Was ist die Sumitomo Electric Group Hotline?
Die Sumitomo Electric Group Hotline ist eine von vielen Möglichkeiten, wo Sie ein Anliegen melden können. Sie werden ermutigt, Fragen zu stellen und sich beraten zu lassen, wenn Sie Kenntnis von einem vermuteten oder tatsächlichen Verstoß gegen Gesetze, den Verhaltenskodex oder ein Verhalten erhalten, das Ihrer Meinung nach illegal, unsicher oder unethisch ist.
Was ist EthicsPoint?
Die Sumitomo Electric Group hat sich mit NAVEX zusammengetan, um die Sumitomo Electric Group Hotline bereitzustellen. EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Berichterstattungs-Tool, das von NAVEX entwickelt wurde und Ihnen eine Möglichkeit bietet, per Telefon oder Internet zu berichten und gleichzeitig eine positive Arbeitsumgebung zu pflegen.
Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?
Kann ich Berichte sowohl über das Internet als auch telefonisch einreichen??
Ja. Die Sumitomo Electric Group Hotline verwendet NAVEX, damit Sie die Möglichkeit haben, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder über das Telefon oder das Internet einzureichen.
Welche Art Situationen sollte ich melden?
Das EthicsPoint System wurde für Sie entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.
Wenn ich einen Verstoß feststelle, sollte ich diesen nicht einfach nur meiner/meinem Vorgesetzten, der/dem Sicherheitsbeauftragten oder der Personalabteilung melden, sodass diese sich damit befassen?
Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied des Führungsteams mitteilen. Uns ist jedoch bewusst, dass es Umstände geben könnte, unter denen Sie sich nicht wohl dabei fühlen, das Problem auf diese Weise zu melden. Für solche Umstände sind wir die Partnerschaft mit NAVEX eingegangen. Uns ist es lieber, Sie erstatten anonym Bericht, als die Informationen für sich zu behalten.
Warum soll ich Vorfälle melden? Was habe ich davon?
Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verpflichtung zu ethischem Handeln einher; dies bedeutet auch, dass wir es den zuständigen Personen mitteilen, wenn jemand nicht in angemessener Weise handelt. Durch Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld erhalten. Fehlverhalten kann die Existenzgrundlage eines gesamten Unternehmens bedrohen. Die Meldung von mutmaßlichem Fehlverhalten oder anderen Bedenken trägt zum Schutz des Unternehmens, Ihrer Kollegen und unserer Gemeinschaft bei.
Will die Unternehmensleitung meinen Bericht wirklich?
Selbstverständlich. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht - und Sie kennen sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte. Sie zählen zu den Ersten, die fragwürdige Handlungsweisen bemerken. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Außerdem kann positiver Input dazu beitragen, Aspekte zu erkennen, die sowohl die Unternehmenskultur als auch die Leistung verbessern.
Was geschieht mit diesen Berichten? Wer hat Zugriff darauf?
Meldungen zur Sumitomo Electric Group Hotline werden direkt über den sicheren EthicsPoint-Server eingegeben, wodurch eventuelle Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. NAVEX gestattet nur ganz bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, die Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Alle mit der Bearbeitung solcher Berichte betrauten Personen wurden darin geschult, diese unter absoluter Geheimhaltung zu bearbeiten.
Ist dieses System nicht nur ein Beispiel für Überwachung?
Das EthicsPoint System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer gesamten Philosophie und ermöglicht uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.
Wir haben sorgfältig die beste Berichterstattungsmethode ausgewählt, um unsere Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Klima für die Berichterstattung zu schaffen.
Was soll ich vorgehen, wenn die Telefonnummer nicht funktioniert?
Wenn die oben aufgeführte Telefonnummer nicht funktioniert, reichen Sie Ihren Bericht bitte online über diese Website ein. Bitte geben Sie in der Meldung an, dass die Telefonnummer nicht funktioniert hat.
Was soll ich tun, wenn mein Land oben in der Telefonliste nicht aufgeführt ist?
Wenn es keinen Service für Ihren Standort gibt, reichen Sie bitte Ihren Bericht online über diese Website ein. Bitte geben Sie im Bericht an, dass der Telefondienst für Ihr Land nicht zur Verfügung stand.
Ich glaube, dass jeder Bericht, den ich von einem Unternehmenscomputer sende, ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts ermittelt?
