Σχετικά με το EthicsPoint

Υποβολή Αναφορών – Γενικά

Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα Αναφορών

Συμβουλές & Βέλτιστες Πρακτικές

Σχετικά με το EthicsPoint

Τι είναι το EthicsPoint;

Το EthicsPoint είναι ένα ολοκληρωμένο και εμπιστευτικό εργαλείο υποβολής αναφορών που δημιουργήθηκε από τη NAVEX και επιτρέπει στη διοίκηση και στους εργαζομένους να συνεργάζονται για την αντιμετώπιση περιστατικών απάτης, κατάχρησης και άλλων μορφών παραβατικής συμπεριφοράς στον χώρο εργασίας, ενώ ταυτόχρονα συμβάλλει στην καλλιέργεια ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος.

Γιατί χρειαζόμαστε ένα σύστημα όπως το EthicsPoint;

Υποβολή Αναφορών – Γενικά

Τι είδους περιστατικά θα πρέπει να αναφέρω;

Το σύστημα EthicsPoint επιτρέπει στους εργαζομένους να αναφέρουν οποιαδήποτε παραβίαση του Κώδικα Δεοντολογίας μας ή οποιαδήποτε άλλη ανησυχία μπορεί να έχουν.

Εάν διαπιστώσω μία παραβίαση, δεν θα έπρεπε απλώς να τη δηλώσω στον προϊστάμενό μου, στο τμήμα ασφαλείας ή στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και να το χειριστούν εκείνοι;

Όταν παρατηρείτε συμπεριφορά που θεωρείτε ότι παραβιάζει τον Κώδικα Δεοντολογίας μας, αναμένουμε από εσάς να την αναφέρετε. Ιδανικά, θα πρέπει να γνωστοποιείτε οποιεσδήποτε ανησυχίες στον άμεσο προϊστάμενό σας ή σε άλλο μέλος της διοικητικής μας ομάδας. Αναγνωρίζουμε, ωστόσο, ότι ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν αισθάνεστε άνετα να αναφέρετε το ζήτημα με αυτόν τον τρόπο. Για τέτοιες περιπτώσεις έχουμε συνεργαστεί με τη NAVEX. Προτιμούμε να αναφέρετε το περιστατικό ανώνυμα, παρά να κρατήσετε την πληροφορία για τον εαυτό σας.

Γιατί θα πρέπει να αναφέρω όσα γνωρίζω; Τι όφελος έχω εγώ;

Όλοι έχουμε το δικαίωμα να εργαζόμαστε σε ένα θετικό περιβάλλον, και μαζί με αυτό το δικαίωμα έρχεται και η ευθύνη να ενεργούμε με ηθικό τρόπο και να ενημερώνουμε τα κατάλληλα άτομα όταν κάποιος δεν ενεργεί σωστά. Μέσα από τη συνεργασία, μπορούμε να διατηρούμε ένα υγιές και παραγωγικό εργασιακό περιβάλλον. Επιπλέον, η εταιρική παραβατικότητα μπορεί να απειλήσει την ίδια την ύπαρξη μιας εταιρείας.

Επιθυμεί πραγματικά η διοίκηση να κάνω αναφορά;

Βεβαίως. Στην πραγματικότητα, είναι απαραίτητο να αναφέρετε περιστατικά. Γνωρίζετε τι συμβαίνει στην εταιρεία μας - τόσο τα θετικά όσο και τα αρνητικά. Ενδέχεται να έχετε αρχική γνώση κάποιας δραστηριότητας που αποτελεί πιθανή αιτία ανησυχίας. Η αναφορά σας μπορεί να ελαχιστοποιήσει τον ενδεχόμενο αρνητικό αντίκτυπο στην εταιρεία και στους ανθρώπους της. Επιπλέον, η παροχή θετικών σχολίων μπορεί να συμβάλει στον εντοπισμό ζητημάτων που μπορούν να βελτιώσουν την εταιρική κουλτούρα και την απόδοση.

Πού καταλήγουν αυτές οι αναφορές; Ποιοι έχουν πρόσβαση;

Οι αναφορές καταχωρούνται απευθείας στον ασφαλή διακομιστή του EthicsPoint. Η NAVEX διαθέτει αυτές τις αναφορές μόνο σε συγκεκριμένα στελέχη της εταιρείας που είναι επιφορτισμένα με την αξιολόγηση της αναφοράς, ανάλογα με το είδος της παραβίασης και τον τόπο του περιστατικού. Κάθε ένα από αυτά τα πρόσωπα έχει λάβει εκπαίδευση για τη διατήρηση του απόρρητου των αναφορών στο μέγιστο δυνατό επίπεδο.

