Tentang EthicsPoint

Apa itu EthicsPoint?

EthicsPoint adalah alat bantu pelaporan yang komprehensif dan bersifat rahasia yang dibuat oleh NAVEX yang membantu manajemen dan karyawan agar bekerja sama untuk mengatasi kecurangan, penyalahgunaan, dan perbuatan tercela lainnya di tempat kerja sambil menumbuhkan lingkungan kerja yang positif.

Mengapa kita memerlukan sistem seperti EthicsPoint?

• Karyawan kita adalah aset kita yang paling penting. Dengan menciptakan saluran komunikasi yang terbuka, kita membangun lingkungan kerja yang positif dan memaksimalkan produktivitas.
• Sistem pelaporan yang efektif dapat membantu upaya kita dalam memupuk integritas dan pengambilan keputusan yang beretika.

Pelaporan – Umum

Bolehkah saya melapor dengan menggunakan internet atau telepon?

Ya. EthicsPoint memungkinkan Anda untuk melapor secara rahasia dan anonim baik melalui telepon atau internet.

Jenis situasi apa yang harus saya laporkan?

Sistem EthicsPoint memungkinkan karyawan untuk melaporkan segala bentuk pelanggaran Pedoman Perilaku, atau kekhawatiran lain yang mungkin Anda miliki.

Jika saya melihat pelanggaran, bukankah saya hanya perlu melaporkannya kepada manajer saya, SDM (HR), atau Tim Etika & Kepatuhan (E&C) dan membiarkan mereka yang mengurusnya?

Jika Anda melihat perilaku yang Anda yakini melanggar pedoman perilaku kita, kami mengharapkan Anda melaporkannya. Idealnya, Anda harus menyampaikan kekhawatiran apa pun kepada manajer, atau anggota tim manajemen GoTo, HR atau E&C. Namun, kami tahu bahwa mungkin ada kalanya Anda merasa tidak nyaman melaporkan masalah secara langsung kepada mereka. Untuk mengatasi situasi seperti itu, kami telah bermitra dengan NAVEX. Kami lebih suka Anda melaporkannya secara anonim daripada Anda menyimpan sendiri informasi tersebut.

Mengapa saya harus melaporkan insiden yang saya ketahui? Apa gunanya bagi saya?

Kita semua memiliki hak untuk bekerja dalam lingkungan yang positif dan bersama hak tersebut ada kewajiban untuk bertindak secara beretika dan untuk memberi tahu orang-orang yang tepat jika seseorang bertindak tidak benar. Bersama-sama, kita dapat menjaga lingkungan yang sehat dan produktif. Dan, perbuatan tercela di perusahaan dapat mengancam keberadaan seluruh perusahaan.

Apakah manajemen benar-benar menginginkan saya untuk melapor?

Tentu saja. Bahkan, kami memerlukan laporan Anda. Anda tahu apa yang terjadi di perusahaan kita - yang baik maupun buruk. Anda mungkin tahu lebih awal tentang aktivitas yang mungkin menyebabkan kekhawatiran. Laporan Anda dapat meminimalkan potensi dampak negatif pada perusahaan dan karyawan kita. Selain itu, memberikan masukan yang positif dapat membantu mengidentifikasi isu-isu yang dapat meningkatkan budaya dan kinerja korporat.

Ke mana laporan-laporan tersebut diteruskan? Siapa yang dapat mengaksesnya?

Laporan langsung masuk ke server aman EthicsPoint. NAVEX hanya menyediakan laporan ini kepada orang-orang tertentu dalam perusahaan yang ditugaskan untuk mengevaluasi laporan tersebut, berdasarkan jenis pelanggaran dan lokasi insiden. Masing-masing penerima laporan ini telah mendapatkan pelatihan untuk menjaga kerahasiaan laporan tersebut sepenuhnya.

Bukankah sistem ini merupakan contoh bahwa seseorang sedang mengawasi saya?

Tidak. EthicsPoint adalah aspek positif dari filosofi kita secara keseluruhan, yang memungkinkan kita memastikan tempat kerja yang aman, nyaman, dan beretika. Anda kami anjurkan untuk meminta bantuan atas dilema etika, memberikan saran yang positif, atau menyampaikan kekhawatiran Anda. Komunikasi yang efektif sangatlah penting di tempat kerja dan ini merupakan sarana yang tepat untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Kami dengan saksama telah memilih sarana pelaporan terbaik untuk memenuhi kewajiban kepatuhan kami sekaligus memelihara lingkungan pelaporan yang positif.

Keamanan & Kerahasiaan Laporan

Menurut pemahaman saya, setiap laporan yang saya kirim dari komputer perusahaan menghasilkan log server yang menunjukkan setiap situs web yang saya hubungi lewat PC saya. Bukankah log ini akan mengungkap identitas saya sebagai pembuat laporan?

NAVEX tidak membuat atau menyimpan log koneksi internal apa pun dengan alamat IP, sehingga tidak ada informasi yang tersedia yang menghubungkan PC Anda dengan EthicsPoint.

Jika Anda merasa tidak nyaman membuat laporan dari PC kantor, Anda bisa menggunakan PC di luar lingkungan kerja (seperti dari warung internet atau di rumah teman) melalui situs web aman EthicsPoint. Banyak orang memilih opsi ini, karena data NAVEX menunjukkan bahwa kurang dari 12% laporan yang dibuat selama jam kerja.

Dapatkah saya melapor dari rumah dan masih tetap anonim?

