Finn ut mer om Internvarsling@DNB og hvordan det fungerer
I DNB oppfordrer vi medarbeidere og innleid personell til å stille spørsmål og rapportere kritikkverdige og ulovlige handlinger på arbeidsplassen eller bekymringer knyttet til dette. Grunnet regulatoriske krav har DNB utvidet varslingsfunksjonen med anonym elektronisk rapportering.
Rapporteringen ivaretas gjennom et konfidensielt rapporteringsverktøy etablert av NAVEX som gjør det mulig for ledelsen og ansatte å ta opp problemstillinger som svindel, misligheter og annen upassende oppførsel på arbeidsplassen og samtidig utvikle et positivt arbeidsmiljø.
Hvorfor trenger vi Internvarsling@DNB?
I DNB er alle ansatte og innleid personell forpliktet til å gjøre sitt ytterste for å opptre etisk forsvarlig og unngå handlinger som kan skade konsernets omdømme.
For å oppfylle denne forpliktelsen har DNB sørget for kommunikasjonskanaler som gjør det mulig å stille spørsmål og rapportere eventuell avvikende adferd.
Åpne kommunikasjonskanaler skal bidra til å fremme et positivt arbeidsmiljø og oppnå høyest mulig produktivitet. Et effektivt rapporteringssystem vil også bidra til å fremme en kultur for integritet og etiske beslutninger.
Kan jeg sende inn en sak eller be om råd enten via internett eller via telefon?
Ja. Når du benytter Internvarsling@DNB, blir spørsmålet eller bekymringsmeldingen arkivert konfidensielt elektronisk. I tillegg kan du kontakte leder av Konsernrevisjonen i DNB eller BDO Forensic Services per telefon for å få råd.
Kontaktinformasjon:
Tor Steenfeldt-Foss, Konserndirektør Revisjon, Konsernrevisjonen i DNB.
Telefon: (+47) 976 09 767
Marius Fein, Senior Manager Rådgivning BDO
Telefon: (+47) 915 15 841/970 86 000
Hvilken type situasjoner bør jeg rapportere?
Internvarsling@DNB er utformet slik at ansatte og innleide kan rapportere alle brudd på lover, forskrifter og DNBs styringsdokumenter (policyer, retningslinjer, instrukser etc.).
Hvis jeg blir oppmerksom på noe kritikkverdig, bør jeg rapportere det til min nærmeste leder, Konsernsikkerhet eller HR-avdelingen og la dem håndtere det?
Når du observerer adferd som du mener er i strid med våre etiske regler, forventer vi at du rapporterer dette. Normalt bør du ta opp det du er bekymret for med din nærmeste leder, leders leder, eller et annet medlem av ledergruppen i din enhet. Det kan imidlertid være tilfeller der du ikke er komfortabel med å rapportere saken på denne måten. I slike tilfeller har du mulighet til å rapportere gjennom Internvarsling@DNB, enten anonymt eller under fullt navn. Vi vil heller at du rapporterer anonymt enn at du holder opplysningene for deg selv.
Hvorfor bør jeg rapportere det jeg vet? Hva kan jeg oppnå med det?
Vi har alle rett til å arbeide i et positivt miljø, som innebærer ansvar for å handle etisk og informere relevante personer dersom det er noen som ikke oppfører seg forsvarlig. Gjennom samarbeid kan vi opprettholde et sunt og produktivt miljø. Upassende oppførsel på arbeidsplassen kan true hele selskapets eksistens.
Vil ledelsen virkelig at jeg skal rapportere saker?
Det gjør vi virkelig. Vi er faktisk avhengige av at du rapporterer. Du vet hva som skjer i konsernet – både på godt og vondt. Du kan ha kjennskap til en sak som kan gi grunn til bekymring. Din rapportering kan redusere den mulige negative innvirkningen på selskapet og våre ansatte.
Hvem mottar disse rapportene? Hvem har tilgang til dem?
For å hindre mulige sikkerhetsbrudd lagres rapporten på den sikre serveren til Internvarsling@DNB som driftes av NAVEX, en uavhengig tjenesteleverandør i EU. Rapportene gjøres tilgjengelige bare for utvalgte personer i DNB som er ansvarlige for å vurdere rapportene basert på hva slags type sak det er snakk om og hvor hendelsen har funnet sted. Alle mottagere av rapporter har fått opplæring for å sikre at de behandler rapportene strengt konfidensielt.
Er ikke dette systemet bare et eksempel på at noen overvåker meg?
Internvarsling@DNB skal være en positiv del av vår overordnede filosofi og hjelper oss å sikre at vi har en trygg, sikker og etisk arbeidsplass. Du oppfordres til å søke råd om etiske dilemmaer, komme med positive forslag eller dele en bekymring. I dag er effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen helt avgjørende, og dette er et godt verktøy for å forbedre kommunikasjonen.
