Informazioni su EthicsPoint
Segnalazioni - Informazioni generali
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
Informazioni su EthicsPoint
Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX, concepito per favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando nel contempo un ambiente di lavoro positivo.
Perché è necessario un sistema come EthicsPoint?
- Riteniamo che i dipendenti rappresentino la nostra risorsa più preziosa. La creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili consente di promuovere un ambiente di lavoro sereno in grado di favorire al massimo la produttività.
- Le aziende quotate in Borsa sono tenute per legge a dotarsi di un canale che consenta di segnalare direttamente al comitato di controllo e in forma anonima casi di frode in materia di contabilità e revisione dei conti.
- Un sistema di segnalazione efficace può aiutarci a promuovere una cultura di integrità e un processo decisionale etico.
Segnalazioni - Informazioni generali
Le segnalazioni possono essere comunicate sia via Internet che per telefono?
Sì. Tramite EthicsPoint è possibile inviare una segnalazione anonima e riservata per telefono o via Internet.
Che tipo di situazioni è opportuno segnalare?
Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualsiasi altro dubbio personale.
Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che siano loro a occuparsene?
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio responsabile diretto o a un altro membro del team dirigenziale. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, ed è proprio per questo che abbiamo deciso di stabilire una partnership con EthicsPoint. Preferiamo infatti ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certo. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono fornire indicazioni utili per identificare problemi che possono migliorare cultura e prestazioni aziendali.
Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint, per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato il problema. Tutti i destinatari delle segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
Questo sistema non è semplicemente un modo per controllare i dipendenti?
Il sistema EthicsPoint deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda viene generata una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificare l'autore della segnalazione?
EthicsPoint non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint. Infatti, per contratto EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Se i dipendenti non si sentono a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, possono scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro, ad esempio in un Internet café o a casa di un amico, per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa soluzione viene adottata dalla maggior parte degli utenti, come dimostrano i dati di EthicsPoint secondo i quali le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sarebbero meno del 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Temo che le informazioni inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?
Il sistema EthicsPoint è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Se desidera rimanere anonimo, tuttavia, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. All'autore della segnalazione sarà richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet e l'incaricato inserirà le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?
La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Non sono certo che quello che ho visto o sentito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento contrario all'etica, ma comunque non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?
Presentare una segnalazione. EthicsPoint consente di preparare e presentare la segnalazione in modo tale che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare piuttosto che ignorare un comportamento potenzialmente contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi vi ha assistito.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?
Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver effettuato la segnalazione? Oppure cosa accade se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?
Quando si presenta una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda e aggiungere altre informazioni utili per risolvere le questioni ancora aperte. Consigliamo di accedere nuovamente al sito entro il periodo di tempo specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo, fra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere i potenziali problemi, a prescindere dalla complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.
Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo dell'accesso a Internet?
È possibile presentare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come la biblioteca civica, dispongono di computer connessi a Internet. Se non si ha a disposizione un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare il numero verde della hotline di EthicsPoint, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.