Speak Up Verfahren/FAQs

Möchten Sie Bedenken melden?

Beschwerdeverfahren bei TUI

1Integrität und Compliance bei TUI

Bei TUI verpflichten wir uns dazu, Gesetze zu respektieren und integer zu handeln. Integrität bedeutet für uns, das Richtige zu tun, auch wenn niemand hinsieht. Dass wir tun, was wir sagen.  

Der Integrity Passport, unser TUI Verhaltenskodex, gilt für jeden bei TUI, vom Auszubildenden bis zum Vorstandsmitglied. Er legt unsere allgemeinen Arbeitsweisen fest. Er gibt Orientierung für den Umgang mit den wichtigsten Integritäts- und Rechtsthemen in unserer täglichen Arbeit mit unseren Kolleginnen und Kollegen, unseren Kunden, unseren Geschäftspartnern und anderen Dritten.

Wir arbeiten für ein Unternehmen mit einem ausgezeichneten Ruf, und wir wollen nicht nur stolz auf unsere Leistungen sein, sondern auch darauf, wie wir den Erfolg erreichen. Bei den Entscheidungen, die wir in unserer täglichen Arbeit treffen, sind wir bestrebt, den hervorragenden Ruf und den Markenwert der TUI, der über Jahrzehnte aufgebaut wurde, zu schützen.

Unsere Lieferkette umfasst Tausende von Zulieferern in mehr als 90 Ländern, darunter Hersteller von Flugzeugen und Kreuzfahrtschiffen, Wäschereien und andere Dienstleistungen für unsere Hotels, Reiseleitungen sowie Serviceleistungen, die unsere Kunden in Anspruch nehmen können.

Wir sind davon überzeugt, dass ein gemeinsames Engagement für integre Geschäfte nachhaltige und langfristige Beziehungen gewährleistet, von denen alle Parteien profitieren. Unsere Geschäftspartner und Lieferanten sind dazu verpflichtet, sich an die in unserem Lieferantenkodex dargelegten Grundsätze zu halten und diese auch in der gesamten Lieferkette umzusetzen. 

2Bedenken melden

TUI verpflichtet sich, alle potenziellen Compliance-Verstöße gegen unseren Integrity Passport, den Lieferantenkodex , unsere internen Richtlinien und geltende Gesetze, einschließlich der Verletzung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten, zu untersuchen. Wir fördern eine Kultur der offenen Kommunikation und des Vertrauens. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Geschäftspartner und jeden, der Kenntnis von potenziellen Risiken oder Verstößen hat oder davon betroffen sein könnte, diese anzusprechen und Bedenken zu äußern.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Bedenken hinsichtlich eines tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoßes geäußert werden können, ohne Repressalien befürchten zu müssen, und wie solche Meldungen innerhalb von TUI bearbeitet werden.

2.1Welche Art von Bedenken können gemeldet werden?

Wir ermutigen jeden, Bedenken über tatsächliche oder potenzielle Verstöße gegen unseren Integrity Passport, den Lieferantenkodex, unsere internen Richtlinien und geltende Gesetze, einschließlich der Verletzung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten (im Folgenden als "Compliance-Verstöße" bezeichnet), zu melden. Dies sollte in gutem Glauben erfolgen, d.h. es sollte zumindest ein hinreichender Grund zu der Annahme bestehen, dass die gemeldeten Umstände wahr sind. Gemeldete Bedenken können sich beziehen auf:

2.2Wer kann Bedenken melden?

TUI ermutigt jeden, der Kenntnis oder den Verdacht auf einen tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoß hat, der durch die wirtschaftliche Tätigkeit von TUI oder durch einen Lieferanten von TUI verursacht wurde, die verfügbaren Wege zur Meldung von Bedenken zu nutzen. 

2.3Wann sollten Bedenken gemeldet werden?

Bei Verdacht oder Kenntnis eines tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoßes sollte dieser unverzüglich über die verfügbaren Meldewege berichtet werden. Wir wollen potenziellen Schaden vermeiden und alle Bedenken schnell und effektiv angehen.  

3Wie melde meine Bedenken?

Die nachfolgend beschriebenen Meldewege stehen jedem offen, der Bedenken hinsichtlich eines tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoßes melden möchte, der durch die wirtschaftlichen Aktivitäten der TUI im eigenen Geschäftsbereich oder durch einen Lieferanten der TUI verursacht wird. 

