Ogni azione è importante. Fatti sentire!
Domande e risposte
Hitachi si impegna a condurre gli affari con correttezza, integrità, rispetto della legge e della missione, dei valori e della visione che le sono propri.
Nonostante questo impegno, è possibile che vengano rilevati comportamenti ritenuti preoccupanti o che sembrano violare il Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi o le politiche, i regolamenti e i protocolli aziendali. Se si è testimoni di o si sospetta un comportamento scorretto, invitiamo a segnalarlo. Così facendo si dà modo a Hitachi di indagare e di risolvere il problema. Rimanere in silenzio su potenziali comportamenti scorretti può peggiorare la situazione e minare la reputazione e la fiducia di Hitachi.
Hitachi apprezza l'aiuto dei dipendenti che identificano ed esprimono potenziali preoccupazioni. Invitiamo i dipendenti a parlare apertamente. Se esprimono le loro preoccupazioni in buona fede, saranno comunque protetti da atti di ritorsione.
PANORAMICA DELLA HOTLINE GLOBALE DELLA COMPLIANCE DI HITACHI
Che cos'è la Hotline globale della Compliance di Hitachi?
La hotline, con presa in carico sia online che al telefono, è uno dei nostri canali attraverso il quale gli utenti possono esprimere le proprie preoccupazioni in merito a questioni etiche e potenziali comportamenti scorretti. Si tratta di un servizio che Hitachi offre ad attuali ed ex dipendenti, funzionari, clienti, fornitori e altre parti interessate.
Chi gestisce la hotline?
La hotline è gestita da NAVEX, una terza parte indipendente.
Perché viene messa a disposizione la Hotline globale della Compliance di Hitachi?
Hitachi si impegna per creare e mantenere un ambiente di lavoro nel quale chiunque possa esprimere le proprie preoccupazioni in merito a questioni etiche e potenziali comportamenti scorretti senza temere ritorsioni. Come molte aziende globali, Hitachi fornisce la propria Global Compliance Hotline come servizio opzionale per consentire ai dipendenti di far sentire la propria voce.
Discutere di domande e dubbi con il proprio manager. Se ciò non fosse possibile, la Hotline globale della Compliance di Hitachi fornisce una modalità aggiuntiva per ricevere assistenza se non ci si sente a proprio agio nel porre domande o esprimere dubbi alla dirigenza.
Quando devo contattare la Hotline globale della Compliance di Hitachi?
La hotline può essere utilizzata in caso di dubbi su questioni etiche e potenziali comportamenti scorretti. In alternativa, si può esprimere la propria preoccupazione alla dirigenza, alle Risorse Umane o all’ufficio Legale. La decisione di fare ricorso alla hotline è del tutto volontaria.
PREOCCUPAZIONI RIGUARDANTI L’ETICITÀ DELLA CONDOTTA
Cos'è una preoccupazione o un problema di natura etica?
I problemi di natura etica comprendono qualsiasi violazione effettiva o sospetta del Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi e qualsiasi altra condotta inappropriata o illecita. Includono anche qualsiasi violazione del Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi da parte di terzi che si sono impegnati a rispettarlo.
La hotline non copre rimostranze e lamentele dei dipendenti relative a prestazioni lavorative o ai termini e alle condizioni di impiego. Queste problematiche non riguardano potenziali negligenze o comportamenti scorretti materiali.
Che categorie o tipi di problematiche dovrei segnalare?
La tabella seguente mostra esempi di problemi etici.
