Jeśli czujesz, że coś mogłoby zaszkodzić firmie, Twojemu współpracownikowi lub bezpośrednio Tobie, powinieneś/powinnaś zabrać głos. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, ważne jest, by podjąć odpowiednie działania. Nigdy nie odwracaj wzroku, nawet jeśli nie jesteś pewien.

Istnieją różne sposoby i szczeble, na których można zgłaszać swoje obawy. Wybierz sposób dla siebie, w zależności od typu obaw, które masz i jak komfortowo czujesz się z ich zgłoszeniem.

• Najlepiej jest poinformować o nim osobę zainteresowaną. Jest to prawie zawsze najlepsze rozwiązanie w przypadku drobnych problemów.
• Czy uważasz, że sytuacja nie może być rozwiązana w ten sposób lub że masz do czynienia z poważniejszą sprawą? Udaj się do swojego przełożonego lub menedżera kolejnego szczebla. Możesz również porozmawiać z menedżerem ds. kadr lub pracownikiem ds. zgodności z przepisami i etyki*. Ich zadaniem jest wysłuchać Cię i podjąć właściwe działania.
  *Lokalne warunki mogą również przewidywać inne opcje, takie jak poufny doradca. Oprócz tego, że zgłoszenia można przekazywać wewnętrznie, prawo miejscowe może zapewniać możliwość przekazywania stosownych informacji wyspecjalizowanym organom lokalnym.
• Czy podejrzewasz potencjalne naruszenie naszego bezpiecznego, sprawiedliwego i zaufanego środowiska pracy, polityki lub prawa? Czy czujesz się nieswojo podejmując któreś z powyższych działań? W takim przypadku powinieneś skorzystać z Usługi SHV Speak Up.

Usługa SHV Speak Up jest do Twojej dyspozycji. Jest to miejsce, w którym można zgłaszać obawy dotyczące potencjalnego naruszenia:

• dowolnych zasad i wytycznych SHV, grupy lub spółki;
• dowolnego kodeksu postępowania, który ma zastosowanie;
• miejscowych praw, reguł i regulacji.

Przykładami takich naruszeń są: przekupstwo, nękanie, oszustwo lub nadużywanie alkoholu. Pamiętaj, że wszystkie zgłoszenia są mile widziane, jeśli zostały dokonane w dobrej wierze, bez względu na wynik dochodzenia lub ich rozwiązanie w inny sposób. Ufamy, że będziesz korzystać z tej usługi w sposób odpowiedzialny i sprawiedliwy.

Jeśli ktokolwiek będzie czuł lub podejrzewał, że coś jest nie tak, może zgłosić swoją obawę za pomocą Speak Up. Dotyczy to zarówno pracowników, kontrahentów, byłych pracowników, partnerów biznesowych, jak i klientów.

Cenimy sobie Twoją opinię. Dlatego też firma SHV oferuje różne kanały zgłaszania obaw, które nie są odpowiednie dla Usługi Speak Up.

• Jeśli nie zgadzasz się z decyzjami kierownictwa, takimi jak awanse, reorganizacje i negocjacje płacowe → skontaktuj się ze swoim przełożonym lub działem HR. Jeśli te decyzje naruszają nasze zasady lub prawo, należy skorzystać z Usługi Speak Up.
• W przypadku bezpośredniego zagrożenia → skontaktuj się z publicznymi służbami ratunkowymi, takimi jak pogotowie ratunkowe lub policja.

Możesz skorzystać z Usługi Speak Up na dwa sposoby:

• Zadzwoń pod numer telefonu Speak Up
  • Podczas połączenia z linią telefoniczną Speak Up można wybrać język i porozmawiać z operatorem (za pośrednictwem tłumacza ustnego). Wysłuchają oni Twojego zgłoszenia i mogą zadać dodatkowe pytania.
  • Kliknij przycisk „Zgłoś obawę przez telefon” na stronie głównej SHV Speak Up, aby znaleźć numer telefonu dla swojego kraju. Linie są bezpłatne i czynne przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, przez cały rok.
• Przesłać zgłoszenie przez stronę internetową Speak Up
  • Zgłoś swoją obawę za pomocą przycisku „Zgłoś obawę przez Internet” na stronie głównej usługi SHV Speak Up. Przed wysłaniem formularza zostaniesz poproszony o udzielenie odpowiedzi na kilka pytań.

Podziel się swoimi obawami za pośrednictwem strony internetowej Speak Up. Wspomnij w zgłoszeniu, że numer telefonu nie działał lub Twoja lokalizacja nie była wymieniona, abyśmy mogli to naprawić.

