Algemene vragen
Wat is de BASF Compliance Hotline en werkt deze?
De Hotline is een vertrouwelijk kanaal waarlangs u een vraag kunt stellen en/of een probleem kunt melden over feitelijk of mogelijk wangedrag, overtredingen van regels of wetten en BASF-beleidslijnen en de BASF-gedragscode.
BASF heeft een contract gesloten met NAVEX, een onafhankelijk bedrijf, om de hotline wereldwijd te beheren.
Wanneer u het telefoonnummer belt, zal uw oproep beantwoord worden door een vertegenwoordiger van het NAVEX Call Center. Nadat u de taal van uw voorkeur hebt gekozen, zal u aan de hand van een automatische aankondiging door het proces heen worden geleid. Als de taal van uw voorkeur niet beschikbaar is, zal een NAVEX-tolk het gesprek bijwonen om u te helpen met de vertaling van uw probleem in het Engels. Het gesprek kan uitsluitend voor kwaliteitsdoeleinden worden gevolgd, maar gesprekken worden niet opgenomen en vertrouwelijkheid wordt altijd gehandhaafd. Heb geduld met het proces, want wij willen er zeker van zijn dat uw probleem naar behoren wordt gedocumenteerd.
Anders kunt u ook gebruikmaken van de mogelijkheid om uw probleem online of via mobiele opname te melden.
Zodra u telefonisch of via internet een vraag stelt of een probleem meldt bij de Hotline, krijgt u een unieke meldcode en wordt u gevraagd om een wachtwoord te kiezen. Met de code en het wachtwoord krijgt u toegang tot uw melding om de resultaten van een onderzoek of een antwoord op uw vraag te krijgen.
Welke soorten situaties moeten via de Compliance Hotline worden gemeld?
Alle zorgen over mogelijke of daadwerkelijke overtredingen van de wet, het beleid en de richtlijnen van BASF moeten worden gemeld. Als u het ongemakkelijk vindt om uw leidinggevende, het Legal & Compliance team of een andere interne contactpersoon over uw zorgen te spreken, kunt u via de Compliance Hotline een melding doen of een vraag stellen, zelfs anoniem.
Vragen of meldingen kunnen betrekking hebben op elke categorie van onze wereldwijde gedragscode, zoals de omgang met bedrijfseigendommen, antitrustwetgeving, corruptie en omkoperij, gegevens- en informatiebescherming, net als milieu- en mensenrechtenkwesties.
Wie ontvangt de meldingen bij de Hotline en wat gebeurt ermee?
Een elektronische samenvatting van uw melding of vraag wordt alleen ter beschikking gesteld aan specifieke leden van het BASF Compliance Team, die deze zullen beoordelen om te bepalen of verdere actie nodig is. De ontvangers van deze meldingen zijn opgeleid om de verstrekte informatie uiterst vertrouwelijk te behandelen. Afhankelijk van de aard van de melding kan het onderzoek worden toegewezen aan het Legal Department, Human Resources, Corporate Security, Corporate Audit of Corporate EHS.
Onderzoeksteams werken zo efficiënt mogelijk om zaken te onderzoeken en op te lossen. Maar elk onderzoek is anders en dus varieert ook de tijd die nodig is om zaken op te lossen.
Kan ik anoniem blijven? Kan ik een melding doen vanaf een computer in de onderneming of thuis zonder te worden geïdentificeerd?
Ja, als u bij het melden van uw zorgen of het stellen van een vraag anoniem wilt blijven, zullen wij uw verzoek respecteren. NAVEX genereert of onderhoudt geen interne verbindingslogboeken met IP-adressen zodat er geen informatie beschikbaar is die uw computer in verband brengt met de hotline. Als u anoniem wilt blijven, moet u er voor zorgen dat uw melding uw identiteit niet per ongeluk onthult.
De Hotline biedt ook anonieme "Web chats" tussen melders en het onderzoeksteam aan indien aanvullende informatie nodig is en stelt u in staat om na afloop van een onderzoek een bericht te ontvangen. Daarom is het belangrijk om uw melding regelmatig op te volgen met behulp van uw meldcode en wachtwoord.
Hoewel BASF alles in het werk stelt om alle zorgen te goeder trouw grondig te onderzoeken en op te lossen, zijn er gevallen waarin de beller niet genoeg informatie verstrekt waardoor het moeilijk is om een onderzoek in te stellen.
Word ik op de hoogte gebracht van het resultaat van een onderzoek?
Bij de afsluiting van een zaak wordt een bericht geplaatst bij de hotlinemelding waartoe u toegang hebt door de hotline te bellen of in te loggen op de website met uw meldcode en wachtwoord. Het specifieke resultaat van onze onderzoeken en alle eventuele maatregelen zijn vertrouwelijk.
Wat doet de onderneming om mij te beschermen tegen represailles als ik een melding maak?
BASF tolereert geen enkele vorm van represailles tegen iemand die te goeder trouw een probleem meldt of meewerkt aan een onderzoek, zelfs als de beschuldiging uiteindelijk niet gegrond wordt verklaard. Dergelijke represailles worden als ernstig wangedrag behandeld.
U wordt aangemoedigd om advies in te winnen of zorgen te melden zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
Wat moet ik doen als ik mijn meldcode of wachtwoord vergeten ben?
BASF of de externe hotlineprovider kan uw wachtwoord niet geven of dit niet opnieuw instellen, dus is het belangrijk dat u deze deze informatie goed bewaart. Als u uw meldcode of wachtwoord kwijtraakt, moet u een nieuwe melding maken en verwijzen naar uw eerder gemaakte melding (met vermelding van de aard van het probleem en de geschatte datum van de melding, zodat we de eerder ingediende melding nauwkeurig kunnen identificeren).
De website werkt niet op mijn smartphone. Is er een mobiele versie om mijn probleem te melden?
BASF biedt een mobiel opnameformulier om uw zorgen te melden. Gebruik de volgende URL of scan de QR-code om eenvoudig meldingen te doen op uw smartphone:
Wat moet ik doen als het telefoonnummer niet werkt?
In een aantal landen kunnen netwerkbeperkingen van de mobiele telefoonaanbieder ertoe leiden dat u geen verbinding kunt maken met de gratis telefonische Hotline. In dat geval kunt u (1) proberen de Hotline te bellen vanaf een "vaste" (d.w.z. niet-mobiele) telefoonlijn of (2) uw melding online doen via deze website. Geef bij uw melding aan dat het telefoonnummer niet werkte.