Informatie over het BNP Paribas Whistleblowing Platform
Melden – algemeen
Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen
Tips en beste praktijken
Informatie over het BNP Paribas Whistleblowing Platform
Wat is het BNP Paribas Whistleblowing Platform?
Het BNP Paribas Whistleblowing Platform is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingssysteem bedoeld voor medewerkers en bepaalde externe partijen om elke situatie te melden die in strijd is met wetten, voorschriften, de Gedragscode of interne beleidslijnen en/of procedures en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren.
Waarom hebben we een systeem zoals het BNP Paribas Whistleblowing Platform nodig?
BNP Paribas besteedt veel aandacht aan de zorgen van haar medewerkers, klanten, aandeelhouders, leveranciers en het bedrijf als geheel. De Groep is vastbesloten ernaar te luisteren, ze te begrijpen en te trachten deze op een eerlijke en doeltreffende manier aan te pakken.
Daarom blijft de Groep zich inzetten voor het voorkomen, opsporen en bestrijden van onethisch gedrag, elke schending van wetten, voorschriften, de Gedragscode of interne beleidslijnen en/of procedures.
Een effectief meldingssysteem is essentieel voor het handhaven van een veilige werkomgeving, het waarborgen van naleving van de normen van de Groep bij onze acties en het bijdragen aan het versterken van het vertrouwen van onze medewerkers, aandeelhouders en partners.
Melden – algemeen
Hoe kan ik een melding doen via het BNP Paribas Whistleblowing Platform?
Bij het BNP Paribas Whistleblowing Platform kunt u een vertrouwelijke melding doen via het internet of de telefoon (als voor uw land een telefoonnummer beschikbaar is).
Als u hiertoe niet in staat bent, kunt u een melding indienen bij de HR business partner in het geval van HR-kwesties of bij de plaatselijke Compliance Officer voor andere kwesties.
Wat voor soort situaties moet ik melden?
Via het BNP Paribas Whistleblowing Platform kunnen medewerkers en bepaalde externe partijen gevallen van werkelijke of vermeende schending van wetten, voorschriften, de Gedragscode of interne beleidslijnen en/of procedures melden.
Als ik een schending zie, moet ik die dan niet gewoon bij mijn manager melden?
Elke situatie die in strijd is met wetten, voorschriften, de Gedragscode of interne beleidslijnen en/of procedures moet aan uw manager worden gemeld. Als u zich hier niet prettig bij voelt, kunt u uw zorgen melden via het meldingshulpmiddel, desgewenst door een anonieme melding te doen.
Het doen van een melding is een recht en geen enkele medewerker mag direct of indirect worden gesanctioneerd, ontslagen of gediscrimineerd voor het te goeder trouw uiten van een zorg.
Welke informatie moet ik verstrekken?
U moet de precieze informatie verstrekken waarover u beschikt en, waar mogelijk, documenten delen, ongeacht vorm of medium. De verstrekte informatie en documenten moeten rechtstreeks verband houden met het onderwerp van de melding.
Wat gebeurt er met deze meldingen? Wie heeft er toegang toe?
Meldingen worden automatisch doorgestuurd naar het BNP Paribas Whistleblowing Platform op basis van de aard van de melding.
De ontvangers van de meldingen zijn gedragsreferenten van HR in het kader van ‘Respect voor personen’ en referenten van Compliance voor alle andere soorten kwesties. Elke referent is getraind in het vertrouwelijk houden van de meldingen.
De vertrouwelijkheid van de feiten, de identiteit van de klokkenluider en de betrokken personen worden gedurende het hele proces gewaarborgd.
De personen die betrokken zijn bij de afhandeling van meldingen zijn onderworpen aan strikte geheimhoudingsregels.
Is het veilig om een melding te doen?
Ja. Het is veilig om een zorg te melden. Er mogen geen represailles worden genomen tegen een medewerker voor het indienen van een melding. Deze bescherming wordt ook geboden aan elke medewerker die heeft getuigd of bewijsmateriaal heeft geleverd voor het onderzoek.
Een medewerker die van mening is slachtoffer te zijn van represailles op het werk als gevolg van het uiten van een zorg, kan die situatie melden.
Kan ik een kwestie melden als ik geen medewerker ben?
