Cada acción cuenta. ¡No se quede callado!
Preguntas y respuestas
Hitachi se compromete a llevar a cabo negocios con imparcialidad, integridad, respeto por la ley y nuestra misión, valores y visión.
A pesar de este compromiso, es posible que observe conductas que le preocupan o que parecen infringir el Código de ética y conducta comercial de Hitachi Group o nuestras políticas, reglamentos y protocolos. Si observa o sospecha una conducta indebida, se le anima a hablar. Al hacerlo, permite que Hitachi investigue y aborde el problema. Guardar silencio sobre una posible conducta indebida puede empeorar la situación y socavar la reputación y la confianza de Hitachi.
Hitachi valora la ayuda de los empleados que identifican y hablan sobre posibles irregularidades. Se le anima a hablar sobre ello, y los empleados que lo hacen están protegidos contra las represalias si denuncian una irregularidad de buena fe.
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA LÍNEA DIRECTA DE CUMPLIMIENTO GLOBAL DE HITACHI
¿Qué es la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi?
La línea directa, incluida la admisión en línea o por teléfono, es uno de nuestros canales para plantear inquietudes sobre cuestiones éticas y posibles conductas indebidas. Es un servicio que Hitachi ofrece para empleados actuales y exempleados, funcionarios, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
¿Quién opera la línea directa?
NAVEX, un agente externo independiente, opera la línea directa.
¿Por qué tenemos la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi?
Hitachi se compromete a crear y mantener un entorno en el que cualquier persona pueda plantear inquietudes sobre cuestiones éticas y posibles conductas indebidas sin temor a represalias. Al igual que muchas empresas globales, Hitachi ofrece la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi como un servicio opcional para que los empleados hablen.
Hable acerca de preguntas e inquietudes con su gerente. De lo contrario, la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi proporciona una forma adicional de recibir ayuda si se siente incómodo como para hacer preguntas o expresar irregularidades a la gerencia.
¿Cuándo debería utilizar la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi?
Utilice la línea directa si tiene inquietudes sobre problemas éticos y posibles conductas indebidas. De manera alternativa, puede plantear su inquietud a través de su gerencia, Recursos Humanos o a Asuntos Legales. Su decisión de usar la línea directa es voluntaria.
IRREGULARIDADES RELACIONADAS CON LA CONDUCTA ÉTICA
¿Qué es una irregularidad o problema ético?
Un problema ético incluye cualquier incumplimiento real o presunto del Código de ética y conducta comercial de Hitachi Group y cualquier otra conducta impropia o ilegal. También incluye cualquier infracción del Código de ética y conducta comercial de Hitachi Group por parte de nuestros agentes externos que se han comprometido a obedecerlo.
La línea directa no cubre las quejas de los empleados, las quejas relacionadas con el desempeño laboral o los términos y condiciones de empleo. Estos asuntos no son quejas que se relacionen con posibles negligencias o conducta indebida material.
¿Qué categoría o tipos de irregularidades debo plantear?
La siguiente tabla muestra ejemplos de cuestiones éticas.
| Sobornos y corrupción | Pagos de ofertas ilegales o indebidas y lavado de dinero |
| Conflicto de intereses | Acusaciones de conflictos de intereses existentes entre un empleado y miembros de su familia |
| Infracción de políticas corporativas | Infracción del Código de ética y conducta comercial y de políticas o protocolos de Hitachi Group |
| Infracción de la privacidad de los datos | Fraude cibernético (suplantación de identidad, fraude electrónico [phishing] o simulación electrónica [spoofing]), infracción de la privacidad de los datos, divulgación o uso indebido de datos personales |
| Divulgación de información confidencial | Divulgación de información confidencial de la empresa o divulgación de información confidencial de agentes externos |
| Pagos de facilitación | El ofrecimiento de una cantidad de dinero o ventaja a un funcionario público para acelerar o asegurar un trámite gubernamental de rutina |
| Competencia justa | Manipulación de licitaciones, colusión en el mercado o fijación de precios |
| Fraude | Falsificación, compras o vendedores ficticios o comercio de información privilegiada |
| Acoso y discriminación | Infracción del reglamento laboral o Ley Laboral, acoso sexual, discriminación en el lugar de trabajo o acoso en el lugar de trabajo |
| Salud, seguridad y medioambiente | Infracción de leyes ambientales, de seguridad nuclear o seguridad operacional |
| Infracción a los derechos humanos | Infracciones del comercio justo, cuestiones sobre derechos humanos o esclavitud moderna |
| Cuestiones legales o contractuales | Acusaciones relativas a rupturas de acuerdos legales |
| Uso indebido o robo de activos de Hitachi | Uso inapropiado de los sistemas de información de Hitachi y uso indebido de recursos de Hitachi |
| Integridad de los socios | Incumplimiento de las condiciones contractuales, presentación de información falsa o tergiversación |
| Irregularidades relacionadas con la calidad del producto o servicios | Irregularidades sobre configuración incorrecta o servicios innecesarios, de la calidad de productos o servicios |
| Seguridad | Posesión de artículos prohibidos, incidente terrorista, hurto o robo |
| Cumplimiento comercial | Cuestiones relativas a la exportación o al cumplimiento comercial |
| Infracción de los registros o resultados financieros | Infracción de registros financieros, cuestiones de contabilidad administrativa y cuestiones de reconocimiento de ingresos |
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿En qué me beneficia?
