Повідомити про своє занепокоєння
Поширені запитання:
Про EthicsPoint
Що таке EthicsPoint?
EthicsPoint — це комплексний і конфіденційний інструмент для подачі повідомлень, створений NAVEX, який допомагає зацікавленим сторонам спільно протидіяти шахрайству, зловживанням та іншим порушенням правил поведінки на робочому місці, а також сприяти створенню позитивного робочого середовища. NAVEX – це постачальник ArcelorMittal, який використовується для незалежного збору інформації у всьому світі у прозорий та нейтральний спосіб.
Навіщо нам потрібна така система, як EthicsPoint?
- Ми переконані у тому, що наші працівники є нашою найбільшою цінністю. Створюючи відкриті канали комунікації, ми сприяємо розвитку позитивного робочого середовища та підвищенню продуктивності праці.
- Згідно вимог законодавства публічні акціонерні товариства повинні мати інструменти анонімного інформування, щоб повідомляти про випадки шахрайства в сфері бухгалтерського обліку та аудиту безпосередньо аудиторському комітету.
- Ефективна система повідомлень посилить наші інші зусилля, спрямовані на розвиток культури комплаєнсу, доброчесності та етичного прийняття рішень.
Повідомлення - загальна інформація
Чи можу я повідомити через Інтернет або телефоном?
Так. З EthicsPoint ви маєте можливість залишити конфіденційне анонімне повідомлення як телефоном, так і через Інтернет.
Про які випадки слід повідомляти?
Система EthicsPoint створена для того, щоб працівники мали можливість повідомляти про будь-які випадки порушень Кодексу ділової поведінки, політик ArcelorMittal, порушень місцевих нормативних актів, або інших занепокоєнь, які вони можуть мать
Будь ласка, пам'ятайте про будь-які юридичні обмеження, які існують у вашій країні.
Якщо я побачив порушення, чи не досить просто повідомити про цей випадок моєму керівникові, службі безпеки, або відділу кадрів, аби вони самі з усім розібралися?
Якщо ви стали свідком поведінки, яка, на вашу думку, порушує Кодекс ділової поведінки, ми очікуємо, що ви повідомите про це. В ідеалі, ви повинні повідомити про будь-які занепокоєння своєму безпосередньому керівнику або іншому представнику керівництва компанії, або юридичному відділу та відділу комплаєнсу або відділу глобального аудиту Групи
Однак ми розуміємо, що можуть будуть обставини, за яких вам буде незручно повідомити про проблему в такий спосіб. Саме для таких обставин ми співпрацюємо з EthicsPoint. Ми вважаємо за краще, щоб повідомити анонімно, аніж тримали інформацію при собі.
Навіщо мені повідомляти про те, що мені відомо? Що це дасть мені?
Ми всі маємо право на роботу в позитивному середовищі, і з цим правом пов'язана відповідальність діяти етично та повідомляти відповідним людям, якщо хтось поводиться неналежним чином. Завдяки спільним зусиллям ми зможемо зберегти здорове, безпечне і продуктивне робоче середовище. Порушення корпоративних стандартів поведінки може поставити під загрозу існування цілої компанії.
Невже керівництво дійсно хоче, щоб я повідомляв про порушення?
Це дійсно так. Нам насправді необхідно, щоб ви повідомляли про порушення. Саме ви знаєте, що відбувається у нашій компанії - йдеться як про хороші, так і про погані події. Можливо, ви знаєте дещо про діяльність, яка може викликати занепокоєння в подальшому. Ваше повідомлення може мінімізувати потенційний негативний вплив такої діяльності на компанію та наших співробітників. Крім того, позитивний внесок, який ви робите, може допомогти виявити проблеми, вирішення яких можуть покращити корпоративну культуру та продуктивність.
Куди надходять повідомлення? Хто матиме доступ до них?
Повідомлення безпосередньо надходять на захищений сервер EthicsPoint, аби запобігти будь-якому можливому порушенню безпеки. EthicsPoint надає доступ до цих повідомлень лише конкретним особам в компанії, які уповноважені оцінювати та проводити розслідування таких повідомлень, виходячи з типу порушення та місця інциденту. Кожен із тих, хто отримує такі повідомлення, пройшов відповідне навчання щодо зберігання цих повідомлень в умовах повної конфіденційності.
Чи не є ця система просто прикладом того, що хтось спостерігає за мною?
Система EthicsPoint має за мету бути позитивним аспектом нашої спільної філософії, і дозволяє нам забезпечити безпечне, надійне та етичне робоче середовище. Ми заохочуємо вас звертатися за порадою щодо етичних дилем, надавати позитивні пропозиції або ділитись своїми занепокоєннями. Ефективне спілкування має вирішальне значення в сучасному робочому середовищі, і це чудовий інструмент для покращення такого спілкування.
Ми ретельно обирали найкращий інструмент для інформування про порушення з метою виконання своїх зобов'язань з дотримання нормативних вимог та при цьому підтримуючи сприятливе середовище для інформування
Безпека та конфіденційність повідомлення
Наскільки я розумію, будь-яке повідомлення, надіслане із мого робочого комп’ютера генерує запис у протоколі сервера, який показує кожен вебсайт, на який заходили з мого комп’ютера. Чи можна через цей протокол ідентифікувати мене, як автора повідомлення?
Система EthicsPoint не генерує та не веде журнал будь-яких внутрішніх підключень за IP-адресами, отже інформація, яка б могла пов’язати ваш комп’ютер із системою EthicsPoint, не буде доступною. Більш того, система EthicsPoint за умовами контракту зобов’язується не розкривати особистість доповідача.