Wszystkie połączenia są odbierane przez niezależnych operatorów zewnętrznych z firmy NAVEX, która w imieniu SHV Holdings udostępnia linię telefoniczną i stronę internetową Speak Up. Operatorzy ci prześlą podsumowanie rozmowy telefonicznej do zespołu SHV Speak Up.

Wszystkie zgłoszenia przesłane przez Internet są najpierw sprawdzane przez NAVEX, a następnie wysyłane do zespołu SHV Speak Up.

W swoim zgłoszeniu podaj jak najwięcej informacji. Bądź rzeczowy/-a. Bardzo pomocne będzie udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

• Co się stało?
• Gdzie to się stało?
• Kiedy to się stało?
• Czy jest to trwający problem?
• Kto bierze w tym udział?
• Czy byli świadkowie?
• Jakie dowody są dostępne?

Jesteśmy wdzięczni wszystkim, którzy podają swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. To ułatwia nam prowadzenie dochodzenia. Jeśli nie chcesz podawać swoich danych, możesz zgłosić obawy anonimowo. Anonimowe zgłoszenia są traktowane równie poważnie. Czasami jednak anonimowe zgłoszenia są trudniejsze do zbadania z powodu tej anonimowości. Na przykład, jeśli nie mamy wystarczających informacji i musimy skontaktować się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień.

Zapewniamy Ci bezpieczeństwo na różne sposoby:

Anonimowość

Gwarantujemy, że Twoje zgłoszenie jest traktowane anonimowo:

• NAVEX dba o to, aby nie można było śledzić połączenia telefonicznego.
• NAVEX gwarantuje, że żadna informacja o adresie IP nie przekieruje z powrotem do Ciebie.
• Zgłoszenia Speak Up są przesyłane z Twojego komputera przez bezpieczny port internetowy, co chroni je przez możliwością śledzenia oraz zobaczenia nazw użytkowników.
• NAVEX nie będzie wykorzystywał informacji w żadnym innym celu niż udostępnienie ich SHV na potrzeby tego zgłoszenia.

Poufność

SHV udostępnia informacje tylko tym osobom, które muszą je znać.

Dochodzenia są skupione na faktach. Zespół SHV Speak Up sprawdza 1. czy zarzut jest uzasadniony oraz 2. czy doszło do naruszenia naszego bezpiecznego, sprawiedliwego i zaufanego środowiska pracy, prawa lub przepisów. Prowadzimy nasze dochodzenia w sposób niezależny, sprawiedliwy i bezstronny. Szanujemy wszystkie uczestniczące strony.

Zapobieganie działaniom odwetowym

Jeśli ktoś próbuje Ci zaszkodzić lub skrzywdzić po tym, jak podzieliłeś/-aś się swoimi obawami, masz do czynienia z działaniem odwetowym.Może być ono bardzo subtelne, a nawet niezamierzone.

Stosujemy politykę zapobiegania działaniom odwetowym. Dlatego każdy, kto zgłasza obawy, musi być traktowany tak, jakby żadne zgłoszenie nie zostało złożone. Nie ma znaczenia, czy obawa okaże się później bezpodstawna, błędna czy nieuzasadniona.

Jeśli uważasz, że padłeś/-aś ofiarą jakichkolwiek działań odwetowych, zgłoś je bezpośrednio kierownictwu lub poprzez Speak Up. Wypełnij nowy formularz lub dodaj wiadomość uzupełniającą do istniejącego już raportu.

Czasami niestety otrzymujemy zgłoszenia, które są nie tylko nieprawdziwe, ale też celowo niezgodne z prawdą. Wiedz, że na nadużycia Speak Up reagujemy surowo.

Po zgłoszeniu obaw za pośrednictwem Usługi Speak Up możesz spodziewać się następujących dalszych kroków:

1. Przetwarzanie i przekazywanie: Twoje zgłoszenie zostanie przetworzone bezstronnie przez członka zespołu NAVEX i bezpiecznie wysłane do zespołu SHV Speak Up.
2. Wstępna ocena: Zespół SHV Speak Up jest całkowicie bezstronny i wie, jak ocenić Twoje zgłoszenie.
3. Wyznaczenie osoby prowadzącej sprawę: Zespół SHV Speak Up przydziela Twoje zgłoszenie do najbardziej odpowiedniej osoby. Zgłoszenie będzie monitorowane przez dział zgodności z przepisami i etyki w celu zapewnienia, że jest ono rozpatrywane w sposób uczciwy i terminowy.
4. Dochodzenie i działania: Prowadzący sprawę sprawdza Twoje zgłoszenie i dokłada wszelkich starań, aby zrozumieć wszystkie fakty związane z zaistniałym wydarzeniem. W razie konieczności podejmiemy odpowiednie działania, takie jak udzielenie porady, poprawa sytuacji, zwiększenie środków bezpieczeństwa lub wydanie oficjalnego ostrzeżenia.
5. Informacja zwrotna dla Ciebie jako zgłaszającego: Będziemy regularnie informować Cię o postępach w trakcie dochodzenia. Poinformujemy Cię również o zakończeniu dochodzenia. Zadzwoń na linię telefoniczną lub zaloguj się na stronie Speak Up za pomocą Kodu zgłoszenia, aby uzyskać aktualne informacje.

