EthicsPoint - Aperam S.A.

Segurança de Relatórios e Confidencialidade

Sobre a EthicsPoint

O que é EthicsPoint?

O EthicsPoint é uma ferramenta de relatório abrangente e confidencial criada pela NAVEX para auxiliar a gerência e os funcionários a trabalharem juntos no combate à fraude, abuso e outras condutas inadequadas no local de trabalho, enquanto cultivam um ambiente de trabalho positivo.

Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint?

Acreditamos que nossos funcionários são nosso ativo mais importante. Ao criar canais abertos de comunicação, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade.
As empresas de capital aberto são obrigadas por lei a ter um veículo de comunicação anônimo para lidar com fraudes contábeis e de auditoria diretamente com o comitê de auditoria.
Um sistema de comunicação eficaz aumentará nossos outros esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.

Relatórios - Geral

Posso reportar usando a Internet ou o telefone?

Sim. Com o EthicsPoint, você tem a capacidade de arquivar uma denúncia confidencial e anônima por telefone ou pela Internet.

Que tipo de situações devo relatar?

O sistema EthicsPoint é projetado para que os funcionários denunciem qualquer violação do nosso Código de Conduta.

Se eu vir uma violação, não deveria simplesmente denunciá-la ao meu gerente, segurança ou recursos humanos e deixá-los lidar com ela?

Quando você observar algum comportamento que acredite violar nosso código de conduta, esperamos que você o denuncie. Idealmente, você deve apresentar quaisquer preocupações ao seu gerente direto ou a outro membro de nossa equipe de gerenciamento. Reconhecemos, no entanto, que pode haver circunstâncias em que você não se sinta à vontade para relatar o problema dessa maneira. É para essas circunstâncias que fizemos uma parceria com a EthicsPoint.

Por que devo relatar o que sei? O que ganho com isso?

Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo e com esse direito vem a responsabilidade de agir de maneira ética e informar as pessoas apropriadas se alguém não estiver agindo adequadamente. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A má conduta corporativa pode ameaçar a subsistência de toda uma empresa.

A gerência realmente quer que eu relate?

Certamente que sim. Na verdade, precisamos que você comunique. Você sabe o que está acontecendo em nossa empresa - tanto bom quanto ruim. Você pode ter conhecimento inicial de uma atividade que possa ser motivo de preocupação. Seu relato pode minimizar o potencial impacto negativo sobre a empresa e nossos funcionários. Além disso, oferecer contribuições positivas pode ajudar a identificar problemas que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.

Para onde vão esses relatórios? Quem pode acessá-los?

Os relatórios são inseridos diretamente no servidor seguro do EthicsPoint para evitar qualquer possível violação de segurança. A EthicsPoint disponibiliza esses relatórios apenas para indivíduos específicos dentro da empresa que são encarregados de avaliar o relatório, com base no tipo de violação e no local do incidente. Cada um desses destinatários de relatórios teve treinamento para manter esses relatórios na máxima confidencialidade.

Este sistema não é apenas um exemplo de alguém me vigiando?

O sistema EthicsPoint se concentra em ser um aspecto positivo de nossa filosofia geral e nos permite garantir um ambiente de trabalho seguro, protegido e ético. Você é incentivado a buscar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar uma preocupação. A comunicação eficaz é fundamental no local de trabalho de hoje e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação.

Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de comunicação para cumprir nossas obrigações de conformidade, mantendo um ambiente de comunicação positivo.

Segurança de Relatórios e Confidencialidade

Entendo que qualquer relatório que envio de um computador da empresa gera um log do servidor que mostra todos os sites com os quais o meu PC se conecta, e esse log não me identificará como um originador de relatórios?

A EthicsPoint não gera ou mantém nenhum registro de conexão interna com endereços IP, portanto, nenhuma informação ligando seu computador à EthicsPoint está disponível. Na verdade, a EthicsPoint tem o compromisso contratual de não buscar a identidade de um repórter.

