Sobre a EthicsPoint

Denúncias – Geral

Segurança e confidencialidade das denúncias

Dicas e melhores práticas

Sobre a EthicsPoint

O que é o EthicsPoint?

O EthicsPoint é uma ferramenta de denúncia confidencial criada pela NAVEX para ajudar as empresas a coletar informações enviadas por qualquer parte interessada que deseje enviar uma denúncia de forma segura, transparente e neutra. A NAVEX é uma prestadora de serviços independente da AngloGold Ashanti.

Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint?

  • Acreditamos que nossos empregados são nosso ativo mais importante. Ao criar canais abertos de comunicação, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade.
  • As empresas de capital aberto são obrigadas por lei a ter um canal de denúncia anônimo para lidar com fraudes contábeis e de auditoria.
  • Um sistema de denúncias eficaz reforçará nossos outros esforços para promover uma cultura de compliance e integridade, bem como a tomada de decisões éticas.

Denúncias – Geral

Posso fazer denúncias pela Internet ou por telefone?

Sim, você pode fazer uma denúncia confidencial e anônima por telefone ou pela Internet.

Que tipo de situações devo denunciar?

O sistema EthicsPoint foi desenvolvido para que os empregados e os nossos terceiros possam denunciar qualquer violação do nosso Código de Princípios e Ética Comporativa, bem como de quaisquer outras políticas, padrões ou procedimentos da AngloGold Ashanti. Isto inclui questões relacionadas com conflito de interesses, violações de segurança, suborno e corrupção, fraude e irregularidades, assédio/importunação sexual e danos ambientais.

Você encontrará mais informações no Padrão Speak-up.

Que informações são importantes ao fazer uma denúncia?

Inclua máximo de detalhes possíveis, para garantir que suas preocupações sejam compreendidas e possam ser devidamente investigadas. Isso inclui a natureza da irregularidade, as pessoas envolvidas, datas e locais dos incidentes e quaisquer evidências. Além disso, acrescente como a irregularidade afeta a organização ou as pessoas e se você já a denunciou anteriormente em outro lugar.

Se eu testemunhar uma violação, não devo simplesmente denunciá-la ao meu gerente ou ao departamento de recursos humanos e deixar que eles tratem do assunto?

Quando você observar algum comportamento que acredita violar nosso Código de Ética e Princípios Corporativos, esperamos que você o denuncie. O ideal é que você comunique qualquer preocupação ao seu gerente/supervisor direto ou a outro membro da nossa equipe de gestão ou das equipes de Compliance, Auditoria Interna, RH ou Jurídica. No entanto, reconhecemos que pode haver circunstâncias em que você não se sinta à vontade para relatar o problema dessa maneira. É para essas circunstâncias que fizemos uma parceria com a EthicsPoint. Preferimos que você faça uma denúncia anônima do que guarde a informação para si mesmo.

Por que devo relatar o que sei? O que ganho com isso?

Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo e, com esse direito, vem a responsabilidade de agir de maneira ética e informar às pessoas apropriadas se alguém não estiver agindo de maneira adequada. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável, seguro e produtivo. A má conduta corporativa pode ameaçar a sobrevivência de toda uma empresa.

A administração realmente quer que eu denuncie?

Certamente que sim. Na verdade, precisamos que você faça denúncias. Você pode ter conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e nosso pessoal. Além disso, oferecer contribuições positivas pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho corporativos – uma medida apoiada pela administração e pelo Conselho.

Para onde vão essas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias são inseridas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint para evitar qualquer possível violação de segurança. O EthicsPoint disponibiliza essas denúncias apenas a indivíduos específicos dentro da empresa que são responsáveis por avaliar e investigar a denúncia, com base no tipo de violação e na localização do incidente. As denúncias recebidas são analisadas e avaliadas antes de serem atribuídas a um investigador com as competências e independência adequadas. As investigações são realizadas com o devido cuidado, mantendo a confidencialidade para proteger o denunciante. Cada um dos destinatários dessas denúncias recebeu formação para manter a máxima confidencialidade.