Laporan dari rumah, komputer tetangga, atau portal internet mana pun akan tetap aman dan anonim. Portal internet tidak pernah mengidentifikasi pengunjung lewat nama layar dan sistem EthicsPoint menghapus alamat internet sehingga anonimitas benar-benar terjaga.

Saya khawatir informasi yang saya berikan ke EthicsPoint akhirnya akan mengungkapkan identitas saya. Bagaimana Anda bisa meyakinkan saya bahwa hal ini tidak akan terjadi?

Sistem EthicsPoint melindungi anonimitas Anda. Akan tetapi sebagai pihak pelapor, jika Anda ingin tetap anonim, Anda perlu memastikan bahwa isi laporan tersebut tidak mengungkapkan identitas Anda secara tidak disengaja. Misalnya, “Dari bilik kerja saya di sebelah Jan Smith...” atau “Selama 33 tahun saya...”.

Apakah hotline telepon bebas pulsa juga bersifat rahasia dan anonim?

Ya. Anda akan diminta untuk memberikan informasi yang sama seperti yang akan Anda berikan dalam laporan berbasis internet dan pewawancara akan mengetikkan tanggapan Anda ke situs web EthicsPoint. Laporan ini menerapkan langkah-langkah keamanan dan kerahasiaan yang sama pada saat pengiriman.

Bagaimana jika saya ingin identitas saya diketahui pada laporan saya?

Jika Anda berkenan, terdapat bagian di dalam laporan untuk menyebutkan identitas Anda.

Kiat & Praktik Terbaik

Saya mengetahui sejumlah orang melakukan tindakan yang melanggar etika, tapi tindakannya tidak memengaruhi saya. Mengapa saya mesti repot-repot melaporkannya?

Perusahaan kita membudayakan perilaku yang beretika. Segala bentuk perilaku yang melanggar etika, pada tingkatan apa pun, pada akhirnya akan merugikan perusahaan dan seluruh karyawan, termasuk Anda. Anda hanya perlu mempertimbangkan apa yang telah terjadi dalam skandal yang dialami oleh beberapa perusahaan untuk melihat bagaimana pelanggaran etika dapat menghancurkan perusahaan yang sehat. Jika Anda mengetahui insiden pelanggaran apa pun atau pelanggaran etika, pertimbangkan kewajiban Anda untuk melapor bagi diri Anda sendiri dan rekan kerja Anda.

Saya tidak yakin apakah yang saya lihat atau dengar merupakan pelanggaran kebijakan perusahaan, atau melibatkan perilaku yang melanggar etika, namun bagi saya ini adalah sesuatu yang tidak benar. Apa yang harus saya lakukan?

Silakan laporkan. NAVEX dapat membantu Anda menyiapkan dan menyampaikan laporan Anda sehingga laporan tersebut dapat dipahami dengan baik. Kami lebih memilih Anda melaporkan situasi yang ternyata tidak berbahaya daripada Anda membiarkan perilaku yang kemungkinan melanggar etika tidak diselidiki.

Bagaimana jika bos saya atau manajer lainnya terlibat dalam suatu pelanggaran? Bukankah mereka akan tahu tentang laporan tersebut lalu menutup-nutupinya?

Sistem EthicsPoint dan distribusi laporannya dirancang untuk memastikan sehingga pihak-pihak yang diduga terlibat tidak akan diberi tahu atau tidak akan diberikan akses ke laporan yang menyebutkan nama mereka.

Bagaimana jika saya tiba-tiba ingat sesuatu yang penting tentang insiden tersebut setelah saya mengirimkan laporan? Atau bagaimana jika perusahaan memiliki pertanyaan lebih lanjut untuk saya terkait dengan laporan saya?

Ketika Anda menyampaikan laporan ke Situs Web EthicsPoint atau melalui Call Center EthicsPoint, Anda akan menerima angka unik dan acak yang disebut “Kode Laporan” dan diminta untuk membuat kata sandi. Anda dapat kembali ke sistem EthicsPoint baik melalui internet atau telepon dan mengakses laporan awal untuk menambahkan detail atau menjawab pertanyaan yang diajukan oleh perwakilan perusahaan. Kami mengimbau agar Anda mengunjungi kembali situs laporan sesuai waktu yang telah ditetapkan untuk menjawab pertanyaan dari perusahaan. Anda dan perusahaan kini telah memasuki “dialog anonim”, di mana situasinya tidak hanya teridentifikasi, tetapi juga dapat diselesaikan, tidak peduli seberapa pun rumitnya.

Apakah tindak lanjut terhadap laporan ini seaman yang pertama?

Semua korespondensi EthicsPoint ditangani dengan kerahasiaan yang sama ketatnya dengan laporan awal, dengan tetap menjaga prinsip anonimitas.

Bagaimana jika saya kehilangan Kode Laporan atau lupa Kata Sandi yang saya buat?

Untuk memastikan perlindungan keamanan dan kerahasiaan, maka Anda perlu membuat laporan baru jika kode laporan atau kata sandi Anda hilang. Dalam laporan baru, sebutkan bahwa laporan tersebut berkaitan dengan laporan yang sebelumnya Anda kirim.

Apakah saya masih dapat melapor jika tidak ada akses internet?

Anda dapat melapor melalui EthicsPoint dari komputer mana pun yang memiliki akses internet. Anda dapat melakukannya dari rumah. Banyak lokasi umum, seperti perpustakaan umum, memiliki komputer dengan koneksi internet. Jika Anda tidak memiliki akses atau tidak nyaman menggunakan komputer, Anda dapat menghubungi hotline bebas pulsa EthicsPoint, yang tersedia 24 jam sehari, 365 hari setahun.