Über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Meldesystem, das von NAVEX entwickelt wurde, um die Geschäftsleitung, die Mitarbeitenden und gegebenenfalls die Geschäftspartner von GELITA dabei zu unterstützen, mögliche Compliance-Verstöße (z. B. in Bezug auf unsere Integrität am Markt oder Fehlverhalten am Arbeitsplatz) gemeinsam anzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu pflegen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

Meldung erstatten – Allgemein

Kann ich über das Internet oder per Telefon Meldung erstatten?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder telefonisch oder über das Internet einzureichen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Über das EthicsPoint-System können Mitarbeiter und Geschäftspartner von Gelita mögliche Verstöße gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik oder internen Richtlinien oder unternehmensbezogene Rechtsverletzungen melden.

Wenn ich einen Verstoß oder eine Rechtsverletzung sehe, sollte ich dies nicht einfach meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik, internen Regelungen oder das Gesetz verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie Meldung erstatten. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Uns ist lieber, Sie erstatten anonym Meldung, als die Informationen für sich zu behalten.

Warum sollte ich melden, was ich weiß? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld bewahren. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz eines gesamten Unternehmens gefährden.

Will die Unternehmensleitung wirklich, dass ich Meldung erstatte?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf Gelita und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann Ihr positiver Beitrag dazu beitragen, Probleme zu erkennen, was die Unternehmenskultur und -leistung verbessern kann.

Wohin gehen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?

Die Meldungen werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben, wodurch eventuelle Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. EthicsPoint gestattet nur bestimmten Personen innerhalb von Gelita, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte zu nehmen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder dieser Berichtsempfänger wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.

Führt dieses System nicht einfach nur dazu, dass ich überwacht werde?

Das EthicsPoint System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer gesamten Philosophie und ermöglicht uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das Instrument zur Berichterstattung ausgewählt, das unsere Compliance-Verpflichtungen bestmöglich unterstützt und gleichzeitig eine positive Umgebung zur Meldungserstattung fördert.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Soweit mir bekannt ist, wird mit jedem Bericht, den ich von einem Unternehmenscomputer sende, ein Server-Protokoll erstellt, das alle Websites anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts ermittelt?

EthicsPoint generiert und speichert keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen. EthicsPoint ist es sogar vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters nachzuverfolgen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen PC an einem anderen beliebigen Ort oder die sichere Website von EthicsPoint benutzen. Viele Betroffene wählen diese Option; die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12 % der Berichte während der Arbeitszeit erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause oder von einem anderen Computer einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. Außerdem ist es EthicsPoint vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters zurückzuverfolgen.

Ich bin besorgt, dass die von mir an EthicsPoint übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System ist so gestaltet, dass Ihre Anonymität gewahrt bleibt. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als Meldende/r sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner Beschäftigung...“.

Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichte Meldung mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Meldungen gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen wie bei der Übermittlung.

Was, wenn ich mit meiner Meldung identifiziert werden möchte?

Im Bericht gibt es einen Abschnitt, in dem Sie sich identifizieren können, wenn Sie dies möchten.

Tipps und bewährte Methoden

Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Gelita hat sich entschieden, ethisches Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein scheinbar harmloser Verstoß gegen ethische Grundsätze auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, sollten Sie es sich selbst sowie Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber als Ihre Pflicht betrachten, Meldung zu erstatten.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie eine Meldung ein. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Es ist besser, dass sich eine von Ihnen gemeldete Situation als harmlos herausstellt, als dass möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, weil Sie sich nicht hundertprozentig sicher waren.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Werden sie meine Meldung nicht erhalten und versuchen, den Vorfall zu vertuschen?

EthicsPoint erlaubt nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Auswertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte. EthicsPoint ist so strukturiert, dass Meldungen nicht an darin genannte Personen weitergeleitet werden bzw. dass diese Personen keinen Zugriff auf Meldungen erhalten, in denen sie namentlich erwähnt werden.

Wie soll ich vorgehen, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die bei der Klärung offener Fragen helfen. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind diese Folgemaßnahmen von Meldungen genauso sicher wie die ursprüngliche Meldung?

Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz wird genauso streng vertraulich behandelt wie die erste Meldung und steht weiterhin unter dem Schutz der Anonymität.

Kann ich auch eine Meldung einreichen, wenn ich keinen Internetzugang habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetanschluss aus bei EthicsPoint Meldung erstatten, z. B. auch von zu Hause. Wenn Sie keinen Zugang zu einem PC haben oder im Umgang mit Computern nicht vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar ist.