Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „zásady“)

Webové stránky pro důvěrné oznamování „EthicsPoint“ („ EthicsPoint “) poskytuje společnost Otsuka. Webové stránky, prostřednictvím kterých můžete oznámení podat, provozuje společnost GCS Compliance Services Europe Unlimited Company obchodující pod názvem NAVEX („ NAVEX “), zpracovatel údajů společnosti Otsuka. Tyto zásady se vztahují na oznamovatele a osoby, kterých se oznámení týká, jako jsou svědci a třetí strany, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány v rámci vyšetřování („ vy “).

EthicsPoint lze obecně používat k poskytování spolehlivé, zabezpečené a anonymní linky pomoci, která umožňuje zaměstnancům a dalším osobám oznámit protiprávní nebo neetické jednání.

Správcem zpracování vašich osobních údajů, který zpracovává oznámení, je společnost Otsuka („ Otsuka “ nebo „ my “). Některé společnosti Otsuka jmenovaly pověřence pro ochranu osobních údajů. Kontaktní údaje společností Otsuka a jejich pověřenců pro ochranu osobních údajů naleznete v části 7.

Když v těchto zásadách hovoříme o osobních údajích, máme na mysli jakékoli informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné osoby – v tomto případě vás nebo jakékoliv jiné osoby, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány v rámci oznámení podaného prostřednictvím EthicsPoint, včetně svědků a třetích stran, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány v rámci vyšetřování.

Zásady byste si měli přečíst, abyste věděli, jaké osobní údaje o vás shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jaká práva můžete v souvislosti s nimi uplatnit. Měli byste si také přečíst všechna další sdělení o ochraně osobních údajů, která vám poskytneme a která se mohou vztahovat na naše používání vašich osobních údajů za určitých okolností.

1. Jaké osobní údaje Otsuka shromažďuje a proč?

   Společnost Otsuka může shromažďovat a používat některé nebo všechny z následujících informací pro účely popsané níže:

   • Osobní údaje, jako jsou vaše jméno, titul a kontaktní údaje; 2
   • Osobní údaje, jako jsou jména, funkce a kontaktní údaje osob uvedených v oznámení; 3
   • Popis možného protiprávního či neetického jednání a také okolností, které se toho týkají (včetně dat a míst). 4

   Společnost Otsuka zpracuje výše uvedené informace, včetně osobních údajů, za účelem zajištění souladu s platnými právními předpisy a interními zásadami, pro obranu právních nároků a zajištění pohody pracovníků společnosti Otsuka.

   1 Upozorňujeme, že se záležitosti, které mohou být oznamovány prostřednictvím EthicsPoint, v jednotlivých zemích liší.

   2 Použití EthicsPoint je zcela dobrovolné. Oznámení jsou ve výchozím nastavení anonymní, pokud neposkytnete svůj výslovný souhlas s jejich identifikací. Doporučujeme vám, abyste se identifikovali, abychom mohli reagovat s případnými dotazy, je to však na vašem uvážení a anonymní oznámení budou také přijímána (pokud to není v rozporu s místními zákony).

   3 V některých zemích mohou být kategorie osob, které mohou být předmětem oznámení, omezeny na osoby na klíčových pozicích nebo manažerských pozicích ve společnosti. Cílem společnosti Otsuka je informovat každou osobu zahrnutou do zprávy v příslušné lhůtě, ale neusilovat o odhalení vaší totožnosti (bez ohledu na to, zda jste svou totožnost uvedli, nebo ne). Jednotlivci budou mít právo reagovat na vámi oznámené informace.