Δεν είναι αυτό το σύστημα απλώς ένας τρόπος παρακολούθησής μου;

Όχι. Το EthicsPoint αποτελεί θετικό στοιχείο της συνολικής φιλοσοφίας μας, καθώς μας επιτρέπει να διασφαλίζουμε ένα ασφαλές, προστατευμένο και ηθικό εργασιακό περιβάλλον. Ενθαρρύνεστε να αναζητάτε καθοδήγηση σε ηθικά διλήμματα, να παρέχετε θετικές προτάσεις ή να γνωστοποιείτε μια ανησυχία. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι κρίσιμη στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον και το σύστημα αυτό αποτελεί σημαντικό εργαλείο για την ενίσχυσή της.

Έχουμε επιλέξει προσεκτικά το καλύτερο διαθέσιμο εργαλείο υποβολής αναφορών, ώστε να ανταποκρινόμαστε στις κανονιστικές μας υποχρεώσεις διατηρώντας παράλληλα ένα θετικό περιβάλλον υποβολής αναφορών.

Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα Αναφορών

Από όσο γνωρίζω, κάθε αναφορά που αποστέλλω από υπολογιστή της εταιρείας δημιουργεί ένα αρχείο καταγραφής στον διακομιστή που εμφανίζει κάθε ιστοσελίδα με την οποία συνδέεται ο υπολογιστής μου. Δεν θα με ταυτοποιήσει αυτό ως το άτομο που υπέβαλε την αναφορά;

Η NAVEX δεν δημιουργεί ούτε διατηρεί οποιαδήποτε εσωτερικά αρχεία σύνδεσης με διευθύνσεις IP, επομένως δεν υπάρχει καμία πληροφορία που να συνδέει τον υπολογιστή σας με το EthicsPoint.

Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να υποβάλετε αναφορά από τον εταιρικό σας υπολογιστή, έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή εκτός του εταιρικού περιβάλλοντος (όπως σε ένα internet café ή από το σπίτι φίλου) μέσω της ασφαλούς ιστοσελίδας του EthicsPoint. Πολλοί επιλέγουν αυτήν την επιλογή, καθώς τα δεδομένα της NAVEX δείχνουν ότι λιγότερο από το 12% των αναφορών υποβάλλονται εντός εργάσιμων ωρών.

Μπορώ να υποβάλω αναφορά από το σπίτι και να παραμείνω ανώνυμος/η;

Μια αναφορά από το σπίτι, τον υπολογιστή γείτονα ή οποιαδήποτε διαδικτυακή πύλη παραμένει ασφαλής και ανώνυμη. Μια διαδικτυακή πύλη δεν αναγνωρίζει ποτέ έναν επισκέπτη μέσω ονόματος χρήστη και το σύστημα EthicsPoint αφαιρεί τις διευθύνσεις διαδικτύου, ώστε η ανωνυμία να διατηρείται πλήρως.

Ανησυχώ ότι οι πληροφορίες που παρέχω στο EthicsPoint θα αποκαλύψουν τελικά την ταυτότητά μου. Πώς μπορείτε να με διαβεβαιώσετε ότι αυτό δεν θα συμβεί;

Το σύστημα EthicsPoint προστατεύει την ανωνυμία σας. Ωστόσο, εάν επιθυμείτε να παραμείνετε ανώνυμος/η, θα πρέπει εσείς - ως ο αναφέρων - να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο της αναφοράς δεν αποκαλύπτει κατά λάθος την ταυτότητά σας. Για παράδειγμα: «Από τον χώρο εργασίας δίπλα στη Jan Smith…» ή «Στα 33 χρόνια υπηρεσίας μου…».

Τι γίνεται αν θέλω η αναφορά μου να συνοδεύεται από τα στοιχεία μου;

Υπάρχει ειδικό σημείο στην αναφορά όπου μπορείτε, αν το επιθυμείτε, να δηλώσετε τα στοιχεία σας.

Συμβουλές & Βέλτιστες Πρακτικές

Γνωρίζω κάποια άτομα που ενεργούν ανάρμοστα, αλλά αυτό δεν με επηρεάζει άμεσα. Γιατί να μπω στη διαδικασία να το αναφέρω;

Η εταιρεία μας προάγει την ηθική συμπεριφορά. Κάθε ανήθικη πράξη, σε οποιοδήποτε επίπεδο, τελικά βλάπτει την εταιρεία και όλους τους εργαζομένους, συμπεριλαμβανομένου και εσάς. Αρκεί μόνο να λάβετε υπόψη σας όσα συνέβησαν σε πρόσφατα εταιρικά σκάνδαλα για να αντιληφθείτε τις καταστροφικές συνέπειες που μπορεί να έχει μια απόκλιση από την ηθική σε μια κατά τα άλλα υγιή εταιρεία. Εάν γνωρίζετε περιστατικά παράπτωσης ή παραβιάσεων ηθικής, θεωρήστε καθήκον σας προς εσάς και προς τους συναδέλφους σας να τα αναφέρετε.

