Informazioni sulla Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas
Segnalazione - Informazioni generali
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
Suggerimenti e best practices consigliate
Informazioni sulla Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas
Che cos'è la Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas?
BNP Paribas Whistleblowing Platform è un sistema di segnalazione completo e riservato che consente ai dipendenti e ad alcune terze parti esterne di segnalare qualsiasi situazione contraria a leggi, regolamenti, Codice di condotta o policy/procedure interne, promuovendo al contempo un ambiente di lavoro positivo.
Perché ci occorre un sistema come la Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas?
BNP Paribas presta molta attenzione alle preoccupazioni dei propri dipendenti, azionisti, fornitori e dell'azienda nel suo complesso. Il Gruppo è determinato ad ascoltarli, a comprenderli e a cercare di affrontarli in modo equo ed efficace.
Per questo motivo si continua a rafforzare l'impegno del Gruppo per prevenire, individuare e contrastare qualsiasi comportamento non etico, qualsiasi violazione di leggi, regolamenti, Codice di condotta o policy/procedure interne.
Un sistema di segnalazione efficace è uno strumento essenziale per mantenere un ambiente di lavoro sicuro, garantire la conformità delle nostre azioni agli standard del Gruppo e contribuire a rafforzare la fiducia dei nostri dipendenti, azionisti e partner.
Segnalazione - Informazioni generali
Come si effettua una segnalazione nella Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas?
BNP Paribas Whistleblowing Platform consente di inviare una segnalazione riservata tramite lo strumento di segnalazione Web o il telefono (se presente).
Nel caso in cui non sia possibile utilizzare lo strumento di segnalazione Web o il telefono, è possibile inviare la segnalazione all'HRP (Partner delle Risorse Umane), per le questioni relative alle Risorse Umane, o al Responsabile della Compliance locale per qualsiasi altra questione.
Quali tipi di situazioni è opportuno segnalare?
BNP Paribas Whistleblowing Platform consente ai dipendenti e ad alcune terze parti di segnalare qualsiasi violazione effettiva o sospetta di leggi, regolamenti, Codice di condotta o policy/procedure interne.
Se noto una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio responsabile?
Qualsiasi situazione contraria alle leggi, ai regolamenti, al Codice di condotta o alle policy/procedure interne dovrebbe essere segnalata al proprio responsabile. Se non ci si sente a proprio agio nel farlo, è possibile segnalare le proprie preoccupazioni attraverso questo strumento, anche con una segnalazione anonima, se lo si desidera.
Fare una segnalazione è un diritto e nessun dipendente può essere sanzionato, licenziato o discriminato, direttamente o indirettamente, per aver effettuato una segnalazione in buona fede.
Quali informazioni devo comunicare?
È necessario fornire le informazioni precise di cui si dispone e, se possibile, i relativi documenti, in qualunque forma o supporto. Le informazioni e i documenti comunicati devono essere direttamente collegati all'oggetto della segnalazione.
Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono inoltrate automaticamente a BNP Paribas Whistleblowing Platform in base alla natura della segnalazione.
I destinatari delle segnalazioni sono i referenti di Condotta HR per le questioni relative al Rispetto per le persone e i referenti Compliance per tutti gli altri tipi di problemi. Ogni referente ha ricevuto un'apposita formazione per gestire le segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
La riservatezza dei fatti, l'identità dell'informatore e delle persone coinvolte sono preservate durante tutto il processo.
Le persone coinvolte nella gestione delle segnalazioni sono soggette a rigorose regole di riservatezza.
È sicuro segnalare?
Sì. È sicuro segnalare una preoccupazione. Nessun dipendente può essere soggetto a ritorsioni per aver effettuato una segnalazione. Questa protezione è prevista anche per qualsiasi dipendente che abbia testimoniato o fornito prove nel corso di un'indagine.
Un dipendente che si sente vittima di ritorsioni professionali a causa di una segnalazione può segnalare questa situazione.
Non sono un dipendente; posso comunque segnalare un problema?
Sì. È comunque possibile inviare una segnalazione. BNP Paribas Whistleblowing Platform è un sistema aperto ad alcune terze parti esterne, secondo le vigenti disposizioni di legge, e almeno agli ex dipendenti del Gruppo, ai fornitori e ai loro subappaltatori per segnalare situazioni verificatesi durante lo svolgimento delle attività lavorative.
Quando le mie preoccupazioni sono legate al Rispetto per le persone e ad altre questioni, quale devo selezionare?
Selezionare la tematica che si ritiene essere l'argomento principale delle preoccupazioni che si vuole segnalare. Tale segnalazione sarà gestita da un referente Condotta HR per le tematiche relative al Rispetto per le persone e da un referente Whistleblowing Compliance per le altre tematiche.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
A quanto mi risulta, le segnalazioni inviate da un computer aziendale generano una registrazione su un server che elenca tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Questo file di registro non potrebbe essere utilizzato per identificarmi come autore della segnalazione?
BNP Paribas Whistleblowing Platform non genera né conserva registri interni delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino al PC dell'utente alla Piattaforma Whistleblowing di BNP Paribas .
Se un dipendente non si sente a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, può scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro per connettersi al sito Web protetto BNP Paribas Whistleblowing Platform .
Posso mantenere l'anonimato anche effettuando una segnalazione da casa?
Sì. Le segnalazioni effettuate da casa o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e protette. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema BNP Paribas Whistleblowing Platform rimuove automaticamente gli indirizzi Internet, per garantire l'anonimato più completo.
Temo che le informazioni inviate a BNP Paribas Whistleblowing Platform finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avvenga?
BNP Paribas Whistleblowing Platform protegge l'anonimato. L'autore di una segnalazione può anche contribuire a mantenere l'anonimato assicurandosi che il contenuto della segnalazione non riveli inavvertitamente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. All'autore della segnalazione sarà richiesto di fornire gli stessi dati che fornirebbe in una segnalazione online e un incaricato immetterà le risposte nel sito Web di BNP Paribas Whistleblowing Platform . Per l'invio di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.
Suggerimenti e best practices consigliate
Non so se quello che ho visto o sentito costituisca una violazione delle policy aziendali o un comportamento eticamente non corretto, ma comunque non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?
Non esitare a presentare una segnalazione.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sull'incidente dopo aver presentato la segnalazione? Oppure cosa succede se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?
Quando si effettua una segnalazione online o per telefono (se presente), viene fornito un numero univoco casuale, denominato "Codice di Segnalazione", e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare a BNP Paribas Whistleblowing Platform sempre online o telefonicamente e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori informazioni o rispondere alle domande poste dalla Piattaforma Wistleblowing di BNP Paribas. Consigliamo di accedere nuovamente al sito entro il periodo di tempo specificato per rispondere alle domande.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con BNP Paribas Whistleblowing Platform sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale.
Cosa devo fare se perdo il Codice di Segnalazione o dimentico la password che ho creato?
Per garantire la sicurezza e la riservatezza, se viene perso il Codice di Segnalazione o la password, sarà necessario effettuare una nuova segnalazione, indicando nella nuova segnalazione che l'oggetto è correlato a una segnalazione o a una domanda inviata in precedenza.
Posso effettuare una segnalazione anche se non dispongo dell'accesso a Internet?
È possibile effettuare una segnalazione a BNP Paribas Whistleblowing Platform da qualsiasi computer che può accedere a Internet. Se non si ha accesso a un computer o non ci si sente a proprio agio nell'usarne uno, è possibile contattare la BNP Paribas Whistleblowing Platform per telefono (numero verde, disponibile 24 ore su 24, 365 giorni all'anno), se presente per il proprio Paese.