Det er helt ok at sige tingene ligeud, hvis du føler, at noget kan skade virksomheden, en kollega eller dig selv. Hvis en sådan situation opstår, er det afgørende, at du foretager dig noget. Se aldrig den anden vej, selvom du er usikker.

Der er forskellige måder og niveauer, hvorpå du kan dele din bekymring. Vælg din egen måde, afhængigt af den type bekymring, du har, og hvor komfortabel du føler dig i forhold til, at skulle fremsætte det.

• Giv helst feedback til den involverede person. Mindre problemer løses normalt bedst på denne måde.
• Tror du, at situationen ikke kan løses på denne måde, eller at du har at gøre med et mere alvorligt problem? Gå til din manager eller den næste leder højere oppe. Du kan også tale med din HR-manager eller med din Ethics & Compliance-ansvarlige*. De er der for at lytte og tage omgående handling.
  *Din lokale situation kan også tilbyde andre muligheder, f.eks. en fortrolig rådgiver. Ud over at foretage en indberetning internt, kan anmelderen også i henhold til lokal lovgivning have mulighed for at foretage indberetning til de relevante lokale myndigheder.
• Har du mistanke om en potentiel overtrædelse af vores sikre, retfærdige og pålidelige arbejdsmiljø, politikker eller loven? Føles det ukomfortabelt at foretage nogen af handlingerne ovenfor? Hvis dette er tilfældet, skal du bruge SHV Speak Up-servicen.

SHV Speak Up-service er der for dig. Dette er stedet, hvor der kan fremsættes bekymring over en potentiel overtrædelse af:

• enhver SHV-, koncern- eller forretningsenhedspolitikker og -retningslinjer;
• ethvert gældende adfærdskodeks;
• lokale love, regler eller regler.

Nogle eksempler er bestikkelse, chikane, svig eller alkoholmisbrug. Vi modtager alle bekymringer, der fremsættes i god tro – også selvom at rapporteringen viser sig, at være ubegrundet eller er løst på anden vis. Vi har tillid til, at du bruger denne service fair og ansvarligt.

Enhver, der føler eller mistænker, at noget ikke foregår efter bogen, kan fremsætte deres bekymring ved hjælp af Speak Up-servicen. Dette inkluderer ansatte, selvstændige ordregivere, tidligere ansatte, forretningspartnere og kunder.

Vi sætter pris på din mening. Derfor tilbyder SHV forskellige kanaler for bekymringer, der ikke er passende for Speak Up-servicen.

• Hvis du ikke er enig i ledelsesbeslutninger, såsom forfremmelser, omstruktureringer og lønforhandlinger → Kontakt din manager eller HR-afdelingen. Hvis disse beslutninger overtræder vores politikker eller loven, skal du anvende Speak Up-servicen.
• I tilfælde af en umiddelbar trussel → Kontakt dine offentlige beredskabstjenester, f.eks. ambulance eller politi.

Du kan kontakte Speak Up-servicen på to måder:

• Ring til Speak Up-telefonlinjen
  • Når du ringer til Speak Up-telefonlinjen, kan du vælge dit sprog og tale med operatøren (via en tolk). De vil lytte, og muligvis også stille yderligere spørgsmål.
  • Klik på “Fremfør en bekymring via telefon”-knappen på SHV Speak Up hjemmesiden for at finde det relevante telefonnummer for dit land. Linjerne er gratis og drives 24/7 hele året rundt.
• Indsend en indberetning på Speak Ups websted
  • Fremfør din bekymring via “Fremfør en bekymring online”-knappen på SHV Speak Up-hjemmesiden. Du vil få adskillige spørgsmål før du kan indsende formularen.

Del venligst din bekymring via Speak Up-webstedet. Husk at nævne i indberetningen, at telefonnummeret ikke virkede, eller din placering ikke var angivet, så vi kan rette det.

Alle opkald besvares af uafhængige eksterne operatører fra NAVEX, den virksomhed, der leverer Speak Up-telefonlinjen og webstedet på vegne af SHV Holdings. De sender en oversigt over dit telefonopkald til SHV Speak Up-teamet.

