Informativa sulla privacy e sulla protezione dei dati

L'uso di EARS è assolutamente volontario.

Ti esortiamo a segnalare eventuali violazioni direttamente al tuo preposto o responsabile, oppure a un rappresentante dell'ufficio risorse umane, legale e compliance, team funzionali pertinenti o altri canali locali, a seconda della natura della possibile violazione. È inoltre possibile segnalare al team Compliance della filiale Panasonic responsabile di uno specifico paese o regione ("PEX Overseas") o ai dipendenti responsabili della società operativa Panasonic incaricata di controllare e gestire l'azienda datrice di lavoro. Consulta le informazioni messe a disposizione dei dipendenti attraverso le Intranet regionali o locali o simili anche nella Q9 riportata di seguito.

Puoi anche usare questo servizio per effettuare la tua segnalazione.

Questo servizio è un sistema di segnalazione confidenziale che ti permette di segnalare a Panasonic presunte violazioni della normativa o dei regolamenti aziendali e altre questioni attinenti.

In alcuni Paesi, le leggi in vigore permettono a Panasonic di accettare attraverso l'Hotline EARS segnalazioni riguardanti solo alcune tematiche, come finanza, contabilità, auditing, corruzione, normativa sulla concorrenza, discriminazione e molestie, ambiente, salute, igiene, sicurezza e altre gravi negligenze. EARS non deve essere utilizzata per la segnalazione di questioni di carattere privato.

Dopo aver selezionato la tua zona e il tuo Paese, accederai all'elenco delle problematiche che è possibile segnalare. Se la tua situazione è riconducibile a una problematica regolata dalla normativa locale, non potrà essere gestita da Panasonic attraverso EARS. Per segnalare il problema, dovrai contattare qualsiasi altro canale per la segnalazione disponibile come descritto sopra e anche nella Q9 di seguito.

Ricorda che le informazioni che fornisci su di te, i tuoi colleghi o qualsiasi altro aspetto dell'attività aziendale potrebbero dare luogo a decisioni che coinvolgono altri. Per questo, ti chiediamo di inoltrare solo informazioni che ritieni veritiere. Non subirai ritorsioni parte di PANASONIC per aver segnalato in buona fede presunte violazioni, nonostante dovessero rivelarsi di fatto incorrette. Non sarà invece tollerato fornire di proposito informazioni false o fuorvianti.

EARS può essere utilizzata per segnalare qualsiasi questione legata all'attività lavorativa presso il Gruppo Panasonic che interessi dipendenti, direttori/funzionari, venditori, fornitori e partner commerciali del Gruppo Panasonic.

In alcuni Paesi, le segnalazioni possono riguardare solo individui che ricoprono ruoli manageriali o di responsabilità all'interno dell'azienda. In tal caso, contattare qualsiasi altro canale per la segnalazione disponibile come descritto sopra e anche nella Q9 di seguito.

Al momento della segnalazione, EARS registra le seguenti informazioni e dati personali:

1. il tuo nome, i tuoi contatti (a meno che non si tratti di una segnalazione anonima) e se sei dipendente Panasonic;
2. il nome e altri dati personali dell'individuo citato nella segnalazione, se forniti (ad es. descrizione del ruolo e contatti);
3. una descrizione della presunta negligenza, così come una descrizione delle circostanze dell'accaduto; e
4. il luogo in cui ti trovi e il luogo in cui la presunta negligenza è avvenuta, in modo da poter applicare la normativa locale per raccogliere informazioni e compiere accertamenti.

Ti consigliamo di identificarti in modo da poterti ricontattare per eventuali chiarimenti, tuttavia sono ammesse anche segnalazioni anonime (se non diversamente indicato dalla normativa locale). Le informazioni inviate saranno trattate in maniera confidenziale, a meno che non sussistano ostacoli legali o relativi allo svolgimento degli accertamenti; in tal caso le informazioni saranno gestite con il massimo riguardo.

Se non assolutamente necessario ai fini della segnalazione, ti preghiamo di non trasmettere dati sensibili attraverso EARS, come dati riguardanti l'origine razziale ed etnica, l'opinione politica, l'orientamento religioso e filosofico, l'appartenenza a organizzazioni sindacali, dati riguardanti la salute, la vita sessuale e l'orientamento sessuale di un individuo.