Δεν είμαι σίγουρος/η αν αυτό που παρατήρησα ή άκουσα αποτελεί παραβίαση εταιρικής πολιτικής ή ανάρμοστη συμπεριφορά, αλλά απλώς δεν μου φαίνεται σωστό. Τι πρέπει να κάνω;

Υποβάλετε αναφορά. Η NAVEX μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμάσετε και να υποβάλετε την αναφορά ώστε να είναι σαφής και κατανοητή. Προτιμούμε να αναφέρετε μια κατάσταση που τελικά αποδεικνύεται ακίνδυνη, παρά να αφήσετε πιθανή ανάρμοστη συμπεριφορά χωρίς έλεγχο.

Τι γίνεται αν ο προϊστάμενός μου ή άλλα μέλη της διοίκησης εμπλέκονται σε μια παραβίαση; Δεν θα λάβουν εκείνοι την αναφορά και θα προσπαθήσουν να τη συγκαλύψουν;

Το σύστημα EthicsPoint και η διαδικασία διανομής των αναφορών διασφαλίζουν ότι τα εμπλεκόμενα άτομα δεν ενημερώνονται ούτε αποκτούν πρόσβαση σε αναφορές στις οποίες κατονομάζονται.

Τι γίνεται αν θυμηθώ κάτι σημαντικό σχετικά με το περιστατικό αφού υποβάλω την αναφορά; Ή αν η εταιρεία έχει περαιτέρω ερωτήσεις για την αναφορά μου;

Όταν υποβάλετε μια αναφορά μέσω της ιστοσελίδας του EthicsPoint, λαμβάνετε έναν μοναδικό, τυχαία παραγόμενο αριθμό που ονομάζεται «Κωδικός Αναφοράς (Report Key)» και σας ζητείται να επιλέξετε έναν κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να επιστρέψετε στο σύστημα EthicsPoint για να αποκτήσετε πρόσβαση στην αρχική αναφορά, να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες ή να απαντήσετε σε ερωτήσεις που υποβάλλει εκπρόσωπος της εταιρείας. Συνιστούμε ανεπιφύλακτα να επιστρέψετε στον ιστότοπο εντός του καθορισμένου χρόνου, ώστε να απαντήσετε στις ερωτήσεις της εταιρείας. Εσείς και η εταιρεία μπαίνετε πλέον σε έναν «ανώνυμο διάλογο», όπου τα ζητήματα όχι μόνο αναγνωρίζονται, αλλά μπορούν επίσης να επιλυθούν, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκα είναι.

Είναι αυτές οι επακόλουθες ενέργειες επί των αναφορών το ίδιο ασφαλείς με την αρχική;

Όλες οι επικοινωνίες μέσω του EthicsPoint τηρούνται με την ίδια αυστηρή εμπιστευτικότητα όπως και η αρχική αναφορά, συνεχίζοντας να καλύπτονται από το πλαίσιο της ανωνυμίας.

Τι γίνεται αν χάσω τον Κωδικό Αναφοράς (Report Key) ή ξεχάσω τον Κωδικό Πρόσβασης που δημιούργησα;

Για να διασφαλιστεί ότι η ασφάλεια και η εμπιστευτικότητα παραμένουν προστατευμένες, εάν χάσετε τον κωδικό αναφοράς (report key) ή τον κωδικό πρόσβασής σας, θα χρειαστεί να υποβάλετε νέα αναφορά. Αναφέρετε στη νέα αναφορά ότι σχετίζεται με προηγούμενη αναφορά ή ερώτηση που είχατε υποβάλει.

Μπορώ να υποβάλω αναφορά αν δεν έχω πρόσβαση στο διαδίκτυο;

Μπορείτε να υποβάλετε αναφορά στο EthicsPoint από οποιονδήποτε υπολογιστή που έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο. Μπορείτε να υποβάλετε αναφορά από το σπίτι. Πολλοί δημόσιοι χώροι, όπως οι δημόσιες βιβλιοθήκες, διαθέτουν υπολογιστές με πρόσβαση στο διαδίκτυο.