このホットラインは、オンラインでの受付や電話による受付も含めて、倫理的問題や潜在的な不正行為について懸念を表明するためのスピークアップチャネルの1つです。これは、Astemo Groupが現従業員および元従業員、役員、顧客、サプライヤー、およびその他の利害関係者に提供するサービスです。

ホットラインは独立した第三者である NAVEX 社が運営しています。

Astemo Groupは、報復を恐れることなく、誰もが倫理的問題や不正行為の可能性について懸念を表明できる環境を整備し、維持することに取り組んでいます。多くのグローバル企業と同様に、Astemo Groupは、従業員が声を上げるためのオプションサービスとして、Astemo Groupコンプライアンスホットラインを提供しています。

質問や懸念事項については上司と話し合ってください。上司や経営陣に質問したり懸念を表明したりすることに抵抗がある場合、Astemo Groupコンプライアンスホットラインは、別の方法でも支援を受けられるようにしています。

倫理的な問題や不正行為の可能性について懸念がある場合は、ホットラインを使用してください。あるいは、経営陣、人事部門、または法務部門を通じて懸念を提起することもできます。ホットラインの利用は、あなたの自由意志によります。

倫理的問題とは、Astemo Group行動規範への実際の違反または違反の疑い、およびその他の不適切または違法な行為を意味します。また、それには、Astemo Group行動規範の遵守を確約した第三者による行動規範への違反も含まれます。

このホットラインは、従業員の苦情、職務遂行能力に関する苦情、または雇用条件には適用されません。これらの問題は、潜在的な不正行為や重大な違法行為に関連する苦情とは言えないからです。

以下の表は、倫理的問題の例を示しています。

私たちにはみなポジティブな環境で働く権利があります。その権利には、倫理的に行動するという責任、適切に行動していない人がいたら適切な人に知らせるという責任が伴います。皆が協力することで、健全かつ生産的な職場環境を維持することができるのです。企業の不正行為は、会社の存続を脅威にさらす可能性があります。

はい。Astemo Groupは、従業員が不正行為の可能性に気づいたらすぐに懸念を表明することを求めています。懸念を提起することで、財務上のリスク、法的リスク、評判上のリスク、および健康と安全への脅威に関してAstemo Groupとその従業員に起こりうるネガティブな影響を最小限に抑えることができます。

懸念が正当なものかどうか確信が持てなくても、経営陣、人事部門、または法務部門に相談するのに抵抗がない場合は、そうしてください。上司や経営陣に懸念を提起することに抵抗があり、なおかつあなたの懸念が倫理的問題または不正行為の可能性があることを人事部門または法務部門が確認した場合は、ホットラインで問い合わせてください。

調査を担当するAstemo Groupの各コンプライアンスチームメンバーのうち、報告にアクセスできるのは選ばれた一部の人のみです。EthicsPoint システムとディストリビューションプロトコルは、報告で名前が言及された個人にはその報告について通知しないようにし、また自分が名前を記載された報告へのアクセスは許可されないように設計されています。

いいえ。Astemo Groupは、あなたによる使用を保護するためにホットラインを設けています。倫理的懸念を誠実に提起した人に対する報復は容認できません。報告者が報復についてAstemo Group に通知した場合、Astemo Group はこれを真剣に受け止めて調査します。Astemo Group では、報復に関与した者は懲戒の対象となります。

EthicsPoint は、IPアドレスを含む社内接続ログを生成したり維持したりすることはありません。したがって、あなたのパソコンを EthicsPoint に関連付ける情報は存在しません。EthicsPoint とは、報告者の身元を追及しない契約をしています。職場のパソコンを使って報告することに不安を感じる場合は、職場以外（友人宅、公共図書館、インターネットカフェなど）のパソコンを使い、EthicsPoint のセキュアなウェブサイトにアクセスすることができます。

はい。あなたの懸念や質問は、安全な接続を介して EthicsPoint サーバーに直接入力されます。EthicsPoint のサーバーは、Astemo Groupの情報技術システムには接続しません。この情報にアクセスできるのは、Astemo Group各社内で報告の管理とフォローアップを担当するグローバル部門の選定された一部のメンバーのみです。

匿名での報告を禁止している国以外では、匿名のままにすることができます。多くの場合、身元が明らかになっていれば問題に対処しやすくなりますが、身元の明示が義務付けられているわけではありません。あなたが匿名のままでも、EthicsPoint またはAstemo Groupがあなたの身元を特定しようとすることはありません。

はい。ホットラインを通じて懸念事項を報告すると、システムは報告キーを提供し、パスワードを選択するように促します。

報告キーとパスワードは安全な場所に保管しておいてください。このキーを使用して、調査員はあなたとの通信を維持できます。調査員またはあなたは、さらなる情報を求めたり、必要に応じてあなたにフィードバックしたりすることができます。

