maVoix

Qu’est-ce que maVoix ?

maVoix est le programme confidentiel de signalement et d’alerte professionnelle de Rio Tinto.
Le programme maVoix est géré par l’équipe maVoix au sein d’Éthique et Conformité (E&C), qui relève du responsable en chef de l’éthique et de la conformité de Rio Tinto. Ce programme constitue un élément essentiel de notre engagement à vivre nos valeurs, à instaurer la confiance et à créer un lieu de travail respectueux et inclusif où chacun se sent en sécurité pour s’exprimer et faire part de ses préoccupations. Nous nous engageons à traiter les préoccupations d’une manière centrée sur les personnes, tenant compte des traumatismes, rapide et proportionnée.

Quand et pourquoi dois-je utiliser maVoix?

Si le fait de faire part de votre préoccupation à votre responsable ou par l’intermédiaire d’un autre canal existant, tel que les RH ou Santé, Sécurité et Environnement (HSE), n’est pas approprié ou ne vous semble pas sûr, vous pouvez la signaler par l’intermédiaire de myVoice. Nous savons qu’il faut du courage pour s’exprimer. myVoice offre un moyen confidentiel de signaler des comportements ou des conduites qui ne sont pas conformes à nos valeurs, à nos politiques ou à The Way We Work. Le fait de s’exprimer nous donne la possibilité de traiter des problèmes susceptibles de nuire aux personnes, à notre lieu de travail ou à Rio Tinto.

Quels types de préoccupations doivent être signalés à maVoix ?

Vous pouvez signaler toute préoccupation liée au travail et en rapport avec Rio Tinto qui concerne une faute présumée, un comportement préjudiciable ou des pratiques susceptibles de ne pas être conformes à nos valeurs, à nos politiques ou à The Way We Work. Il peut s’agir, par exemple, de questions de respect au travail telles que l’intimidation, le harcèlement, la discrimination ou les atteintes sexuelles, ainsi que de préoccupations liées à l’intégrité des affaires telles que la fraude, la corruption, les pots-de-vin, le vol ou les conflits d’intérêts. Pour d’autres exemples de préoccupations pouvant être signalées et de questions ne relevant pas du champ d’application de maVoix, veuillez consulter la Norme maVoix.

Comment effectuer un signalement auprès de maVoix ?

Vous pouvez faire part d’une préoccupation à maVoix de plusieurs manières :

• Effectuer un signalement en ligne par l’intermédiaire du programme maVoix ;
• Par téléphone, en utilisant les numéros gratuits disponibles, ou sur mobile (voir ci-dessus) ;
• Effectuer un signalement par courriel : myvoice@riotinto.com ;
• Un membre de l’équipe de soutien Care peut discuter des circonstances avec les personnes effectuant un signalement et, si nécessaire, les aider ou effectuer un signalement en leur nom ;
• Contacter un représentant de la fonction People (RH), d’Éthique et Conformité (E&C) ou de Santé, Sécurité et Environnement (HSE), qui peut vous aider ou effectuer un signalement en votre nom ;

Ou utiliser les canaux locaux : contactez un représentant dans le pays, tel qu’indiqué dans les addenda propres au pays de la Norme maVoix ou dans les procédures locales d’alerte professionnelle, ou tel que désigné par l’équipe maVoix pour recevoir les préoccupations localement ; le représentant dans le pays peut vous aider ou effectuer un signalement en votre nom.

Puis-je choisir de rester anonyme ?

Nous savons qu’il est important de se sentir en sécurité pour soulever des questions, et que cette sécurité est la base du succès du programme maVoix. Elle repose sur la confiance dans le fait que nous préserverons la confidentialité. Lorsque vous contactez myVoice, vous décidez de la quantité d’informations que vous souhaitez communiquer à votre sujet.

• Option 1 : vous choisissez d’effectuer un signalement de manière anonyme. Cela signifie que nous ne saurons pas qui vous êtes, que nous ne pourrons pas voir vos coordonnées et que nous ne prendrons aucune mesure délibérée pour vous identifier. Nous pourrons néanmoins communiquer avec vous par l’intermédiaire du système de messagerie anonyme de maVoix. Un signalement anonyme peut limiter notre capacité à résoudre vos préoccupations et/ou à enquêter à leur sujet.
• Option 2 : vous choisissez d’effectuer un signalement de manière confidentielle. Dans ce cas, vous consentez à ce que nous divulguions votre identité lorsque cela est nécessaire, notamment pour résoudre votre préoccupation ou enquêter à son sujet, pour vous soutenir et vous protéger, ou si la loi nous y oblige ou nous y autorise.

