Infos über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches von NAVEX geschaffenes Instrument zur Meldung, das dem Management und den Mitarbeitenden dabei hilft, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz und in der Lieferkette vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

• Unsere Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen sind unser wichtigstes Kapital. Durch die Einrichtung offener Kommunikationskanäle können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.
• Ein wirksames Meldesystem untermauert unsere weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungsfindungsprozess geprägt ist.

Meldung erstatten – Allgemein

Wer kann das Meldesystem von EthicsPoint verwenden?

Jede*r, der oder die eine geschäftliche Verbindung zu EOS hat, kann das Meldesystem nutzen. Mitarbeitende und externe Geschäftspartner*innen werden ermutigt, sich zu äußern, falls sie Fehlverhalten beobachten oder erleben.

Kann ich sowohl über das Internet als auch telefonisch Meldung erstatten?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, entweder telefonisch oder über das Internet anonym und vertraulich Meldung zu erstatten.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint-System erlaubt es Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen, jeglichen Verstoß gegen unseren Verhaltenskodex und den Verhaltenskodex für Geschäftspartner*innen zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.

Wenn ich einen Verstoß feststelle, sollte ich dies nicht einfach nur direkt meinem oder meiner Vorgesetzten oder der zuständigen Abteilung melden, so dass sie sich damit befassen?

Wenn du ein Verhalten bemerkst, das deiner Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von dir, dass du Meldung erstattest. Im Idealfall solltest du alle Bedenken deinem oder deiner unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen du das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchtest. Für solche Situationen sind wir die Partnerschaft mit NAVEX eingegangen. Wir möchten lieber, dass du einen Vorfall anonym meldest, als dass du ihn gar nicht meldest.

Warum sollte ich einen Vorfall melden, den ich mitbekommen habe? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, ethisch einwandfrei zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Durch deine Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld erhalten. Und Fehlverhalten kann eine existenzielle Bedrohung für das gesamte Unternehmen darstellen.

Möchte die Geschäftsleitung wirklich, dass ich Meldung erstatte?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass du Meldung erstattest. Du weißt, was in unserem Unternehmen vor sich geht – und dies gilt sowohl Positives als auch für Negatives. Möglicherweise hast du erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Deine Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeitenden minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, Angelegenheiten zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und die Leistung verbessern.

Wohin gehen diese Meldungen? Wer hat Zugriff darauf?

Die Meldungen werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung der Meldung betraut sind, Einsicht in diese Meldungen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder dieser Meldungsempfänger*innen wurde entsprechend darin geschult, diese Meldungen streng vertraulich zu behandeln.

Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?

Nein. Das EthicsPoint-System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer allgemeinen Unternehmensphilosophie und erlaubt es uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Du wirst ermutigt, bei ethischen Problemen um Hilfe zu bitten, produktive Vorschläge zu machen oder Bedenken zu melden. Eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist heutzutage äußerst wichtig und stellt eine großartige Möglichkeit dar, die Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das Reporting Tool ausgewählt, das unsere Compliance-Verpflichtungen bestmöglich unterstützt, um gleichzeitig eine positive Reporting-Umgebung zu fördern.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Ich glaube, dass jede Meldung, den ich von einem Unternehmensrechner sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser*in der Meldung ermittelt?

NAVEX erstellt oder pflegt keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die deinen PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen.

Wenn du deine Meldung nicht an deinem Arbeitscomputer verfassen möchtest, dann kannst du ihn über die sichere Website von EthicsPoint auch von einem PC außerhalb deines Arbeitsumfeldes einreichen (zum Beispiel von einem Internetcafé, vom Haus eines Freundes oder einer Freundin aus). Viele Menschen wählen diese Option; die Daten von NAVEX zeigen, dass weniger als 12 % der Meldungen während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Kann ich von Zuhause aus einen Vorfall melden und trotzdem anonym bleiben?

Jede Meldung von Vorfällen, sei es von Zuhause, dem Computer eines Nachbarn oder einer Nachbarin oder über ein beliebiges Internetportal, ist stets sicher und anonym. Bei Internetportalen werden Besuchende niemals anhand ihres Online-Namens identifiziert und EthicsPoint blendet Internetadressen aus, sodass absolute Anonymität sichergestellt werden kann.

Ich mache mir Sorgen darüber, dass EthicsPoint die Informationen, die ich bereitstelle, letztendlich zur Feststellung meiner Identität nutzen wird. Wie könnt ihr mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System schützt deine Anonymität. Wenn du anonym bleiben möchtest, musst du bei der Meldung von Vorfällen darauf achten, dass du im Text deiner Meldung nicht versehentlich deine Identität preisgibst. Vermeide beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Ist die gebührenfreie Telefon-Hotline auch vertraulich und anonym?

Ja. Du wirst aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die du in einer über das Internet eingereichten Meldung mitteilen würdest, und eine Interviewende gibt deine Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diesen Meldungsweg gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Gibt es auch die Möglichkeit, nicht anonym zu bleiben?

Es gibt einen Bereich in der Meldung, in dem du, wenn du es wünschst, deinen Namen angeben kannst.

Tipps und Best Practices

Ich weiß, dass sich einige Personen unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen sowie allen Mitarbeitenden und Geschäftspartner*innen, auch dir. Bedenke nur, was bei jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu sehen, die eine ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn dir also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, betrachte es dir selbst und deinen Kollegen und Kolleginnen gegenüber als deine Pflicht, diese zu melden.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Erstatte Meldung. NAVEX kann dir bei der Vorbereitung und beim Einreichen deiner Meldung helfen, damit diese richtig verstanden wird. Uns ist lieber, du meldest eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, als dass mögliches unethisches Verhalten nicht geprüft wird.

Was, wenn meine Führungskraft oder andere Manager*innen an einem Verstoß oder einer Rechtsverletzung beteiligt sind? Wird meine Meldung nicht an sie weitergeleitet und werden sie nicht versuchen, die Situation zu vertuschen?

Das EthicsPoint-System und die Meldungsverteilung stellen sicher, dass betroffene Parteien nicht informiert werden. Ihnen wird kein Zugriff auf Meldungen gewährt, in denen sie genannt wurden.

Was geschieht, wenn ich mich erst nach der Einreichung der Meldung an einen wichtigen Aspekt des Vorfalls erinnere? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn du eine Meldung über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call-Center einreichst, erhälst du eine individuelle, zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und wirst gebeten, ein Kennwort zu wählen. Du kannst entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint System und auf die ursprüngliche Meldung zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen zu antworten, die ein*e Vertreter*in des Unternehmens hinterlassen hat. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Du und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Ist die Nachverfolgung von Meldungen genauso sicher wie die Meldung selbst?

Für die gesamte Korrespondenz von EthicsPoint gilt dieselbe hohe Vertraulichkeitsstufe wie für die anfängliche Meldung, wobei die Anonymität ebenfalls gewahrt wird.

Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Kennwort vergessen habe?

Um sicherzustellen, dass die Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet wird, musst du beim Verlust deines Berichtsschlüssels oder Passworts erneut Meldung erstatten. Erwähne dann bitte in dem neuen Bericht, dass du bereits einen anderen Bericht oder eine Frage zu demselben Vorfall eingereicht hast.

Kann ich auch Vorfälle melden, wenn ich keinen Zugriff auf das Internet habe?

Du kannst von jedem Computer mit Internetanschluss aus bei EthicsPoint Meldung erstatten. Du kannst auch von Zuhause aus Meldung erstatten. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn du keinen Zugriff auf einen PC hast oder nicht im Umgang mit Computern vertraut bist, kannst du die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr anrufen.