3.1Meldewege für Mitarbeiter des TUI Konzerns

Wenn Sie ein TUI-Mitarbeiter sind, versuchen Sie zunächst, Ihr Anliegen mit der Person zu besprechen, deren Verhalten Sie beunruhigt. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies nicht ausreicht, sollten Sie sich an Ihre Führungskraft, Ihren Ansprechpartner in der Personal- oder Rechtsabteilung oder an das Integrity & Compliance Team unter compliance@tui.com wenden. Wenn jedoch eine Meldung über diese Wege nicht möglich ist oder sich nicht richtig anfühlt oder wenn Sie glauben, dass ein schwerwiegender Verstoß vorliegt, empfehlen wir Ihnen, Ihre Bedenken über die TUI SpeakUp Line (entweder telefonisch oder schriftlich) mitzuteilen.

Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten von smile und im lokalen Intranet oder Sie können diese über compliance@tui.comanfordern.

3.2Für jeden zugängliche Meldewege

Wenn Sie kein TUI Mitarbeiter sind (z. B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter eines Lieferanten, ehemaliger Mitarbeiter, Anwohner oder andere), wenden Sie sich bitte an Ihren TUI Ansprechpartner, um Ihr Anliegen zu melden.  

Informationen finden Sie auf der TUILieferanten Website oder der Partner-Website.

Wenn dies jedoch nicht möglich ist oder sich nicht richtig anfühlt oder wenn Sie glauben, dass ein schwerwiegender Verstoß vorliegt, empfehlen wir Ihnen, Ihre Bedenken über die TUI SpeakUp Line (entweder über das vertrauliche Telefon oder die Website) mitzuteilen. 

3.3Externe ;Meldewege

Alle Personen, die ein Anliegen melden möchten, haben auch die Möglichkeit, eine externe Meldung an die zuständigen Stellen, Institutionen oder sonstigen Stellen des Bundes, der Länder oder der Europäischen Union zu machen. Dabei kommen insbesondere folgende Meldestellen in Deutschland in Betracht: 

Meldestellen für andere Länder können über compliance@tui.com angefragt werden. compliance@tui.com.

4Was ist die TUI Speak Up Line und wie wird sie genutzt?

TUI verpflichtet sich, jeden zu schützen, der Bedenken äußert. Die TUI SpeakUp Line ist unsere Hinweisgeber-Hotline über die 365/24/7 anonyme Meldungen abgegeben werden können. Die Meldungen werden vom Integrity & Compliance Team selbst bearbeitet oder an die verantwortlichen Bereiche zur Bearbeitung weitergegeben. Das System wird von NAVEX, einem externen Anbieter, bereitgestellt und betrieben. 

4.1Wie erreiche ich die TUI Speak Up Line?

Die TUI Speak Up Line bietet zwei Möglichkeiten, eine Meldung zu machen:

Die TUI Speak Up Line ist kostenlos (mit Ausnahme der örtlichen Telefongebühren).

4.2Welche Informationen sind notwendig?

Wenn Sie einen tatsächlichen oder potenziellen Compliance-Verstoß vermuten oder darüber Bescheid wissen, melden Sie diesen bitte so schnell wie möglich und geben Sie alle Informationen an, die Sie für relevant halten, und stützen diese durch Nachweise, sofern vorhanden. Die Website ermöglicht das Hochladen von Belegdokumenten. 

Die Meldung sollte so viele Informationen wie möglich enthalten, um ein vollständiges Bild des zu meldenden Verstoßes zu erhalten, insbesondere Details über:

Da die Meldungen in einer Vielzahl von Sprachen erstellt werden können, erhält das Integrity & Compliance Team Übersetzungen, um die Kommunikation und zeitnahe Bearbeitung zu erleichtern.

4.3Weitere Kommunikation über die TUI Speak Up Line

Bei der Meldung per Telefon oder über die gesicherte Website erhält der/die Meldende eine Fallnummer. Mit dieser Fallnummer kann er/sie sich bei unserer SpeakUp Line anmelden und mit dem Integrity & Compliance Team weiter in Verbindung bleiben.

