Foire aux Questions

Sécurité et confidentialité des signalements

À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX pour permettre à la direction et aux employés de travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres agissements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi avons-nous besoin d'un système comme EthicsPoint ?

Nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous favorisons la création d’un environnement de travail positif et maximisons la productivité.
Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.

Signalement – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?

Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme aussi bien par téléphone que par Internet.

Quel type de situations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre code de conduite ainsi que toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre Code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Dans l’idéal, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe de direction. Nous comprenons cependant que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Main dans la main, nous pouvons œuvrer au maintien d’un environnement sain et productif. Des comportements répréhensibles dans une entreprise peuvent menacer son existence tout entière.

La direction souhaite-t-elle réellement que je signale mes préoccupations ?

Oui, absolument. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Vous pouvez être la première personne à avoir connaissance d’une activité préoccupante. Votre signalement pourrait minimiser ses répercussions potentielles sur la société et sur son personnel. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.

Où vont ces signalements ? Quelles personnes y ont accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX ne mettra ces signalements qu’à la disposition des personnes de la société spécifiquement chargées d’évaluer le signalement en fonction du type de violation ou du lieu où le problème est survenu. Chacun des destinataires des signalements a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Non. EthicsPoint se donne pour objectif d’être un aspect positif de notre philosophie globale et il nous permet de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme éthique, à nous communiquer vos suggestions constructives et à nous faire part de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons sélectionné avec soin le meilleur outil de signalement pour répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement sain.

Sécurité et confidentialité des signalements

D’après ce que je sais, tout signalement que j’envoie à partir d’un ordinateur de la société génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels mon PC se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?

NAVEX ne génère ni ne conserve aucun journal de connexions internes avec des adresses IP, de sorte qu'aucune information pouvant relier votre ordinateur à EthicsPoint n'est disponible.

Si vous hésitez à envoyer un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez vous connecter au site Web sécurisé d’EthicsPoint via un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.). Il s’agit de la méthode la plus utilisée, comme l’indiquent les statistiques de NAVEX : moins de 12 % des signalements sont effectués durant les horaires de bureau.

Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements envoyés depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total.

J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système EthicsPoint préserve votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... ».

Le service d’assistance téléphonique gratuit est-il également confidentiel et anonyme ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent à la transmission des signalements.

Que dois-je faire si je souhaite décliner mon identité dans mon signalement ?

Le signalement comprend une section vous permettant de vous identifier, si vous le souhaitez.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais cela ne me concerne pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de les signaler ?

Notre société a opté pour un comportement éthique. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Par conséquent, si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir envers vos collègues et envers vous-même de les signaler.

Je ne suis pas certain(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de la société ou implique un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas approprié. Que dois-je faire ?

Effectuer un signalement. NAVEX peut vous aider à rédiger et à envoyer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne va-t-il pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les personnes concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou que se passe-t-il si la société a d’autres questions à me poser à son sujet ?

Lorsque vous signalez un problème sur le site Web ou via le centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique sélectionné au hasard (une « clé de signalement ») et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint, en ligne ou par téléphone, et accéder à votre signalement initial pour ajouter des informations ou répondre aux questions posées par le membre de la société chargé de le traiter. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. La société et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations seront non seulement identifiées, mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

Que dois-je faire si j’ai oublié ma clé de signalement ou le mot de passe que j’ai créé ?

Si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, il vous faudra effectuer un nouveau signalement afin de garantir la confidentialité et la sécurité du système. Veuillez indiquer dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un problème ou à une question déjà envoyé.

Est-il possible de signaler un problème si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez effectuer votre signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou s’il vous est difficile d’en utiliser un, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.