Twoja spółka zbada zgłoszone obawy we współpracy z niezależną osobą prowadzącą sprawę. Może to być ktoś zatrudniony w organizacji, osoba niezależna lub agencja zewnętrzna. Sprawa będzie rozpatrywana na szczeblu zarządzania co najmniej o jeden wyższym niż ten, na którym istnieje zgłoszony problem.

Prosimy o monitorowanie postępów po dokonaniu zgłoszenia Speak Up telefonicznie lub przez Internet. Dołożymy wszelkich starań, aby informować Cię na bieżąco, jednak ze względu na przepisy dotyczące prywatności nie zawsze możemy podać szczegóły.

Otrzymasz unikalny Kod zgłoszenia. Następnie zostaniesz poproszony o utworzenie hasła.Za pomocą tego Kodu zgłoszenia i hasła można sprawdzić stan zgłoszenia lub przekazać dodatkowe informacje za pośrednictwem linii telefonicznej lub strony internetowej Speak Up.

Po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz Klucz zgłoszenia i zostaniesz poproszony/-a o utworzenie hasła.

Jeśli zgubisz lub zapomnisz Kod zgłoszenia albo hasło: złóż nowe zgłoszenie i zaznacz, że jest ono związane z wcześniej złożonym przez Ciebie zgłoszeniem. Nie przechowujemy rejestru haseł i kodów zgłoszenia, aby chronić prywatność wszystkich osób.

SHV zawarł umowę z firmą NAVEX. Jest to międzynarodowa spółka operacyjna, która zapewnia bezpieczne, poufne systemy telefoniczne i internetowe.

NAVEX umożliwia łatwe zgłaszanie naruszeń naszego bezpiecznego, sprawiedliwego i zaufanego środowiska pracy, prawa oraz przepisów.

Linia telefoniczna i strona do przesyłania zgłoszeń NAVEX są dostępne przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Firma zapewnia tłumaczenie ustne w różnych językach na potrzeby telefonicznego i internetowego dokonywania zgłoszeń.

Obowiązki NAVEX obejmują:

• Udostępnienie rozwiązań telefonicznych i internetowych, dzięki którym możliwe jest zgłaszanie potencjalnych naruszeń naszego bezpiecznego, sprawiedliwego i zaufanego środowiska pracy, prawa lub przepisów.
• Ochrona tożsamości zgłaszających, którzy chcą pozostać anonimowi.
• Zapewnienie tłumaczeń ustnych dla osób, które chcą dokonać zgłoszenia w innym języku niż angielski.
• Przekazanie wszystkich zgłoszonych obaw zespołowi SHV Speak Up do zbadania i dalszego prowadzenia.
• Umożliwienie zespołowi SHV Speak Up komunikacji z osobą dokonującą zgłoszenia, która chce pozostać anonimowa, poprzez działanie w charakterze pośrednika.

Rolą NAVEX nie jest podejmowanie działań w celu rozwiązania problemu. Rozpatrywanie zgłoszeń należy do obowiązków zespołu SHV Speak Up.

Speak Up jest częścią naszej kultury. Dzięki Speak Up tworzymy bezpieczne, sprawiedliwe i zaufane środowisko pracy. Wspólnie. Pomaga nam to w szybkim rozwiązaniu wszelkich potencjalnych problemów. Jako menedżer masz do odegrania ważną rolę w rozwijaniu kultury Speak Up w swoim zespole.

Pomogą Ci w tym poniższe wskazówki:

Rozmawiaj

• Bądź dostępny, rozmawiaj z pracownikami regularnie, aby do tego przywykli
• Wypowiadaj się w kategoriach „my”
• Udzielaj szczerej informacji zwrotnej

Wykazuj się troską i działaj

• Słuchaj (z otwartością)
• Działaj sprawiedliwie i rzetelnie
• Wyjaśniaj swoje decyzje
• Pytaj ludzi o ich pomysły i opinie

Dawaj przykład

• Reaguj na niepokoje oraz nieprzyjemne lub niewłaściwe sytuacje. W przeciwnym razie jedynie się pogorszą.
• Zastanów się nad własnym zachowaniem oraz nad tym, jak Twój język lub zachowanie może wpływać na innych.
• Przyjmuj odpowiedzialność, bądź szczery/-a w sprawie popełnianych przez siebie błędów.

