Bir şeyin şirkete, çalışana veya sana zarar verebileceğini hissediyorsan açıkça söylemek doğrudur. Böyle bir durum ortaya çıkarsa aksiyon alman çok önemlidir. Emin değilsen bile bakışlarını asla çevirme.

Endişeni belirtmenin çeşitli yolları ve seviyeleri vardır. Endişenin türüne göre ve bunu bildirirken kendini ne kadar rahat hissettiğine göre endişeni bildirme yolunu seç.

• Tercihen dahil olan kişiye geri bildirim ver. Küçük sorunlarla genellikle en iyi bu şekilde ilgilenilir.
• Bu durumun bu yolla çözülemeyeceğine veya daha ciddi bir sorunla karşı karşıya olduğunu mu düşünüyorsun? Yöneticine veya daha yüksek bir yöneticiye git. Ayrıca İK yöneticinle veya Etik ve Uyum Görevlisi de konuşabilirsin. Dinlemek ve uygun aksiyonu almak için seni bekliyorlar.
  *Yerel durumun Gizli Danışman gibi diğer seçenekler de sunabilir. Dahili bildirimde bulunmaya ek olarak, yerel yasalar bildirim sağlayana; belirlenen yerel makamlara bildirimde bulunma seçeneği sunabilir.
• Güvenilir, adil ve güvenilir çalışma ortamımız, politikalar veya kanunların muhtemel ihlalinden mi şüpheleniyorsun? Yukarıdakileri aksiyonların alınmasından rahatsızlık duyuyor musun? Böyleyse SHV Speak Up Hizmeti’ni kullanabilirsin.

SHV Speak Up Hizmeti senin için burada. Burası aşağıdakiler hakkındaki muhtemel endişeleri bildirmenin yeridir:

• Tüm SHV, Grup veya şirket politikaları ve yönergeleri;
• ilgili tüm iş etiği kuralları;
• yerel yasalar, kurallar veya yönetmelikler.

Bazı örnekler, rüşvet, taciz, yolsuzluk veya alkol kullanımıdır. Rapor asılsız çıksa da veya farklı bir açıdan çözülse de tüm endişelere açık olduğumuzu unutma. Bu hizmeti adil ve sorumlu bir şekilde kullanacağın konusunda sana güveniyoruz.

Bir şeyin doğru olmadığını hisseden veya bundan şüphe duyan herkes endişesini Speak Up kullanarak bildirebilir. Buna, çalışanlar, anlaşmalı taraflar, eski çalışanlar, iş ortakları ve müşteriler dahildir.

Fikrine değer veriyoruz. Bu yüzden SHV, Speak Up Hizmeti’ne uymayan endişeler için çeşitli kanallar sunar.

• Terfiler, düzenlemeler ve maaş gibi yönetim kararlarına katılmıyorsan İK yöneticin ile iletişime geç. Bu kararlar politikamız veya kanunu ihlal ediyorsa Speak Up Hizmeti’ni kullan.
• Bir ani tehdit durumunda lütfen ambulans veya polis gibi acil durum hizmetleri le iletişime geç.

Speak Up Hizmetine iki şekilde erişebilirsin:

• Speak Up telefon hattını ara
  • Speak Up telefon hattını aradığında dilini seçebilir ve operatörünle (bir tercüman aracılığıyla) konuşabilirsin. Seni dinleyecekler ve ek sorular sorabilirler.
  • Ülken için telefon numarasını bulmak için SHV Speak Up ana sayfasından ‘’Share a concern by phone’’ seçeneğine tıkla. Ağlar ücretsizdir ve tüm yıl 7/24 çalışmaktadır.
• Speak Up web sitesinde bir rapor gönder
  • SHV Speak Up ana sayfasında “Share a concern online” seçeneğiyle endişeni rapor et. Formu göndermeden önce birkaç soru alacaksın.

Lütfen endişeni Speak Up web sitesi aracılığıyla paylaş. Raporda telefon numarasının çalışmadığını veya konumunuzun listelenmediğini belirtin, böylelikle düzeltebiliriz.

Tüm aramalar SHV Holdings adına Speak Up telefon hattı ve web sitesini sağlayan şirket NAVEX bağımsız harici operatörleri tarafından yanıtlanır. Telefon konuşmanızın bir özetini SHV Speak Up ekibine gönderecekler.

