maVoix

Qu’est-ce que maVoix ?

maVoix est le programme de signalement confidentiel de Rio Tinto. Si quelque chose ne va pas au travail, vous pouvez utiliser maVoix pour faire part de vos préoccupations. Ce programme est un élément clé de notre engagement à respecter les valeurs de Rio Tinto, à instaurer un climat de confiance et à créer un lieu de travail respectueux et inclusif où chacun se sent en sécurité et libre de s’exprimer et de donner son avis.

Pourquoi utiliser ce programme ?

Nous reconnaissons qu’il faut du courage pour signaler un problème, mais il est important que vous contactiez maVoix lorsqu’il n’est pas possible de le faire par les voies habituelles. Vous pouvez signaler tout ce qui ne va pas et qui n’est pas conforme à nos valeurs, à nos comportements préconisés ou à notre code de conduite. S’exprimer nous permet d’agir face à des situations potentiellement préjudiciables pour les personnes ou la réputation et le succès de Rio Tinto.

Puis-je m’adresser à maVoix pour tout type de problème ?

Oui. Si vous avez connaissance de ou avez des raisons de suspecter un comportement répréhensible ou inapproprié, ou des circonstances inapprorpriées en lien avec Rio Tinto, veuillez nous faire part de vos préoccupations en temps opportun.

Comment puis-je signaler à myVoice ?

Toute personne victime ou témoin d’une inconduite, d’un comportement inapproprié ou de circonstances répréhensibles au sein de Rio Tinto, ou ayant des soupçons, peut faire un signalement à maVoix par l’entremise de l’une des méthodes suivantes :

• Signalement en ligne par l’entremise du programme maVoix ou par téléphone en utilisant les numéros de téléphone sans frais, ou avec un appareil mobile (voir ci-dessous);
• Signalement par courriel : myvoice@riotinto.com;
• En contactant le Centre de Bienveillance pour des inquiétudes en lien avec des comportements nuisibles ou irrespectueux; le Centre de Bienveillance peut discuter des circonstances avec la personne faisant le signalement et l’aider ou remplir un rapport en son nom; ou
• En contactant la fonction Ressources humaines ou un(e) représentant(e) des équipes Éthique et conformité ou Santé, sécurité et environnement, qui peuvent aider ou remplir un rapport en leur nom.

Qu’advient-il de mes données personnelles lorsque je signale un problème ?

Toute donnée personnelle que vous inscrivez dans votre signalement sera utilisée pour soutenir Rio Tinto dans son enquête pour résoudre vos préoccupations. Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons vos données, la base juridique pour les traiter et vos droits, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité disponible sur l’intranet ou le site Web de Rio Tinto, ou en écrivant au myvoice@riotinto.com.

Puis-je choisir de conserver l’anonymat ?

Nous savons qu’il est important de se sentir en sécurité lorsque l’on signale des problèmes. C’est la base de l’efficacité du programme maVoix. Ce sentiment de sécurité est issu de notre garantie d’engagement de confidentialité. Lorsque vous contactez maVoix, vous décidez de ce que vous souhaitez dire de vous-même.

• Option 1 : vous choisissez d’effectuer un signalement anonyme. Cela signifie que nous ne saurons pas qui vous êtes, que nous ne pourrons pas voir vos coordonnées et que nous ne prendrons aucune mesure délibérée pour vous identifier. Nous pourrons toujours communiquer avec vous via le système de messagerie anonyme maVoix. Le signalement anonyme peut limiter notre capacité à résoudre et/ou à enquêter sur vos préoccupations.
• Option 2 : vous choisissez d’effectuer un signalement confidentiel. De cette façon, vous consentez à ce que nous divulguions votre identité si nécessaire, notamment pour résoudre ou enquêter sur votre problème, pour vous soutenir et vous protéger, ou si la loi nous oblige ou autorise à le faire.

Une fois votre problème signalé, un membre du Service de déontologie professionnelle communiquera avec vous pour bien comprendre votre problème, répondre à vos questions, vous expliquer les prochaines étapes et l’assistance qui vous est proposée. Lorsque vous effectuez un signalement en ligne, sur un téléphone portable ou fixe, une clé de signalement et un mot de passe vous sont communiqués. Vous pouvez les utiliser pour consulter les informations de suivi, fournir des détails supplémentaires sur votre dossier ou vérifier l’exactitude de votre signalement. Veuillez conserver votre clé de signalement et votre mot de passe en lieu sûr.

Nous savons que signaler un problème peut être perturbant et difficile. Nous vous encourageons, dans la mesure où vous vous sentez à l’aise, à contacter votre responsable, le service des RH, le Programme local d’assistance aux employés ou notre réseau de Soutien par les pairs pour obtenir de l’aide.

D’autres informations sont disponibles dans la Norme maVoix.

Que faites-vous pour garantir la confidentialité ?

La confidentialité est respectée tout au long du processus. Les lignes téléphoniques myVoice sont gérées par NAVEX, un fournisseur de services tiers indépendant. Lorsque vous signalez un problème par téléphone, les informations sont transmises en toute confidentialité au Service de déontologie professionnelle qui examinera et évaluera le problème. Le Bureau de la Conduite des Affaires traitera ensuite le signalement de manière centralisée avec l’aide de partenaires commerciaux de confiance, si nécessaire. Par exemple, des enquêteurs internes, des experts ou des spécialistes externes compétents pour traiter votre problème.

