Über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Berichtsinstrument, das von NAVEX entwickelt wurde, um das Management und die Mitarbeitenden bei der Bekämpfung von Betrug, Missbrauch und anderen Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu unterstützen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Warum brauchen wir ein System wie EthicsPoint?

Wir glauben, dass unsere Mitarbeitenden unser wichtigstes Kapital sind. Indem wir offene Kommunikationskanäle schaffen, können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.
Ein effektives Berichtssystem wird unsere anderen Bemühungen zur Förderung einer Kultur der Integrität und ethischen Entscheidungsfindung steigern.

Berichterstattung - Allgemeines

Darf ich entweder über das Internet oder über das Telefon berichten?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, einen vertraulichen, anonymen Bericht über das Telefon oder das Internet abzugeben.

Welche Art von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint System wurde entwickelt, damit die Mitarbeitenden jeden Verstoß gegen unseren Code of Conduct, oder andere Bedenken, die Sie möglicherweise haben, melden können.

Wenn ich einen Verstoß sehe, sollte ich ihn nicht einfach meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitspersonal oder der Personalabteilung melden und sie damit umgehen lassen?

Wenn Sie ein Verhalten beobachten, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltenskodex verstößt, erwarten wir, dass Sie es melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken an Ihren direkten Vorgesetzten weiterleiten. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie sich nicht wohl dabei fühlen, das Problem auf diese Weise zu melden. Mit Blick auf solche Umstände haben wir eine Partnerschaft mit EthicsPoint geschlossen. Wir möchten lieber, dass Sie anonym berichten, anstatt die Informationen für sich zu behalten.

Warum sollte ich berichten, was ich weiß? Was bringt mir das?

Wir alle haben das Recht, in einem positiven Umfeld zu arbeiten, und mit diesem Recht kommt die Verantwortung, ethisch zu handeln und die entsprechenden Personen wissen zu lassen, ob jemand nicht angemessen handelt. Durch die Zusammenarbeit können wir eine gesunde und produktive Arbeitsumgebung schaffen. Unternehmerisches Fehlverhalten kann die Existenz eines ganzen Unternehmens gefährden.

Will das Management wirklich, dass ich Bericht erstatte?

Auf jeden Fall. Tatsächlich sind wir auf Ihren Bericht angewiesen. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht - sowohl Gutes als auch Schlechte. Möglicherweise haben Sie erste Kenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge geben kann. Ihre Berichterstattung kann die potenziellen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeitenden minimieren. Auch positive Rückmeldungen können helfen, Probleme zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und -leistung verbessern können.

Wohin gehen diese Berichte? Wer kann auf diese zugreifen?

Berichte werden direkt auf dem EthicsPoint Secure Server eingegeben, um eine mögliche Verletzung der Sicherheit zu verhindern. EthicsPoint stellt diese Berichte nur bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, die mit der Auswertung des Berichts beauftragt sind, basierend auf der Art der Verletzung und dem Ort des Vorfalls. Jeder dieser Berichtsempfänger wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.

Ist dieses System nicht nur ein Beispiel dafür, dass mich jemand kontrollier?

Das EthicsPoint-System konzentriert sich darauf, ein positiver Aspekt unserer gesamten Philosophie zu sein und ermöglicht es uns, einen sicheren, geschützen und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie werden ermutigt, sich über ethische Dilemmata zu informieren, positive Vorschläge zu machen oder ein Anliegen zu äußern. Effektive Kommunikation ist heute am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, und dies ist ein großartiges Instrument, um diese Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das beste Berichtsinstrument ausgewählt, um unseren Compliance-Verpflichtungen nachzukommen und gleichzeitig ein positives Berichtsumfeld zu erhalten.

Berichtssicherheit und Vertraulichkeit

Es ist mein Verständnis, dass jeder Bericht, den ich von einem Firmencomputer schicke, ein Serverprotokoll erzeugt, das jede Website anzeigt, mit der mein PC eine Verbindung herstellt und wird mich dieses Protokoll nicht als Urheber des Berichts identifizieren?

EthicsPoint erstellt oder verwaltet keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, so dass keine Informationen über die Verbindung Ihres PCs mit EthicsPoint verfügbar sind. Tatsächlich ist EthicsPoint vertraglich verpflichtet, die Identität eines Reporters nicht zu verfolgen.

Wenn Sie sich bei der Erstellung eines Berichts auf Ihrem Arbeits-PC unwohl fühlen, haben Sie die Möglichkeit, einen PC außerhalb unserer Arbeitsumgebung (z.B. in einem Internetcafé, bei einem Freund zu Hause usw.) über die sichere EthicsPoint-Website zu verwenden. Viele Menschen wählen diese Option, da die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12% der Berichte während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Kann ich von zu Hause aus einen Bericht einreichen und trotzdem anonym bleiben?

Ein Bericht von zu Hause, vom Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal bleibt sicher und anonym. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher nie anhand des Benutzernamens, und das EthicsPoint-System entfernt Internetadressen, so dass die Anonymität vollständig gewahrt bleibt. Außerdem ist EthicsPoint vertraglich verpflichtet, die Identität des Berichtenden nicht zu verfolgen.

Ich befürchte, dass die Informationen, die ich EthicsPoint zur Verfügung stelle, letztendlich meine Identität enthüllen werden. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht passieren wird?

