Domande frequenti

• Segnalazione - Informazioni generali
• Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
• Suggerimenti e procedure ottimali

Che cos'è EthicsPoint?

Segnalazione - Informazioni generali

Le segnalazioni possono essere effettuate sia via Internet che per telefono?

Sì. Tramite EthicsPoint è possibile inviare una segnalazione anonima e riservata per telefono o via Internet.

Quali sono le situazioni che dovrei segnalare?

Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualunque altra preoccupazione personale basata sulla ragionevole convinzione che sia stato commesso, sia in atto o stia per essere commesso un illecito.

Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che siano loro a occuparsene?

Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i potenziali problemi dovrebbero essere comunicati al proprio line manager, al rappresentante delle Risorse Umane o a un altro dirigente. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio

È per tali circostanze che stiamo introducendo il nostro servizio Speak Up. Vogliamo essere sicuri che tu abbia tutte le possibilità di sollevare preoccupazioni circa le credenze ragionevolmente tenute di illeciti attraverso una varietà di canali. Questa politica non sostituisce le nostre linee di segnalazione regolari o le procedure di reclamo, ma se ritieni ragionevolmente che un illecito sia stato, sia stato o sia probabile che sia commesso, ti invitiamo a utilizzare questo servizio, quindi la questione può essere affrontata in modo appropriato.

Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?

Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Illeciti aziendali possono minacciare il sostentamento di un'intera azienda e di tutti coloro che lavorano per essa.

La dirigenza è davvero favorevole alle segnalazioni?

Certo. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola tempestivamente può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre, si possono fornire indicazioni utili per identificare problemi che possono migliorare cultura e prestazioni aziendali.

Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?

Le segnalazioni vengono inserite direttamente nel server protetto di EthicsPoint (un'azienda indipendente che ospita il servizio Speak Up) per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato il problema. Queste persone hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.

Questo sistema non è semplicemente un modo per controllare i dipendenti?

No, crediamo che il servizio Speak Up sia in realtà qualcuno che si prende cura degli autori delle segnalazioni, degli altri nostri dipendenti e del Gruppo stesso. Si tratta di un servizio volontario e confidenziale, che permette alle persone a tutti i livelli dell'organizzazione di contribuire alla creazione di un ambiente di lavoro favorevole, che ci permette di condurre la nostra attività con equità, integrità e rispetto per la legge e i nostri valori.

Il servizio Speak Up si impegna a costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare i propri dubbi. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.

Abbiamo scelto con cura uno strumento di segnalazione ottimale che ci consenta di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda viene generata una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificare l'autore della segnalazione?

Speak Up non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a Speak Up. Infatti, per contratto, il servizio Speak Up non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.

Se i dipendenti non si sentono a proprio agio nell'effettuare la segnalazione dal PC aziendale, possono scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro (ad esempio, in un Internet café o a casa di un amico) per connettersi al sito Web protetto di Speak Up. Questa soluzione viene adottata dalla maggior parte degli utenti, poiché i dati generali mostrano che le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sono meno del 12%.

Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?

Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema Speak Up rimuove automaticamente gli indirizzi Internet, per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto, il servizio Speak Up non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.

Temo che le informazioni fornite tramite Speak Up finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avvenga?

Il sistema Speak Up è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Se desidera rimanere anonimo, tuttavia, l'autore della segnalazione deve verificare che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".

Le informazioni sulle preoccupazioni espresse saranno condivise solo con un numero limitato di persone in base alle necessità. Le informazioni saranno divulgate solo al di fuori di questo piccolo gruppo o se siamo tenuti a farlo per legge, un ente governativo o un'agenzia, un codice di condotta regolamentare o da un tribunale o un tribunale. In alcuni casi, l'utente può essere chiamato da un tribunale o da un altro tribunale a fornire prove relative all'oggetto della relazione.

Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?

Sì. All'autore della segnalazione viene richiesto di fornire le stesse informazioni che fornirebbe in una segnalazione via Internet. L'incaricato immetterà le risposte nel sito web Speak Up. Per il recapito di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.

Cosa devo fare se desidero identificarmi quando presento una segnalazione?

La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.

Suggerimenti e procedure ottimali

So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?

La nostra azienda si impegna per promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i suoi dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di incidenti, scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.

Non sono certo che quello che ho visto o sentito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento contrario all'etica, ma comunque non mi sembra corretto. Cosa dovrei fare?

Presentare una segnalazione o esprimere il dubbio online o per telefono. Speak Up consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare piuttosto che ignorare un potenziale comportamento contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi vi ha assistito.

Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?

Il sistema Speak Up e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti interessate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.

Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver effettuato la segnalazione? Cosa accade se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?

Quando si presenta una segnalazione tramite il sito web Speak Up, online o telefonicamente, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema Speak Up, via Internet o per telefono, per accedere alla segnalazione originale e aggiungere ulteriori dettagli o rispondere a eventuali domande di approfondimento poste dall'azienda al fine di risolvere questioni ancora aperte.

Consigliamo di accedere nuovamente al sito entro il periodo di tempo specificato per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo, tra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere i potenziali problemi, a prescindere dalla loro complessità.

Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?

Tutte le comunicazioni tramite il sistema Speak Up sono gestite in via strettamente riservata, esattamente come la segnalazione iniziale, continuando a mantenere l'anonimato fintanto che ciò sia possibile, se tale è la scelta dell'autore della segnalazione.

Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo dell'accesso a Internet?

È possibile presentare una segnalazione tramite Speak Up da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si ha accesso a un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare il servizio Speak Up al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.