Sıkça Sorulan Sorular
EthicsPoint Hakkında
EthicsPoint nedir?
EthicsPoint, SOCAR Türkiye Etik Hattı’nın güvenli ve gereken gizlilik kurallarına uygun olarak yönetimi için profesyonel bir dış servis sağlayıcı olan NAVEX tarafından oluşturulmuş kapsamlı ve bildirim sahibinin bilgilerinin korunduğu bir bildirim sistemidir. Bu sistem, yöneticiler, çalışanlar ve iş ortaklarının işyerindeki dolandırıcılık, suistimal dahil yasalara ve şirket kurallarına aykırı olduğu iddia edilen tüm uygunsuz davranışların ele alınırken olumlu bir iş ortamı geliştirilmesine olanak tanır.
Neden böyle bir sisteme ihtiyaç duyuyoruz?
- Çalışanlarımız en önemli varlığımızdır. Açık iletişim kanalları oluşturarak olumlu bir iş ortamı yaratır ve verimliliği en üst düzeye çıkarırız.
- Etkili bir bildirim sistemi, dürüstlük ve etik karar alma kültürünü teşvik eden diğer çabalarımızı destekler.
Bildirim – Genel
İnternet veya telefon aracılığıyla bildirim yapabilir miyim?
Evet. EthicsPoint, gizli ve istendiğinde anonim bildirimde bulunmayı hem telefon hem de internet üzerinden yapmanıza olanak tanır.
Ne tür durumları bildirmeliyim?
EthicsPoint sistemi, gerek çalışanların gerekse tüm paydaşların yasalara ve Etik Kurallarımıza (Code of Ethics) aykırı olduğu düşünülen gerçek veya şüpheli bir konuyu ve bu konulardaki kaygıların/soruların bildirilmesine olanak sağlar.
Bir ihlal görürsem bunu yöneticime, güvenliğe veya insan kaynaklarına bildirip onların ilgilenmesini beklemem yeterli değil mi?
Bir davranışın Etik Kurallarımıza aykırı olduğunu düşünüyorsanız, bunu bildirmeniz beklenir. Bunu doğrudan yöneticinize, başka bir yöneticiye veya Uyum Departmanına iletebilirsiniz. Ancak bazı durumlarda bu şekilde bildirim yaparken kendinizi rahat hissetmeyebilirsiniz. Bu tür durumlar için NAVEX ile iş birliği yapılmıştır. Bilgiyi kendinize saklamaktansa şirkete karşı olan sorumluluğunuz gereği anonim olarak da olsa bildirmenizi bekleriz.
Bildirmemin bana ne faydası var?
Hepimizin olumlu bir iş ortamında çalışma hakkı vardır ve bu hak, etik davranmak ve etik olmayan davranışları uygun kişilere bildirme sorumluluğunu da beraberinde getirir. Birlikte hareket ederek sağlıklı ve verimli bir ortam sürdürebiliriz. Kurumsal uygunsuzluklar ve etik ihlaller bir şirketin varlığını ve çalışanların huzurunu tehdit edebilir.
Yönetim gerçekten bildirim yapmamı istiyor mu?
Kesinlikle istiyor ve destekliyor. Hatta buna ihtiyacımız var. Şirketimizde olup bitenleri en iyi siz bilirsiniz. İlk elden bilgiye sahip olabilirsiniz. Bu bilgileri paylaşarak olası olumsuz etkilerin önüne geçebilir ve iyileştirici geri bildirimlerle kurum kültürümüzün geliştirilmesinde önemli bir rol oynayabilirsiniz.
Bu bildirimler nereye gidiyor? Kimler erişebiliyor?
Bildirimler doğrudan EthicsPoint’in güvenli sunucusuna girilir. NAVEX, bu raporları yalnızca raporun türüne ve olayın yerine göre değerlendirme yetkisi olan NAVEX ve SOCAR içerisindeki belirli kişilere gerekli anonim şartlar yerine getirilerek iletir. Bu kişiler, raporları tamamen gizli tutmak üzere eğitim almıştır.
Bu sistem beni gözetliyor mu?
Hayır. EthicsPoint, güvenli, etik ve sağlıklı bir işyeri sağlama yaklaşımımızın olumlu bir parçasıdır. Etik ikilemler hakkında rehberlik almak, öneriler sunmak veya bir endişeyi dile getirmek için cesaretlendirilirsiniz. Etkili iletişim, günümüz iş dünyasında kritik önemdedir ve bu sistem, iletişimi güçlendirmeye yardımcı olur.
Bildirim Güvenliği ve Gizliliği
Şirket bilgisayarından yaptığım bir bildirim, bağlantı geçmişiyle kimliğimi belli etmez mi?
NAVEX, IP adresleri içeren bağlantı loglarını üretmez veya saklamaz. EthicsPoint ile bilgisayarınız arasında bir bağlantı kaydı tutulmaz. İsterseniz dışarıdan da (örneğin bir internet kafe ya da arkadaşınızın evinden) bildirim gönderebilirsiniz. NAVEX verilerine göre, bildirimlerin %85’inden fazlası mesai saatleri dışında yapılmaktadır.