Sono responsabili dei dati personali raccolti PEX, PEX Overseas, la sede centrale della tua zona e il tuo datore di lavoro, separatamente oppure assieme ad altre aziende appartenenti al Gruppo Panasonic. Per UE, SEE, Regno Unito e Serbia, le società del Gruppo gestiscono il sistema di segnalazione delle irregolarità in qualità di titolari congiunti del trattamento ai sensi dell'art. 26 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE.

Per ulteriori informazioni puoi contattare i recapiti di zona (vedi Q9), oppure consultare le informazioni su EARS specifiche per ciascuna zona, messe a disposizione dei dipendenti attraverso l'intranet di zona o locale, o simili.

Panasonic tratterà i suddetti dati personali allo scopo di assicurare la conformità con la normativa applicabile e le politiche interne, per gestire la difesa di Panasonic in caso di azioni legali e salvaguardare gli interessi del personale del Gruppo Panasonic. Questi dati saranno trattati sulla base della necessità di rispettare i nostri obblighi legali, tra cui l'obbligo di mantenere le hotline per le segnalazioni, e del nostro legittimo interesse, per approfondire le segnalazioni di possibili negligenze e violazioni delle normative e delle politiche interne e permettere a Panasonic di perseguire i suddetti scopi nonché di rispettare qualsiasi obbligo legale a cui Panasonic è soggetta.

Al fine di trattare la tua segnalazione, compiere i dovuti accertamenti e verificarne l'adeguatezza rispetto alla normativa locale, le informazioni e i dati personali forniti potranno essere consultati, trattati e utilizzati in base alle necessità dal personale preposto di Panasonic, come risorse umane, finanza, audit interno, legale e compliance aziendale, direzione, consulenti esterni (ad es. consulenti legali), oppure, in alcuni casi, dal personale tecnico di NAVEX. Questi individui possono trovarsi negli Stati Uniti, nel Regno Unito o altrove. Se ti trovi in Europa, le informazioni saranno condivise solo con individui situati in Europa e in Giappone. Se ti trovi all'interno della Comunità degli Stati Indipendenti (CSI), le informazioni saranno condivise solo con individui situati in Europa, CSI e Giappone.

I dati personali e le informazioni forniti al momento della segnalazione saranno archiviati in un database all'interno di server situati nel Regno Unito, forniti da GCS Compliance Services Europe Limited, una società sussidiaria di NAVEX, Inc. NAVEX ha siglato degli accordi con PEX, attraverso i quali si impegna a conservare le informazioni da te fornite conformemente alla normativa applicabile. NAVEX si impegna al rispetto di rigide prassi in materia di privacy e sicurezza che comprendono notifica, scelta, trasferimento progressivo, sicurezza, integrità dei dati, accesso e esercizio dei diritti.

Le informazioni e i dati personali da te forniti possono essere rivelati anche alla polizia e/o altre forze dell'ordine e autorità regolatrici, conformemente alla normativa applicabile. I soggetti competenti che ricevono e trattano i dati personali possono trovarsi negli Stati Uniti o in altri paesi che non garantiscono lo stesso livello di protezione dei dati previsto nell'Unione Europea.

Quando trasferiamo i tuoi dati personali fuori dal paese in cui ti trovi, poniamo in essere le dovute misure di tutela per assicurarci che chi li riceve provveda a un livello di protezione adeguato per i tuoi dati, conformemente alla normativa applicabile.

Puoi richiedere ulteriori informazioni a questo proposito e ottenere una copia delle misure di tutela in essere, contattando i recapiti della tua zona (vedi Q9).

I dati personali forniti saranno conservati per il tempo necessario a gestire la tua segnalazione, oppure, laddove applicabile, per tutto il tempo necessario ad avviare misure sanzionatorie, fino alla prescrizione delle violazioni segnalate (se sussistono) o a rispondere alle nostre esigenze legali, giudiziarie o finanziare.

La tua segnalazione sarà mantenuta riservata e condivisa solo se necessario per un adeguato monitoraggio della tua segnalazione o per rispettare le leggi locali.