Alle indberetninger, der indsendes online, kontrolleres først af NAVEX og sendes derefter til SHV Speak Up-teamet.

Når du indsender din indberetning, skal du sørge for at give os så meget information som muligt. Vær så faktuel som muligt.Det er en stor hjælp, hvis du kan besvare følgende spørgsmål:

• Hvad er der sket?
• Hvor skete det?
• Hvornår skete det?
• Et dette et vedvarende problem?
• Hvem er involveret?
• Var der nogle vidner?
• Hvilke tilgængelige beviser er der?

Vi sætter pris på det når du oplyser om dit navn og din kontaktinformation. Det gør efterforskningen nemmere. Hvis du føler dig ukomfortabel med at identificere dig selv, kan du foretage indberetningen anonymt.Anonyme indberetninger behandles lige så alvorligt. Nogle gange er anonyme indberetninger dog sværere at efterforske på grund af denne anonymitet. For eksempel, hvis vi ikke har nok oplysninger og vi er nødt til at kontakte dig for yderligere oplysninger.

Vi holder dig sikker på forskellige måder:

Anonymitet

Vi garanterer, at din indberetning behandles anonymt:

• NAVEX sikrer sig, at dit telefonopkald ikke kan spores.
• NAVEX garanterer, at der ikke findes nogle oplysninger om IP-adresse, der kan spores tilbage til dig.
• Speak Up indberetninger fra din computer sendes via en sikker internetport, som ikke spores eller viser brugernes navne.
• NAVEX vil ikke bruge oplysninger til andre formål end at give dem til SHV til dette formål.

Fortrolighed

SHV deler kun oplysninger med de mennesker, der har et behov for at vide noget om sagen.

Efterforskningen er fokuseret på facts. SHV Speak Up-teamet kontrollerer 1. om en påstand er korrekt og 2. om vores sikre, retfærdige og pålidelige arbejdsmiljø, love eller regler er blevet krænket. Vi gennemfører vores efterforskning på en uafhængig, retfærdig og upartisk måde. Vi respekterer alle involverede parter.

Forhindring af repressalier

Hvis nogen forsøger at såre eller skade dig efter at have delt en bekymring, er der tale om repressalier.Disse kan være meget diskrete, og endda utilsigtede.

Vi har en politik til forhindring af repressalier. Derfor skal alle, der fremsætter en bekymring behandles som om, at der ikke var indsendt en indberetning. Det betyder ikke noget, hvis en bekymring senere viser sig at være ubegrundet, forkert eller misforstået.

Hvis du mener, at du har været udsat for repressalier af nogen art, bedes du rapportere det direkte til ledelsen eller via Speak Up. Udfyld en ny formular, eller føj en opfølgningsmeddelelse til den allerede eksisterende indberetning.

Desværre modtager vi nogle gange en rapport, der ikke kun er falsk, men bevidst falsk. Vid at vi reagerer strengt på misbrug af Speak Up.

Hvis du har fremført en bekymring ved hjælp af Speak Up-servicen, kan du forvente følgende næste skridt:

1. Behandling og overdragelse: Din indberetning vil blive behandlet uafhængigt af et medlem af NAVEX-teamet og derefter sendt sikkert til SHV Speak Up-teamet.
2. Indledende gennemgang: SHV Speak Up-teamet er fuldstændig uafhængigt, og har kendskab til hvordan din indberetning skal vurderes.
3. Tildeling af en sagsbehandler: SHV Speak Up-teamet tildeler din indberetning til den bedst egnede person for håndtering af sagen. Ethics & Compliance vil overvåge sagen for at sikre, at den behandles på en retfærdig og rettidig måde.
4. Undersøgelse og handlinger: Sagsbehandleren undersøger din indberetning, og gør sit bedste for at forstå alle de faktiske omstændigheder i forhold til, hvad der er sket. Hvis det er nødvendigt, vil vi tage passende foranstaltninger, såsom rådgivning, forbedring af en situation, øgede sikkerhedsforanstaltninger eller at give en officiel advarsel.
5. Feedback til dig som anmelder: Vi vil give dig regelmæssige opdateringer under efterforskningen. Og lade dig vide, når efterforskningen er afsluttet. Ring til telefonlinjen eller log ind på Speak Up-webstedet med din indberetningsnøgle for at holde dig informeret.

