Signalement – Généralités
Sécurité et confidentialité des signalements
Conseils et bonnes pratiques
À propos d’EthicsPoint
- Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?
- Pourquoi un outil de signalement tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?
EthicsPoint est un outil de lancement d’alertes complet et confidentiel créé par NAVEX - une société qui ne dépend pas de Labcorp - conçu pour permettre à la direction et aux employés de Labcorp de travailler main dans la main afin de résoudre les violations réelles ou présumées du code de conduite et d’éthique/des politiques de l’entreprise ou des lois et réglementations en vigueur.
Labcorp considère ses employés comme son bien le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts et une culture de la parole, nous favorisons un environnement de travail positif, un personnel prônant l’intégrité et le respect, ceci tout en maximisant la productivité. La loi impose aux sociétés cotées en bourse comme Labcorp de disposer d’un outil de signalement anonyme et confidentiel permettant de dénoncer directement au comité d’audit les fraudes en matière de comptabilité ou d’audit. Un système de signalement efficace donne à nos employés les moyens d’agir tout en renforçant les efforts que nous déployons pour instaurer une culture de l’intégrité et une prise de décisions éthique.
Signalement – Généralités
- Est-il vrai que les signalements peuvent être effectués aussi bien par Internet que par téléphone ?
- Quel genre de problèmes dois-je signaler ?
- Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?
- Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
- Labcorp souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
- Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?
- Je soupçonne un comportement répréhensible mais je ne suis pas en mesure de le prouver. Faut-il quand même le signaler via l’outil de signalement ?
- Dois-je décliner mon identité (c’est-à-dire donner mon nom, mon e-mail ou mes coordonnées téléphoniques) ?
- Je ne parle pas anglais. Puis-je parler à quelqu’un et/ou effectuer un signalement en ligne dans une autre langue que l’anglais ?
- Que faire si je suis victime de représailles suite à un signalement ?
- Labcorp dispose-t-elle d’une politique régissant ses enquêtes ? Et comment l’entreprise enquête-t-elle sur les accusations ?
- Labcorp sanctionne-t-elle comme il se doit les personnes ayant violé son code de conduite et d’éthique, ses politiques ou s’étant quoi qu'il en soit mal conduit (par exemple cas de harcèlement, brimades ou représailles) ?
Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer en toute simplicité un signalement confidentiel - et même, dans certains cas, anonyme - aussi bien par téléphone que par Internet. Où que vous soyez, les signalements par téléphone sont toujours gratuits. Tous les numéros de téléphone indiqués sont des numéros verts disponibles partout où Labcorp exerce ses activités. Géré par NAVEX - une entreprise qui ne dépend pas de Labcorp - le centre d’appels est ouvert 24 heures sur 24, 365 jours par an.
Labcorp encourage ses employés à signaler tous les problèmes susceptibles de porter préjudice à l’entreprise, à son personnel, à sa marque et à sa réputation ou chaque fois qu’ils sont témoins ou entendent des choses qui leur semblent complètement répréhensibles. En règle générale, ces signalements concernent le non-respect du code de conduite et d’éthique/des politiques de Labcorp ou des lois et réglementations en vigueur, notamment les problèmes concernant les normes, la conformité, les ressources humaines, la qualité, l’hygiène, la santé et l’environnement (HSE), la sécurité sur le lieu de travail, la sécurité informatique, la protection des données, le bien-être animal, les transactions financières frauduleuses, les vols ou les utilisations abusives des biens de Labcorp, les conflits d’intérêts et les violations des règles applicables aux registres comptables internes.
Labcorp encourage ses employés à discuter et à faire remonter les problèmes, en premier lieu, à leurs responsables ou à leurs supérieurs hiérarchiques. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. Vous pouvez alors contacter directement le personnel des RH, les chefs pays ou de service, les agents de liaison/les responsables du service conformité, le service conformité de l’entreprise, le service des audits internes, le service juridique, le conseiller et/ou le directeur juridique ou le directeur de la conformité.