Qu’advient-il de mes données personnelles lorsque je soumets un signalement ?

Toutes les données personnelles que vous fournissez dans votre signalement seront utilisées pour aider Rio Tinto à enquêter sur vos préoccupations et à les résoudre. Pour de plus amples informations sur la manière dont nous utilisons vos données, la base juridique de leur traitement et vos droits, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité applicable disponible sur l’intranet ou le site web de Rio Tinto, ou contacter myvoice@riotinto.com.

Puis-je signaler une préoccupation à tout moment ? Et dans n’importe quelle langue ?

Vous pouvez signaler une préoccupation en ligne, sur votre mobile ou par l’intermédiaire d’un centre d’appels, et dans plusieurs langues. Les lignes téléphoniques confidentielles maVoix sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et sont hébergées par un prestataire externe, NAVEX.

Cette page peut être traduite dans les langues proposées dans l’angle supérieur droit de la page, notamment dans la liste déroulante. Les langues disponibles pour effectuer un signalement auprès d’un centre d’appels sont indiquées dans l’option « Signaler en ligne ou par téléphone ».

Qui administre le portail web maVoix et le processus de signalement par téléphone ?

Le portail web maVoix, le canal mobile et les lignes téléphoniques sont administrés par NAVEX, une société tierce sous contrat avec Rio Tinto. Les signalements sont saisis directement dans l’outil de signalement de NAVEX, appelé EthicsPoint. Les informations que vous fournissez sont ensuite stockées sur les serveurs sécurisés d’EthicsPoint.

Pour signaler une préoccupation par téléphone via EthicsPoint, vous parlerez à un spécialiste de la communication qui vous demandera plusieurs renseignements, consignera vos commentaires et posera des questions complémentaires afin de clarifier les informations. Le spécialiste de la communication consignera vos préoccupations et vos questions dans un rapport qui sera envoyé à l’équipe maVoix de Rio Tinto pour examen et résolution. Les spécialistes de la communication ne peuvent pas répondre aux questions relatives à l’éthique ou aux politiques et ne peuvent pas vous conseiller sur la conduite à suivre. EthicsPoint ne saisit pas le numéro de téléphone des appels entrants et n’enregistre aucune conversation.

Comment préservons-nous la confidentialité ?

La confidentialité est essentielle tout au long du processus maVoix. Après que vous avez fait part d’une préoccupation en ligne, sur votre mobile ou par téléphone, votre signalement est acheminé de manière sécurisée vers l’équipe maVoix au sein d’Éthique et Conformité (E&C), qui l’examinera et l’évaluera.

L’équipe maVoix a mis en place des mesures de protection afin de préserver la confidentialité des personnes effectuant un signalement et de tous les participants. Selon la nature de la préoccupation, celle-ci peut être gérée de manière centralisée avec des partenaires de confiance, tels que des enquêteurs internes, des experts spécialisés ou des spécialistes externes les mieux placés pour la traiter. Lorsqu’une question se prête davantage à une résolution locale, l’équipe maVoix en informe la personne ayant effectué le signalement avant de la transmettre à l’expert compétent pour résolution.

Si nous devons un jour communiquer des informations, y compris l’identité d’une personne ayant effectué un signalement, afin d’enquêter sur une préoccupation ou de la résoudre, de fournir un soutien approprié, ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise, nous ne le ferons que lorsque cela est nécessaire et, le cas échéant, nous en discuterons avec vous.

Comment protégeons-nous les personnes contre les comportements préjudiciables ou les représailles ?

L’équipe maVoix évalue le risque de comportement préjudiciable ou de représailles à l’encontre de toute personne impliquée dans un signalement et examine si des protections ou un soutien supplémentaires peuvent être nécessaires.

Les comportements préjudiciables ou les représailles peuvent inclure des menaces, de l’intimidation, de l’humiliation, des brimades, du harcèlement, de la discrimination, des atteintes psychologiques ou physiques, des blessures, un licenciement, une suspension, la perte d’avantages, des changements de fonctions, ou des dommages aux biens, à l’activité, à la situation financière ou à la réputation d’une personne. Si vous subissez ou pensez subir un comportement préjudiciable ou des représailles après avoir fait part d’une préoccupation ou participé au processus myVoice, veuillez le signaler par l’intermédiaire de myVoice dès que possible. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la Norme maVoix.

