Foire aux questions et réponses

Qu'est-ce que la ligne Speak Up ?

Il est essentiel d'avoir une culture d'entreprise prônant l'expression, l'ouverture, l'intégrité et la responsabilité de chacun pour éviter, détecter et réagir en cas de mauvaise conduite ou de violation présumée de notre code de conduite ou du cadre règlementaire correspondant. Getinge encourage tous les collaborateurs à signaler les incidents de non-conformité et de suspicion de mauvaise conduite en utilisant les moyens de signalement appropriés.

La ligne Speak Up de Getinge offre aux collaborateurs et aux acteurs externes la possibilité de signaler des soupçons sérieux de non-conformité de façon sécurisée et anonyme. L'outil de signalement confidentiel est fourni par EthicsPoint.

Signalement – Données générales

Comment signaler des faits ?

Tous les collaborateurs de Getinge ont le devoir de maintenir un niveau de confidentialité approprié en ce qui concerne l'activité de leur employeur. Toutefois, en cas de prise de connaissance d'activités ou d'informations présentant un manquement grave, tous les collaborateurs sont encouragés à prendre la parole et à signaler le manquement grave conformément aux instructions de signalement de la ligne Speak Up et à la politique de non-représailles. Les différents moyens de signalement sont les suivants :

  1. Les collaborateurs doivent préalablement et rapidement discuter de toute préoccupation avec leur responsable ou leur représentant local des RH.
  2. Si les collaborateurs ont des difficultés à discuter d'un problème avec leur responsable ou un représentant local des ressources humaines, ils doivent contacter un autre responsable, le service Éthique et conformité ou le service juridique. Le Service Éthique et conformité de l'entreprise peut être contacté par courrier électronique à cette adresse : Ethics.Compliance@getinge.com
  3. Si un collaborateur a des difficultés à effectuer un signalement aux parties indiquées dans les exigences 1 à 2, il peut signaler le problème en utilisant la ligne Speak Up. La ligne Speak Up est également accessible aux intervenants externes.

Quels types de problèmes doivent être signalés ?

La ligne Speak Up doit être utilisée pour les cas de non-conformité/manquement grave. Selon Getinge, les exemples suivants sont considérés comme des cas de non-conformité grave :

  • non-respect des obligations légales et activité criminelle ;
  • tout acte de corruption - par exemple conflits d'intérêts, pots-de-vin, avantage financier inapproprié, dons, cadeaux ou divertissements inappropriés dépassant les normes acceptables d'hospitalité, gratifications illégales ou paiements de facilitations ;
  • irrégularités concernant la tenue de livres et les rapports financiers, la comptabilité interne les contrôles, les questions d'audit ;
  • fraude financière - par exemple détournement de fonds, utilisation abusive des actifs de la société, manipulation des comptes, vol et détournement d'actifs ou états financiers faux ;
  • violation des lois sur la concurrence et violations de la législation antitrust - par exemple fixation des prix, échange d'informations sensibles qui pourraient influer sur les prix, collusion avec des concurrents ;
  • collusion avec des tiers - tout système de corruption à n'importe quelle étape du processus d'un tiers, notamment demande de pots-de-vin, truquage des offres et fraude.
  • grave danger pour l'environnement, la santé et la sécurité ;
  • discrimination, harcèlement et intimidation au travail ;
  • violations graves des données personnelles avec des conséquences négatives pour la liberté et les droits de la personne concernée ;
  • graves préjudices physiques ou électroniques à la confidentialité et à la sécurité ;
  • activités qui, par ailleurs, conformément à la loi, un traité ou un accord, constituent une conduite inappropriée ou un comportement contraire à l'éthique - par exemple recours au travail des enfants ou autres violations des droits de l'homme ;
  • tentatives visant à cacher tout ce qui précède.

Que faire si le problème que je souhaite signaler ne se trouve pas dans la liste ci-dessus ?

Dans un nombre limité de pays, les lois locales peuvent uniquement autoriser les signalements d'une certaine nature. Si vous souhaitez signaler un problème qui ne correspond à aucun des sujets énumérés, veuillez contacter l'équipe du service Éthique et conformité pour effectuer votre signalement ou pour obtenir des conseils sur la marche à suivre pour signaler votre préoccupation : Le service Éthique et conformité peut être contacté par courrier électronique à cette adresse : Ethics.Compliance@getinge.com.

Où sont transmis les signalements ? Qui peut y accéder ?

Le service Éthique et conformité (E&C) examine le signalement, crée un numéro d'incident Speak Up et détermine la meilleure façon d'effectuer une investigation sur le signalement. Les principes suivants s'appliquent pour un processus d'investigation sur un cas Speak Up :

  • Tous les signalements Speak Up, quel que soit le moyen de signalement, sont traités de manière confidentielle par le service E&C.
  • La ligne Speak Up préserve l'anonymat de la personne qui signale le problème. Le cas échéant, le service E&C envoie ensuite des questions de suivi via le moyen de signalement, en veillant à respecter cet anonymat.
  • Un cas ne sera pas traité par une personne qui serait concernée ou liée à la situation douteuse ou étroitement liée à l'auteur présumé du manquement.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu est une violation du Code de conduite et des politiques mondiales de Getinge, ainsi que des lois locales, mais la situation ne me semble pas en règle. Que dois-je faire ?