Todos tenemos derecho a trabajar en un ambiente positivo. Con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La conducta indebida corporativa puede amenazar el sustento de toda una empresa.
¿La gerencia realmente quiere que yo plantee mis inquietudes?
Sí. Hitachi requiere que los empleados planteen sus inquietudes tan pronto como se den cuenta de una posible conducta indebida. Plantear una inquietud puede minimizar el posible efecto negativo para Hitachi y nuestra gente con respecto a los riesgos financieros, legales o de reputación y las amenazas para la salud y la seguridad.
¿Debo plantear la inquietud primero con mi gerente, Recursos Humanos o Asuntos Legales?
Si no está seguro de si la inquietud está justificada y se siente cómodo contactando a su gerencia, Recursos Humanos o Asuntos Legales, hágalo. Póngase en contacto con la línea directa si no se siente cómodo planteando la inquietud a su gerente o gerencia, y Recursos Humanos o Asuntos Legales confirmará que su inquietud podría ser un problema ético o una posible conducta indebida.
¿Qué sucede si mi gerente u otros gerentes están involucrados en una irregularidad?
Solo un número selecto de los miembros del equipo de cumplimiento de la empresa Hitachi Group correspondiente a cargo de la investigación tienen acceso a las denuncias. El sistema EthicsPoint y los protocolos de distribución están diseñados para que las personas nombradas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Puedo tener problemas por usar la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi?
No. Hitachi proporciona la línea directa para su uso y protección. Las represalias contra cualquier persona que plantee una irregularidad ética de buena fe son inaceptables. Si un denunciante informa a Hitachi sobre represalias, Hitachi toma esto en serio e investiga. Hitachi aplicará medidas disciplinarias a cualquiera que participe en represalias.
CONFIDENCIALIDAD
Comprendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi computadora. ¿Me identificará ese registro como creador de la denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así es que no está disponible ninguna información que relacione su computadora con EthicsPoint. Además, EthicsPoint se ha comprometido por medio de un contrato a no buscar la identidad del denunciante. Si no le resulta cómodo hacer la denuncia desde su computadora personal del trabajo, use una computadora fuera del ambiente de trabajo (tal como la de la casa de un amigo, una biblioteca pública o un cibercafé) por medio del sitio web seguro de EthicsPoint.
¿La Línea directa de cumplimiento global de Hitachi es segura?
Sí. Su inquietud o pregunta se ingresa directamente en el servidor de EthicsPoint a través de una conexión segura. Los servidores de EthicsPoint no se conectan a los sistemas de tecnología de la información de Hitachi. Solo un número selecto de departamentos globales dentro de su empresa de Hitachi Group correspondiente responsable de administrar y dar seguimiento a su denuncia tiene acceso a esta información.
¿Puedo permanecer en el anonimato?
Puede permanecer anónimo en todos los países excepto en aquellos que prohíben las denuncias anónimas. Aunque puede que sea más fácil en muchos casos abordar su asunto si se identifica, no se exige que lo haga. Si permanece en el anonimato, EthicsPoint o Hitachi no harán ningún esfuerzo por identificarlo.
¿Puedo comunicarme con los investigadores y mantener el anonimato?
Sí. Cuando denuncie una irregularidad a través de la línea directa, el sistema le proporcionará una clave de denuncia y le pedirá que seleccione una contraseña.
Guarde la clave de denuncia y contraseña en un lugar seguro. Con esta clave, los investigadores pueden mantenerse en contacto con usted. Ellos, o usted, podrían solicitar más información y proporcionarle comentarios cuando sea necesario.
DENUNCIA: EN LÍNEA O POR TELÉFONO
¿Cómo utilizo la Línea directa de cumplimiento global de Hitachi?
La línea directa tiene dos métodos de recepción de datos. Con EthicsPoint, puede plantear una irregularidad de manera confidencial mediante la recepción de información en la web o por teléfono. Elija un canal, no duplique la denuncia mediante el uso de ambos canales.
Portal de recepción de información en la web
El primer canal es el portal de recepción de información. El formulario de admisión consiste en preguntas para identificar los detalles relevantes de su inquietud o pregunta y se pretende entender:
- qué ocurrió;
- quiénes están involucrados;
- dónde y cuándo sucedió; y
- cómo sucedió.
El sistema del portal de recepción de información en la web está disponible 24 horas al día, siete días a la semana, todos los días del año. Usted puede acceder desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet.
Si tiene documentos, fotos, grabaciones o videos, puede cargarlos en el portal de recepción de información en la web.
Teléfono gratuito por país
El segundo canal es un número de teléfono gratuito por país. Este servicio está disponible 24 horas al día, siete días a la semana, todos los días del año. Un operador de EthicsPoint capacitado profesionalmente le guiará a través de una serie de preguntas para identificar los detalles relevantes de su inquietud o pregunta para comprender lo siguiente:
- qué ocurrió;
- quiénes están involucrados;
- dónde y cuándo sucedió; y
- cómo sucedió.