Vi har gjort en grundig vurdering og valgt det rapporteringsverktøyet som på best mulig måte kan hjelpe oss med å overholde lover og regler og samtidig opprettholde et positivt arbeidsmiljø.
Er det ikke slik at rapporter jeg sender fra en datamaskin på jobben genererer en serverlogg som viser hver nettside PC-en er blitt koblet mot? Vil ikke denne loggen identifisere meg som opphavsmann for rapporten?
Internvarsling@DNB administreres av EthicsPoint (NAVEX) og genererer eller lagrer ingen interne koblingslogger med IP-adresser, slik at det ikke foreligger noen informasjon som kobler din PC til Internvarsling@DNB. Det er kontraktsfestet med EthicsPoint at de ikke har rett til å prøve å finne ut av identiteten til den som har sendt inn en rapport.
Hvis du ikke er komfortabel med å skrive en rapport på din jobb-PC kan du bruke en PC utenfor jobben (for eksempel på en Internett-kafé, hjemme hos en venn, etc.) gjennom det sikre nettstedet Internvarsling@DNB.
Kan jeg sende en rapport hjemmefra og fortsatt være anonym?
Rapporter sendt hjemmefra, fra en nabos datamaskin eller en internett-portal vil fortsatt være sikre og anonyme. En internett-portal identifiserer aldri en besøkende ved dennes skjermnavn, og Internvarsling@DNB-systemet fjerner internett-adresser slik at man fortsatt er helt anonym. Det står også i kontrakten med EthicsPoint at de ikke har rett til å prøve å finne ut av identiteten til den som har sendt inn en rapport.
Jeg er bekymret for om informasjonen jeg gir til Internvarsling@DNB vil avsløre min identitet. Hvordan kan jeg forsikre meg om at dette ikke vil skje?
EthicsPoint-systemet som brukes til å administrere Internvarsling@DNB, er utformet for å beskytte din anonymitet. Hvis du ønsker å være anonym, må du imidlertid – når du sender inn en rapport – forsikre deg om at innholdet i rapporten ikke avslører din identitet ved et uhell. Eksempel: "Fra mitt kontor ved siden av Jan Smith..." eller "i mine 33 år...".
Hva hvis jeg ønsker å bli identifisert med rapporten min?
Det er et avsnitt i rapporten der du kan identifisere deg hvis du vil.
Jeg vet at noen personer er involvert i uetisk adferd, men det påvirker ikke meg. Hvorfor skal jeg ta meg bryet med å rapportere det?
DNB ønsker å fremme etisk adferd. All uetisk adferd, på alle nivåer, vil på et eller annet tidspunkt kunne skade DNB som konsern og alle ansatte og innleid personell, inkludert deg selv. Bare tenk på den senere tids skandaler i næringslivet for å se de katastrofale konsekvensene av etikkbrudd i ellers sunne selskaper. Hvis du er klar over tilfeller av upassende oppførsel eller brudd på de etiske reglene, må du og dine kolleger derfor se det som deres plikt å rapportere saken.
Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt er et brudd på selskapets policy eller innebærer uetisk adferd, men det ser bare ikke riktig ut for meg. Hva bør jeg gjøre?
Meld fra. Internvarsling@DNB-systemet kan hjelpe deg med å utarbeide og sende en rapport slik at den blir forstått riktig. Vi vil heller at du rapporterer en situasjon som viser seg å være ufarlig enn at mulig uetisk adferd ikke blir sjekket fordi du ikke var sikker.
Hva om min sjef eller andre ledere er involvert i et regelbrudd? Vil ikke de få rapporten og prøve å skjule sine spor?
Nei. Internvarsling@DNB og systemet for å distribuere rapporter er utformet slik at de som er innblandet ikke blir varslet eller får tilgang til rapporter der de er nevnt.
Hva om jeg husker noe viktig om hendelsen etter at jeg har sendt inn rapporten? Eller hva om DNB har flere spørsmål til meg om rapporten?
Når du sender inn en rapport på Internvarsling@DNB får du et unikt brukernavn og blir bedt om å velge et passord. Du kan gå tilbake til nettsiden til Internvarsling@DNB igjen og gå inn på den originale rapporten for å legge inn flere opplysninger eller svare på spørsmål stilt av representanter for DNB eller BDO og legge til ytterligere opplysninger som vil bidra til å løse åpne saker. Vi anbefaler sterkt at du returnerer til nettsiden for å svare på spørsmålDu og DNB har nå inngått et "anonym dialog" der situasjoner ikke bare identifiseres, men også kan løses, uansett hvor innviklede de er.
Er denne oppfølgingen like sikker som den første rapporten?
All korrespondanse i saken vil være like strengt konfidensiell som den første rapporten, og du kan forsatt være anonym hvis du ønsker det.