Como posso ter a certeza de que não haverá retaliação?

A AGA proíbe estritamente qualquer forma de retaliação, assédio ou intimidação contra qualquer pessoa que faça uma denúncia ou levante preocupações de boa-fé e protegerá qualquer denunciante de retaliação e discriminação por causa de sua denúncia.

Segurança e confidencialidade das denúncias

Entendo que qualquer denúncia que eu enviar de um computador da empresa gera um registro no servidor que mostra todos os sites aos quais meu PC se conecta. Esse registro não me identificará como o autor da denúncia?

O EthicsPoint não gera nem mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP, portanto, nenhuma informação que vincule seu computador ao EthicsPoint está disponível. Na verdade, o EthicsPoint tem o compromisso contratual de não investigar a identidade do denunciante.

Se você não se sentir à vontade para fazer uma denúncia no computador do trabalho, pode fazê-la por telefone ou usando um computador fora do ambiente de trabalho (como um localizado em um cybercafé, na casa de um amigo etc.) através do site seguro do EthicsPoint.

Posso fazer uma denúncia de casa ou de outro lugar e ainda assim permanecer anônimo?

Uma denúncia feita de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela, e o sistema EthicsPoint remove os endereços da Internet para que o anonimato seja totalmente mantido. Além disso, a EthicsPoint está contratualmente comprometida a não investigar a identidade do denunciante.

Se você não tiver acesso a um computador ou não se sentir à vontade para usá-lo, pode ligar para a linha direta gratuita do EthicsPoint, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano, em vários idiomas.

Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabem revelando minha identidade. Como vocês podem me garantir que isso não acontecerá?

O sistema EthicsPoint foi desenvolvido para proteger o seu anonimato. No entanto, se desejar permanecer anônimo, você – como denunciante – precisa garantir que o conteúdo da denúncia não revele a sua identidade acidentalmente. Seguem-se alguns exemplos de denúncias que podem inadvertidamente identificar o denunciante: “Da minha mesa de trabalho do lado do José da Silva...” ou “Nos meus 33 anos…”.

A linha telefónica gratuita também é confidencial e anónima?

Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia pela Internet, e um entrevistador digitará suas respostas no site da EthicsPoint. Essas denúncias têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas durante o envio.

E se eu quiser ser identificado com a minha denúncia?

Há uma seção no relatório para você se identificar, se desejar.

Dicas e melhores práticas

Não tenho certeza se o que observei ou ouvi é uma violação da política da empresa ou envolve conduta antiética, mas simplesmente não me parece certo. O que devo fazer?

Envie uma denúncia. O EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e enviar sua denúncia para que ela seja devidamente compreendida. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que deixar um possível comportamento antiético passar despercebido por não ter certeza.

E se meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos em uma violação? Eles não receberão a denúncia e começarão a encobrir o caso?

O sistema EthicsPoint e a distribuição de denúncias foram projetados para que as partes implicadas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias nas quais foram mencionadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de enviar a denúncia? Ou se a empresa tiver mais perguntas para mim sobre a minha denúncia?

Quando você faz uma denúncia no site da EthicsPoint ou através do Call Center da EthicsPoint, recebe uma Chave de Acesso e é solicitado a escolher uma senha. Você pode retornar ao sistema EthicsPoint novamente pela Internet ou por telefone e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa e adicionar mais informações que ajudarão a resolver questões em aberto. Recomendamos enfaticamente que você retorne ao site no prazo especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa agora entraram em um “diálogo anônimo”, no qual as situações não são apenas identificadas, mas também podem ser resolvidas, independentemente da complexidade.

Esses acompanhamentos dos relatórios são tão seguros quanto o primeiro?

Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas com a mesma confidencialidade rigorosa da denúncia inicial, seguindo o princípio do anonimato.

E se eu perder minha Chave de Acesso ou esquecer a senha que criei?

Para garantir a segurança e a confidencialidade, se perder a sua Chave de Acesso ou senha, terá de enviar uma nova denúncia. Mencione na nova denúncia que está relacionado com uma outra denúncia ou pergunta que enviou anteriormente.