| Tangenti e corruzione | Offerta illecita o impropria di pagamenti e riciclaggio di denaro |
| Conflitto di interessi | Accuse di conflitti di interessi esistenti tra un dipendente e i suoi familiari |
| Violazioni delle politiche aziendali | Violazione del Codice etico e di condotta aziendale del Gruppo Hitachi e delle politiche o dei protocolli relativi |
| Violazione della riservatezza dei dati | Frode informatica (furto d'identità, phishing o spoofing), violazione della riservatezza dei dati, divulgazione o uso improprio dei dati personali |
| Divulgazione di informazioni riservate | Divulgazione di informazioni aziendali riservate o divulgazione di informazioni di terzi riservate |
| Pagamenti agevolanti | Offerta di somme di denaro o vantaggi a un funzionario pubblico al fine di accelerare o garantire lo svolgimento di un’azione governativa di routine. |
| Concorrenza leale | Turbativa d’asta, collusione del mercato o fissazione dei prezzi |
| Frode | Contraffazione, acquisti o venditori fittizi o speculazioni sulla base di informazioni privilegiate (insider trading) |
| Molestie e discriminazione | Violazione delle leggi sul lavoro, molestie sessuali, discriminazione o molestie sul posto di lavoro |
| Salute, sicurezza e ambiente | Violazione ambientale, sicurezza nucleare o sicurezza operativa |
| Violazione dei diritti umani | Violazioni dei principi della libera concorrenza, questioni relative ai diritti umani o schiavitù moderna |
| Questioni legali o contrattuali | Accuse che riguardano interruzioni di accordi giuridici |
| Uso improprio o furto di beni di Hitachi | Uso improprio dei sistemi informatici di Hitachi e abuso delle risorse di Hitachi |
| Integrità dei partner | Violazione delle condizioni contrattuali, false segnalazioni o false dichiarazioni |
| Problemi relativi alla qualità di prodotti o servizi | Problemi riguardanti l’errata configurazione dei servizi, servizi non necessari o la qualità di prodotti o servizi |
| Sicurezza | Possesso di oggetti proibiti, attentato terroristico, furto o rapina |
| Conformità alle normative commerciali | Problemi di conformità alle norme che riguardano l’esportazione o il commercio |
| Violazione di documenti o risultati finanziari | Violazione di documenti finanziari, problemi relativi alla gestione contabile e al riconoscimento dei ricavi |
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente sereno. Insieme a tale diritto abbiamo anche il dovere di comportarci in modo etico e di riferire a chi di dovere eventuali comportamenti inappropriati di altre persone. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
La dirigenza desidera che io segnali le problematiche che rilevo?
Sì. Hitachi chiede ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni non appena vengono a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti. Sollevare un problema può ridurre al minimo le possibili ripercussioni su Hitachi e sul nostro personale di rischi finanziari, legali o reputazionali, nonché le eventuali minacce per la salute e la sicurezza.
Prima di sollevare il problema devo parlarne con il mio manager, le Risorse Umane o l’ufficio Legale?
Se non si ha la certezza che la preoccupazione sia fondata e ci si sente a proprio agio nel rivolgersi alla dirigenza, alle Risorse Umane o all’ufficio Legale, è bene farlo. Se ci si sente a disagio nel rivolgersi alla dirigenza e alle Risorse Umane o se l’ufficio Legale conferma che il fatto potrebbe essere un problema etico o un potenziale comportamento scorretto, contattare la hotline.
Cosa devo fare se il mio manager o altri dirigenti sono coinvolti in un problema?
Solo un numero selezionato di membri del team di conformità delle rispettive società del Gruppo Hitachi incaricati dell'indagine ha accesso alle segnalazioni. Il sistema EthicsPoint e i protocolli di distribuzione sono studiati in modo che le parti implicate non vengano informate o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Posso avere problemi se uso la Hotline globale della Compliance di Hitachi?
No. Hitachi fornisce la hotline affinché gli utenti possano utilizzarla in assoluta sicurezza. La ritorsione contro chiunque segnali una preoccupazione di natura etica in buona fede è inaccettabile. Se l’autore di una segnalazione informa Hitachi di atti di ritorsione, Hitachi prende in considerazione il fatto con attenzione svolgendo le indagini necessarie. Hitachi comminerà un procedimento disciplinare a chiunque metta in atto forme di ritorsione.
RISERVATEZZA
So che le segnalazioni inviate da un computer aziendale generano sul server un file di registro che elenca tutti i siti Web a cui si è connesso il computer. Questo file di registro potrebbe essere utilizzato per identificarmi come autore della segnalazione?