Das EthicsPoint-System wurde entwickelt, um Ihre Anonymität zu schützen. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als Meldender sicherstellen, dass der Inhalt des Berichts Ihre Identität nicht versehentlich preisgibt. Zum Beispiel "Aus meinem Büro neben Jan Smith..." oder "In meinen 33 Jahren....".

Ist die gebührenfreie Hotline des Telefons vertraulich und auch anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem internetbasierten Bericht angeben würden, und ein Interviewer wird Ihre Antworten in die EthicsPoint-Website eingeben. Für diese Berichte gelten die gleichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen, die während der Übermittlung angewendet werden.

Was ist, wenn ich mit meinem Bericht identifiziert werden möchte?

Im Bericht gibt es einen Abschnitt, in dem Sie sich, wenn Sie möchten, identifizieren können.

Tipps & Best Practices

Mir sind einige Personen bekannt, die mit unethischem Verhalten zu tun haben, aber es betrifft mich nicht. Warum sollte ich mich bemühen, es zu melden?

Unser Unternehmen will ethisches Verhalten fördern. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitenden, einschließlich Ihnen. Man muss nur bedenken, was in den letzten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die katastrophalen Auswirkungen zu erkennen, die ein scheinbar harmloser ethischer Fehler auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Sie also von Vorfällen von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen wissen, betrachten Sie es als Ihre Pflicht gegenüber sich selbst und Ihren Mitarbeitenden, diese zu melden.

Ich bin mir nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Unternehmensrichtlinien darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es sieht für mich einfach nicht richtig aus. Was soll ich tun?

Melden Sie es. EthicsPoint kann Ihnen helfen, Ihren Bericht so vorzubereiten und einzureichen, dass er richtig verstanden werden kann. Uns ist es lieber, dass Sie über eine Situation berichten, die sich als harmlos herausstellt, als mögliches unethisches Verhalten ungeprüft zu lassen, weil Sie sich nicht sicher waren.

Was passiert, wenn mein Chef oder andere Manager in einen Verstoß verwickelt sind? Werden sie nicht den Bericht erhalten und eine Vertuschung starten?

Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung sind so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht benachrichtigt werden oder Zugang zu Berichten erhalten, in denen sie genannt wurden.

Was passiert mit absichtlichen oder unbeabsichtigten falschen Aussagen in einem Bericht?

Alle Beschwerden, die über die Integrity Line eingereicht werden, werden mit der gebotenen Sorgfalt geprüft, um festzustellen, ob die Beschwerde berechtigt ist. Maßnahmen werden nur ergriffen, wenn sich eine Behauptung als begründet erweist. Ein absichtlich falscher Bericht ist ein neuer Compliance-Verstoß, der auch als solcher sanktioniert wird. Bitte beachten Sie, dass ein Berichtender, der einen Bericht in gutem Glauben erstellt, nicht bestraft wird, auch wenn dieser Bericht später als unbegründet eingestuft wird, z.B. als unwahr oder als ein Missverständnis. Ein Bericht wird in gutem Glauben erstellt, wenn der oder die Berichtende zum Zeitpunkt der Berichterstattung in gutem Glauben davon ausgeht, dass die im Bericht gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen.

Was geschieht mit Berichten, die in gutem Glauben erstellt wurden, sich aber als falsch erweisen?

Das Unternehmen wird keine Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Berichtenden dulden, der einen Bericht in gutem Glauben erstellt. Bitte wenden Sie sich umgehend an Ihren Compliance-Beauftragten oder rufen Sie die Integrity Line an, wenn Sie glauben, dass Sie wegen einer gutgläubigen Meldung Repressalien ausgesetzt sind.

Achten Sie jedoch darauf, dass die Berichte bei der Einreichung immer so weit wie möglich sachlich, objektiv, unemotional und ohne rechtliche Bewertung sind.

Was passiert, wenn ich mich an etwas Wichtiges über den Vorfall erinnere, nachdem ich den Bericht eingereicht habe? Oder was, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meinem Bericht an mich hat?

Wenn Sie einen Bericht auf der EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden aufgefordert, ein Passwort zu wählen. Sie können entweder per Internet oder Telefon wieder zum EthicsPoint-System zurückkehren und auf den Originalbericht zugreifen, um weitere Details hinzuzufügen oder Fragen eines Unternehmensbeauftragten zu beantworten und weitere Informationen hinzuzufügen, die zur Lösung offener Fragen beitragen. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Webseite innerhalb der angegebenen Zeit erneut aufzurufen, um Fragen des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind nun in einen "anonymen Dialog" getreten, in dem Situationen nicht nur identifiziert, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sind.

Sind diese Follow-ups zu Berichten so sicher wie der erste?

Alle EthicsPoint-Korrespondenzen werden streng vertraulich behandelt wie der erste Bericht und werden unter dem Aspekt der Anonymität fortgesetzt.

Kann ich auch ohne Zugang zum Internet einen Bericht einreichen?

Sie können einen EthicsPoint-Bericht von jedem Computer aus einreichen, der auf das Internet zugreifen kann. Sie können den Bericht von zu Hause aus einreichen. An vielen öffentlichen Orten, einschließlich der öffentlichen Bibliothek, gibt es Internet-Computer. Wenn Sie keinen Zugang zu einem Computer haben oder sich bei der Benutzung eines Computers unwohl fühlen, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr erreichbar ist.