Über EthicsPoint
Meldung erstatten – Allgemein
Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung
Tipps & Best Practices
Über EthicsPoint
Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.
Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?
- Wir sind davon überzeugt, dass unsere Mitarbeiter für das Unternehmen von unschätzbarem Wert sind. Indem wir offene Kommunikationskanäle einrichten, können wir eine positive Arbeitsumgebung fördern und die Produktivität maximieren.
- Börsennotierte Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ein anonymes Berichterstattungsverfahren für das Melden von Bilanzfälschungen und Betrug in der Rechnungsprüfung direkt an das Prüfungskomitee einzurichten.
- Ein effektives Reporting-System unterstützt unsere Bemühungen, eine Kultur der Integrität und ethischen Entscheidungsfindung zu fördern.
Meldung erstatten – Allgemein
Ist es gleich, ob ich die Berichte über das Internet oder telefonisch einreiche?
Ja. EthicsPoint gibt Ihnen die Möglichkeit, eine vertrauliche, anonyme Meldung entweder telefonisch oder über das Internet zu machen.
Welche Arten von Situationen sollte ich melden?
Das EthicsPoint System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.
Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, sie meinem Manager, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?
Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie Meldung erstatten. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem/r unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir wissen jedoch, dass es Situationen gibt, in denen Sie sich unwohl fühlen, Vorfälle auf diese Art zu melden. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Wir möchten lieber, dass Sie einen Vorfall anonym melden als dass Sie ihn gar nicht melden.
Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?
Wir alle haben das Recht darauf, in einem positiven Arbeitsumfeld zu arbeiten und dieses Recht geht einher mit der Verpflichtung, ethisch zu handeln und die zuständigen Personen darüber zu informieren, wenn jemand sich nicht angemessen verhält. Indem wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld fördern. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz des gesamten Unternehmens gefährden.
Möchte das Führungsteam wirklich, dass ich Meldung erstatte?
Auf jeden Fall. Es ist darauf angewiesen, dass Sie Meldung erstatten. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Sie haben eventuell ein Verhalten bemerkt, das Sie bedenklich finden. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Ihr positiver Input hilft uns auch, Dinge zu erkennen, mit denen die Unternehmenskultur und die allgemeine Leistung verbessert werden können.
An wen werden gemeldete Vorfälle weitergegeben? Wer hat Zugriff darauf?
Meldungen werden direkt an den sicheren EthicsPoint-Server übertragen. Hierdurch ist eine lückenlose Sicherheit gewährleistet. EthicsPoint gestattet nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Beurteilung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte zu nehmen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Die Empfänger dieser Meldungen wurden darin geschult, die Meldungen höchstgradig vertraulich zu behandeln.
Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?
EthicsPoint ist ein positiver Aspekt unserer übergeordneten Philosophie, damit wir eine sichere und ethische Arbeitsumgebung sicherstellen können. Sie werden ermutigt, bei ethischen Problemen um Hilfe zu bitten, produktive Vorschläge zu machen oder Bedenken zu melden. Eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist heutzutage äußerst wichtig und stellt eine großartige Möglichkeit dar, die Kommunikation zu verbessern.
Wir haben sorgfältig das Instrument zur Berichterstattung ausgewählt, das unsere Compliance-Verpflichtungen bestmöglich unterstützt, um gleichzeitig eine positive Umgebung zu fördern, um Meldung zu erstatten.
Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung
Meines Wissens nach wird für jede Meldung eines Vorfalls, die ich von einem Unternehmenscomputer aus vornehme, ein Serverprotokoll erstellt, in dem jede Website aufgeführt wird, die auf meinem PC aufgerufen wurde. Ist es dadurch nicht möglich, mich als Absender der Meldung zu identifizieren?
Bei EthicsPoint werden keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen generiert oder aufbewahrt, sodass keinerlei Informationen verfügbar sind, mit deren Hilfe Ihr Computer von EthicsPoint aus zurückverfolgt werden könnte. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.