EthicsPoint non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i computer degli utenti a EthicsPoint. Per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni. Se i dipendenti non si sentono a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, possono utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro, ad esempio a casa di un amico, in una biblioteca pubblica o in un Internet Café per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint.
La Hotline globale della Compliance di Hitachi è sicura?
Sì. La preoccupazione o la domanda dell'utente viene inserita direttamente sul server EthicsPoint tramite una connessione protetta. I server di EthicsPoint non si connettono ai sistemi informatici di Hitachi. Solo un numero selezionato di reparti globali all'interno della rispettiva società del Gruppo Hitachi responsabile della gestione e della verifica dello stato della segnalazione hanno accesso a queste informazioni.
Posso mantenere l'anonimato?
È possibile mantenere l'anonimato in tutti i Paesi ad eccezioni di quelli in cui le segnalazioni anonime sono proibite. Nonostante la gestione del problema risulti più semplice fornendo la propria identità, non esiste un obbligo al riguardo. Se l'utente rimane anonimo, EthicsPoint o Hitachi non cercheranno in alcun modo di identificarlo.
Posso comunicare con le persone incaricate delle indagini rimanendo anonimo?
Sì. Quando si segnala un problema tramite la hotline, il sistema fornirà un codice di segnalazione e chiederà di selezionare una password.
Conservare il codice di segnalazione e la password in un luogo sicuro. Questo codice consente agli incaricati delle indagini di mantenere la comunicazione con l’utente. Sia loro che l’utente possono chiedere ulteriori informazioni e fornire un feedback ove necessario.
SEGNALA: ONLINE O AL TELEFONO
Come si usa la Hotline globale della Compliance di Hitachi?
La hotline prevede due modalità di presa in carico. Con EthicsPoint è possibile segnalare un problema in forma riservata tramite il Web o per telefono. Scegliere un canale evitando di duplicare la segnalazione utilizzando entrambi i canali.
Portale di presa in carico Web
Il primo canale è il portale di presa in carico. Il modulo di presa in carico consiste in una serie di domande che permettono di identificare i dettagli rilevanti del problema o della domanda e di capire:
- cosa è accaduto,
- chi sono le persone coinvolte,
- dove e quando si è verificato il problema e
- come è successo.
Il portale di presa in carico Web è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ogni giorno dell'anno. È possibile accedervi da qualsiasi computer dotato di una connessione Internet.
Se si dispone di documenti, foto, registrazioni o video, è possibile caricarli sul portale di presa in carico Web.
Numero verde per Paese
Il secondo canale è un numero verde specifico per il Paese. Il servizio è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Un operatore qualificato di EthicsPoint guiderà l'utente attraverso una serie di domande al fine di identificare i dettagli rilevanti del problema o della domanda per capire:
- cosa è accaduto,
- chi sono le persone coinvolte,
- dove e quando si è verificato il problema e
- come è successo.
L'operatore chiederà anche di fornire la documentazione di supporto, se disponibile. Se si dispone di documenti, foto, registrazioni o video, è possibile caricarli su EthicsPoint dopo aver completato la segnalazione e aver ricevuto la chiave di crittografia generata dal sistema.
Alla conclusione della chiamata, l'addetto riepilogherà le informazioni presentate e apporterà tutte le modifiche necessarie in modo tale che l'autore sia soddisfatto della precisione della segnalazione o della domanda.
La hotline offre numeri verdi per i Paesi in cui opera Hitachi ed è disponibile in più di 50 lingue. Operatori multilingue sono a disposizione per consentire agli autori delle segnalazioni di porre domande o segnalare problematiche nella loro lingua nativa o preferita.
Posso compilare il modulo solo in parte e completarlo in un secondo momento?
No. Se si chiude il browser Internet durante la compilazione del modulo, il portale di presa in carico Web di EthicsPoint non salverà le informazioni inserite. Pertanto è bene scegliere un'ora e un luogo in cui utilizzare il sistema per eseguire la compilazione.
Quali informazioni devo fornire?