Qu’est-ce que le soutien Care ? Comment puis-je y accéder ?

Nous savons que le fait de soulever une préoccupation peut être éprouvant et difficile. Nous vous encourageons à parler à une personne de confiance, telle qu’un responsable, un représentant des RH ou de HSE et/ou un professionnel de santé, ou à contacter le Programme d’aide aux employés ou notre réseau de soutien par les pairs.

Lorsque vous utilisez myVoice, vous pouvez choisir d’accéder au soutien Care au moment de la soumission ou à tout moment au cours du processus maVoix. Si vous choisissez de ne pas y accéder lorsque vous soulevez initialement votre préoccupation, il vous sera proposé de nouveau au cours du processus si vos besoins évoluent. Le soutien Care est également disponible pour les témoins, les personnes mises en cause et les autres participants, lorsque cela est nécessaire ou demandé, au cours du processus maVoix.

Si votre signalement est attribué à l’équipe d’enquête d’Éthique et Conformité (E&C) et que vous avez consenti à bénéficier du soutien Care, un partenaire de soutien vous contactera pour prendre de vos nouvelles et discuter du soutien disponible. Si votre signalement est attribué à un expert, par exemple un membre de la fonction People (RH), pour une résolution locale, les RH vous fourniront un soutien Care tout au long du processus de résolution.

Le soutien Care n’est pas un service de crise et ne fournit pas directement de conseil ou de soutien psychologique. Toutefois, avec votre consentement, il peut vous mettre en relation avec un soutien spécialisé approprié. Si vous êtes confronté à une urgence, à une situation mettant votre vie en danger ou à un risque immédiat de préjudice, veuillez contacter immédiatement les services d’urgence sur site ou locaux.

Que se passe-t-il une fois que j’ai soumis un signalement ?

Lorsque vous soumettez un signalement en ligne, sur votre mobile ou par téléphone, vous recevez une clé de signalement et un mot de passe. Vous pouvez les utiliser pour consulter les mises à jour, fournir des informations supplémentaires, répondre aux questions de l’équipe maVoix et consulter votre signalement. Veuillez conserver votre clé de signalement et votre mot de passe en lieu sûr.

Une fois votre signalement soumis, il est automatiquement et de manière sécurisée acheminé vers l’équipe myVoice au sein d’Éthique et Conformité (E&C). Un membre de l’équipe maVoix examinera et évaluera votre préoccupation. Si des informations supplémentaires sont nécessaires, il vous contactera afin de mieux comprendre votre préoccupation, de répondre à vos questions, d’expliquer les prochaines étapes et de discuter du soutien dont vous pouvez bénéficier.

L’équipe maVoix évaluera votre signalement selon un processus défini et le transmettra à l’équipe la plus appropriée pour enquête ou résolution.

Ai-je droit à une récompense pour avoir effectué un signalement auprès de maVoix ?

Non. Rio Tinto n’offre pas de récompenses monétaires ni d’incitations financières pour le fait de soulever des préoccupations ou de participer au processus maVoix. L’équipe maVoix ne formule pas de recommandations concernant les mesures relatives à l’emploi, la rémunération ou d’autres questions financières. Son rôle consiste à évaluer votre préoccupation et à la transmettre à l’équipe la plus appropriée pour enquête ou résolution.

J’ai perdu ou oublié mes identifiants de connexion pour assurer le suivi de mon dossier existant. Que dois-je faire ?

Pour des raisons de sécurité, les clés de signalement et les mots de passe ne peuvent pas être réinitialisés ni récupérés.

Si vous avez perdu ou oublié vos identifiants de connexion, veuillez revenir à la page d’accueil de maVoix et soumettre un nouveau signalement. Incluez les mêmes informations afin que l’équipe maVoix puisse l’identifier et le relier à votre signalement initial. Une fois le nouveau signalement soumis, vous recevrez une nouvelle clé de signalement et un nouveau mot de passe. Veuillez les conserver en lieu sûr, car vous en aurez besoin pour toutes vos communications futures avec l’équipe myVoix.