Sumitomo Electric Group Hotline, unter Einbindung des EthicsPoint-Systems, generiert keine Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit der Hotline in Verbindung bringen. EthicsPoint ist vertraglich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht nachzuverfolgen.
Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, dann können Sie den Bericht über einen PC außerhalb Ihres Arbeitsumfeldes (zum Beispiel von einem Internetcafé, vom Haus eines Freundes aus etc.), über die Sumitomo Electric Group Hotline (bzw. die sichere Website von EthicsPoint) übermitteln. Viele Betroffene wählen diese Option; die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12% der Berichte während der Arbeitszeit erstellt werden.
Wenn ich einen Bericht von zu Hause aus einreiche, kann ich dann anonym bleiben?
Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. Außerdem ist es EthicsPoint vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters zurückzuverfolgen.
Ich bin besorgt, dass die von mir an die Sumitomo Electric Group Hotline übermittelten Informationen letztendlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir garantieren, dass dies nicht geschieht?
Jede angemessene Vorsichtsmaßnahme, die mit den Erfordernissen einer gründlichen und fairen Untersuchung im Einklang steht, wird getroffen, um Ihre Identität vertraulich zu behandeln.
Darüber hinaus ist es möglich, anonym über Sumitomo Electric Group Hotline zu berichten, es sei denn, dies ist gesetzlich beschränkt. Zur zusätzlichen Sicherung Ihrer Anonymität müssen Sie – als meldende Person – jedoch darauf achten, dass Ihr Bericht keine Angaben enthält, die einen Rückschluss auf Ihre Identität zulassen. Zum Beispiel: „Von meinem Schreibtisch neben dem von Klaus Müller ...“ oder „Während meiner 33-jährigen Betriebszugehörigkeit…“.
Schließlich unterstützt Sumitomo Electric alle Mitarbeiter bei der Aufarbeitung von Fragen oder Bedenken in gutem Glauben und setzt sich für die Aufrechterhaltung eines vergeltungsfreien Arbeitsplatzes ein. Wer dieses Vertrauen verletzt und Vergeltungsmaßnahmen ergreift, muss mit Disziplinarmaßnahmen rechnen.
Ist die gebührenfreie Hotline auch vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf dem EthicsPoint-System ein. Für diese Berichte gelten die gleichen Vorkehrungen im Hinblick auf Sicherheit und Vertraulichkeit.
Was passiert, wenn ich meinen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?
Es gibt einen Bereich im Bericht, in dem Sie, wenn Sie dies wünschen, Ihren Namen angeben können.
Ich weiß, dass einige Personen sich unethisch verhalten, bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich das also melden?
Sumitomo Electric hat sich den Grundsätzen ethischen Verhaltens verschrieben. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, und damit auch Ihnen. Bedenken Sie nur, was bei jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu sehen, die eine scheinbar harmlose ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, sollten Sie es sich selbst sowie Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber als Ihre Pflicht betrachten, diese zu melden.
Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Grundsätze der Unternehmensethik darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?
Sie sollten dies in gutem Glauben über einen der Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle melden. Es ist besser, eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, zu melden, als dass ein möglicherweise unethisches Verhalten gar nicht gemeldet wird, nur weil Sie sich nicht ganz sicher waren.
Was geschieht, wenn mein(e) Vorgesetzte(r) oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Wird diese Person nicht den Bericht erhalten und versuchen, den Vorfall zu verschleiern?
Das EthicsPoint-System und die Verteilung der Berichte sind so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.
Was geschieht, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen mir hinsichtlich meines Berichts weitere Fragen stellen möchte?
Wenn Sie Ihr Anliegen über die Sumitomo Electric Group Hotline online oder telefonisch melden, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden aufgefordert, ein Kennwort festzulegen. Sie können zur Sumitomo Electric Group Hotline entweder online oder telefonisch zurückkehren und auf das System sowie auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die dazu beitragen, offene Fragen zu klären. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.
Sind etwaige darauf folgende Kontaktaufnahmen zu Berichten so sicher wie der Erstkontakt?
Jeglicher Schriftwechsel erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht, und die Anonymität wird in jedem Fall gewahrt.
Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?
Sie können von jedem Computer aus, der einen Internetzugang hat, einen Bericht einreichen. Sie können den Bericht von zu Hause aus einreichen. Viele öffentliche Orte, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder sich im Umgang mit Computern nicht sicher fühlen, können Sie die gebührenfreie Nummer der Sumitomo Electric Group Hotline nutzen, die an 365 Tage im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung steht.