Parallèlement à ces méthodes de signalement favorisant un dialogue direct, les employés peuvent aussi utiliser EthicsPoint, en particulier s’ils préfèrent conserver l’anonymat. Nous préférons que vous effectuiez un signalement anonyme plutôt que de garder l'information pour vous.
Labcorp estime que tous ses employés ont le droit de travailler dans un environnement positif privilégiant le respect, l’éthique et l’intégrité. Dans le cadre de vos fonctions d’employés, nous attendons de vous que vous fassiez « ce qui est juste » et que vous preniez l’initiative de signaler les problèmes dans les plus brefs délais. Si vous gardez le silence ou si vous fermez les yeux, il est probable que vous causerez encore plus de tort à Labcorp et à ses employés. Labcorp a besoin de votre aide et de votre participation pour être informé des conduites répréhensibles, pouvoir mener une enquête et résoudre les problèmes. Ensemble, nous pouvons faire la différence et concrétiser la mission que Labcorp s’est fixée : « améliorer la santé, améliorer les vies ».
Oui. L’équipe de direction de Labcorp et son conseil d’administration approuvent pleinement cet outil de signalement et vous encouragent à signaler, de bonne foi, non seulement les violations réelles mais également les cas où vous avez des motifs raisonnables de suspecter une violation ou une conduite répréhensible. Labcorp a mis en œuvre une politique d’enquêtes internes et dispose d’outils et de personnes spécialement formées à cet effet. Chacun de nos employés a son rôle à jouer - et ce rôle est fondamental - pour nous tenir pleinement informés de ce qui se passe au sein de Labcorp, une entreprise qui exerce dans plus de 100 pays et emploie plus de 75 000 personnes.
Afin d’éviter toute éventuelle faille de sécurité, les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint (indépendant des serveurs de Labcorp). EthicsPoint ne permet qu’à certaines personnes habilitées au sein de Labcorp d’accéder à ces signalements. Spécialement formées en vue de leur analyse (en fonction du type de violation et du lieu de l’incident), elles garantissent leur confidentialité et font remonter les signalements via les voies appropriées. L’identité de l’auteur et les informations divulguées sont traitées en toute confidentialité et ne sont communiquées qu’aux personnes ayant besoin de les connaître (par exemple pour mener à bien une enquête interne ou lorsque la loi l’exige).
Oui. Si vous êtes de bonne foi et avez des motifs raisonnables de soupçonner une violation ou une conduite répréhensible, nous vous encourageons à signaler le problème et à nous fournir autant de détails que possible afin que les enquêteurs de Labcorp puissent approfondir le sujet. Vous n’êtes pas tenu d’enquêter sur la violation ou la conduite répréhensible.
Non. Vous pouvez choisir de rester anonyme. Le cas échéant, vous devrez régulièrement consulter l’outil de signalement en utilisant votre clé de signalement et votre mot de passe afin d’aider les enquêteurs de Labcorp en répondant à leurs éventuelles questions de suivi ou demandes d’éclaircissements. Labcorp encourage ses employés à indiquer leur nom et leurs coordonnées afin qu’ils puissent être contactés directement à des fins de suivi ou d’assistance. Votre identité restera confidentielle.
Oui. Les centres d’appels de NAVEX disposent d’opérateurs multilingues. Des interprètes en ligne sont disponibles dans plus de 150 langues. De même, les signalements rédigés en ligne dans des langues autres que l’anglais sont traduits par des professionnels. La version originale et la version anglaise sont ensuite transmises à Labcorp.
Labcorp interdit toutes les formes de représailles à l’encontre de personnes ou d’entités ayant signalé en toute bonne foi des violations réelles ou présumées du code de conduite et d’éthique/des politiques de Labcorp ou des lois et réglementations en vigueur. Cette interdiction de représailles protège également les personnes ayant participé à des enquêtes et/ou à des procédures disciplinaires, notamment en tant que témoin, expert en la matière, sujet ou enquêteur. Tout employé de Labcorp qui exercera des représailles fera l’objet de sanctions disciplinaires qui pourront aller jusqu’au licenciement.