Qu’est-ce que le Care Hub/Centre de Bienveillance ? Comment puis-je y accéder ?

Care Hub/Centre de Bienveillance soutient les personnes victimes de comportements irrespectueux et préjudiciables au travail, tels que l’intimidation, le harcèlement, les agressions sexuelles, le racisme et la discrimination. Ce service est disponible pour toutes les personnes ayant subi un préjudice, directement ou pas, qu’il s’agisse d’un responsable, d’une personne interrogée, d’un membre du service des ressources humaines ou d’un témoin, et n’est pas seulement destiné aux personnes qui signalent des problèmes via maVoix. Care Hub/Centre de Bienveillance complète maVoix en fournissant des canaux supplémentaires et plus accessibles pour faire part de vos problèmes, accéder à un soutien psychologique et explorer les options de résolution. Il permet de résoudre les signalements de comportements préjudiciables par une intervention précoce, des options de résolution sans enquête et/ou une enquête officielle.

Care Hub/Centre de Bienveillance n’est pas un service d’écoute téléphonique et ne fournit pas de conseils directs ni de suivi psychologique, mais il peut vous orienter vers des spécialistes, avec votre consentement. En cas d’urgence, de danger de mort ou de risque immédiat de préjudice, veuillez contacter les services d’urgence sur site ou hors site. Les partenaires d’assistance du service Care Hub/Centre de Bienveillance peuvent être contactés à l’adresse carehub@riotinto.com.

Puis-je signaler un problème à tout moment ? Et dans n’importe quelle langue ?

Vous pouvez signaler un problème en ligne, via votre téléphone portable ou via un centre d’appels, et dans plusieurs langues. Les lignes téléphoniques confidentielles maVoix sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et sont hébergées par un fournisseur externe, NAVEX. Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez utiliser le navigateur Web pour traduire l’option « Signaler en ligne ». NAVEX nous fournira une version traduite de votre signalement.

Lorsque vous effectuez un signalement en ligne, sur un téléphone portable ou fixe, une clé de signalement et un mot de passe vous sont communiqués. Vous pouvez les utiliser pour consulter les informations de suivi, fournir des détails supplémentaires sur votre dossier ou vérifier l’exactitude de votre signalement sur le portail en ligne. Veuillez conserver votre clé de signalement et votre mot de passe en lieu sûr.

Que se passe-t-il après l’envoi du signalement ?

Tous les signalements sont transmis automatiquement et en toute sécurité à l’équipe du Service de déontologie professionnelle de Rio Tinto. Ils évalueront votre signalement sur la base d’un processus défini et l’attribueront à une partie interne ou externe de confiance qui sera chargée du suivi. Si vous effectuez un signalement par l’intermédiaire de votre superviseur ou du Service des ressources humaines, votre signalement sera transmis, avec votre consentement, au Service de déontologie professionnelle.

Qui administre le processus de signalement via le portail en ligne et le service téléphonique maVoix ?

Le portail Web et les lignes téléphoniques maVoix sont administrés par NAVEX, une société tierce engagée pour consigner les signalements de violation de la loi, des politiques et autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail. Les signalements sont saisis directement sur l’outil de signalement de NAVEX, appelé EthicsPoint. Les informations que vous fournissez sont ensuite stockées sur les serveurs sécurisés d’EthicsPoint.

Pour signaler un problème par téléphone via EthicsPoint, vous échangerez avec un Spécialiste de la communication qui vous demandera plusieurs informations, documents et données, et vous posera des questions de suivi pour clarifier les informations. Le Spécialiste de la communication consignera vos problèmes et vos questions dans un rapport qui sera transmis au Service de déontologie professionnelle de Rio Tinto pour examen et résolution. Les Spécialistes de la communication ne sont en mesure de répondre à aucune question sur l’éthique ou la politique, et ne peut pas vous conseiller sur la ligne de conduite à adopter. Dans la mesure où la loi le permet et sauf s’il est nécessaire de les divulguer pour le bon déroulement de l’enquête menée sur le problème signalé, toutes les informations que vous nous transmettrez seront traitées avec la plus grande confidentialité. EthicsPoint ne saisit pas le numéro de téléphone des appels entrants et n’enregistre aucune conversation.

maVoix n’est pas un service de premiers secours. En cas d’urgence, veuillez contacter les autorités locales.

J’ai perdu ou oublié mes informations de connexion pour suivre mon dossier en cours. Que faire ?

En raison du haut niveau de sécurité des informations en place, vous ne pouvez pas réinitialiser ni récupérer les informations de connexion existantes.

Si vous perdez ou oubliez vos informations de connexion, veuillez vous rendre sur la page d’accueil maVoix et effectuer un nouveau signalement. Il est important que ce nouveau signalement comporte les mêmes informations afin de nous permettre de faire le lien avec et de localiser votre signalement original. Une fois le nouveau signalement effectué, vous recevrez une nouvelle clé de signalement et un nouveau mot de passe. Veuillez conserver ces informations en lieu sûr car vous en aurez besoin pour vos communications futures avec le Service de déontologie professionnelle.