ホットラインの受付方法は2通りあります。EthicsPoint では、Web 受付または電話で内密に懸念事項を提起することができます。どちらか1 つのチャネルを選択します。両方のチャネルを使用して報告を重複させないでください。

１つ目のチャネルは受付ポータルです。受付フォームは、懸念事項や質問の関連する詳細を特定するための質問から構成されており、次のことを理解するためのものです。

• 何が起こったか
• 誰が関与したか
• いつ、どこで起きたか
• どのように起きたか

Web受付ポータルは、電話ベースのシステムと同様に、1日24時間年中無休で利用することができます。インターネットに接続できるどのコンピューターからでもアクセスすることが可能です。

文書、写真、録音、または動画がある場合は、Web受付ポータルにアップロードできます。

いいえ。フォームの入力中にインターネットブラウザを閉じると、EthicsPoint の Web受付ポータルは入力した情報を保存しません。したがって、システムを使用する際はフォームへの記載を一回で完了できる時間と場所を選択してください。

2番目のチャネルは、国別のフリーダイヤル電話です。このサービスは、1日24時間いつでも年中無休で利用することができます。専門の訓練を受けた EthicsPoint のオペレーターが、あなたの懸念や質問内容を把握するため、一連の質問を通じて、懸念事項または質問に関連する詳細を特定するための質問を行います。

• 何が起こったか
• 誰が関与したか
• いつ、どこで起きたか
• どのように起きたか

オペレーターはまた、利用可能な場合は補足書類を提供するように求めます。文書、写真、録音、動画などがある場合は、報告の完了後に EthicsPoint にアップロードすると、システムが暗号化キーを生成します。

通話の終了時に、オペレーターはあなたから提供された情報を要約し、必要な修正を行います。質問や懸念内容が正確に伝わっているかどうかを確認し、必要に応じて訂正してください。

このホットラインは、Astemo Groupが事業を展開している各国のフリーダイヤルを提供し、50カ国語以上に対応しています。多言語に対応できるオペレーターが待機しているので、報告者は母国語や希望の言語で質問したり、懸念を提起することができます。

できる限り詳細に情報を提供してください。詳細には、提起された申し立てに関して、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように行ったかを含める必要があります。あなたの主張を立証するのに役立つ文書や電子メールなどの証拠があれば、添付することもできます。完全性の条件を合理的に満たさない報告は、それ以上レビューまたは調査されない場合があります。

近隣の国を選択し、事例の説明に実際の場所を含めてください。

質問をいただくと、Astemo Groupのコンプライアンスチームがホットラインを通じて応答します。

web受付、または電話で提起された懸念はすべて、専門的に訓練を受けた EthicsPoint の受付担当者がレビューします。EthicsPoint の受付担当者は、提供された報告の管理とフォローアップを担当するAstemo Group会社内の指定されたグローバル部門に報告を送信します。

十分な詳細が提供された時点で、任命された担当者が調査を開始します。

必要に応じて、Astemo Groupは調査の進行中に適切な是正措置を講じます。あなたからの事案をフォローする担当者は訓練を受けたプロフェッショナルであり、問題を慎重に処理します。

Web 受付または電話によるすべての報告は、記録保持および事例管理のためにデータベースに入力されます。この情報にアクセスできるのは、それぞれのAstemo Group会社の担当者のみです。

はい。通常は1～7営業日以内に、報告が受領されたことを確認するための確認書が届きます。調査の終了後は、調査が終了したことを通知するメッセージが届きます。電子メールには、必要に応じて、すべての適切な処置が取られたことが記載されます。機密保持上の理由から、調査に関する詳細を受け取ることはできません。

Web または電話で懸念を提起すると、システムは報告キーを提供し、パスワードを選択するように促します。

この報告キーとパスワードを使えば、インターネットまたは電話で EthicsPoint システムに戻り、元の報告にアクセスすることができます。そこでは、さらに詳細な情報を追加することができます。

システムは報告キーを提供し、パスワードを選択するように促します。この報告キーとパスワードを書き留め、安全な場所に保管しておいてください。報告キーとパスワードを使えば、EthicsPoint に再アクセスして、事案の状況をチェックしたり、情報を追加したり、調査担当者からのフォローアップの質問に答えたりすることができます。

報告キーとパスワードを受け取れば、たとえ匿名で報告した場合でも、電話や Web で EthicsPoint にフォローアップすることができます。提起された懸念に関して調査者があなたに連絡を取りたい場合、調査者はEthicsPoint を通じてあなたにメッセージを残したり質問したりします。

報告の機密性を高水準で維持するため、報告キーやパスワードを紛失した場合は、新たに報告を提出し直さなければなりません。新規に作成する報告には、本件が以前に提出した別の報告に関連していることを記載できます。