Din virksomhed vil efterforske dine bekymringer sammen med en uafhængig sagsbehandler. Dette kan være en person i organisationen eller en uafhængig person eller et uafhængigt agentur uden for virksomheden. Sagen behandles mindst ét ledelsesniveau op fra det sted, hvor den rapporterede bekymring findes.

Når du har færdiggjort din Speak Up-indberetning via telefon eller online, beder vi dig om også at overvåge fremskridt selv. Vi vil gøre vores bedste for at holde dig informeret, men vi kan ikke altid give oplysninger grundet regler om beskyttelse af personlige oplysninger.

Du vil modtage en unik kode, kaldet en indberetningsnøgle. Du vil også blive bedt om at oprette en adgangskode.Du kan anvende denne indberetningsnøgle, når du vender tilbage til Speak Up telefonlinjen eller webstedet for at tjekke status på din indberetning, eller når du giver yderligere oplysninger.

Du vil modtage en indberetningsnøgle efter du har indsendt din indberetning, og vil blive bedt om at oprette en adgangskode.

Hvis du mister din indberetningsnøgle eller din adgangskode: opret venligst en ny indberetning, og nævn at denne er relateret til en indberetning du har indsendt tidligere. Da vi ikke registrerer adgangskoder og indberetningsnøgler for at beskytte alles ret til privatliv.

SHV indgået kontrakt med NAVEX. Dette er et internationalt driftsselskab, der leverer sikre, fortrolige og webbaserede systemer.

NAVEX gør det muligt nemt at rapportere overtrædelser af vores sikre, retfærdige og pålidelige arbejdsmiljø, love eller regler.

NAVEXs Speak Up-telefonlinje og websted til indberetninger er tilgængeligt 24 timer i døgnet, syv dage om ugen. De tilbyder tolke-service for telefonopkald og indberetning via web på forskellige sprog.

NAVEXs ansvar er at:

• Levere telefon- og webbaserede muligheder, hvorigennem folk kan indberette potentielle overtrædelser af vores sikre, retfærdige og pålidelige arbejdsmiljø, love eller regler.
• Beskytte identiteten på anmeldere, som ønsker at forblive anonyme.
• Tilbyde tolke-service til anmeldere, som ønsker at indberette på et andet sprog end engelsk.
• Overdragelse af alle indberettede bekymringer til SHV Speak Up-teamet med mulighed for undersøgelse og yderligere håndtering.
• Give SHV Speak Up-teamet mulighed for at kommunikere med en anmelder, der ønsker at forblive anonym, ved at fungere som mellemled.

Det er IKKE NAVEXs rolle at tage skridt til at løse problemet. Håndtering af en bekymring er SHV Speak Up-teamets ansvar.

Først og fremmest, er Speak Up en del af vores kultur. Med Speak Up skaber vi et sikkert, fair og pålideligt arbejdsmiljø. Sammen. Det hjælper os til at kunne adressere potentielle problemer hurtigt. Som manager har du en afgørende rolle i at stimulere en Speak Up-kultur i dit team.

Hvis du gerne vil vide hvordan, kan disse tips hjælpe dig på vej:

Tal om det

• Vær tilgængelig, og tal med de ansatte regelmæssigt, så de vænner sig til det
• Brug altid “vi” i sætninger
• Giv ærlig feedback

Bekymr dig og reager

• Lyt (med et åbent sind)
• Reager fair og troværdigt
• Forklar dine beslutninger
• Spørg folk om deres ideer og meninger

Vær en god rollemodel som leder

• Adressér ubehagelige eller upassende situationer. Ellers vil de kun blive værre.
• Reflekter over din egen adfærd, og hvordan dit sprog og adfærd kan påvirke andre.
• Tag ansvar, og vær åben omkring de fejl du begår.

