La PANASONIC Global Compliance Hotline
Domande frequenti

La Global Compliance Hotline di Panasonic è uno dei tanti canali di comunicazione messo a disposizione dei dipendenti. In base al Paese in cui Si trova, potrà fare domande, chiedere aiuto e/o segnalare potenziali violazioni di leggi, di normative, del nostro Codice etico e di conformità o di regolamenti aziendali.

Panasonic ha collaborato con NAVEX per fornire la propria Global Compliance Hotline. Il Sistema NAVEX è uno strumento completo di segnalazione che Le permette di inviare segnalazioni tramite telefono o via internet.

Non possiamo migliorare o risolvere i problemi se non siamo a conoscenza della loro esistenza. Non appena nota che qualcosa non va o sembra non andare nel verso giusto, è tenuto a mettere in pratica i valori fondamentali della Società e segnalare velocemente tali anomalie. La Global Compliance Hotline di Panasonic è uno dei tanti canali a disposizione dei dipendenti o degli stakeholder interessati per effettuare una segnalazione.

Sì, la Global Compliance Hotline di Panasonic utilizza il Sistema NAVEX per permetterLe di fare una segnalazione sia per via telefonica, sia via internet.

Deve segnalare tutte le potenziali violazioni di legge, di normative, del nostro Codice etico e di conformità o dei regolamenti aziendali, sulla base del Paese in cui Si trova.

Una volta scelto il Suo paese e la regione, le verrà fornita una lista di problemi che possono essere oggetto di segnalazione.

Se i Suoi sospetti riguardano aspetti che rientrano nel campo di applicazione della legge locale, questi non potranno essere accettati da Panasonic per mezzo della Hotline e dovrà utilizzare qualunque altro canale di segnalazione messo a Sua disposizione, come ad esempio il Suo supervisore o il management locale o un responsabile dei Dipartimenti HR, Legal o Corporate Compliance, o infine il team Compliance della Sede di Panasonic nella Sua regione.

Alcune organizzazioni in UE/SEE potrebbero disporre anche di hotline locali; troverà maggiori informazioni nell'Intranet della Sua azienda.

Panasonic si impegna a garantire che anche i propri fornitori e venditori rispettino le leggi, le normative e gli standard sociali applicabili, tra cui (i) prendere in debita considerazione (a) l'ambiente, (b) i diritti umani e (c) la salute e la sicurezza del loro personale e del personale dei loro fornitori e (ii) mantenere la riservatezza delle informazioni importanti.

Abbiamo stabilito le Linee guida per la promozione della CSR nella catena di fornitura e richiediamo ai nostri fornitori di rispettarle. Ciò include l'obbligo per i fornitori di informare i propri dipendenti della possibilità di segnalare possibili violazioni alla Panasonic Global Compliance Hotline.

Se è a conoscenza del fatto che uno dei partner commerciali di Panasonic (inclusi eventuali fornitori o venditori della nostra catena di approvvigionamento) non rispetta la legge applicabile, le nostre Linee guida per la promozione della CSR nella catena di fornitura o altri standard, può farne segnalazione tramite la Global Compliance Hotline. Può anche inviare una segnalazione direttamente al partner commerciale interessato o a qualsiasi iniziativa congiunta di cui Panasonic sia membro, come JaCer. Se non si sa in che modo un fornitore è collegato a Panasonic o se il fornitore collabora con più produttori, è probabile che l'indagine e la risoluzione del caso saranno più rapide.

Non appena nota che qualcosa non va o sembra non andare nel verso giusto, è tenuto a mettere in pratica i valori fondamentali della Società e segnalare velocemente tali anomalie. Diversi canali ufficiali di comunicazione sono a Sua disposizione. Si può rivolgere al Suo manager, a un manager di grado superiore, al Dipartimento HR, Legal o Compliance. Se non si sente a Suo agio nel fare una segnalazione attraverso questi canali, può utilizzare anche la Global Compliance Hotline di Panasonic.

Non possiamo migliorare o risolvere i problemi se non siamo a conoscenza della loro esistenza. Abbiamo bisogno delle Sue segnalazioni. Lei sa cosa accade all’interno dell’azienda – sia gli aspetti positivi che negativi. Lei può venire a conoscenza immediatamente di un’attività che potrebbe destare sospetti. Le Sue segnalazioni potrebbero ridurre al minimo i potenziali impatti negativi su Panasonic e sui nostri dipendenti.

Per questioni coperte dalla direttiva UE sulle segnalazioni e dalle leggi di attuazione nazionali, i segnalatori possono anche effettuare segnalazioni esterne alle autorità locali preposte. L’elenco delle autorità competenti che possono ricevere le segnalazioni è disponibile al seguente link.

