Système d’alertes éthiques - Guide et FAQ
Pourquoi adopter un système d’alertes ?
Nous sommes absolument convaincus que nos collaborateurs constituent notre atout le plus précieux. Afin de pouvoir garantir un environnement de travail sain, éthique et sûr, il est indispensable de signaler les situations ou les comportements susceptibles d’enfreindre nos valeurs ou la loi. Le système d’alertes permet à chacun de s’exprimer, de poser des questions, de demander conseil ou de signaler des situations suspectes, ceci en toute confidentialité.
1. Utilisation générale du système d’alertes
Pourquoi signaler les comportements suspects ?
L’intégrité est une responsabilité collective. En signalant un comportement répréhensible, vous contribuez à protéger votre environnement de travail, vos collègues, l’entreprise et vous-même. Vous taire pourrait favoriser la généralisation d’agissements préjudiciables.
La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
Oui, nous comptons sur vous pour nous faire part de vos inquiétudes. En tant que collaborateur, vous êtes souvent le premier témoin des irrégularités. Le fait de les signaler pourrait éviter les graves conséquences susceptibles d’en découler.
Qui a le droit d’utiliser ce système ?
Tous les collaborateurs, y compris les intérimaires, les stagiaires, les prestataires de services et les partenaires dans les pays où nous exerçons notre activité.
Dans quels cas lancer une alerte ?
Dès que vous êtes sérieusement inquiet. Vous n’avez pas besoin de preuves solides : nous préférons que vous signaliez une situation suspecte plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique.
2. Faits pouvant être signalés :
Il est possible d’utiliser le système d’alertes pour signaler :
- Des violations de nature financière : cas de corruption, fraudes, détournements de fonds, favoritisme, abus de biens sociaux.
- Des cas de violence ou de discrimination : harcèlement moral ou sexuel, discrimination, conditions de travail dangereuses, stress chronique ou syndrome d'épuisement professionnel.
- Des atteintes à l’environnement : menaces environnementales, violations des règles de sécurité.
- Des violations du code de conduite : cadeaux interdits, notes de frais injustifiées, non-respect des procédures internes.
3. Procédure de signalement
Quels canaux de signalement sont disponibles ?
- Une plateforme d’alertes sécurisée disponible 24 h/24, 7 j/7 depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
- Service chargé de l’éthique et de la conformité
- Service des Ressources Humaines
- Votre responsable
- Représentants des salariés
Le système est-il disponible dans toutes les langues ?
Oui, la plateforme est disponible dans les langues de tous les pays où nous exerçons nos activités.
4. Confidentialité et sécurité
Mon identité est-elle protégée ?
Oui, l’identité du lanceur d’alerte est strictement confidentielle. Seul le personnel autorisé et tenu à des obligations de confidentialité aura accès aux informations nécessaires.
Que se passe-t-il si je suis cité dans un signalement ?
Vous êtes présumé innocent jusqu'à preuve du contraire. Si une enquête est ouverte, elle sera menée dans le respect le plus total de vos droits et de votre confidentialité.
Ne serais-je pas victime de représailles ?
Si vous lancez une alerte en toute bonne foi, et ceci même si aucun manquement n’est constaté par la suite, vous ne pourrez faire l’objet d’aucune sanction disciplinaire, managériale ou judiciaire à cet égard.
Et si je me trompe ? Ou si le problème n’est que mineur ?
Il vaut mieux signaler un doute que se taire. L’entreprise préfère se pencher sur un souci mineur plutôt que de passer à côté d’un problème potentiellement grave.
5. Suivi et interaction
Est-il possible d’ajouter des informations après l’envoi du signalement ?
Oui. Grâce à votre identifiant unique, vous pouvez vous reconnecter à tout moment au système pour mettre à jour votre signalement ou répondre aux questions de l’équipe chargée de l’enquête.
Que se passe-t-il une fois le signalement effectué ?
Le personnel autorisé diligentera une enquête dans la plus stricte confidentialité. La plateforme vous permet de suivre l’avancement de votre signalement.
Que faire si je perds mon mot de passe ou mon identifiant ?
Pour des raisons de sécurité, nous n’envoyons aucun rappel de votre mot de passe ou de votre identifiant. Vous devrez effectuer un nouveau signalement et indiquer qu’il fait référence à un signalement antérieur.
6. Rémunération, obligations et bonnes pratiques
Suis-je légalement tenu d’effectuer un signalement ?
Non, les signalements n’ont aucun caractère obligatoire. Mais nous les encourageons vivement dans l’intérêt de tous.
Les auteurs de signalement sont-ils récompensés ?
Non, les lanceurs d’alertes devraient être motivés par l’intégrité et non pas par l’enrichissement personnel. La loi interdit toute compensation financière. Elle protège cependant tous les lanceurs d’alerte agissant de bonne foi.
Quels comportements faut-il éviter ?
- Utiliser le système d’alertes pour nuire intentionnellement à autrui.
- Communiquer des informations confidentielles en dehors de la plateforme sécurisée.