Evden bildirim yaparsam anonim kalabilir miyim?
Evet. İster evden, ister komşunuzun bilgisayarından veya başka bir internet erişim noktası üzerinden yapacağınız bildirimlerde de EthicsPoint, IP adreslerini kaydetmez ve tüm kişisel tanımlayıcıları kaldırır.
EthicsPoint’e verdiğim bilgilerin kimliğimi açığa çıkaracağından endişeleniyorum. Bu nasıl engelleniyor?
EthicsPoint sistemi anonimliği (kimlik gizliliğini) korur. Ancak anonim kalmak istiyorsanız, bildirim metninizde kimliğinizi dolaylı yoldan açığa çıkaracak ifadelerden kaçınmalısınız. Örneğin, “ A çalışanın yanındaki masamdan…” veya “33 yıllık tecrübemde…” gibi tarif edici ifadelerden uzak durun.
Telefonla arayarak yapılan bildirimler de gizli ve anonim midir?
Evet. Telefon kullanılarak yapılan bildirimler esnasında da internet bildirimlerinde talep edilen bilgiler istenir ve konuştuğunuz NAVEX görevlisi yanıtlarınızı EthicsPoint web sitesine kaydeder. Bu bildirimler de aynı gizlilik ve güvenlik önlemleriyle korunur.
Bildirimde kimliğimi belirtmek istersem bu mümkün mü?
Evet. Bildirim oluştururken isminizi belirtmek isterseniz bu seçeneği kullanabilirsiniz.
İpuçları ve En İyi Uygulamalar
Bazı kişilerin etik olmayan davranışta bulunduğunu biliyorum ama beni ilgilendirmiyor. Neden bunu bildirmeliyim?
Şirketimiz sahip olduğu değerler gereği çalışmalarımızın etik şekilde yapılmasını gerekli kılar ve gerek çalışanların, gerekse iş ortaklarımızın etik davranmalarını teşvik eder. Her düzeydeki etik dışı davranış şirketi ve tüm çalışanları olumsuz etkiler. Geçmişteki kurumsal skandallarda bunun yıkıcı etkileri görülmüştür. Bildiğiniz bir etik ihlal varsa, bunu kendinize ve iş arkadaşlarınıza karşı bir sorumluluk olarak görmelisiniz.
Gözlemlediğim veya duyduğum şeyin şirket politikalarına aykırı olup olmadığından emin değilim ama bana pek doğru gelmedi. Ne yapmalıyım?
Bildirin. NAVEX, bildiriminizi anlamlı bir şekilde hazırlamanıza yardımcı olabilir. Masum bir durumu bildirmeniz, etik olmayan bir davranışı göz ardı etmekten daha iyidir.
Ya yöneticim ya da üst düzey biri ihlale karıştıysa? Bildirimi gizleyip örtbas etmezler mi?
EthicsPoint sistemi, adı geçen kişilere bildirimlerin gönderilmesini engelleyecek şekilde tasarlanmıştır. Hakkında iddiada bulunulan kişiler, ilgili bildirimlere erişemez.
Bildirim yaptıktan sonra önemli bir şeyi hatırlarsam ya da şirket bana soru sorarsa ne yapmalıyım?
Bildirim yaptıktan sonra size bir “Bildirim Kodu” ve bir parola verilir. Daha sonra internet ya da telefon üzerinden sisteme tekrar girip detay ekleyebilir veya size sistemden iletilen soruları yanıtlayabilirsiniz. Bu şekilde bir diyalog başlatılır ve karmaşık durumlar bile çözülmeye çalışılır. Eğer anonim kalmayı seçtiyseniz bu diyalog anonim şekilde ilerletilir.
Bildirimlerin ardından yapılan takipler de ilk bildirim kadar gizli mi?
Evet. EthicsPoint sistemindeki tüm iletişim, ilk bildirimle aynı gizlilik düzeyinde tutulur ve anonimlik korunur.
Bildirim Kodu’mu veya parolamı unutursam ne olur?
Gizliliği korumak adına, Bildirim Kodu veya parolanızı kaybederseniz yeni bir bildirim oluşturmanız gerekir. Yeni bildiriminizde bunun daha önceki raporla bağlantılı olduğunu belirtmelisiniz.
İnternete erişimim yoksa yine de bildirim yapabilir miyim?
Evet. İnternete erişimi olan herhangi bir bilgisayardan (ev, kütüphane, kamuya açık alanlar) bildirim yapabilirsiniz. Bilgisayar kullanmakta zorlanıyorsanız, 7/24 erişilebilir olan ücretsiz EthicsPoint çağrı hattını arayabilirsiniz ve Türkçe olarak iletişim kurabilirsiniz.
Bildirimim ne kadar sürede değerlendirilir?
Bildiriminiz ile ilgili olarak 5-6 gün içerisinde tarafınıza dönüş sağlanacaktır. Bu süre duruma göre daha kısa ya da bir miktar daha uzun olabilir. Bu değerlendirme sırasında size ilave sorular iletebiliriz. Değerlendirme, bildirimin sonuçlanması anlamına gelmemektedir. Bu süre, konunun kapsamına göre değişir.