In alcune regioni, Panasonic può avere l'obbligo legale di notificare qualsiasi persona che sia oggetto di una segnalazione a EARS, tranne quando la notifica deve essere ritardata per garantire l'integrità dell'indagine e la conservazione delle informazioni rilevanti.

Con alcune eccezioni, il soggetto della segnalazione può, anche in alcune regioni, accedere alle informazioni riguardanti la segnalazione e richiedere la correzione dei dati personali che siano inesatti o incompleti in conformità alla legge in vigore. Se al soggetto della segnalazione viene dato accesso in conformità con la legge in vigore, Panasonic non rivelerà la sua identità (se l'ha fornita) a meno che non sia richiesto dalla legge locale.

Panasonic non tollererà ritorsioni da parte di qualsiasi dipendente Panasonic nei confronti di persone che effettuano una segnalazione di una sospetta violazione in buona fede. I dipendenti che tentano ritorsioni saranno soggetti ad azioni disciplinari fino al licenziamento.

Analogamente, con alcune eccezioni, i segnalanti possono accedere a loro volta alle informazioni sulla segnalazione e richiedere la rettifica dei propri dati personali, secondo i termini e le limitazioni previste dalla normativa applicabile.

Puoi richiedere ulteriori informazioni contattando i recapiti della tua zona (vedi Q9).

Se ti trovi in Europa, in virtù del Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) o altra normativa in vigore sulla protezione dei dati hai diritto ad accedere ai tuoi dati personali e a riceverne una copia, a richiedere la rettifica o l'aggiornamento dei dati personali incorretti e a limitare il trattamento dei tuoi dati personali secondo i termini stabiliti dal GDPR. Hai anche diritto, ad alcune condizioni, a richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali. Inoltre, in alcuni casi, hai diritto alla portabilità dei dati. Ovvero, puoi chiederci di restituirti i dati che ci hai fornito, in un formato d'uso comune e leggibile da un elaboratore di dati, e di trasmetterli a terzi, quando tecnicamente fattibile, senza impedimenti da parte nostra e nel rispetto dei tuoi obblighi in materia di privacy.

Per esercitare uno dei diritti sopra menzionati, puoi contattare Panasonic all'indirizzo:

compliance.panasoniceurope@eu.panasonic.com.

Puoi anche contattare l'organizzazione Panasonic presso cui lavori o hai lavorato oppure con cui intrattieni rapporti commerciali.

Risponderemo alla tua richiesta al più presto, entro un mese al massimo dalla ricezione della stessa, a meno che la normativa applicabile in materia di protezione dei dati non preveda un lasso di tempo superiore.

Oltre ai diritti sopra menzionati, se non sei soddisfatto del modo in cui trattiamo i tuoi dati personali, hai diritto a sporgere reclamo all'ufficio per la protezione dei dati della tua zona (se presente) o all'autorità garante. Ti preghiamo di consultare l'Informativa sulla privacy della tua azienda per maggiori dettagli sull'ufficio per la protezione dei dati locale (se presente) e l'autorità garante della privacy competente. Altrimenti, su richiesta, possiamo fornirti immediatamente i dati di contatto. Puoi rivolgerti al Panasonic Europe Compliance Team:

compliance.panasoniceurope@eu.panasonic.com.

Puoi anche presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente:

• Autorità SEE/UE: Membri | Comitato europeo per la protezione dei dati (europa.eu)
• Regno Unito (UK): Sporgere reclamo | ICO

Puoi richiedere ulteriori informazioni contattando i recapiti della tua zona (vedi Q9).

Per questioni riguardanti la presente Informativa o questo servizio, puoi rivolgerti a:

Contatto globale:

Compliance Operation Department, Panasonic Operational Excellence Co. Ltd.

e-mail: kigyorinri@ml.jp.panasonic.com

Europa e CSI:

Panasonic Europe BV, Eurocenter II - Barbara Strozzilaan 384, 11th Floor - 1083 HN. Amsterdam (Paesi Bassi)

Panasonic Europe Compliance Team:

e-mail: Compliance.PanasonicEurope@eu.panasonic.com.