questions courantes
Qu'est-ce que la Hotline de Conformité BASF et comment fonctionne-t-elle ?
La hotline est un canal confidentiel qui vous permet de poser une question et/ou de faire part de vos préoccupations quant à un manquement réel ou potentiel, des violations des règlements ou des lois, des politiques de BASF et du Code de Conduite de BASF.
BASF a conclu un contrat avec NAVEX, une société indépendante, pour gérer la hotline dans le monde entier.
Lorsque vous composez le numéro de téléphone, votre appel est pris en charge par un représentant du centre d'appels de NAVEX. Après avoir choisi votre langue préférée, une annonce automatique vous guidera tout au long du processus. Si votre langue préférée n'est pas disponible, un interprète NAVEX se joindra à l'appel pour vous aider à traduire votre problème en anglais. L'appel peut être surveillé à des fins de qualité uniquement, mais les appels ne sont pas enregistrés et la confidentialité est toujours respectée. Nous vous demandons d'être patient avec ce processus, car nous voulons nous assurer que votre problème est correctement documenté.
Vous pouvez également utiliser l’option de soumission en ligne ou via mobile ici .
Lorsque vous posez une question ou soulevez un problème via la hotline, que ce soit par téléphone ou par Internet, vous recevez une clé de rapport unique et vous serez invité à choisir un mot de passe. Cette clé et votre mot de passe vous permettront d'accéder à votre rapport afin d'obtenir les résultats d'une enquête ou une réponse à votre demande.
Quels types de situations doivent être signalées via la Hotline de Conformité ?
Toute préoccupation concernant des violations potentielles ou réelles de la loi, ainsi que des politiques et directives de BASF, doit être signalée. Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour aborder ce sujet avec votre supérieur, avec l'équipe Affaires juridiques ou Conformité ou avec toute autre personne de contact interne, la Hotline de conformité vous permet de déposer un rapport ou de poser une question, y compris de manière anonyme.
Les questions ou les rapports peuvent porter sur n'importe quelle catégorie de notre code de conduite international, comme la gestion des biens de l'entreprise, les lois antitrust, la corruption et les pots-de-vin, la protection des données et des informations, ainsi que les questions relatives à l'environnement et aux droits de l'homme.
Qui reçoit les rapports déposés sur la Hotline et que se passe-t-il ensuite ?
Un résumé électronique de votre rapport ou de votre demande sera transmis uniquement à certains membres de l'Équipe Conformité de BASF qui l'examineront afin de déterminer si une action supplémentaire est nécessaire. Les destinataires de ces rapports sont formés pour traiter les informations fournies dans la plus grande confidentialité. En fonction de la nature du rapport, l'enquête peut être confiée au département Affaires juridiques, Ressources humaines, Sécurité de l'entreprise, Audit de l'entreprise ou EHS de l'entreprise.
Les équipes d'investigation travaillent aussi efficacement que possible pour examiner et résoudre les problèmes. Mais chaque enquête est différente et le temps nécessaire à la résolution des problèmes varie donc.
Puis-je rester anonyme ? Puis-je déposer un rapport depuis un ordinateur au sein de l'entreprise ou depuis mon domicile sans être identifié ?
Oui, si vous demandez à rester anonyme lorsque vous signalez votre problème ou que vous introduisez une demande, nous respecterons votre demande. NAVEX ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne reprenant les adresses IP, de sorte qu'aucune information reliant votre ordinateur à la hotline n'est disponible. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez veiller à ce que votre rapport ne révèle pas votre identité par accident.
La Hotline permet également des « Web chats » anonymes entre les déclarants et l'équipe d'investigation si des informations supplémentaires sont nécessaires; elle vous permet de recevoir une notification lors de la conclusion de l’investigation. Il est donc important d'effectuer un suivi régulier de votre rapport, en utilisant votre clé de rapport et votre mot de passe.
Bien que BASF s'efforce de mener une enquête approfondie et de résoudre tous les problèmes de bonne foi, il arrive que le déclarant ne fournisse pas suffisamment d'informations, ce qui rend difficile la réalisation d'une enquête.
Serai-je informé du résultat d'une enquête ?
À la fin d'une affaire, une notification est postée dans le rapport de la Hotline. Vous pouvez y accéder en appelant la Hotline ou en vous connectant au site web et en utilisant votre clé de rapport et votre mot de passe. Les résultats précis de nos enquêtes et les mesures prises sont confidentiels
Que fait la société pour me protéger contre les représailles si je dépose un rapport ?
BASF ne tolérera aucune forme de représailles à l'encontre de toute personne qui, de bonne foi, signale un problème ou participe à une enquête, même si l'allégation n'est finalement pas fondée. De telles représailles seraient traitées comme une faute grave.
Vous êtes encouragé à demander conseil ou à signaler vos préoccupations sans crainte de représailles.
Que dois-je faire si j'oublie ma clé de rapport ou mon mot de passe ?
Ni BASF ni le fournisseur externe de la Hotline ne peuvent vous fournir ou réinitialiser votre mot de passe, il est donc important de protéger ces informations. Si vous perdez votre clé de rapport ou votre mot de passe, vous devrez déposer un nouveau rapport en faisant référence au rapport précédent (en indiquant la nature du problème et la date approximative de dépôt afin que nous puissions identifier avec précision le rapport précédent).
Le site Web ne fonctionne pas sur mon smartphone. Existe-t-il une version mobile pour soumettre mon problème ?
BASF propose un formulaire en version mobile pour signaler vos problèmes. Veuillez utiliser l’URL suivante ou numériser le code QR pour signaler facilement vos problèmes à partir de votre téléphone intelligent :
Que dois-je faire si le numéro de téléphone ne fonctionne pas ?
Dans certains pays, les restrictions du réseau de téléphonie mobile peuvent vous empêcher de vous connecter à la hotline sans frais. Dans ce cas, vous pouvez (1) essayer d’appeler la hotline à partir d’une « ligne fixe » (c.-à-d. un téléphone non mobile) ou (2) signaler votre problème en ligne sur ce site Web. Veuillez indiquer dans votre rapport que le numéro de téléphone n’a pas fonctionné.