Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncias integral y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la gerencia y a los empleados a colaborar para enfrentar el fraude, el abuso y otras conductas indebidas mientras se cultiva un entorno de trabajo positivo.
Este sistema es una forma de fortalecer la implementación de nuestras políticas. Cumple con las normas internacionales sobre gestión de riesgos y control interno, aplicables a ONG de nuestro tamaño financiadas a través de fondos institucionales y donaciones públicas.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
Un sistema de denuncias eficaz:
- Optimizará las denuncias y la gestión de casos, con total seguridad y confidencialidad.
- Garantizará un alto nivel de cumplimiento de las obligaciones legales relativas a la protección de datos vigentes en la Unión Europea, los Estados Unidos y Suiza.
- Aumentará nuestros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
Denuncias: generalidades
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, podrá presentar denuncias confidenciales y anónimas, ya sea por teléfono o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción a nuestras Políticas y nuestro Código de conducta establecidos u otra inquietud que tengan.
El uso de EthicsPoint debe cumplir dos criterios: la sospecha de un incidente grave asociado con la dificultad de informar a la dirección de línea.
Si veo una infracción, ¿no debería solo denunciarla a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que ellos se encarguen?
Cuando usted observe algún comportamiento que considere que viola nuestras políticas y nuestro Código de conducta, esperamos que lo denuncie. Lo ideal es que le presente cualquier irregularidad a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de la gerencia, si fuera necesario a un nivel superior de la organización. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo denunciando el asunto de esta manera. Es por dichas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Usando este canal, su denuncia llegará a la alta gerencia de HI, con total confidencialidad.
¿Por qué debería denunciar lo que sé? ¿En qué me beneficia?
Todos tenemos derecho de trabajar en un entorno positivo y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Trabajando juntos podemos mantener un ambiente seguro y ético.
¿Realmente quiere la gerencia que yo presente denuncias?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de inquietud. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en HI y en nuestro personal, nuestros socios y beneficiarios. Además, ofrecer un aporte positivo puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura y el desempeño internos.
Gracias al sistema centralizado, el proceso de verificación se dirige desde la alta dirección. De esta manera, el esfuerzo necesario para movilizar a los gerentes ya no es responsabilidad exclusiva del denunciante.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de seguridad. EthicsPoint pone a disposición estas denuncias únicamente a personas específicas dentro de la organización que están encargadas de evaluar las denuncias según el tipo de infracción y el lugar del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias ha recibido la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿Son los empleados y miembros de HI los únicos que pueden denunciar problemas a través de este sistema?
Este sistema es interno de nuestra ONG. Sin embargo, la posibilidad de denunciar sospechas o incidentes puede estar abierta a los gerentes de las organizaciones asociadas oficiales y a otras partes interesadas externas.
¡Recuerde! Este sistema centralizado es esencial, pero de ninguna manera puede reemplazar las iniciativas locales creadas a nivel de campo para recopilar comentarios de los beneficiarios o socios locales.
¿Qué compromisos tiene la organización con respecto al uso del sistema?
El primer compromiso de la organización es proteger los intereses de las personas que utilizan el mecanismo (confidencialidad del proceso, cumplimiento de sus obligaciones contractuales y profesionales, protección contra procedimientos disciplinarios). La seguridad es la máxima prioridad, especialmente en contextos sensibles.
Al mismo tiempo, la organización también se compromete a proteger los intereses de las personas que son sospechosas de una conducta inapropiada: confidencialidad; sanciones si se presentan acusaciones falsas o se abusa del sistema. Una vez más, independientemente del resultado del proceso de verificación, la seguridad de las personas será la máxima prioridad.
Paralelamente, se adoptan medidas cautelares y de protección para las personas que han sufrido daños causados por las fechorías.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse a sí mismo, si lo desea. De todos modos, incluso si se identifica, el proceso seguirá siendo confidencial.
¿Qué pasa si quiero permanecer en el anonimato?
Hay una sección en la denuncia para permanecer en el anonimato, si lo desea. Tenga en cuenta que si bien esta posibilidad está abierta, HI no fomenta el anonimato por razones prácticas y éticas.
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la ONG genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿no me identificará ese registro como la persona que inició una denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así que no hay ninguna información disponible que relacione a su computadora personal con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de la persona que presenta la denuncia.
Si no se siente cómodo haciendo la denuncia desde su computadora personal del trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera del ambiente de trabajo (como la de un cibercafé o de la casa de un amigo, etc.) por medio del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante horas hábiles.
¿Puedo presentar denuncias desde mi casa y aun así permanecer anónimo?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Los portales de Internet nunca identifican a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint desecha las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente si usted decide mantenerse en el anonimato. Además, EthicsPoint está comprometido contractualmente a no buscar la identidad de la persona que presenta la denuncia.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele en última instancia mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme de que eso no sucederá?
El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, usted, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo: “Desde mi cubículo, al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿Es igualmente confidencial y anónima la línea telefónica directa y gratuita?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se le aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante la transferencia.
Consejos y buenas prácticas
Tengo conocimiento de que algunas personas están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?
Nuestra ONG desea fomentar el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, al final afecta a la ONG y a todos los miembros y empleados, incluido usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes o en escándalos de ONG y verá los efectos desastrosos que un desliz ético, aparentemente inofensivo, puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. De manera que, si usted sabe de cualquier incidente de mala conducta o infracción a la ética, considere que denunciarlo es una obligación con usted mismo y sus compañeros de trabajo.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché es una violación a la política interna, o si implica una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debería hacer?
Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a elaborar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva, en lugar de dejar que una posible conducta poco ética pase inadvertida porque usted no estaba seguro.
¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están implicados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?
El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no sean notificadas, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione. Además, cada denuncia se envía a dos personas, como mínimo, sin vínculos jerárquicos. Los equipos encargados de analizar las denuncias incluyen tanto mujeres como hombres.
¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O, ¿qué pasa si la ONG tiene que hacerme más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio de un Centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya formulado un representante de la empresa, y para agregar información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder preguntas de la ONG. Usted y la ONG acaban de establecer un “diálogo anónimo”, en el que las situaciones no son solamente identificadas, sino que también pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Todas las correspondencias de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato y la confidencialidad.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o no se siente cómodo al usarla, puede llamar a la línea telefónica directa y gratuita de EthicsPoint, la cual está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.