Domande frequenti
Informazioni su EthicsPoint
Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX, con lo scopo di favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando al contempo un ambiente di lavoro positivo.
Perché abbiamo bisogno di un sistema come EthicsPoint?
- I nostri dipendenti sono la nostra risorsa principale. La creazione di canali di comunicazione aperti consente di promuovere un ambiente di lavoro sereno in grado di favorire al massimo la produttività.
- Un sistema di segnalazione efficace può aiutarci a promuovere una cultura di integrità e un processo decisionale etico.
Segnalazione - Informazioni generali
Posso effettuare una segnalazione sia tramite Internet che per telefono?
Sì. EthicsPoint consente di effettuare una segnalazione riservata e anonima sia per telefono che via Internet.
Quali sono le situazioni da segnalare?
Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del nostro Codice di condotta o qualsiasi altro dubbio personale.
Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che siano loro a occuparsene?
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio responsabile diretto o a un altro membro della direzione. Comprendiamo tuttavia che, in determinate circostanze, i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nell'effettuare le segnalazioni in questo modo, ed è proprio per questo che abbiamo deciso di stabilire una partnership con NAVEX. Preferiamo ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Inoltre un comportamento scorretto in qualsiasi ambito dell'azienda può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certo. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. I dipendenti possono venire a conoscenza prima di altri di un'attività che potrebbe creare problemi. Segnalandola, possono contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e sui suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono fornire indicazioni utili per l'identificazione dei problemi, al fine di migliorare la cultura e le prestazioni dell'azienda.
Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono inserite direttamente nel server protetto di EthicsPoint. NAVEX inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti coloro che riceveranno le segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
Questo sistema non è semplicemente un modo per controllare i dipendenti?
No. EthicsPoint è un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a chiedere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni posti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto con attenzione uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare i nostri obblighi di conformità e di proporre al tempo stesso un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda viene generata una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificare l'autore della segnalazione?
NAVEX non genera né conserva registrazioni delle connessioni interne con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino il PC dell'utente a EthicsPoint.
Se ci si sente a disagio all'idea di effettuare la segnalazione dal PC aziendale, è possibile scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro, ad esempio in un Internet café o a casa di un amico, per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa è la soluzione adottata dalla maggior parte degli utenti, poiché i dati di NAVEX mostrano che le segnalazioni effettuate durante l'orario d'ufficio sono meno del 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet per garantire l'anonimato più completo.
Temo che le informazioni inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?
Il sistema EthicsPoint è progettato per tutelare l'anonimato. In ogni caso, se preferisce rimanere anonimo, l'autore della segnalazione deve assicurarsi che il testo immesso non riveli accidentalmente la propria identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. All'autore della segnalazione sarà richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione via Internet e l'incaricato inserirà le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per l'invio di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.
Suggerimenti e migliori pratiche
So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi?
La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione dell'etica, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Non so se quello che ho visto o sentito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento contrario all'etica, ma comunque non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?
Effettuare una segnalazione. NAVEX consente di preparare e presentare una segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare, piuttosto che ignorare un comportamento potenzialmente contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi vi ha assistito.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri dirigenti sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?
Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver effettuato la segnalazione? Oppure cosa succede se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?
Quando si presenta una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un numero univoco casuale, denominato "Codice di segnalazione", e viene chiesto di scegliere una password. Sarà possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste da un rappresentante aziendale. Consigliamo caldamente di tornare al sito entro il periodo di tempo specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo fra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere i potenziali problemi, a prescindere dalla complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.
Cosa devo fare se perdo il codice di segnalazione o dimentico la password che ho creato?
Per garantire la sicurezza e la riservatezza, se viene perso il codice di segnalazione o la password, sarà necessario effettuare una nuova segnalazione, indicando nella nuova segnalazione che l'oggetto è correlato a una segnalazione o a una domanda inviata in precedenza.
Posso effettuare una segnalazione anche se non dispongo dell'accesso a Internet?
È possibile inviare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come le biblioteche pubbliche, dispongono di computer connessi a Internet. Se non si possiede un computer, o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare la hotline di EthicsPoint al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.