Sì, tutte le aziende Panasonic devono seguire le regole procedurali interne come qui descritte. Tutte le segnalazioni saranno gestite in linea con esse, oltre che nel rispetto di tutte le leggi applicabili.

Le segnalazioni fatte tramite la Global Compliance Hotline di Panasonic vengono inoltrate direttamente a un server sicuro di NAVEX per prevenire eventuali violazioni della sicurezza. NAVEX rende disponibili queste segnalazioni esclusivamente a determinati soggetti all’interno di Panasonic che sono incaricati delle rispettive valutazioni sulla base della tipologia di violazione e del luogo dell’incidente. Ognuno di questi soggetti ha ricevuto la dovuta formazione in merito alla massima riservatezza da adottare nella gestione di tali segnalazioni.

Una volta esaminata la segnalazione, essa potrà essere gestita direttamente oppure inoltrata a un altro reparto responsabile per ulteriori indagini. Ognuno dei destinatari della segnalazione, così come qualsiasi altro dipendente o persona incaricata successivamente di seguirla, sarà imparziale, soggetto a specifici obblighi di riservatezza e avrà la formazione necessaria per gestire le segnalazioni in modo professionale e riservato. I dipendenti che potrebbero avere un conflitto di interessi nella segnalazione o nella sua fase successiva saranno esclusi dalla gestione.

Consulenti esterni possono essere coinvolti, come opportuno, per fornire assistenza durante la fase successiva.

L'azienda può contattarla successivamente per porle delle domande per discutere della segnalazione.

Panasonic non tollera ritorsioni di alcun tipo. Chiunque faccia una segnalazione in buona fede, ovvero nella convinzione che i fatti segnalati siano corretti anche se in seguito dovessero rivelarsi falsi, sarà completamente protetto dalle ritorsioni.

Se ha rivelato la Sua identità nella segnalazione, la divulgheremo solo in base a una reale necessità di conoscenza e nel modo consentito dalla legge.

In alcune regioni, Panasonic potrebbe avere l'obbligo legale di comunicare a EARS qualsiasi persona oggetto di segnalazione, tranne nei casi in cui la comunicazione debba essere ritardata per garantire l'integrità dell'indagine e la conservazione delle informazioni rilevanti. Più in generale, Panasonic seguirà le segnalazioni in modo imparziale e, ove necessario, ascolterà anche i dipendenti implicati in un reclamo o una segnalazione.

Tutte le segnalazioni vengono prese sul serio e saranno valutate per verificare se ci sono informazioni sufficienti per dare seguito alla questione sollevata. In alcuni casi, potrebbe non essere possibile dare seguito alla segnalazione senza informazioni aggiuntive. Se tali informazioni aggiuntive non venissero fornite dal segnalatore, potremmo non avere altra scelta che abbandonare l'indagine, in particolare nel caso in cui non fossimo in grado di specificare l'oggetto di un'indagine e quando sia troppo difficile indagare su una segnalazione. In questi casi il segnalatore ne sarà informato.

Le persone incaricate di dare seguito alle segnalazioni possono condurre ulteriori accertamenti dei fatti esaminando i documenti pertinenti, parlando con testimoni e parti interessate e, se necessario, analizzando dati o documenti (sia elettronici che fisici). Qualsiasi accertamento dei fatti deve essere condotto in modo imparziale e obiettivo, nel pieno rispetto della legge applicabile e delle procedure interne e rispettando tutti i diritti dei rappresentanti dei dipendenti o dei consigli aziendali.

Dopo l'accertamento dei fatti, i risultati saranno riassunti in un rapporto, che potrebbe anche includere raccomandazioni per ulteriori follow-up, valutazione di sanzioni disciplinari o misure correttive. I rapporti saranno condivisi con le parti interessate necessarie all’interno di Panasonic.

L'identità del segnalatore sarà protetta in tutte le fasi di gestione della segnalazione e di qualsiasi follow-up.

Sì, riceverà una conferma iniziale che la Sua segnalazione è stata ricevuta. In alcuni casi potremmo anche contattarla in seguito per porle delle domande o per discutere della Sua segnalazione.

La Global Compliance Hotline di Panasonic utilizza il Sistema NAVEX. Il Sistema NAVEX non genera o conserva alcun log di connessione interna con indirizzi IP. Pertanto il Sistema NAVEX non è in possesso di alcuna informazione legata al Suo computer. Infatti NAVEX è impegnata contrattualmente a non svolgere ricerche sull’identità del segnalatore.

Se non si sente a Suo agio nel fare una segnalazione dal suo computer di lavoro, ha la possibilità di utilizzare un computer al di fuori dell’ambiente lavorativo (ad esempio i pc di un internet caffè, della biblioteca, o che si trova a casa di un amico ecc.) attraverso il sito web sicuro Global Compliance Hotline NAVEX di Panasonic. Sono in molti ad aver scelto questa opzione, poiché stando ai dati di NAVEX meno del 12% delle segnalazioni viene effettuato durante le ore lavorative.