Çevrimiçi olarak gönderilen tüm raporlar ilk olarak NAVEX tarafından gözden geçirilir ve sonrasında SHV Speak Up ekibine gönderilir.

Raporunu gönderirken bize mümkün olduğunca fazla bilgi ver. Mümkün olduğunca gerçekçi ol. Bu sorulara cevap vermen bize çok yardımcı olacaktır:

• Ne oldu?
• Nerede oldu?
• Ne zaman oldu?
• Bu devam eden bir sorun mu?
• Kimler dahil?
• Görgü tanıkları var mıydı?
• Hangi kanıtlar mevcut?

Adını ve irtibat bilgilerini verirsen memnun oluruz. Bu araştırmayı daha da kolaylaştırır. Kendini tanıtmak konusunda kendini rahat hissetmiyorsan endişeni isimsiz olarak da rapor edebilirsin. İsimsiz raporlar da aynı derecede ciddiye alınır. Ancak isimsiz raporların bazen isimsizlikten ötürü araştırılması daha zordur. Örneğin yeterli bilgiye sahip değilsek ve daha fazla bilgi için sizinle iletişime geçmemiz gerekebilir.

Seni çeşitli şekillerde güvende tutarız:

İsmin saklı kalması

Sana raporunun ismin saklı kalarak ele alınacağını garanti ediyoruz.

• NAVEX, telefon görüşmenin izlenebilir olmamasını sağlar.
• NAVEX, hiçbir IP adresi bilgisinin sana geri yönlendirilmeyeceğini garanti eder.
• Bilgisayarındaki Speak Up raporları güvenli bir İnternet bağlantı noktası üzerinden gelir ve kullanıcı adlarını izlemez veya göstermez.
• NAVEX, bu amaçla SHV’ye sağlamak dışında bilgileri herhangi bir amaçla kullanmayacaktır.

Gizlilik

SHV, bilgileri sadece bilmesi gereken kişilerle paylaşır.

Araştırmalar gerçeklere odaklanır. SHV Speak Up ekibi 1. olarak suçlamanın doğru olup olmadığını ve 2. olarak güvenli, adil ve güvenilir çalışma ortamımız, kanun veya düzenlemelerin ihlal edilip edilmediğini araştırır. Araştırmalarımızı, bağımsız, adil ve yargısız bir şekilde yürütürüz. Dahil olan tüm taraflara saygı duyarız.

Misilleme yapılmaması

Bir endişeni paylaştıktan sonra herhangi biri sana zarar vermeye çalışıyorsa misilleme ile karşı karşıyasınız demektir. Bu, üstü kapalı bir şekilde ve hatta kasıtsız olabilir.

Bir misilleme yapmama politikamız vardır. Bu sebeple,endişesini açıklayan herhangi bir kişi, herhangi bir rapor sunulmamış gibi muamele görmelidir. Bu, endişe daha sonrasında asılsız, hatalı veya yanıltılmış olsa bile fark etmez.

Herhangi bir şekilde misilleme ile karşı karşıya geldiğini düşünüyorsan lütfen bunu Speak Up aracılığıyla ethicsandcompliance@shv.nl adresinden doğrudan yönetime, SHV Kurumsal Etik ve Uyum Direktörüne rapor et. Yeni bir form doldur veya var olan bir rapora ek mesaj ekle.

Maalesef bazen sadece yanlış olmayan, kasten yanlış yapılan raporlar alıyoruz. Speak Up’ın kötüye kullanılmasına katı bir şekilde cevap verdiğimizi bil.

Speak Up Hizmeti’ni kullanarak endişeni bildirdiysen aşağıdaki sonraki adımları bekleyebilirsin:

1. İşleme alma ve iletmeRaporun NAVEX ekibi tarafından bağımsız olarak işleme alınır ve SHV Speak Up ekibine güvenli bir şekilde gönderilir.
2. İlk inceleme:SHV Speak Up ekibi tamamen bağımsızdır ve raporunu nasıl inceleyeceğini bilir.
3. Bir durum görevlisi atama:SHV Speak Up ekibi raporunu onunla ilgilenecek en doğru kişiye atar. Etik ve Uyum departmanı raporunla adil bir şekilde ve zamanında ilgilenildiğinden emin olmak üzere gözlemler.
4. Araştırma ve eylemler:Durum görevlisi raporunu araştırır ve neler olduğunu hakkında tüm gerçekleri anlamak üzere elinden geleni yapar. Gerekirse tavsiye vermek, bir durumu iyileştirmek, güvenlik önlemlerini arttırmak veya resmi bir uyarı vermek gibi uygun aksiyonlar alacağız.
5. Raporcu olarak sana geri bildirim:Araştırma boyunca sana düzenli olarak bilgi vereceğiz. Ve araştırma sonuçlandığında seni bilgilendireceğiz. Bilgi almak için telefon ağını ara veya Rapor Anahtarınla Speak Up web sitesine giriş yap.

Şirketin raporunu bir bağımsız durum görevlisi ile birlikte araştıracak. Bu kişi kurumdan biri veya bağımsız biri veya şirket dışından bir acente olabilir. Durum, rapor edilen endişenin mevcut olduğu yerden en az bir yönetim seviyesi üstünden ele alınacaktır.

Speak Up raporunu çevrimiçi olarak veya telefonla tamamladıktan sonra süreci izlemeni de rica ediyoruz. Seni haberdar etmek için elimizden geleni yapacağız ancak gizlilik düzenlemeleri dolayısıyla her zaman detaylı bilgi sağlayamayız.

Rapor Anahtarı isimli sana özel bir kod alacaksın. Bir parola oluşturman da istenecek. Raporunun durumunu kontrol etmek veya ek bilgi vermek için web sitesine veya Speak Up telefon ağına geri dönmek için bu Rapor Anahtarını veya parolayı kullanabilirsin.

Raporunu gönderdikten sonra bir Rapor Anahtarı alacaksın ve bir parola oluşturman istenecek.

Rapor Anahtarını veya parolanı kaybedersen ya da unutursan: lütfen yeni bir rapor doldur ve daha öncesinde doldurduğun bir raporla ilişkili olduğunu belirt. Bu, herkesin güvenliği için parolaların ve rapor anahtarlarının bir kaydını tutmadığımızdan dolayı gereklidir.

SHV, NAVEX ile anlaşma yaptı. Bu, güvenli, gizli telefon ve web bazlı sistemler sunan uluslararası çalışan bir şirkettir.

NAVEX, güvenli, adil ve güvenilir çalışma ortamımızın, kanunun veya düzenlemelerin ihlallerinin kolay bir şekilde raporlanmasını mümkün kılar.

Speak Up telefon ağı ve raporlama NAVEX web sitesi 7 gün, yirmi dört saat hizmet vermektedir. Farklı dillerde telefon ve web raporlaması için tercüme hizmetleri sunar.

NAVEX’in görevleri:

• İnsanların güvenli, adil ve güvenilir çalışma ortamımızın, kanunun veya düzenlemelerin muhtemel ihlallerini rapor edebildiği telefon ve web bazlı seçenekler sunmak.
• İsimsiz kalmak isteyen rapor edenlerin kimliğini korumak.
• İngilizce'den farklı bir dilde rapor etmek isteyenlere tercüme hizmeti sunmak.
• Araştırma ve raporla ilgilenmek için tüm endişeleri SHV Speak Up ekibine yönlendirme.
• Bir aracı olarak isimsiz kalmak isteyen bir rapor eden kişiyle SHV Speak Up ekibinin iletişim kurmasını sağlamak.

Bu endişeyi gidermek için aksiyon almak NAVEX'in görevi DEĞİLDİR. Bir endişe ile ilgilenmek SHV Speak Up ekibinin sorumluluğudur.

İlk ve en önemlisi Speak Up kültürümüzün bir parçasıdır. Speak Up ile güvenli, adil ve güvenilir bir çalışma ortamı oluştururuz. Hep birlikte. Herhangi bir muhtemel sorunu hızlı bir şekilde gidermemize yardımcı olur. Bir yönetici olarak ekibinde bir Speak Up kültürü canlandırmak önemli bir görevindir.

Nasıl yapacağınızı öğrenmek istiyorsanız bu ipuçları sana yol gösterebilir.

