестно подаден, когато при подаването му авторът е убеден, че подаваната информация е вярна.

Какво ще се случи, ако докладът е подаден добросъвестно, но се окаже неверен?

Компанията не толерира бъдещи санкции срещу лицата, подали доклад добросъвестно. Моля незабавно се свържете с Вашия отговорник по съответствието, или се обадете на горащата линия, ако смятате, че срещу Вас се налагат санкции след добросъвестно подаден доклад.

Все-пак, моля, уверете се, че когато подавата доклади, те са доколкото е възможно подрепени с факти, обективни, неемоционални и не съдържат правни оценки.

Какво да направя, ако си спомня важно обстоятелство след като съм подал сигнала? Или ако фирмата има допълнителни въпроси към мен относно сигнала?

Когато подадете сигнал на страницата на EthicsPoint или през кол центъра, Вие получавате уникално потребителско име и избирате парола. Можете да се върнете в системата на EthicsPoint или през интернет, или по телефона, и да получите достъп до първоначалния сигнал, за да добавите подробности или да отговорите на въпроси на представител на компанията и да допълните информация, която би помогнала за разрешаването на неясни положения. Настоятелно Ви съветваме да влезете отново в страницата в указаните срокове, за да отговорите на въпроси на компанията. Сега Вие и компанията водите анонимен диалог, в който проблемите не само се идентифицират, но могат и да бъдат разрешени, независимо от сложността си.

Тези допълнения на сигналите също толкова защитени ли са, колкото и първоначалните сигнали?

Цялата кореспонденция с EthicsPoint е предмет на строги правила за конфиденциалност и анонимност

Мога ли да подам сигнал, ако нямам достъп до интернет?

Можете да подадете сигнал до EthicsPoint от всеки компютър с достъп до интернет. Можете да го направите от вкъщи. Много обществени места, вкл. библиотеки, имат компютри, свързани с интернет. Ако нямате дастъп, или се чувствате некомфортно да използвате компютър, можете да се обадите на безплатната гореща телефонна линия на EthicsPoint, която работи денонощно и целогодишно.