Fornire il maggior numero di informazioni possibile. I dettagli devono rispondere alle domande chi, cosa, quando, dove, perché e come in merito alle accuse sollevate. Se possibile, allegare prove quali documentazione o e-mail che aiutino a comprovare le proprie affermazioni. Le segnalazioni che non soddisfano ragionevolmente le condizioni di completezza non possono essere esaminate o sottoposte a ulteriori indagini.
Cosa devo fare se il sistema non contempla la posizione interessata?
Selezionare un Paese vicino e includere la posizione effettiva nella descrizione del caso.
DOMANDE DI CONDOTTA ETICA E PROCESSO DI INDAGINE
Cosa succede quando pongo una domanda?
Quando si pone una domanda, il sistema la indirizzerà al team di conformità della rispettiva società del Gruppo Hitachi, che risponderà all’utente tramite la hotline.
Cosa accade quando segnalo un problema?
Tutte le problematiche segnalate sia tramite la presa in carico sul Web che per telefono vengono prontamente esaminate da uno specialista qualificato di EthicsPoint. Lo specialista della presa in carico di EthicsPoint invierà una segnalazione al reparto globale designato all'interno della rispettiva società del Gruppo Hitachi responsabile della gestione e della verifica dello stato della segnalazione.
I membri del team nominati avvieranno l'indagine a condizione che vi siano dettagli sufficienti a disposizione.
Se necessario, Hitachi adotterà le misure correttive appropriate nel corso dell'indagine. I responsabili della verifica dello stato del problema segnalato sono professionisti qualificati in grado di gestire la situazione con discrezione.
Tutte le segnalazioni prese in carico tramite il Web o per telefono vengono inserite in un database per la registrazione dei dati e la gestione dei casi. Solo i rappresentanti all'interno della rispettiva società del Gruppo Hitachi hanno accesso a queste informazioni.
Ricevo conferma della mia segnalazione? Quali sono i tempi di conferma?
Sì. Riceverai la conferma che la tua segnalazione è stata ricevuta, di solito in un lasso di tempo che va da uno o sette giorni lavorativi. Dopo la conclusione dell'indagine, l’autore della segnalazione riceverà un messaggio che informerà che l'indagine è stata chiusa. L'e-mail indicherà che sono state intraprese tutte le azioni appropriate, se o dove necessario. Non verranno comunicati dettagli sull'indagine per motivi di riservatezza.
VERIFICA DELLO STATO DELLE PROBLEMATICHE SEGNALATE
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver compilato il modulo di presa in carico?
Quando si segnala una problematica tramite il Web o telefonicamente, il sistema fornirà un codice di segnalazione e chiederà di scegliere una password.
Grazie al codice di segnalazione e alla password, sarà possibile accedere nuovamente al sistema EthicsPoint, tramite Internet o telefonicamente, e riaprire la segnalazione originale. A quel punto sarà possibile aggiungere ulteriori informazioni.
Come verrò informato sullo stato della mia segnalazione?
Il sistema fornirà un codice di segnalazione e chiederà di selezionare una password. Registrare il codice di segnalazione e la password e conservarli in un luogo sicuro. Utilizzare il codice di segnalazione e la password per rimettersi in contatto con EthicsPoint e verificare lo stato del proprio caso, fornire maggiori informazioni o rispondere a domande di approfondimento poste dagli incaricati delle indagini.
Se mantengo l'anonimato, come potranno contattarmi gli incaricati delle indagini per eventuali aggiornamenti?
Dopo aver fornito il codice di segnalazione e la password, è possibile contattare EthicsPoint telefonicamente o via Web, anche se si effettua una segnalazione anonima. Se un incaricato delle indagini desidera contattare l'autore della segnalazione, potrà lasciargli un messaggio o porgli una domanda tramite EthicsPoint.
Cosa devo fare se perdo il codice di segnalazione o la password?
Per mantenere il livello di riservatezza delle segnalazioni, il processo richiede che venga inserita una nuova segnalazione in caso di smarrimento del codice di segnalazione o della password. Nella nuova segnalazione è possibile indicare che l'argomento è correlato a una segnalazione presentata in precedenza.