常見問答

關於 EthicsPoint

EthicsPoint 是什麼？

EthicsPoint 是一種全方位的機密舉報工具，由 NAVEX 建立，旨在協助管理階層、員工，最終並協助 Covestro 的商業夥伴共同努力消除可能違反法規遵循的行為 (例如：攸關本公司的市場誠信或工作場所的不當行為)，從而營造一個積極向上的工作環境。

我們為什麼需要 EthicsPoint 這樣的系統？

舉報 – 一般問題

我可以用網際網路或電話舉報嗎？

可以。透過 EthicsPoint，您可以選擇用電話或網際網路，以保密和匿名的方式遞交舉報。

我應該舉報哪些類型的情況？

EthicsPoint 系統是為 Covestro 的員工和商業夥伴設計，用於舉報任何可能違反我們行為準則或內部規定的行為或公司相關的違法行為。

如果發現違規行為，我可否直接向本部門的經理、安全部門或人力資源部門的相關人員舉報，讓他們來處理此事呢？

當您發現您認為違反行為準則、內部法規或法律的行為時，我們希望您加以舉報。理論上，您應該向直屬經理或者管理團隊的其他成員提出您的疑慮。但我們承認，透過此方式舉報問題可能讓您感到不太自在。考量這樣的情況，我們才與 EthicsPoint 進行合作。我們寧願您匿名舉報，也不願您知情不報。

為什麼我應該舉報我得知的違規行為？這對我有什麼好處？

我們都有權在健康正向的環境中工作，我們亦有責任遵守道德規範，並向相關人員舉報他人的不當行為。只有共同努力，我們才能維持一個健康且有生產力的工作環境。企業不當行為可能會威脅到整個公司的生存。

管理階層真的希望我提出舉報嗎？

我們當然希望您提出舉報。事實上，我們需要您提出舉報。無論好事和壞事，最瞭解公司內部情況的人是您。您可能對於引起疑慮的某個行動具有初步瞭解。您的舉報可將其對 Covestro 及員工的潛在負面影響降至最低。同時，提供積極的建議還有助於發現問題，改善公司文化和提高公司績效。

這些舉報會提交到哪裡？誰可以查看舉報內容？

為防止發生任何可能的安全隱患，所有舉報將直接輸入至 EthicsPoint 安全伺服器。根據違規行為的類型和事件發生的地點，只有 Covestro 內負責評估舉報的特定個人才能看到 EthicsPoint 的這些舉報。每一位收到舉報的相關人員都經過培訓，會對舉報內容絕對保密。

此系統是否正好說明有人在監視我呢？

EthicsPoint 系統致力於協助全公司建立積極正向的價值觀，並確保我們享有安全、可靠和合乎道德的工作環境。我們鼓勵您徵詢道德兩難困境的指導意見、提供積極建議或交流您所關切的問題。對於當今職場而言，有效的溝通至關重要，這是一個可以加強溝通的絕佳工具。

我們審慎選擇了最好的舉報工具，以履行我們的合規義務，同時維護一個積極的舉報環境。

舉報的安全性與保密性

我知道使用公司電腦提出舉報會產生伺服器記錄，而這會顯示我的個人電腦連結的每個網站，是否能透過這個記錄辨識出我是舉報人？

EthicsPoint 不會產生或保留任何帶有 IP 位址的內部連結記錄，因此無法看到您的個人電腦連結到 EthicsPoint 的任何資訊。事實上，EthicsPoint 在合約中承諾不追查舉報人的身分。

如果您對利用自己的工作個人電腦裝置進行舉報感到不自在，您可以選擇使用工作環境之外的個人電腦，透過 EthicsPoint 安全網站進行舉報。許多人都選擇以這種方式提出舉報，EthicsPoint 的資料結果顯示：上班時間提出的舉報比例低於 12%。

若我在家舉報，仍可保持匿名嗎？

無論是使用家中或其他電腦，都可以匿名方式安全舉報。網際網路入口網站不會透過螢幕名稱識別訪客，而且 EthicsPoint 系統會剔除網際網路位址，進而確保百分之百的匿名。此外，EthicsPoint 在合約中承諾不追查舉報人的身分。

我擔心向 EthicsPoint 遞交的資訊最終會暴露我的身分。如何保證這種情況不會發生？

EthicsPoint 系統旨在保護您的匿名性。但是，若您希望保持匿名，身為舉報方，您必須確保舉報內容不會意外洩露您的身分。例如，「我坐在 Jan Smith 的旁邊……」或「在我 33 年的……中」。

免費電話熱線也是保密和匿名的嗎？

可以。您所需要提供的資訊與您在網上進行舉報時的資訊相同，接線員會將您的回覆輸入 EthicsPoint 網站。這些舉報傳送過程中採用相同的安全和保密措施。

如果我希望實名舉報呢？

如果您希望表明身分，可在舉報表單的相應部分填寫身分資訊。

秘訣與最佳做法

我發現有一些人涉及不道德的行為，但這些行為對我並沒有影響。我為什麼還要舉報呢？

Covestro 選擇倡導道德行為。所有不道德的行為，無論發生在哪個層級，最終都會傷害到公司與全體員工，其中也包括您在內。您只要想一想最近發生在某些公司的一些醜聞，看似只是道德規範上一些微不足道的小小失誤，結果卻給具有健全的公司帶來了災難性的後果。因此，如果您知道任何不當行為或違反道德的行為，請將舉報該行為當作您和您同事的責任。

我不確定我發現或聽到的情形是否違反公司政策或涉及不道德行為，但我感覺該行為不太妥當。我該怎麼辦？

請提出舉報。EthicsPoint 可以幫助您準備和提交舉報，並有助於進一步釐清舉報內容。我們寧可您舉報的情況最終證明是無罪的，也不希望因為您不確定而姑息放任可能的不道德行為。

若我的上司或其他經理涉及違規行為，該怎麼辦？他們看到舉報後不會加以掩蓋？

EthicsPoint 只將這些舉報提供給公司內負責評估舉報的特定人員。此外，EthicsPoint 系統及舉報分發過程經過專門設計，絕不會通知被舉報者，或准許被舉報者存取提及他們的舉報。

如果提交舉報後，又想起一些重要的相關細節該怎麼辦？又或者公司方面向我提出更多有關舉報的問題，我該怎麼辦？

當您透過 EthicsPoint 網站或 EthicsPoint 客戶服務中心進行舉報，您會收到專屬的使用者名稱，且系統會要求您設定密碼。您可以透過網際網路或電話重新返回 EthicsPoint 系統，來存取最初的舉報，以新增更多細節資訊，或是回答公司代表提出的問題，並進一步新增有助於解決已知問題的資訊。我們強烈建議您在指定時間內返回網站回答公司提出的問題。您與公司目前已進入「匿名對話」，無論情況多麼複雜，都可以在這裡得到確認和解決。

這些後來新增的資訊和最初的資訊同樣安全嗎？

所有 EthicsPoint 系統中的通訊資訊和最初提交的舉報，都同樣受到嚴格保密，始終處於匿名狀態。

如果我不能上網，還有什麼方法可以舉報？

您可以透過任何一台能連線至網際網路的電腦，來透過 EthicsPoint 遞交舉報，例如從家中舉報。若您不能上網或不願意使用電腦，也可以撥打 EthicsPoint 全年 365 天 24 小時免費熱線電話提出舉報。