   4 Vezměte prosím na vědomí, že informace, které poskytnete o sobě, svých kolezích nebo jakémkoli aspektu provozu společnosti Otsuka, mohou vést k rozhodnutím, která ovlivní ostatní. Proto vás žádáme, abyste poskytovali pouze informace, o kterých se domníváte, že jsou pravdivé a přesné. Dále, pokud to není nezbytně nutné pro podání oznámení, nesdílejte prostřednictvím EthicsPoint žádné osobních údaje zvláštní kategorie. Mezi takovéto údaje patří rasový či etnický původ, politické názory, náboženské vyznání či filozofické přesvědčení, členství v odborech, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Ze strany společnosti Otsuka nebudete vystaveni odvetnému opatření za jakékoli oznámení podané v dobré víře, i když se později ukáže, že je fakticky nesprávné. Mějte však na paměti, že vědomé poskytování nepravdivých nebo zavádějících informací nebude tolerováno.

   Kromě toho můžeme požadovat, aby vaše osobní údaje splňovaly naše regulační povinnosti monitorování a oznamování, včetně těch, které se týkají nežádoucích příhod, stížností na produkty a bezpečnosti pacientů.

   Osobní údaje od vás shromažďujeme přímo, například když s námi dobrovolně komunikujete a podáváte oznámení, tj. používáte EthicsPoint a výslovně souhlasíte s vaší identifikací. Své osobní údaje nám můžete poskytnout dobrovolně. Pro více informací nás také můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v části 7 níže.

   V některých případech osobní údaje shromažďujeme také z jiných zdrojů než od vás, zejména od jiných osob zapojených do vyšetřování, dalších společností skupiny Otsuka, poskytovatelů třetích stran a obchodních partnerů, státních orgánů (například orgány činné v trestním řízení odpovědné za vyšetřování), nebo jiných třetích stran, jako jsou poskytovatelé veřejně přístupných zdrojů (například veřejné webové stránky, média, profily na sociálních sítích, registry, záznamy nebo databáze), protistrany včetně jejich poskytovatelů služeb (například v soudním sporu), nebo jiné společnosti či jednotlivci dle vašich pokynů.

2. Právní základ pro zpracování osobních údajů

   Vaše výše popsané osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů, pokud jste poskytli svůj souhlas nebo je zpracování nezbytné pro plnění právních povinností, které se na nás vztahují. V některých případech můžeme osobní údaje zpracovávat také proto, že máme oprávněný zájem vyšetřit podání oznámení nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

   V případech, kdy jsou osobní údaje zvláštní kategorie považovány za relevantní pro zahrnutí a je požadováno jejich předložení, budou zpracovány na základě významného veřejného zájmu či pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

3. S kým Otsuka sdílí mé osobní údaje?

   S informacemi, které poskytnete, bude nakládáno jako s důvěrnými a budou sdíleny pouze na základě nezbytné potřeby. Osobní údaje předložené v rámci oznámení může zpracovávat příslušný personál společnosti Otsuka, včetně oprávněných příjemců, a v závislosti na povaze oznámení také členové personálního oddělení, finančního oddělení, oddělení auditů, právního oddělení a oddělení etiky a dodržování předpisů (compliance). Osobní údaje mohou být také sdíleny se zpracovateli údajů (například NAVEX) za účelem poskytování EthicsPoint, s dalšími společnostmi skupiny Otsuka zapojenými do řízení oznámení a třetími stranami, jako jsou externí poradci (například advokátní kanceláře či jiní odborníci) za účelem pomoci při vyšetřování podaného oznámení.

   Kromě toho můžeme vaše osobní údaje sdílet s příslušnými orgány činnými v trestním řízení, regulačními a obchodními sdruženími, vládními agenturami, soudy nebo jinými třetími stranami, pokud se domníváme, že je jejich zpřístupnění nezbytné (i) z důvodu platných zákonů či předpisů, (ii) pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků nebo (iii) k ochraně vašich životně důležitých zájmů nebo životně důležitých zájmů jakékoli jiné osoby.

4. Mezinárodní předávání údajů

   Vaše osobní údaje můžeme předávat mimo Spojené království („ UK “), Evropský hospodářský prostor („ EHP “) a/nebo Švýcarsko, například, v některých případech, za účelem poskytování administrativních služeb a překladů od NAVEX.