Якщо вам незручно подавати доповідь з робочого ПК, можете скористатися для цього телефоном або ПК за межами робочого середовища (наприклад у інтернет-кафе, будинку друзів тощо) через захищений веб-сайт EthicsPoint. Багато людей обирають саме цю опцію, оскільки, за даними EthicsPoint, протягом робочого дня надходить менше 12% від загальної кількості повідомлень.
Чи можу я залишити повідомлення вдома та зберегти свою анонімність?
Повідомлення, відправлене з дому, з комп’ютера сусіда або через будь-який портал в Інтернеті, залишається захищенним та вам гарантована повна безпека та анонімність. Інтернет-портал ніколи не визначає відвідувача за псевдонімом, а система EthicsPoint видаляє Інтернет-адреси, щоб забезпечити повну анонімність. Більш того, система EthicsPoint за умовами контракту зобов’язується не розкривати особистість доповідача.
Я стурбований тим, що інформація, яку я надаю системі EthicsPoint, врешті решт, розкриє мою особистість. Як ви можете гарантувати мені те, що цього не станеться?
Система EthicsPoint розроблена таким чином, щоб захистити вашу анонімність. При цьому, якщо ви хочете залишитись анонімним, вам як доповідачу, необхідно переконатися самостійно, що ваше повідомлення не містить вказівок на вас, які можуть розкрити вашу особистість випадково. Нижче наведено приклади повідомлень, які можуть ненавмисно ідентифікувати особу, що залишила повідомлення: «З мого робочого мійсця, що поруч із Яном Смітом...» або «У мої 33 роки...».
Чи є телефонний дзвінок на безкоштовну гарячу лінію конфіденційним та анонімним?
Так. Вас попросять надати ту ж саму інформацію, яку ви планували надати в повідомлені через Інтернет. Оператор, якому ви надасте інформацію, розмістить ваше повідомлення на веб-сайті EthicsPoint. Під час передачі цих повідомлень до них застосовуються такі самі заходи безпеки для конфіденційності.
Якщо я хочу, щоб мене ідентифікували за моєю повідомленням?
В повідомленні є розділ, де ви можете представити себе, якщо бажаєте.
Поради і кращі практики
Я знаю деяких людей, що вчинили неетично, але це не впливає на мене особисто. Чому я повинен турбуватися про це?
Наша компанія пропагує норми етичної поведінки. Будь-яка неетична поведінка, на будь-якому рівні, в решті решт шкодить компанії та всім співробітникам, у тому числі, вам. Лише погляньте на останні корпоративні скандали, і ви побачите, які катастрофічні наслідки для успішної компанії можуть мати неістотні, на перший погляд, порушення етичних норм. Тож якщо вам відомо про будь-які випадки неправомірної поведінки або етичних порушень, вважайте своїм обов'язком перед собою та колегами повідомити про це.
Я не впевнений, що те, що я побачив або почув, є порушенням політики компанії або неетичною поведінкою, але мені це здається неправильним. Що я маю робити?
Повідомте. EthicsPoint може допомогти вам підготувати та скласти повідомлення таким чином, щоб в ньому все було чітко та зрозуміло. Ми вважаємо за краще, щоб ви повідомили про ситуацію, яка виявиться нешкідливою для компанії, аніж залишити неетичну поведінку без уваги, тому що ви не були впевнені.
Що, як мій керівник або інші менеджери причетні до порушення? Хіба вони не можуть отримати повідомлення та спробувати все приховати?
Система EthicsPoint та процес розподілу повідомлень розроблені таким чином, щоб не повідомляти причетні сторони та не надавати їм доступ до повідомлень, в яких вони були згадані.
Що робити, якщо я згадав(згадала) щось важливе про ситуацію вже після того, як надіслав(надіслала) повідомлення? Або якщо компанія має додаткові запитання щодо мого повідомлення?
Коли ви залишаєте повідомлення на веб-сайті EthicsPoint або за допомогою кол-центру EthicsPoint, ви отримуєте унікальне ім'я користувача та обираєте пароль. Ви можете знову повернутись до системи EthicsPoint, скориставшись телефоном або Інтернетом, та додати ці деталі до вашого повідомлення. Також ви можете відповісти на питання, які вам поставить представник компанії, та надати більш детальну інформацію, яка допоможе розібратись в цій ситуації. Ми наполегливо рекомендуємо вам повернутися на сайт у зазначений час, щоб відповісти на запитання компанії. Тепер ви і компанія вступили в «анонімний діалог», в процесі якого ситуації будуть не просто виявлені, а й можуть бути вирішені, якими складними вони б не були.
Чи є ці подальші заходи з уточнення мого повідомлення такими ж безпечними, як і початкове повідомлення?
Все листування в EthicsPoint зберігається в такій самій суворій конфіденційності, як і початкове повідомлення, та продовжує залишатися анонімним.
Як залишити повідомлення, якщо я не маю доступу до інтернету?
Ви можете залишити повідомлення в EthicsPoint, скориставшись будь-яким комп’ютером, що має вихід до мережі інтернет. Ви можете залишити повідомлення зі свого дому. Багато публічних місць, зокрема бібліотеки, мають комп’ютери із доступом до мережі Інтернет. Якщо ви не маєте доступу до Інтернету або вам незручно використовувати комп'ютер, ви можете зателефонувати до EthicsPoint на безкоштовну гарячу лінію, яка доступна 24 години на добу, 365 днів на рік декількома мовами.