Informationen zur BNP Paribas Whistleblowing Plattform
Berichterstattung – Allgemeines
Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung
Tipps und Best Practices
Informationen zur BNP Paribas Whistleblowing Plattform
Was ist die BNP Paribas Whistleblowing Plattform?
Die BNP Paribas Whistleblowing Plattform ist ein umfassendes und vertrauliches Meldesystem, das es Mitarbeitenden und bestimmten externen Dritten ermöglicht, jede Situation zu melden, die gegen Gesetze, Vorschriften, den Code of Conduct oder interne Richtlinien/Verfahren verstößt, und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Warum brauchen wir ein System wie die BNP Paribas Whistleblowing Plattform?
BNP Paribas hat ein offenes Ohr für die Anliegen der eigenen Mitarbeitenden, Aktionäre, Lieferanten und des gesamten Unternehmens. Die Gruppe ist entschlossen, ihnen zuzuhören, sie zu verstehen und sich zu bemühen, ihnen auf faire und wirksame Weise zu begegnen.
Aus diesem Grund wird das Engagement der Gruppe zur Vorbeugung, Aufdeckung und Bekämpfung von unethischem Verhalten, Verstößen gegen Gesetze, Vorschriften, den Code of Conduct oder interne Richtlinien/Verfahren weiter verstärkt.
Ein wirksames Meldesystem ist ein wesentliches Instrument zur Aufrechterhaltung eines sicheren Arbeitsumfelds, das die Übereinstimmung unserer Handlungen mit den Standards der Gruppe gewährleistet und zur Stärkung des Vertrauens unserer Mitarbeitenden, Aktionäre und Partner beiträgt.
Berichterstattung – Allgemeines
Wie kann ich über die BNP Paribas Whistleblowing Plattform einen Bericht einreichen?
Die BNP Paribas Whistleblowing Platform ermöglicht es Ihnen, eine vertrauliche Meldung entweder über das Web-Instrument zur Berichterstattung oder telefonisch (falls vorhanden) zu übermitteln.
Sollten Sie nicht in der Lage sein, das Web-Instrument zur Berichterstattung oder das Telefon zu benutzen, können Sie Ihren Bericht bei Ihrem HRBP für Personalangelegenheiten bzw. bei Ihrem lokalen Compliance-Beauftragten für alle anderen Angelegenheiten einreichen.
Welche Arten von Situationen sollte ich melden?
Die BNP Paribas Whistleblowing-Plattform ermöglicht es Mitarbeitenden und bestimmten Dritten, tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, den Code of Conduct oder interne Richtlinien/Verfahren zu melden.
Wenn ich einen Verstoß bemerke, sollte ich diese nicht einfach meinen Vorgesetzten melden?
Jede Situation, die gegen Gesetze, Vorschriften, den Code of Conduct oder interne Richtlinien/Verfahren verstößt, sollte Ihrem Vorgesetzten gemeldet werden. Wenn Ihnen das unangenehm ist, können Sie Ihre Bedenken über das Tool melden, auf Wunsch auch anonym.
Sie haben das Recht, eine Meldung zu machen, und Sie werden nicht direkt oder indirekt sanktioniert, entlassen oder diskriminiert, weil Sie in gutem Glauben eine Meldung gemacht haben.
Welche Informationen sollte ich mitteilen?
Sie sollten die genauen Informationen, die Sie haben, und, wenn möglich, Dokumente, unabhängig von ihrer Form oder ihrem Medium, zur Verfügung stellen. Die übermittelten Informationen und Unterlagen müssen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Gegenstand des Berichts stehen.
Wohin gelangen diese Berichte? Wer kann auf sie zugreifen?
Die Meldungen werden automatisch an die BNP Paribas Whistleblowing Plattform, auf der Grundlage der Art der Meldungen, weitergeleitet.
Die Empfänger der Meldungen sind Verhaltensreferenten der Personalabteilung für Fragen der Achtung der Person und Compliance-Referenten für alle anderen Arten von Bedenken. Alle Ansprechpersonen wurden darin geschult, die Warnungen streng vertraulich zu behandeln.
Die Vertraulichkeit des Sachverhalts, die Identität der Whistleblower und der beteiligten Personen werden während des gesamten Prozesses gewahrt.
Die an der Bearbeitung von Hinweisen beteiligten Personen unterliegen strengen Regeln zur Vertraulichkeit.
Ist es sicher, Meldung zu erstatten?