Bunun hakkında konuş

• Müsait ol, çalışanlarla konuş böylelikle buna alışırlar
• ‘’Biz’’ açısından konuş
• Dürüst geri bildirim ver

İlgili ol ve gerekeni yap

• Dinle (açık bir zihinle)
• Adil ve güvenilir davran
• Kararlarını açıkla
• İnsanlara düşünceleri ve fikirlerini sor

Örnek ol

• Huzursuzluk, rahatsızlık veren ve uygunsuz durumlar ile ilgilen. Diğer türlü durum daha kötüye gider.
• Kendi davranışında yansıt ve konuşman ve davranışların diğerlerini etkileyebilir.
• Sorumluluk al, yaptığın hatalar konusunda açık ol.

Bir çalışan endişesini paylaşırsa muhtemelen uzun bir süredir onun aklındadır. Cesaretlendir ve bu adımı öv. Speak Up konuşmak ile ilgili olduğu kadar dinlemek ile de ilgilidir.

Aşağıdaki ipuçlarının sana yol göstermesine izin ver:

• Zamanını ayır veya gerekirse bir toplantı planla.
• Dikkatli bir şekilde dinle ve dinlediğini göster.
• Endişeyi anladığını doğrulamak için özetle.
• Tüm bilgilere sahip olduğundan emin ol ve emin olmak için aşağıdaki listeyi kullan.
• Paylaştığı için çalışana teşekkür et.
• Sonraki adımının ne olduğunu ve tekrar ne zaman irtibata geçeceğini açıkla.
• Sohbetinize saygıyla yaklaşın ve gizli tut.

Liste: İlgili tüm bilgileri aldığınızdan emin ol

• Ne oldu?
• Nerede oldu?
• Ne zaman oldu?
• Bu devam eden bir sorun mu?
• Kimler dahil?
• Görgü tanıkları var mıydı?
• Hangi kanıtlar mevcut?

Hangi adımların atılacağını görmek için yöneticiler için Kılavuzu da kontrol et.

Biri endişesini paylaşırsa aksiyon aldığını göster ve bununla gizli ve saygılı bir şekilde ilgilen. Hangi bilgileri kiminle paylaşacağını açıkla. Çalışanın muhtemel uygulamaları anladığından emin ol.

Gizlilik her adımda dikkate alınmalıdır. Sadece bilmesi gereken kişilere bilgi verdiğinden emin ol. Mümkünse endişesini paylaşan kişinin adını ve kimliğini gizli tut. Yalnızca, bu, takip eden eylemler için kesinlikle gerekliyse, isimleri paylaş.

Paylaşılan endişeyi tam olarak anladıysan raporla kendi kendine ilgilenip ilgilenemeyeceğini değerlendirebilirsin. Şüpheliysen destek alabilirsin.

Liste: Üst merciye iletilmesi gereken sorular

• Şirketin üst düzey yetkilileri buna dahil mi?
• Dolandırıcılık veya muhasebe konularıyla ilgili mi?
• Şirketin itibarı, güvenilirliği, operasyonları veya finansmanı ciddi risk altında mı?
• Adil, güvenli ve güvenilir çalışma ortamı ciddi risk altında mı?
• Normal prosedürler veya kontroller kasıtlı olarak ihlal edilir mi?

Bu sorulardan bir veya daha fazlasına ‘evet’ diye cevap verebiliyorsan destek almanı öneriyoruz. Örneğin, İK, Etik ve Uyum, Hukuk veya Kıdemli Yönetim’e danışabilirsin.

Bir üst merciye gerek olmadığı konusunda rahatsan sorunla kendin ilgilenebilirsin.

1. Tüm konularda açık iletişim kullan ama gizliliğe dikkat et.
   
   Bu, kimle ve ne hakkında konuştuğun hakkında transparan olduğun anlamına gelir. Hangi adımları ve neden atacağın hakkında. Bir şeyi iyileştirmek, değiştirmek veya çözmek istiyorsan bu her zaman iletişimle başlar. U küçük veya büyük her konuda böyledir. Bu eylemlerinin temelidir.

2. Atmayı planladığın adımlar hakkında çalışanı bilgilendirdiğinden emin ol ancak dahil olanların gizliliğini unutma.
   
   Aksiyon aldığında sonucunu çalışanla paylaş. Aksiyon aldığını göster ve iletişim halinde kal. Disiplin cezası düşünüyorsan lütfen İK’yı dahil et.