Se você se sentir desconfortável em fazer uma denúncia no seu PC de trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do nosso ambiente de trabalho (como um localizado em uma Lanhouse, na casa de um amigo, etc.) através do site seguro do EthicsPoint. Muitas pessoas escolhem essa opção, pois os dados do EthicsPoint mostram que menos de 12% dos relatórios são gerados durante o horário comercial.

Posso fazer uma denúncia de casa e ainda assim permanecer anônimo?

Uma denúncia em casa, no computador do vizinho ou em qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome da tela e o sistema EthicsPoint remove os endereços da Internet para que o anonimato seja totalmente mantido. Além disso, a EthicsPoint tem o compromisso contratual de não buscar a identidade de um repórter.

Estou preocupado que as informações que eu forneço ao EthicsPoint venham a revelar minha identidade. Como você pode me garantir que isso não acontecerá?

O sistema de EthicsPoint é projetado para proteger seu anonimato. No entanto, se você deseja permanecer anônimo, você - como parte denunciante - precisa garantir que o corpo da denúncia não revele sua identidade por acidente. Por exemplo, "Do meu cubo ao lado de Jan Smith..." ou "Nos meus 33 anos...".

A linha telefónica gratuita é confidencial e anónima também?

Sim, você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em um relatório baseado na Internet e um entrevistador digitará suas respostas no site do EthicsPoint. Esses relatórios têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade aplicadas a eles durante a entrega.

E se eu quiser ser identificado com o meu relatório?

Há uma seção no relatório para identificar-se, se desejar.

Dicas e Melhores Práticas

Estou ciente de alguns indivíduos envolvidos com conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que eu deveria me preocupar em relatar isso?

Nossa empresa opta por promover o comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, acaba prejudicando a empresa e todos os funcionários, incluindo você. Você só precisa considerar o que aconteceu nos recentes escândalos corporativos para ver os efeitos desastrosos que um lapso aparentemente inofensivo na ética pode ter em uma empresa que de outra forma seria saudável. Portanto, se você souber de quaisquer incidentes de má conduta ou violações éticas, considere ser seu dever para consigo mesmo e seus colegas de trabalho denunciá-los.

Não tenho certeza se o que observei ou ouvi é uma violação da política da empresa ou se envolve conduta antiética, mas não me parece correto. O que devo fazer?

Apresente um relatório. O EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e arquivar seu relatório para que ele possa ser devidamente compreendido. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que deixar que um possível comportamento antiético passe despercebido porque você não tinha certeza.

E se meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos em uma violação? Eles não receberão o relatório e começarão um encobrimento?

O sistema EthicsPoint e a distribuição de relatórios são projetados de modo que as partes envolvidas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias nas quais foram citadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de fazer a denúncia? Ou e se a empresa tiver mais perguntas para mim em relação ao meu relato?

Quando você faz uma denúncia no site do EthicsPoint ou por meio da Central de atendimento do EthicsPoint, você recebe um nome de usuário exclusivo e é solicitado a escolher uma senha. Você pode retornar ao sistema de EthicsPoint novamente pela Internet ou por telefone e acessar o relatório original para adicionar mais detalhes ou responder perguntas feitas por um representante da empresa e adicionar mais informações que ajudarão a resolver problemas abertos. Sugerimos enfaticamente que você retorne ao site no tempo especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa agora entraram em um "diálogo anônimo", onde as situações não são apenas identificadas, mas também podem ser resolvidas, não importa quão complexas sejam.

Esses acompanhamentos dos relatórios são tão seguros quanto os primeiros?

Todas as correspondências do EthicsPoint são mantidas na mesma estrita confidencialidade que o relatório inicial, continuando sob o guarda-chuva do anonimato.

Ainda posso fazer uma denúncia se não tiver acesso à Internet?

Você pode arquivar um relatório de EthicsPoint a partir de qualquer computador que possa acessar a Internet. Você pode arquivar de casa. Muitos locais públicos, incluindo a biblioteca pública, têm computadores na Internet. Se você não tiver acesso ou não se sentir confortável usando um computador, ligue para a linha direta gratuita do EthicsPoint, que está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.