Hvis en medarbejder fremsætter en bekymring, har det med stor sandsynlighed været i tankerne hos ham/hende i længere tid.Opmuntr og ros dette skridt. Speak Up handler ligeså meget om tale, som det gør om at lytte.

Lad de følgende tips være en guide til dig:

• Tag den nødvendige tid, eller planlæg et møde om nødvendigt.
• Lyt omhyggeligt og sørg for at vise at du gør det.
• Opsummer for at bekræfte at du har forstået bekymringen.
• Sørg for at sikre dig at du har alle de oplysninger du behøver, og brug tjek-listen nedenfor for at sikre dig.
• Tak medarbejderen for at dele det med dig.
• Forklar hvad de næste skridt vil være, og hvornår du vil kontakte vedkommende igen.
• Behandl samtalen med respekt, og sørg for at holde det fortroligt.

Tjekliste: Sørg for at sikre dig, at du får alle relevante oplysninger

• Hvad er der sket?
• Hvor skete det?
• Hvornår skete det?
• Et dette et vedvarende problem?
• Hvem er involveret?
• Var der nogle vidner?
• Hvilke tilgængelige beviser er der?

Tjek også vejledningen for managere for at se, hvilke skridt der skal tages.

Hvis nogen deler en bekymring, skal du vise, at du handler og behandler det fortroligt og med respekt. Forklar hvilke oplysninger du vil dele og med hvem. Sørg for at sikre dig, at medarbejderen forstår at der kan opstå mulige komplikationer.

Fortrolighed skal overvejes på hvert eneste trin. Sørg for kun at dele oplysninger med de mennesker, der har et behov for at vide noget om sagen. Hold navn og identitet på den person der har delt bekymringen fortroligt, hvor det er muligt. Del kun navne, hvis dette er absolut nødvendigt for opfølgende handlinger.

Hvis du har fuld forståelse for den delte bekymring, kan du vurdere, om du kan håndtere indberetningen på egen hånd. Hvis du er i tvivl, spørg efter vejledning.

Tjekliste: Spørgsmål til overvejelse for eskalering

• Er højtstående repræsentanter for virksomheden involveret?
• Er det relateret til svig eller regnskabsmæssige spørgsmål?
• Er virksomhedens omdømme, integritet, drift eller økonomi i alvorlig fare?
• Er det retfærdige, sikre og pålidelige arbejdsmiljø i alvorlig fare?
• Omgås normale procedurer eller kontroller bevidst?

Hvis du kan svare ’ja’ til et eller flere af disse spørgsmål, anbefaler vi at du søger vejledning. Du kan for eksempel henvende dig til HR, Ethics & Compliance, Juridisk afdeling eller øverste ledelse.

Hvis du er helt sikker på at sagen ikke kræver eskalering, kan du selv håndtere problemet.

1. Brug åben kommunikation vedrørende alle emner, men overvej fortrolighed.
   
   Dette betyder at du er transparent i forhold til, hvem du taler med, og om hvad. Om hvilke skridt du vil tage og hvorfor. Hvis du ønsker at forbedre, ændre eller adressere noget, starter det altid med kommunikation. Dette gælder for ethvert emne, stort som småt. Dette er basis for dine handlinger.

2. Sørg for at sikre dig, at du informerer medarbejderen om, hvilke skridt du overvejer at tage, men vær opmærksom på de involverede parters ret til privatliv.
   
   Når du har handlet, skal du informere medarbejderen om udfaldet. Du viser at du har handlet og at du opretholder kontakten. Hvis du overvejer disciplinære foranstaltninger, involver venligst HR.