4.4Tipps zur Nutzung der TUI Speak Up Line

Hier einige Tipps zur Nutzung der TUI Speak Up Line:

4.5Anonyme Meldungen

Die TUI SpeakUp Line ermöglicht anonyme Meldungen. Die Meldungen werden mit großer Sorgfalt behandelt und von einem kleinen Personenkreis aus dem Integrity & Compliance Team bearbeitet. Wir ermutigen die Meldenden, sich zu identifizieren (durch Angabe ihres Namens, ihrer Position und ihrer Kontaktdaten), um eine effizientere Kommunikation und eine bessere Bearbeitung der Meldung zu ermöglichen. Sollte sich jemand nicht wohl dabei fühlen, seine Identität preiszugeben, kann die Meldung auch anonym erfolgen.  

Die telefonisch oder online hinterlassenen Meldungen werden zunächst von NAVEX empfangen und in Textform an unser Integrity & Compliance Team zur weiteren Auswertung weitergeleitet. Da die Meldungen in einer Vielzahl von Sprachen erstellt werden können, erhält TUI Übersetzungen, um die Kommunikation und schnelle Bearbeitung zu erleichtern. Die ursprüngliche Audionachricht und/oder IP-Kennung des Meldenden ist für TUI nicht zugänglich.  

4.6Schutz der Identität des Meldenden

Wenn die Identität und/oder andere nicht öffentliche Informationen von der Person, die die Meldung gemacht hat, weitergegeben wurden, werden diese vertraulich und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt. Die TUI SpeakUp Line wird auf sichere Weise betrieben, um die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und anderer damit zusammenhängender Informationen, insbesondere der in einer Meldung genannten Personen, zu gewährleisten. 

Solche Informationen werden nur auf einer Need-to-know-Basis an autorisierte Personen innerhalb der TUI, die zur Bearbeitung der Meldung befugt sind, oder an externe Berater und Anwälte , die ebenfalls zur vertraulichen Behandlung der Informationen verpflichtet sind, weitergegeben.  

In besonderen Fällen kann es erforderlich sein, dass TUI die Informationen im Zusammenhang mit der Meldung auch an die zuständigen Behörden weitergibt. Soweit gesetzlich zulässig und unter den gegebenen Umständen durchführbar, wird der Meldende im Voraus über eine solche Absicht informiert. 

5Wie werden Speak Up-Meldungen innerhalb von TUI behandelt

5.1Eingehende Meldungen

Meldungen über TUI SpeakUp Line werden vom Integrity & Compliance Team mit der erforderlichen Sorgfalt und Professionalität entgegengenommen und bearbeitet. Sobald eine Meldung über die TUI SpeakUp Line erstellt wurde, erhält das Team die Meldung (ggf. übersetzt) innerhalb von ca. 24 Stunden. Das Integrity & Compliance Team nimmt eine erste Bewertung der Meldung vor, die eine Plausibilitätsprüfung und die Entscheidung über die nächsten Schritte beinhaltet. Die erste Bewertung kann entweder zur Einleitung einer internen Untersuchung des gemeldeten Falls oder zur Schließung der Meldung führen, wenn es keinen Grund für weitere Untersuchungen gibt, z.B. keine Hinweise auf Verstöße oder Fehlverhalten.

Je nach Sachverhalt wird die Meldung möglicherweise nicht direkt vom Integrity & Compliance Team untersucht und die Kommunikation mit dem Meldenden an die jeweils zuständige Abteilung, z. B. Group Audit, Group Sustainability, Group Health & Safety, gemäß den internen Verfahren und der Risikoverantwortung weitergegeben. Die mit der Durchführung von Verfahren betrauten Personen sind zu Unparteilichkeit, Unabhängigkeit und Weisungsungebundenheit sowie Vertraulichkeit verpflichtet. 

5.2Rückmeldung über den Status und Ergebnis der Meldung

Eine Bestätigung über den Erhalt der Meldung sowie eine erste Antwort samt Erörterung des Sachverhalts auf Grundlage der übermittelten Informationen und der nächsten Schritte werden dem/der Meldenden innerhalb von 7 (sieben) Werktagen nach der Meldung über SpeakUp übermittelt. Falls erforderlich (z.B. zu Ermittlungszwecken) und möglich (z.B. wenn eine Meldung nicht anonym erfolgt ist), kann das Integrity & Compliance-Team den Meldenden kontaktieren, um den Sachverhalt zu besprechen.

Mit der Fallnummer, die bei der Meldung zur Verfügung gestellt wird, kann sich der Meldende über die Webseite oder per Telefon anmelden, um mit dem Integrity & Compliance Teams in Verbindung zu bleiben und Nachrichten auszutauschen. 