Ja. Es ist sicher, ein Anliegen zu melden. Kein Mitarbeitender darf wegen der Meldung eines Anliegens Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt werden. Dieser Schutz gilt auch für alle Mitarbeitenden, die im Rahmen der Untersuchung ausgesagt oder Beweise vorgelegt haben.
Ein Mitarbeitender, der das Gefühl hat, Opfer beruflicher Vergeltungsmaßnahmen zu sein, weil er eine Meldung gemacht hat, kann diese Situation melden.
Ich bin kein Mitarbeitender; kann ich trotzdem einen Vorfall melden?
Ja. Sie können trotzdem eine Meldung machen. Die BNP Paribas Whistleblowing Plattform steht gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bestimmten externen Dritten offen, zumindest aber ehemaligen Mitarbeitenden der Gruppe, Lieferanten und deren Subunternehmern, wenn es um Situationen im Zusammenhang mit der Arbeit geht.
Wähle ich das Thema „Respekt für die Person“ oder "anderes Thema" aus, wenn mein Anliegen beide Bereiche betrifft?
Sie wählen das Thema aus, das Ihrer Meinung nach den Schwerpunkt Ihres Anliegens darstellt. Dieser Bericht wird von einem Verhaltensreferenten der Personalabteilung für Fragen der Achtung der Person und einem Compliance-Whistleblowing-Referenten für die anderen Themen bearbeitet.
Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung
Ich nehme an, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, dass jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich durch dieses Protokoll nicht als Verfasser des Berichts identifiziert?
Die BNP Paribas Whistleblowing Plattform erstellt bzw. verwaltet keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, sodass keine Informationen verfügbar sind, die Ihren PC mit der BNP Paribas Whistleblowing Plattform in Verbindung bringen.
Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen PC außerhalb des Arbeitsumfeldes über die sichere Website der BNP Paribas Whistleblowing Plattform benutzen.
Wenn ich einen Bericht zu Hause verfasse, kann ich dann anonym bleiben?
Ja. Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause oder von einem beliebigen Ort einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals anhand des Benutzernamens. Die BNP Paribas Whistleblowing Plattform entfernt zudem die Internetadressen, so dass die Anonymität vollständig gewahrt ist.
Ich bin besorgt, dass die von mir über die BNP Paribas Whistleblowing Plattform übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir garantieren, dass dies nicht geschieht?
Die BNP Paribas Whistleblowing Plattform schützt Ihre Anonymität. Sie – als Berichtender – können auch dazu beitragen, die Anonymität zu wahren, indem Sie sicherstellen, dass der Inhalt Ihrer Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner Tätigkeit ...“.
Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem online gemachten Bericht mitteilen würden, und Ihr Gesprächspartner gibt Ihre Antworten auf der Website der BNP Paribas Whistleblowing Plattform ein. Für diese Berichte gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen bei der Übermittlung.
Was, wenn ich mit meinem Bericht identifiziert werden möchte?
Es gibt einen Bereich im Bericht in dem Sie, wenn Sie es möchten, Ihren Namen angeben können.
Tipps und Best Practices
Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?
Zögern Sie nicht, einen Bericht einzureichen.
Was passiert, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?
Nachdem Sie einen Bericht über das Internet zur Berichterstattung oder telefonisch eingereicht haben, erhalten Sie eine eindeutige, zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und werden gebeten, ein Passwort zu wählen. Sie können sich entweder online oder telefonisch an die BNP Paribas Whistleblowing Plattform wenden und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Informationen hinzuzufügen oder die von der BNP Paribas Whistleblowing Plattform gestellten Fragen zu beantworten. Wir empfehlen dringend, dass Sie in der angegebenen Zeit auf die Website zurückkehren, um Fragen von Seiten des Unternehmens zu beantworten.
Sind diese Fogemaßnahmen zu Berichten genauso sicher wie der ursprüngliche Bericht?
Der gesamte Schriftwechsel mit der BNP Paribas Whistleblowing Plattform erfolgt ebenso streng vertraulich wie der ursprüngliche Bericht.
Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Passwort vergessen habe?
Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Berichtsschlüssels oder Passworts einen neuen Bericht einreichen. Erwähnen Sie im neuen Bericht, dass er sich auf einen Bericht oder eine Frage bezieht, den/die Sie bereits abgesendet haben.
Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Internetzugang habe?
Sie können von jedem Computer aus, der einen Internetzugang hat, einen Bericht an die BNP Paribas Whistleblowing Plattform einreichen. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder sich im Umgang mit Computern nicht sicher fühlen, können Sie sich telefonisch an die BNP Paribas Whistleblowing Plattform wenden (gebührenfrei, 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr erreichbar), wenn diese für Ihr Land existiert.