3. Her şey ile ilgilenildiyse çalışana özel bir sohbetle bunun bilgisini ver.
   
   Paylaştığı için ona tekrar teşekkür et. Çözümün tatmin edici olduğunu umduğunu belirt. Veya sonucu açık bir şekilde açıkla. Süreci ilgili tüm taraflarla değerlendirin. Bu şekilde Speak Up kültürünü ve prosedürlerini geliştirmeye devam ederiz. Sorunun tekrar ortaya çıkmayacağından ve herhangi bir misillemenin gerçekleşmeyeceğinden ve çalışanın ihtiyacı olan ilgiyi gördüğünden emin ol. Bu gözlemleme herkesi güvende ve sağlıklı tutar.
   
   * Herhangi biri çalışana endişesini paylaşmasından ötürü olumsuz davranıyorsa misilleme ile karşı karşıyasın.

Hangi adımların atılacağını görmek için yöneticiler için Kılavuzu da kontrol et.

4. Soruda açıklanan soruları değerlendirdiysen iş arkadaşlarının desteğine ihtiyacın varsa ilk olarak çalışanı bilgilendir.

Endişenin türüne göre gidilebilecek en doğru kişiyi seç. Aşağıdakilerle ilişkili sorunlarda git:

• İK konuları (aracılık, rehberlik, eğitim, disiplin cezaları) > İK
• Kanun veya politikaların ihlali (örneğin rüşvet, yolsuzluk, sözleşme sorunları) > Etik ve Uyum ve/veya Hukuk Departmanı
• Muhasebe konuları veya fonların kötüye kullanılması (örneğin dolandırıcılık, zimmete geçirme, hırsılık) > Kurumsal Denetleme
• Diğer konular > Üst Yönetim

Endişeyi bir üst seviyeye taşıdıysan atılacak sonraki adım hakkında bu departmana danış. Görevleri böl ve çalışanı bu konuda bilgilendir.

Raporu kapatabilirsen, çalışanı bu konuda gizli bir görüşmede bilgilendirin. Paylaştığı için ona tekrar teşekkür et. Çözümün tatmin edici olduğunu umduğunu belirt. Veya beklenen sonucu açık bir şekilde açıkla. Çalışana daha fazla ilgilenilmesine ihtiyacı olup olmadığını sor.

Herkesin sesini çıkardığından emin ol, missillemeye karşı bir politikamız var. En iyi önlem rapor yapan kişinin kimliğini gizli tutmaktır. Diğer yandan misilleme görebilirsin.

Bir endişeni paylaştıktan sonra herhangi biri bu çalışana paylaşmasından ötürü olumsuz davranıyorsa misilleme ile karşı karşıyasınız demektir. Bu, üstü kapalı bir şekilde ve hatta kasıtsız olabilir. Bu liste misillemeyi anlamana yardımcı olabilir:

• Çalışan hariç mi tutuluyor yoksa dışlanıyor mu?
• Çalışan daha az elverişli bir vardiyaya atandı mı?
• Çalışan bir promosyon veya proje için dikkate alınmıyor mu?
• Maaş ayarlamaları var mı, örneğin bir prim reddedildi mi?
• Çalışan şaka veya taciz konusu mu?
• Çalışan işten çıkarıldı mı?

Endişesini açıklayan herhangi bir kişi, herhangi bir rapor sunulmamış gibi muamele görmelidir. Bir yönetici olarak gizliliği çok ciddiye alarak misillemeyi önlemede önemli bir role sahipsin.

Senin veya çalışanın herhangi bir şekilde misilleme ile karşı karşıya olduğunu düşünüyorsan lütfen bununla adil ve saygılı bir yolla ilgilen. Misillemede bulunan kişi/ler ile konuş. Güvenli, adil ve güvenilir bir çalışma ortamının devamı için endişeleri hakkında konuşmanın önemli olduğunu açıkla.

Yardıma ihtiyacın olursa kendi kendine halletmeye çalışma ve yardım iste. İK veya Etik ve Uyum Çalışanları sana rehberlik ve/veya destek sağlamak üzere hazırlar. Uzman tavsiyesine ihtiyacın varsa uygun uzmana sorabilirsin, örneğin Hukuk Departmanı, Kurumsal Denetleme, BT veya Hasarın Önlenmesi. Danışabileceğin kimse yoksa Speak Up hizmetini kullanarak endişeni paylaşabilirsin.