Sollte die erste Bewertung zur Einleitung einer Untersuchung führen, wird das Integrity & Compliance Team den Fortschritt der Bearbeitung der Meldung gemäß den internen Verfahren überwachen und dem Meldenden im gesetzlich zulässigen Rahmen eine Rückmeldung geben, sofern die Weitergabe einer solchen Rückmeldung die Untersuchung der Meldung, die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen oder anderer Personen nicht gefährdet. 

Sollte die erste Bewertung dazu führen, dass die Meldung ohne weitere Untersuchung geschlossen wird, wird der Meldende über den Grund informiert und hat die Möglichkeit, innerhalb von 30 (dreißig) Werktagen vor der Schließung der Meldung in SpeakUp zu der Entscheidung Stellung zu nehmen. Ungeachtet dessen, kann der Meldende eine neue Meldung über die TUI SpeakUp Line einreichen oder die Angelegenheit erneut zur Sprache bringen, insbesondere wenn neue Umstände bekannt werden. Wenn der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht zufrieden ist, kann das Anliegen erneut bei TUI vorgebracht und damit eine weitere Überprüfung gestartet werden. Während der ersten Überprüfung oder Untersuchung des Berichts kann es vorkommen, dass bestimmte Aspekte geklärt oder zusätzliche Unterlagen vom Meldenden angefordert werden müssen. In solchen Fällen wird angegeben, zu welchem Aufklärungszweck weitere Informationen oder zusätzliche Unterlagen erforderlich sind und der Meldende erhält eine Rückmeldung über den Stand des Berichts zu diesem Zeitpunkt.

Nach Abschluss der Untersuchung durch TUI wird der Meldende, soweit möglich, innerhalb von 3 (drei) Monaten nach der ersten Antwort über die Ergebnisse und die sich daraus ergebenden Abhilfemaßnahmen oder Folgemaßnahmen informiert. Ist der Meldende mit dem Ergebnis der Untersuchung nicht einverstanden, kann das Anliegen erneut bei der TUI vorgebracht und eine weitere Überprüfung oder Berücksichtigung gestartet werden. Nach der endgültigen Antwort wird der Bericht im SpeakUp System nach 30 Werktagen geschlossen, wenn keine weitere Mitteilung vom Meldenden eingegangen ist. Zur Klarstellung: Die Durchführung von Präventiv- und/oder Abhilfemaßnahmen wird davon nicht berührt. Ungeachtet dessen, kann der Meldende eine neue Meldung über die TUI SpeakUp Line einreichen. 

6Schutz vor nachteiligen Folgen

Wenn eine Person in gutem Glauben einen möglichen Verstoß meldet, wird TUI dies vertraulich behandeln und die Identität der meldenden Person schützen. Unabhängig davon, ob sich die Meldung als zutreffend erweist oder nicht, wird die Person nicht mit Vergeltungsmaßnahmen, Disziplinarmaßnahmen oder anderen nachteiligen Folgen konfrontiert.

TUI toleriert keine Form von Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich der Androhung von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber, die ihre Meldungen in gutem Glauben abgegeben haben. Darüber hinaus duldet TUI keine Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen:

Zu diesem Zweck hat TUI interne Regeln aufgestellt, um den Schutz der meldenden Personen und der oben genannten Personenkreise zu gewährleisten. Insbesondere wird bei geschützten Personen davon ausgegangen, dass sie keine Beschränkung der Weitergabe von Informationen verletzt haben, und sie werden in dieser Hinsicht nicht haftbar gemacht, soweit der rechtliche Einfluss der TUI reicht. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass sie zumindest hinreichende Gründe für die Annahme hatten, dass die Meldung oder öffentliche Bekanntgabe solcher Informationen für die Meldung erforderlich war. 

Unser Verbot nachteiliger Folgen umfasst jede direkte oder indirekte Handlung oder Unterlassung innerhalb des rechtlichen Einflussbereichs der TUI, die einem Hinweisgeber durch die Meldung eines Anliegens schaden kann, z.B.: 

7Datenschutz und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

TUI verpflichtet sich, die geltenden Gesetze zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre einzuhalten. TUI wird jede eingegangene Meldung dokumentieren. Diese Aufzeichnungen werden vertraulich behandelt. Die Aufzeichnungen werden nur so lange aufbewahrt, wie es notwendig und angemessen ist, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. 

8Fragen

Fragen zur Meldung von Bedenken bei TUI können an das Integrity & Compliance Team gerichtet werden über compliance@tui.com.

Wir sind für Sie da!