El operador también le pedirá que proporcione documentación de respaldo, si estuviera disponible. Si tiene documentos, fotografías, grabaciones o videos, puede cargarlos en EthicsPoint después de completar la denuncia y el sistema generará la clave de cifrado.
Al finalizar la llamada, el operador resumirá la información que usted ha presentado y hará cualquier cambio necesario para asegurar que esté satisfecho con la precisión de su pregunta o inquietud.
La línea directa ofrece números gratuitos en los países donde opera Hitachi y está disponible en más de 50 idiomas. Operadores multilingües están disponibles de manera que quienes llamen puedan hacer preguntas en su idioma natal o de preferencia.
¿Puedo completar parcialmente el formulario y regresar para completarlo más tarde?
No. Si cierra su navegador de Internet mientras completa el formulario, el portal de recepción de información de EthicsPoint no guardará los datos que ingresó, así que elija una hora y un lugar para usar el sistema para completar el formulario.
¿Qué información necesito proporcionar?
Proporcione la información con tanto detalle como sea posible. Los detalles deben incluir quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo en relación con las acusaciones planteadas. Si es posible, puede adjuntar pruebas, como documentación o correos electrónicos que ayuden a fundamentar sus reclamos. Las denuncias que no satisfagan razonablemente las condiciones de exhaustividad no podrán ser revisadas o investigadas más a fondo.
¿Qué debo hacer si el sistema no incluye la ubicación en cuestión?
Seleccione un país cercano e incluya la ubicación real en la descripción del caso.
PREGUNTAS DE CONDUCTA ÉTICA Y PROCESO DE INVESTIGACIÓN
¿Qué sucede cuando hago una pregunta?
Cuando hace una pregunta, el sistema lo dirige al equipo de cumplimiento de su empresa de Hitachi Group correspondiente, que le responderá a través de la línea directa.
¿Qué sucede cuando planteo una inquietud?
Ya sea por teléfono o por recepción de información en la web, todas las inquietudes son revisadas inmediatamente por un especialista en recepción de información de EthicsPoint profesionalmente capacitado. El especialista en recepción de información de EthicsPoint enviará un informe al departamento global designado dentro de su empresa de Hitachi Group correspondiente responsable de administrar y dar seguimiento a su denuncia.
Los miembros del equipo designados comenzarán la investigación si usted proporciona suficientes detalles.
Si es necesario, Hitachi tomará las medidas correctivas apropiadas mientras la investigación esté en curso. Aquellas personas responsables de dar seguimiento a su asunto son profesionales que están capacitados para manejar el tema con discreción.
Todas las denuncias, a través de la recepción de información en la web o por teléfono, se ingresan en una base de datos para la conservación de registros y la administración de casos. Solo los representantes de su empresa de Hitachi Group correspondiente tienen acceso a esta información.
¿Recibiré una confirmación de mi denuncia? ¿Cuál es el plazo de confirmación?
Sí. Usted obtendrá una confirmación de que se ha recibido su denuncia, generalmente dentro de uno a siete días hábiles. Después de la conclusión de la investigación, recibirá un mensaje en el que se le notifique que la investigación ha sido cerrada. El correo electrónico indicará que se han tomado todas las medidas apropiadas, si fuera necesario o donde sea necesario. No recibirá detalles sobre la investigación por razones de confidencialidad.
SEGUIMIENTO DE UNA IRREGULARIDAD DENUNCIADA
¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber completado el formulario de recepción de información?
Cuando denuncie una irregularidad, ya sea en la web o por teléfono, el sistema le proporcionará una clave de denuncia y le pedirá que seleccione una contraseña.
Con la clave de denuncia y la contraseña, puede regresar al sistema de EthicsPoint, ya sea por Internet o teléfono, y acceder a la denuncia original. En ese momento, puede agregar más detalles.
¿Cómo recibiré información sobre el estado de mi caso?
El sistema le proporcionará una clave de denuncia y le pedirá que seleccione una contraseña. Registre la clave de denuncia y la contraseña, y consérvelas en un lugar seguro. Utilice su clave de denuncia y contraseña para volver a comunicarse con EthicsPoint con el objeto de verificar el estado de su caso, proporcionar más información o responder preguntas de seguimiento de quienes investigan el asunto.
Si permanezco en el anonimato, ¿cómo pueden los investigadores contactarme para dar seguimiento?
Cuando recibe su clave de denuncia y contraseña, puede hacer un seguimiento con EthicsPoint por teléfono o en la web, incluso si presenta una denuncia de forma anónima. Si un investigador desea comunicarse con usted respecto de su inquietud, puede dejarle un mensaje o hacerle una pregunta a través de EthicsPoint.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o contraseña?
Debido al nivel de confidencialidad que se mantiene en las denuncias, el proceso le exige que presente una nueva denuncia si pierde su clave de denuncia o contraseña. Puede mencionar en su última denuncia que ésta se relaciona con una denuncia que presentó con anterioridad.