Una segnalazione fatta da casa, dal computer del vicino o da qualsiasi portale internet resterà sicura e anonima, laddove consentito dalle leggi locali. Un portale internet non identifica mai un visitatore dal nome dello schermo e il Sistema NAVEX cancella qualsiasi informazione di identificazione personale, come ad esempio l’indirizzo IP, in modo tale da garantire l’anonimato. Inoltre, NAVEX è impegnata contrattualmente a non svolgere ricerche sull’identità del segnalatore.

Prendiamo tutte le ragionevoli precauzioni, in linea con la necessità di svolgere un’indagine approfondita e chiara, per mantenere la massima riservatezza sulla Sua identità.

Inoltre, è possibile fare segnalazioni in maniera anonima attraverso la Global Compliance Hotline di Panasonic eccetto i casi in cui non vi siano limitazioni di legge in merito. La Global Compliance Hotline di Panasonic utilizza il Sistema NAVEX, pensato per proteggere gli utenti. Infatti NAVEX è impegnata contrattualmente a non svolgere ricerche sull’identità del segnalatore. Per garantire ulteriormente il Suo anonimato – in qualità di segnalatore – dovrà prestare la massima attenzione a non rivelare qualsivoglia informazione che possa identificarLa nel processo di segnalazione. Per esempio, «dalla mia postazione accanto a Jan Smith» oppure «a 33 anni»

Infine, Panasonic supporta tutti i dipendenti nella segnalazione di problemi o sospetti in buona fede e si impegna a mantenere un ambiente di lavoro libero da ritorsioni. Chiunque violi tale principio e adotti atteggiamenti di ritorsione incorrerà in azioni disciplinari.

C’è un’apposita sezione in cui può identificarsi, se vuole. Queste informazioni potrebbero aiutarci ad approfondire la segnalazione.

Non appena nota che qualcosa non va o sembra non andare nel verso giusto, è tenuto a mettere in pratica i valori fondamentali della Società e segnalare velocemente tali anomalie. Basta semplicemente pensare a ciò che è accaduto di recente in merito a scandali all’interno dell’azienda per vedere gli effetti disastrosi che una distrazione apparentemente innocua può avere sulla salute di un’azienda. Se è a conoscenza di qualunque incidente, cattiva condotta o violazione di carattere etico, la esortiamo a segnalarla tempestivamente.

Dovrebbe segnalarlo in buona fede attraverso uno dei canali a Sua disposizione. Preferiamo ricevere segnalazioni che si rivelano in realtà innocue piuttosto che ignorare comportamenti non etici.

La Global Compliance Hotline di Panasonic utilizza il Sistema NAVEX. Questo sistema e i protocolli di comunicazione delle segnalazioni sono progettati in modo tale da impedire che i soggetti coinvolti ne vengano a conoscenza o che possano accedere alle segnalazioni in cui sono coinvolti.

Panasonic adotta una rigorosa politica di non ritorsione e proteggerà la sua identità, si veda anche sopra.

Quando invia una segnalazione con la Global Compliance Hotline di Panasonic, sia utilizzando il sistema internet NAVEX sia il sistema telefonico, riceverà una chiave di segnalazione univoca e Le verrà chiesto di scegliere una password. Con queste credenziali potrà tornare sulla Hotline, sia via internet che per telefono, e accedere alla segnalazione originale. A questo punto potrà aggiungere ulteriori dettagli.

La Global Compliance Hotline di Panasonic utilizza il Sistema NAVEX, che prevede la possibilità per i rappresentanti di Panasonic di rivolgerLe domande anche se ha inviato la segnalazione in maniera anonima. Quando riceve la chiave di segnalazione, Le verrà comunicato il tempo stimato necessario per gestire la Sua segnalazione. Una volta trascorso questo tempo, Le suggeriamo vivamente di utilizzare la chiave e la password per tornare sulla Hotline sia tramite internet o per telefono e controllare se Le sono state rivolte delle domande.　Se dovessimo avere bisogno di ulteriori informazioni e non dovessimo ricevere risposta alle nostre domande, potremmo dover abbandonare l'indagine.

Se il numero di telefono fornito in precedenza non funziona, La preghiamo di inviare una segnalazione utilizzando questo sito web. La preghiamo di segnalare il malfunzionamento del Suo numero di telefono.

Se il servizio non è disponibile per il Suo paese, La preghiamo di inviare la segnalazione online attraverso questo sito web. La preghiamo di specificare che per il Suo paese non sono disponibili istruzioni specifiche.