Wenn Sie sich unwohl dabei fühlen, einen Vorfall über Ihren Arbeitscomputer zu melden, haben Sie die Möglichkeit, einen PC außerhalb Ihres Arbeitsplatzes zu verwenden (beispielsweise in einem Internetcafé, bei einem Bekannten usw.) und die sichere Website von EthicsPoint zu nutzen. Diese Option wird sehr oft in Anspruch genommen. Laut der Daten von EthicsPoint werden weniger als 12 Prozent der Meldungen während der Arbeitszeit eingereicht.
Kann ich von Zuhause Meldung erstatten und trotzdem anonym bleiben?
Jede Meldung von Vorfällen, sei es von Zuhause, dem Computer eines Nachbarn oder über ein beliebiges Internetportal, ist stets sicher und anonym. Bei Internetportalen werden Besucher niemals anhand ihres Online-Namens identifiziert und EthicsPoint blendet Internetadressen aus, sodass absolute Anonymität sichergestellt werden kann. Darüber hinaus ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität des Absenders einer Meldung nicht zu verfolgen.
Ich mache mir Sorgen darüber, dass EthicsPoint die Informationen, die ich bereitstelle, letztendlich zur Feststellung meiner Identität nutzen wird. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?
EthicsPoint wurde so entwickelt, dass Ihre Anonymität stets gewahrt wird. Wenn Sie anonym bleiben möchten, müssen Sie als Berichtender bei der Meldung von Vorfällen darauf achten, dass Sie im Text Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgeben. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.
Kann die kostenlose Telefon-Hotline ebenfalls vertraulich und anonym genutzt werden?
Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Wenn Sie auf diese Weise Meldung erstatten, gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.
Was, wenn ich nicht anonym bleiben möchte?
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Identität in einem bestimmten Abschnitt der Meldung preiszugeben, wenn Sie dies möchten.
Tipps und optimale Vorgehensweisen
Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?
Unser Unternehmen setzt sich stark dafür ein, ethisches Verhalten zu fördern. Jegliches unethisches Verhalten, unabhängig von der Unternehmensebene, auf der es auftritt, schadet letztendlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, auch Ihnen. Denken Sie nur einmal an die kürzlich bekannt gewordenen Unternehmensskandale, um zu verstehen, welche verheerenden Auswirkungen ein scheinbar harmloser, ethischer Fehltritt auf ein Unternehmen haben kann, das ansonsten einen sehr guten Ruf genießt. Wenn Ihnen Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Ethik bekannt sind, sollten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und gegenüber Ihren Kollegen ansehen, diese Vorfälle zu melden.
Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, eine Rechtsverletzung oder einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinie oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?
Melden Sie den Vorfall. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Es ist besser, dass sich eine von Ihnen gemeldete Situation als harmlos herausstellt, als dass möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, weil Sie sich nicht hundertprozentig sicher waren.
Was, wenn mein Vorsitzender oder andere Manager an einem Verstoß oder einer Rechtsverletzung beteiligt sind? Wird meine Meldung nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?
EthicsPoint ist so strukturiert, dass Meldungen nicht an darin genannte Personen weitergeleitet werden bzw. dass diese Personen keinen Zugriff auf Meldungen erhalten, in denen sie namentlich erwähnt werden.
Was, wenn ich mich nach der Einreichung der Meldung an einen wichtigen Aspekt des Vorfalls erinnere? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?
Wenn Sie einen Vorfall über die Website oder das Call Center von EthicsPoint melden, wird Ihnen ein eindeutiger Benutzernamen zugewiesen und Sie werden gebeten, ein Kennwort festzulegen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.
Sind die Follow-Ups zu Meldungen genauso sicher wie die Meldung selbst?
Für die gesamte Korrespondenz von EthicsPoint gilt dieselbe hohe Vertraulichkeitsstufe wie für die anfängliche Meldung, wobei die Anonymität ebenfalls gewahrt wird.
Kann ich auch Meldung erstatten, wenn ich keinen Zugriff auf das Internet habe?
Sie können von jedem Computer mit Internetanschluss aus bei EthicsPoint Meldung erstatten. Sie können auch von Zuhause aus Meldung erstatten. Es werden auch in vielen öffentlich zugänglichen Orten Computer mit Internetanschluss bereitgestellt, beispielsweise in öffentlichen Bibliotheken. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder nicht im Umgang mit Computern vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr anrufen.