3. Når alt er håndteret, kan du informere medarbejderen om dette ved en fortrolig samtale.
   
   Tak endnu en gang han/hun for at dele det. Giv udtryk for at du håber at den tilhørende løsning er tilfredsstillende. Eller forklar udfaldet tydeligt. Evaluer processen med alle involverede parter. På denne måde fortsætter vi med at forbedre vores Speak Up-kultur og procedurer. Sørg for at sikre dig, at problemet ikke opstår igen at repressalier forhindres, og at medarbejderen får den omsorg som han/hun behøver. Denne overvågning sørger for at alle forbliver sikre og raske.
   
   * Du har at gøre med repressalier, hvis nogen behandler medarbejderen mindre gunstigt på grund af at de har delt en bekymring.

Tjek også vejledningen for managere for at se, hvilke skridt der skal tages.

Hvis du har overvejet spørgsmålene som beskrevet i spørgsmål 4, og du har brug for vejledning fra dine kolleger, bør du overveje at informere medarbejderen inden.

Vælg, afhængigt at bekymringens omfang, den mest passende person, du kan gå til. Fortsæt med emner, der relaterer til:

• HR-emner (såsom meditation, coaching/træning, disciplinære foranstaltninger) > HR
• Overtrædelser af love eller politikker (såsom bestikkelse, korruption, kontraktmæssige spørgsmål) > Ethics & Compliance, og/eller Juridisk afdeling
• Regnskabsmæssige forhold eller misbrug af midler (f.eks. svig, underslæb, tyveri) > Intern revision
• Andre emner > øverste ledelse

Hvis du eskalerer bekymringen, kan du konsultere denne afdeling vedrørende de næste skridt du skal tage. Fordel opgaverne, og informer medarbejderen om dette.

Hvis du kan afslutte indberetningen, skal du informere medarbejderen under en fortrolig samtale. Tak endnu en gang han/hun for at dele det. Giv udtryk for at du håber at den tilhørende løsning er tilfredsstillende. Eller forklar det forventede udfald tydeligt. Spørg medarbejderen om der behøves efterbehandling, hvis nødvendigt.

For at være sikker på at alle sikkert kan anvende Speak Up, har vi en politik til forhindring af repressalier. Den bedste forebyggelse er at holde anmelderens identitet fortrolig. Ellers kan du risikere at se repressalier.

Hvis nogen behandler medarbejderen mindre gunstigt, fordi vedkommende har delt en bekymring, har du at gøre med repressalier. Disse kan være meget diskrete, og endda utilsigtede. Denne tjekliste kan hjælpe dig med at identificere repressalier:

• Bliver medarbejderen udelukket eller holdt uden for?
• Er medarbejderen blevet omfordelt til et mindre gunstigt skift?
• Bliver medarbejderen ikke tilgodeset i forhold til en forfremmelse eller et projekt?
• Er der justeringer i lønnen, f.eks. en nægtet bonus?
• Er medarbejderen genstand for mobberi eller chikane?
• Er medarbejderen blevet afskediget?

Alle, der fremsætter en bekymring skal behandles som om, at der ikke var indsendt en indberetning. Som manager, har du en afgørende rolle i forhold til at forhindre repressalier ved at tage fortrolighed meget alvorligt.

Hvis du mener, at du eller din medarbejder har været udsat for repressalier af nogen art, bedes du håndtere det på en fair og respektfuld måde. Tal med den/de person(er), der udøver repressalier. Forklar, at det er vigtigt at tale om bekymringer, da det bidrager til at opretholde et sikkert, retfærdigt og pålideligt arbejdsmiljø.

Hvis du har brug for hjælp, skal du ikke kæmpe imod, men i stedet spørge om hjælp. Din egen manager, HR eller din Ethics & Compliance-ansvarlige er der for vejledning og/eller hjælp. Hvis du har brug for ekspertrådgivning, kan du anmode om hjælp fra en relevant ekspertfunktion, f.eks. Juridisk afdeling, Intern revision, IT eller Tabsforebyggelse. Hvis ikke du har nogle du kan gå til, kan du dele din bekymring ved at bruge Speak Up-servicen selv.