Ja. U kunt nog steeds een melding doen. Het BNP Paribas Whistleblowing Platform kan worden gebruikt door bepaalde externe partijen, volgens de geldende wettelijke bepalingen, en door voormalig medewerkers van de Groep, leveranciers en hun onderaannemers voor situaties tijdens werkgerelateerde activiteiten.
Moet ik ‘Respect voor personen’ of ‘Andere kwesties’ selecteren als mijn zorgen betrekking hebben op beide?
Selecteer het onderwerp dat naar uw mening het belangrijkste inhoudelijke punt van uw zorgen vormt. Deze melding wordt behandeld door een gedragsreferent van HR in het kader van ‘Respect voor personen’ en een WB-referent van Compliance voor andere onderwerpen.
Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen
Ik heb begrepen dat elke melding die ik via een bedrijfscomputer verzend een serverlogboek genereert dat elke website bevat waarmee mijn pc verbonden is geweest. Identificeert dit logboek mij niet als de bron van de melding?
Het BNP Paribas Whistleblowing Platform genereert of onderhoudt geen enkel intern verbindingslogboek met IP-adressen. Er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan het BNP Paribas Whistleblowing Platform koppelt.
Wanneer u het niet prettig vindt om via uw werkcomputer een melding te doen, hebt u de mogelijkheid een computer buiten uw werkomgeving te gebruiken om een melding in te dienen via de beveiligde website van het BNP Paribas Whistleblowing Platform .
Kan ik van thuis een melding doen en toch anoniem blijven?
Ja. Een melding vanuit thuis of via een internetportaal blijft beveiligd en anoniem. Een internetportaal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het BNP Paribas Whistleblowing Platform maakt internetadressen onzichtbaar, zodat uw anonimiteit volledig behouden blijft.
Ik maak me zorgen dat de informatie die ik aan het BNP Paribas Whistleblowing Platform verstrek uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kunt u mij garanderen dat dit niet zal gebeuren?
Het BNP Paribas Whistleblowing Platform beschermt uw anonimiteit. U – als melder – kunt de anonimiteit ook helpen behouden door ervoor te zorgen dat de inhoud van uw melding niet onbedoeld uw identiteit prijsgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries…’ of ‘In mijn 33 jaar…’.
Is de gratis telefonische hotline ook vertrouwelijk en anoniem?
Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via het internet zou opgeven en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van het BNP Paribas Whistleblowing Platform . Voor deze meldingen gelden dezelfde veiligheids- en geheimhoudingsmaatregelen.
Wat als ik mezelf tijdens het doen van een melding bekend wil maken?
Er is een gedeelte in de melding om uzelf bekend te maken als u dat wilt.
Tips en beste praktijken
Ik weet niet zeker of wat ik heb gezien of gehoord een schending is van het bedrijfsbeleid of dat het onethisch gedrag betreft, maar het lijkt me niet correct. Wat moet ik doen?
Aarzel niet om een melding te doen.
Wat moet ik doen als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gedaan? Of als het bedrijf meer vragen voor me heeft over mijn melding?
Wanneer u een melding hebt gedaan via het internet of de telefoon (als voor uw land een telefoonnummer beschikbaar is), ontvangt u een unieke, willekeurig gekozen ‘meldingscode’ en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen. U kunt terugkeren naar het BNP Paribas Whistleblowing Platform via het internet of de telefoon en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer informatie toe te voegen of antwoord te geven op vragen van het BNP Paribas Whistleblowing Platform. We raden nadrukkelijk aan om binnen de opgegeven tijd terug te keren naar de site om vragen te beantwoorden.
Zijn al deze vervolgen op meldingen net zo veilig als de eerste melding?
Alle correspondentie met het BNP Paribas Whistleblowing Platform wordt in hetzelfde strikte vertrouwen gevoerd als de eerste melding.
Wat als ik mijn meldingscode kwijtraak of mijn wachtwoord vergeet?
Om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen moet u een nieuwe melding indienen als u uw meldingscode of wachtwoord kwijtraakt. Vermeld in de nieuwe melding dat deze verband houdt met een eerder ingediende melding of vraag.
Kan ik ook een melding indienen als ik geen toegang tot het internet heb?
U kunt een melding bij het BNP Paribas Whistleblowing Platform doen vanaf elke computer met een internetverbinding. Als u geen internettoegang hebt of liever geen computer gebruikt, kunt u het BNP Paribas Whistleblowing Platform gratis bellen (24 uur per dag, 365 dagen per jaar) als voor uw land een telefoonnummer beschikbaar is.