Labcorp a adopté une politique en matière d’enquêtes internes (BPM-13) et dispose d’un cadre régissant la façon dont le personnel spécialement formé à cet effet doit les mener.
Oui. Labcorp a adopté des politiques en matière de ressources humaines ainsi que des procédures de sanctions disciplinaires et prendra les mesures appropriées pour mettre un terme aux conduites répréhensibles et, s’il y a lieu, appliquer les sanctions disciplinaires qui s’imposent.
Sécurité et confidentialité des signalements
- D’après ce que je sais, tout signalement que j’envoie à partir d’un ordinateur de Labcorp génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels mon PC se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?
- Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?
- Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne finissent par dévoiler mon identité. Comment Labcorp peut me garantir que ce ne sera pas le cas ?
- L’assistance téléphonique gratuite est-elle également confidentielle et anonyme ?
- Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?
EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. D’ailleurs, EthicsPoint s’est engagé contractuellement à préserver l’anonymat des auteurs des signalements. Si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée de signaler un problème depuis votre ordinateur professionnel, vous pouvez utiliser n’importe quel ordinateur ou autre appareil en dehors de votre lieu de travail.
Les signalements envoyés depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP de manière à garantir l’anonymat. EthicsPoint s’est par ailleurs contractuellement engagé à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalement.
Le système d’EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde, par exemple en écrivant « Mon poste de travail situé en face de celui de David ».
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement en ligne. L’opérateur du centre d’appels de NAVEX saisira vos réponses sur le site Internet d’EthicsPoint. Les signalements, qu’ils soient effectués par téléphone ou par Internet, font l’objet des mêmes mesures de sécurité et de confidentialité lors de leur transmission.
Labcorp préfère cette solution. Elle permet en effet à l’entreprise d’enquêter sur les problèmes dans le cadre d’une communication ouverte. Le signalement contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.
Conseils et bonnes pratiques
- J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?
- Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu est une violation de la politique de Labcorp ou constitue une conduite répréhensible. Mais les choses me semblent suspectes. Que faire ?
- Que faire si mon responsable ou d’autres supérieurs sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?
- Que faire si je me souviens d’un élément important à propos de l’incident après l’avoir signalé ? Que faire si Labcorp a d’autres questions à me poser concernant le signalement ?
- Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?
Labcorp prône l’éthique. Tout comportement contraire à la déontologie, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à Labcorp et à ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales dans le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique peut avoir sur une entreprise. Si vous avez connaissance de violations ou de conduites répréhensibles, il est de votre devoir envers Labcorp, vos collègues et vous-mêmes de prendre l’initiative de les signaler dans les plus brefs délais.
Signalez le problème. Si les choses vous semblent suspectes, il y a de fortes chances qu’elles le soient. Labcorp préfère que vous fassiez preuve d’un excès de prudence et que vous signaliez une situation bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement apparemment contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
Le système et le processus de transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux rapports citant leurs noms.
Lorsque vous effectuez un signalement via le site Internet ou le centre d’appels, vous recevez une clé de signalement et il vous est demandé de créer le mot de passe de votre choix. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint via le site Internet ou le centre d’appels pour accéder au signalement initial et ajouter plus de détails, répondre aux questions posées par les enquêteurs de Labcorp ou fournir des preuves pour étayer l’enquête. Labcorp vous conseille de consulter souvent l’outil de signalement afin de répondre à ses questions et de l’aider à solutionner le problème. Labcorp et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations ne seront pas seulement identifiées mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.
Toutes les communications d’EthicsPoint sont traitées avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et, si l’auteur a choisi de ne pas dévoiler son identité, sous le couvert de l’anonymat.