Effectuez un signalement. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avère inoffensive plutôt que de laisser un comportement éventuellement contraire à l'éthique non contrôlé parce que vous avez des doutes. Vous pouvez également utiliser la fonction « Poser une question » de la ligne Speak Up si vous avez des doutes sur ce que vous devez faire ou contacter le service Éthique et conformité.

Y aura-t-il des conséquences pour mon emploi si j'effectue un signalement ?

Getinge a mis en place une politique de non-représailles, protégeant contre toute forme de représailles toute personne qui signale un véritable problème de bonne foi ou coopère à une enquête de l'entreprise.

Si, en tant que collaborateur, je constate une violation, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon responsable ou aux ressources humaines et les laisser s'en occuper ?

Oui, en tant que collaborateur, vous devez d'abord signaler votre préoccupation à votre responsable, à un autre responsable ou aux ressources humaines locales. Si aucune de ces options n'est acceptable pour vous ou si vous n'êtes pas un collaborateur, nous mettons à votre disposition cette ligne de signalement « Speak Up ».

Pourquoi devrais-je signaler ce dont je prends connaissance ? Que vais-je en retirer ?

Getinge s'engage à mener ses activités avec honnêteté, ouverture et intégrité. Notre intégrité et notre bonne réputation reposent sur les épaules des collaborateurs et des autres représentants de Getinge agissant en respectant les normes d'éthique les plus élevées et conformément à notre Code de conduite et à nos politiques mondiales. C'est la raison pour laquelle nous devons tous agir pour lutter contre les violations.

Je connais certaines personnes ayant adopté une conduite contraire à l'éthique, mais cela ne m'affecte pas personnellement. Pourquoi devrais-je prendre la peine de le signaler ?

Il incombe à chacun d'entre nous de respecter et de mettre en application les valeurs de notre entreprise. Tout comportement contraire à l'éthique, à quelque niveau que ce soit, nuit en fin de compte à Getinge et à nos collaborateurs. Par conséquent, si vous prenez connaissance de mauvaises conduites ou de violations de l'éthique, considérez qu'il est de votre devoir de le signaler.

Mes supérieurs souhaitent-ils vraiment que je fasse un signalement ?

Bien entendu. En fait, nous avons besoin de vous pour effectuer tout signalement de problème. Nous prônons une culture d'ouverture, d'intégrité et de responsabilité. Il se peut que vous soyez la première personne à prendre connaissance d'une activité qui peut être source de préoccupation. Vos signalements peuvent minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et nos collaborateurs.

Que faire si je me souviens d'un élément important au sujet de l'incident après avoir déposé le signalement ?

Lorsque vous déposez un signalement, soit via Internet, soit via le centre d'appel Speak Up, vous recevez une clé de signalement unique et vous êtes invité(e) à choisir un mot de passe. Avec la clé de signalement et votre mot de passe, vous pouvez à nouveau revenir au système Speak Up, soit par Internet soit par téléphone, et accéder au signalement initial. À ce stade, vous pouvez ajouter des détails complémentaires.

Puis-je effectuer un signalement sans accès à Internet ?

Vous pouvez effectuer un signalement depuis n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez effectuer un signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques publiques, offrent un accès à Internet. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur ou si vous ne vous sentez pas à l'aise avec un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne de signalement « Speak Up », disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Sécurité et confidentialité des signalements

Comment la confidentialité est-elle préservée via la ligne Speak Up ?

EthicsPoint ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, donc aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n'est disponible. EthicsPoint s'engage contractuellement à ne pas tracer l'identité d'une personne effectuant un signalement.

Getinge mettra tout en œuvre pour protéger l'identité d'une personne lorsqu'elle signale une préoccupation et ne souhaite pas que son nom soit divulgué. .

Puis-je signaler ma préoccupation de manière anonyme ?

Oui. Si les lois locales le permettent, vous pouvez signaler votre préoccupation de manière anonyme.

D'après ce que je comprends, tout signalement que j'envoie à partir d'un ordinateur de l'entreprise génère un journal de serveur qui montre chaque site Web auquel mon PC se connecte ; ce journal ne m'identifiera-t-il pas en tant qu'auteur du signalement ?

EthicsPoint ne génèreni ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, donc aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n'est disponible. En fait, EthicsPoint s'engage contractuellement à ne pas tracer l'identité d'une personne effectuant un signalement.

Comment obtenir un suivi de mon signalement ?

Après avoir soumis votre signalement, vous recevrez une clé de signalement et vous devrez créer un mot de passe. Grâce à ces deux identifiants, vous pouvez suivre l'évolution du signalement en consultant le portail Speak Up ou en contactant l'assistance téléphonique.