   Předávání mezi EHP, UK a Švýcarskem je založeno na vzájemných rozhodnutí o odpovídající ochraně těchto pravomocí.

   Předávání do jiných zemí je založeno na rozhodnutích o odpovídající ochraně nebo na vhodných zárukách, jako jsou standardní smluvní doložky. Na vyžádání můžete obdržet kopii těchto bezpečnostních opatření.

   Vaše osobní údaje můžeme také předat, pokud se na ně vztahuje výjimka uvedená v právních předpisech o ochraně osobních údajů, jako je například předání nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

5. Jak dlouho budou vaše údaje uchovávány?

   Vaše osobní údaje uchováváme tak dlouho, jak je to nezbytné pro účely popsané výše, pokud k tomu máme i nadále oprávněný důvod (například abychom dodrželi platné právní požadavky).

   Informace týkající se oznámení podaného prostřednictvím EthicsPoint budou archivovány nebo odstraněny na základě následujících kritérií: když odvoláte svůj souhlas nebo právoplatně vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů a nemůžeme se spoléhat na jiný právní základ; když již nejsme ze zákona povinni uchovávat vaše osobní údaje, zejména podle daňových a obchodních zákonů; když již zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, tj. zákonné promlčecí období uplynulo; když bylo vyšetřování uzavřeno a není nutná žádná další akce; po uplynutí lhůty pro příslušný soudní spor; a jakmile naše povinnosti vést záznamy související s vyšetřováním vyprší.

6. Vaše práva

   V souvislosti s osobními údaji zpracovávanými společností Otsuka, máte následující práva, která mohou být uplatněna v závislosti na okolnostech a soudní příslušnosti:

   Právo	Co to znamená?
   1. Právo na přístup	Máte právo získat přístup ke svým osobním údajům (pokud je organizace zpracovává) a určitým dalším informacím (podobným těm, které jsou uvedeny v těchto zásadách).
   2. Právo na opravu	Máte právo na opravu svých osobních údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
   3. Právo na výmaz	Toto právo je také známo jako „právo být zapomenut“ a zjednodušeně řečeno vám umožňuje požádat o vymazání nebo odstranění vašich osobních údajů, pokud neexistuje žádný závažný důvod, proč by je organizace měla nadále používat. Nejedná se o obecné právo na výmaz; existují výjimky (například pokud jste poskytli souhlas se zpracováním, platí právo na výmaz pouze v případě, že jste svůj souhlas odvolali, při zpracovávání údajů v souvislosti s plněním smlouvy nebo z důvodu dodržování právních předpisů, platí právo na výmaz pouze v případě, že tyto údaje již nejsou nutné, a pokud se spoléháme na naše oprávněné zájmy, platí právo na výmaz pouze v případě, že neexistují žádné převažující oprávněné zájmy).
   4. Právo na omezení zpracování	Za určitých okolností máte právo „zablokovat“ nebo omezit další použití vašich osobních údajů. Pokud je zpracování omezeno, příslušná organizace vaše osobní údaje může stále ukládat, ale nesmí je dále používat. Vezměte prosím na vědomí, že vaše právo na omezení zpracování je v určitých situacích omezeno; například pokud zpracováváme osobní údaje, které jsme od vás shromáždili s vaším souhlasem, můžete požádat o omezení pouze z důvodu nepřesnosti údajů nebo pokud je naše zpracování nezákonné a nechcete, aby vaše osobní údaje byly vymazány nebo je potřebujete pro uplatnění právního nároku. Toto právo nemáte, pokud zpracováváme vaše osobní údaje z důvodu dodržování právních předpisů.
   5. Právo na přenositelnost údajů	Za určitých okolností máte právo získat a znovu použít své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, který nezahrnuje případy, kdy údaje zpracováváme na základě oprávněných zájmů nebo za účelem dodržování právních předpisů.
   6. Právo vznést námitku	Máte právo vznést námitku proti určitým typům zpracování, za určitých okolností, například když se odvoláváme na naše oprávněné zájmy.

   Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě vašeho souhlasu, máte právo kdykoli svůj souhlas odvolat . Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

   Máte také právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů ohledně našeho zpracovávání vašich osobních údajů. Toto právo není dotčeno žádnými jinými prostředky správní nebo soudní ochrany.

7. Jak nás můžete kontaktovat?

   Máte-li jakékoli dotazy týkající se ochrany vašich osobních údajů, nebo si přejete uplatnit svá zákonná práva, zašlete prosím svůj dotaz společnosti Otsuka, která je odpovědná za zpracování oznámení.

   Otsuka společnost	Adresa	Kontaktní údaje společnosti Otsuka a jejího případného pověřence pro ochranu osobních údajů.
   Otsuka Holdings Europe GmbH	Europa-Allee 52, 60427 Frankfurt am Main, Germany	privacy@otsuka.eu
   Otsuka Pharmaceutical Europe Ltd.	2 Windsor Dials, Arthur Road, Windsor, Berkshire, SL4 1RS, UK	privacy@otsuka-europe.com
   Otsuka Pharmaceuticals UK Ltd.	2 Windsor Dials, Arthur Road, Windsor, Berkshire, SL4 1RS, UK	privacy@otsuka.co.uk
   Otsuka Pharma Scandinavia AB	Sveavägen 151, 113 46 Stockholm, Sweden	privacy@otsuka.se
   Otsuka Pharmaceutical, S.A.	Avenida Diagonal, 615 9º planta, Barcelona 08028, Spain	gdpr@otsuka.es
   Otsuka Pharma GmbH	Europa-Allee 52, 60427 Frankfurt am Main, Germany	privacy@otsuka.de
   Otsuka Pharmaceutical France SAS	L’Atria – 6ème étage, 1-15 avenue Edouard Belin, CS 40066, 92566 Rueil Malmaison, Cedex, France	privacy@otsuka.fr
   Otsuka Pharmaceutical Italy S.r.l.	Via Fabio Filzi 29, 20124 Milan, Italy	privacy@otsuka.it
   Otsuka Pharmaceutical (Switzerland) GmbH	Sägereistrasse 20, CH-8152 Glattbrugg, Switzerland	privacy@otsuka.ch
   Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V.	Herikerbergweg 292, 1101 CT, Amsterdam, Netherlands	privacy@otsuka.co.uk
   Otsuka Novel Products GmbH	Erika-Mann-Straße 21, 80636 München, Germany	privacy@otsuka-onpg.com
   Interpharma Praha, a.s.	Komořanská 955/61 143 10, Praha 4 – Modřany, Czech Republic	interpharma@ipp-otsuka.cz
   Nardobel SAS	BP 106, 68, Route de Castelnaudary – 31250 Revel, France	dpo.france@ns-group.com
   Nutrition & Sante SAS	BP 106, 68, Route de Castelnaudary – 31250 Revel, France	dpo.france@ns-group.com
   Nutrition & Sante Italia SpA	Via Gioacchino Rossini 1/A, 20045 Lainate (MI), Italy	privacy.consumatori@ns-group.com
   Nutrition & Sante Benelux S.A.	Medialaan 30, 1800 Vilvoorde, Belgium	dpo.benelux@ns-group.com
   Nutrition & Sante Iberia SL	Paseo de Gracia, 11 Escalera B, planta 1°, 08007 Barcelona, Spain	protecciondedatos@ns-group.com
   Biocentury Portugal, Unipessoal Lda.	Rua Jardins dos Jacarandás Lt. 4.28.01D Lj. A, Lisboa, 1990-237 LISBOA, Portugal	protecciondedatos@ns-group.com
   Hebron S.A.	Calle Girona, 20 – 08120 La Llagosta (Barcelona), Spain	gdpr@hebronsa.es

Verze 1.2: leden 2026