Jeśli pracownik dzieli się swoimi obawami, to prawdopodobnie zastanawiał się nad tym już od dłuższego czasu. Wspieraj i pochwal ten krok. Speak Up polega zarówno na mówieniu, jak i na słuchaniu.

Zainspiruj się poniższymi wskazówkami:

• Nie spiesz się lub zaplanuj spotkanie, jeżeli zajdzie taka potrzeba.
• Słuchaj uważnie i pokazuj, że to robisz.
• Podsumuj, aby sprawdzić, czy zrozumiałeś zgłaszane obawy.
• Upewnij się, że posiadasz wszystkie potrzebne informacje i użyj w tym celu poniższej listy kontrolnej.
• Podziękuj pracownikowi za podzielenie się obawą.
• Wyjaśnij swoje kolejne kroki i poinformuj, kiedy się ponownie skontaktujesz.
• Podejdź do rozmowy z szacunkiem i zachowaj dyskrecję.

Lista kontrolna: Upewnij się, że posiadasz wszystkie istotne informacje

• Co się stało?
• Gdzie to się stało?
• Kiedy to się stało?
• Czy jest to trwający problem?
• Kto bierze w tym udział?
• Czy byli świadkowie?
• Jakie dowody są dostępne?

Sprawdź również Wytyczne dla menedżerów, aby dowiedzieć się, jakie kroki należy podjąć.

Jeśli ktoś podzieli się swoimi obawami, pokaż, że podejmujesz działania i traktuj je poufnie oraz z szacunkiem. Wyjaśnij, które informacje i komu będziesz przekazywał. Upewnij się, że pracownik rozumie możliwe konsekwencje.

Na każdym etapie należy uwzględnić konieczność zachowania poufności. Upewnij się, że informujesz tylko te osoby, które muszą wiedzieć. Tam, gdzie to możliwe należy zachować w tajemnicy imię i nazwisko i tożsamość osoby, która podzieliła się obawą. Udostępniaj imiona i nazwiska tylko wtedy, gdy jest to bezwzględnie konieczne dla dalszych działań.

Jeśli w pełni rozumiesz przekazaną obawę, możesz ocenić, czy potrafisz poradzić sobie ze zgłoszeniem samodzielnie. Jeśli masz wątpliwości, poproś o wsparcie.

Lista kontrolna: Pytania do rozważenia przy podejmowaniu decyzji o eskalacji

• Czy w sprawę zaangażowani są kierownicy wyższego szczebla firmy?
• Czy jest to związane z nadużyciami finansowymi czy sprawami księgowymi?
• Czy reputacja, uczciwość, działalność lub finanse firmy są poważnie zagrożone?
• Czy istnieje poważne zagrożenie dla zachowania sprawiedliwego, bezpiecznego i zaufanego środowiska pracy?
• Czy celowo omijane są normalne procedury lub kontrole?

Jeśli odpowiedziałeś „tak” na jedno lub więcej z tych pytań, zalecamy zwrócenie się o wsparcie. Możesz na przykład zwrócić się do działu HR, działu zgodności z przepisami i etyki, działu prawnego lub kierownictwa wyższego szczebla.

Jeśli masz pewność, że żadna eskalacja nie jest potrzebna, możesz poradzić sobie z tym problemem samodzielnie.

1. We wszystkich sprawach używaj otwartej komunikacji, ale pamiętaj o poufności.
   
   Oznacza to transparentność w kwestii tego, z kim i o czym rozmawiasz. A także, jakie kroki podejmiesz i dlaczego. Chcąc coś poprawić, zmienić lub zareagować na zaistniałą sytuację, należy zawsze zacząć od komunikacji. Dotyczy to wszystkich tematów, zarówno tych bardziej, jak i mniej istotnych. To podstawa Twoich działań.

2. Upewnij się, że poinformowałeś pracownika o krokach, które zamierzasz podjąć, ale pamiętaj o prywatności osób, które są w to zaangażowane.
   
   Po podjęciu działań, poinformuj pracownika o ich wyniku. W ten sposób pokazujesz, że podjąłeś działania i pozostajesz w kontakcie. Jeśli rozważasz zastosowanie środków dyscyplinarnych, skontaktuj się z działem HR.

