Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Meldung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.
Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?
Kann ich Meldungen per Internet oder per Telefon einreichen?
Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, entweder telefonisch oder über das Internet anonym und vertraulich Meldung zu erstatten.
Welche Arten von Situationen soll ich melden?
Das EthicsPoint-System erlaubt es Arbeitskräften, jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.
Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, dies meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?
Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen die Grundsätze unserer Unternehmensethik verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem/r unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Für solche Situationen sind wir die Partnerschaft mit NAVEX eingegangen. Uns ist lieber, Sie erstatten anonym Meldung, als die Informationen für sich zu behalten.
Warum soll ich melden, was ich weiß? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?
Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld aufrechterhalten. Und Fehlverhalten kann die Existenz eines gesamten Unternehmens bedrohen.
Will die Unternehmensleitung wirklich, dass ich eine Meldung vornehme?
Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Beschäftigten minimieren. Außerdem kann Ihr positiver Beitrag dazu beitragen, Probleme zu erkennen, und so zur Verbesserung der Unternehmenskultur und -leistung beitragen.
Wohin gelangen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?
Die Meldungen werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Auswertung der Meldung betraut sind, Einsicht in diese Meldungen, und zwar je nach Art der Rechtsverletzung und Ort des Vorfalls. Jeder dieser Berichtsempfänger*innen wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.
Ist das System nicht nur ein Beispiel dafür, dass ich überwacht werde?
Nein. Das EthicsPoint-System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie und erlaubt es uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.
Wir haben sorgfältig das beste Meldeinstrument ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Meldeumfeld zu schaffen.
Ich glaube, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich durch dieses Protokoll nicht als Verfasser des Berichts identifiziert?
NAVEX erstellt bzw. verwaltet keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, sodass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen.
Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, dann können Sie ihn über die sichere Website von EthicsPoint auch von einem PC außerhalb Ihres Arbeitsumfeldes einreichen (zum Beispiel von einem Internetcafé oder vom Haus eines Freundes aus). Viele entscheiden sich für diese Option. Die NAVEX-Daten zeigen, dass weniger als 12 % der Meldungen während der Geschäftszeiten erstellt werden.
Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?
Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie eine Meldung von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist.
Ich bin besorgt, dass die von mir an EthicsPoint übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?
Das EthicsPoint-System schützt Ihre Anonymität. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als meldende Person sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.
Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einer über das Internet eingereichten Meldung mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Berichte gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen wie bei der Übermittlung.
Was, wenn ich mit meinem Bericht identifiziert werden möchte?
Der Bericht enthält einen Abschnitt, in dem Sie sich identifizieren können, wenn Sie dies wünschen.
Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?
Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Arbeitskräften, auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein ethisches Versagen auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Sie von irgendwelchen Vorfällen von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen wissen, betrachten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und Ihren Kollegen, diese zu melden.
Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?
Reichen Sie eine Meldung ein. NAVEX kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit diese richtig verstanden wird. Uns ist lieber, Sie melden eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, als dass mögliches unethisches Verhalten nicht geprüft wird.
Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Werden sie meine Meldung nicht erhalten und versuchen, den Vorfall zu vertuschen?
Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung stellen sicher, dass betroffene Parteien nicht informiert werden. Ihnen wird kein Zugriff auf Meldungen gewährt, in denen sie genannt wurden.
Wie soll ich vorgehen, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?
Wenn Sie eine Meldung über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint-Callcenter einreichen, erhalten Sie eine eindeutige, nach dem Zufallsprinzip vergebene Nummer, den sogenannten „Berichtsschlüssel“, und werden aufgefordert, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und die ursprüngliche Meldung zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu antworten. Wir legen Ihnen dringend nahe, innerhalb der angegebenen Frist wieder auf die Website zuzugreifen, um Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.
Sind diese Nachfassaktionen zu Berichten genauso sicher wie der ursprüngliche Bericht?
Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz wird genauso streng vertraulich behandelt wie die erste Meldung und steht weiterhin unter dem Schutz der Anonymität.
Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Internetzugang habe?
Sie können von jedem Computer mit Internetzugang aus eine Meldung an EthicsPoint senden. Sie können die Meldung von zu Hause aus einreichen. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch die öffentliche Bibliothek, verfügen über Internet-Computer. Wenn Sie keinen Zugang zu einem PC haben oder im Umgang mit Computern nicht vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar ist.