3. Jeśli sprawa zostanie zakończona, należy poinformować o tym pracownika w poufnej rozmowie.
   
   Ponownie podziękuj za podzielenie się obawami. Wyraź nadzieję, że przedstawione rozwiązanie jest zadowalające. Lub dokładnie wytłumacz rezultat. Oceń proces z udziałem wszystkich zainteresowanych stron. W ten sposób nieustannie doskonalimy naszą kulturę i procedury Speak Up. Upewnij się, że sprawa nie wydarzy się ponownie, że nie dojdzie do żadnych działań odwetowych* i że pracownik otrzyma odpowiednią ochronę. Dzięki takiemu nadzorowi, zachowane zostanie bezpieczeństwo i zdrowie wszystkich osób.
   
   * Masz do czynienia z działaniem odwetowym, jeśli ktoś traktuje pracownika mniej przychylnie z powodu podzielenia się przez niego obawami.

Sprawdź również Wytyczne dla menedżerów, aby dowiedzieć się, jakie kroki należy podjąć.

Jeśli rozważałeś kwestie opisane w pytaniu 4 i potrzebujesz wsparcia ze strony współpracowników, rozważ najpierw poinformowanie o tym pracownika.

Wybierz najbardziej odpowiednią osobę, w zależności od charakteru sprawy. Przekaż sprawy związane z:

• Tematy związane z HR (takie jak mediacja, treningi/szkolenia, środki dyscyplinarne) > Dział HR
• Naruszenie prawa lub zasad (np. przekupstwo, korupcja, kwestie umowne) > Dział zgodności z przepisami i etyki i/lub prawny
• Sprawy księgowe lub niewłaściwe wykorzystanie środków (takie jak oszustwo, malwersacja, kradzież) > Audyt wewnętrzny
• Inne tematy > Kierownictwo wyższego szczebla

W przypadku eskalacji sprawy należy skonsultować się z właściwym działem w celu ustalenia kolejnych kroków. Podziel zadania i poinformuj o tym pracownika.

Jeśli możesz zamknąć zgłoszenie, poinformuj o tym pracownika w poufnej rozmowie. Ponownie podziękuj za podzielenie się obawami. Wyraź nadzieję, że przedstawione rozwiązanie jest zadowalające. Lub dokładnie wytłumacz oczekiwany rezultat. Zapytaj pracownika, czy będzie potrzebował/-a dalszego wsparcia.

W celu zapewnienia wszystkim możliwości bezpiecznego zgłaszania obaw, stosujemy politykę zapobiegania działaniom odwetowym. Najlepszym sposobem zapobiegania jest zachowanie w tajemnicy tożsamości osoby zgłaszającej. W przeciwnym razie może dojść do działań odwetowych.

Jeśli ktoś traktuje pracownika mniej przychylnie z powodu podzielenia się przez niego/nią obawami, masz do czynienia z działaniami odwetowymi. Może być ono bardzo subtelne, a nawet niezamierzone. Poniższa lista kontrolna może pomóc w rozpoznaniu działań odwetowych:

• Czy pracownik został wykluczony lub pominięty?
• Czy pracownik został przeniesiony na mniej korzystną zmianę?
• Czy pracownik nie jest brany pod uwagę przy awansie lub projekcie?
• Czy nastąpiła zmiana w wynagrodzeniu, np. odmawia się przyznania premii?
• Czy pracownik jest obiektem żartów lub prześladowań?
• Czy pracownik został zwolniony?

Każda osoba zgłaszająca obawy musi być traktowana tak, jakby żadne zgłoszenie nie zostało złożone. Jako menedżer pełnisz istotną rolę w zapobieganiu działaniom odwetowym poprzez bardzo poważne traktowanie zasad zachowania poufności.

Jeśli uważasz, że Ty lub Twój pracownik spotkaliście się z jakimikolwiek działaniami odwetowymi, proszę potraktuj to w sposób bezstronny i pełen szacunku. Porozmawiaj z osobą lub osobami, które stosują działania odwetowe. Wyjaśnij, że ważne jest rozmawianie o obawach, ponieważ pomaga to utrzymać bezpieczne, sprawiedliwe i zaufane środowisko pracy.

Jeśli potrzebujesz pomocy, zwróć się o nią zamiast zmagać się z problemem samodzielnie. Twój przełożony, dział HR oraz specjaliści ds. etyki i zgodności służą swoją radą oraz/lub wsparciem. Jeśli potrzebujesz specjalistycznej porady, możesz poprosić o nią odpowiedni dział, np. prawny, audytu wewnętrznego, IT lub zapobiegania stratom. Jeśli nie masz do kogo się zwrócić, możesz sam zgłosić swoje obawy korzystając z Usługi Speak Up.